Wie PayPay sein Büro in einen Collaboration Hub verwandelte

Der japanische Dienstleister für bargeldlosen Zahlungsverkehr gestaltete sein Büro zu einem Ort für Interaktion und Teamwork um


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PayPay wurde im Juni 2018 in Tokio gegründet und ist ein japanischer bargeldloser Zahlungsdienst mit über 36 Millionen Nutzern in Japan. Als Anfang 2020 die COVID-19-Pandemie ausbrach, war es für die PayPay-Führung von größter Wichtigkeit, die Sicherheit und das Wohlergehen ihrer Tausenden von Mitarbeitern aus 35 verschiedenen Ländern zu gewährleisten. 

Die Geschäftsleitung überprüfte die Pläne, die sie für den Bau eines Hauptsitzes im WeWork Kamiyacho Trust Tower hatte, und das Standardlayout der Etage wurde überarbeitet, nachdem die Geschäftsleitung erkannt hatte, dass ihr Unternehmen mit einem Virus koexistieren musste, der nicht verschwinden würde. WeWorks schnelle und flexible Reaktion auf die Anpassungswünsche von PayPay ermöglichte einen reibungslosen Umzug in das neue Büro.  

Die Aufgabe: ein Paradigmenwechsel bei der Definition des Büros

Nach Ansicht von Masanori Sode, CFO von PayPay, musste während der COVID-19 Pandemie eine neue Art des Arbeitens gefunden werden, um den Betrieb aufrecht zu erhalten. Das Unternehmen brachte Mitglieder aus mehreren Abteilungen zusammen, um ein New Work Style Project zu bilden, eine Art Task Force, die sich mit der Frage beschäftigte: Wie sieht der optimale Arbeitsstil für PayPay aus? 

Für das hybride Arbeiten war es unerlässlich, die Kernkonzepte des Unternehmens – Arbeiten von überall und zu jeder Zeit (work from anywhere at any time/WFA) und aktivitätsbasiertes Arbeiten (activity-based working/ABW) – zu berücksichtigen. Außerdem wurde bei der Umstellung auf ein virtuelles Büro großer Wert darauf gelegt, das physische Büro sicher zu gestalten. Laut Sode sollte dieses Büro mit geringerer Auslastung ein „Symbol der öffentlichen Gesundheit“ sein. Um dies trotz andauernder COVID-19 Pandemie zu gewährleisten, wurden sehr strenge Maßnahmen zur Einhaltung des physischen Abstands eingeführt, wie z. B. freie Bereiche (gemeinsame Arbeitsbereiche mit nicht zugewiesenen Sitzplätzen), die nur zu 25 Prozent ausgelastet werden durften. 

PayPays Büro im WeWork Kamiyacho Trust Tower bietet Lounge-Bereiche mit einer großartigen Aussicht. Foto mit freundlicher Genehmigung von PayPay.

Darüber hinaus wollte PayPay die Rolle des Büros neu definieren, um den Zusammenhalt zwischen den Angestellten zu stärken und sie zu motivieren, gemeinsam produktiv und effizient zu arbeiten. Deshalb war ein Bereich, der die Zusammenarbeit förderte, von entscheidender Bedeutung. 

Die Lösung: verschiedene Bereiche für unterschiedliche Anforderungen

PayPays Lösung war es, die Nutzungsweise des Büros zu ändern. „Wir haben traditionelle Vorstellungen über Bord geworfen, um [das Büro] umzugestalten – als Ort für Begegnungen mit anderen, der das Engagement und die Zusammenarbeit fördert und die Loyalität zu PayPay zu erhöht“, so Sode. „Alle anderen Aufgaben konnten zu Hause erledigt werden.“ 

Zusammen mit WeWork entschied sich PayPay dafür, das Büro in mehrere Bereiche aufzuteilen. Von allen Bereichen spiegelte die Active Collaboration-Zone am besten wider, wie PayPay das Büro gestalten möchte, um den Kontakt zwischen den Mitarbeitern zu erleichtern. „Mit Active Collaboration haben wir eine Umgebung geschaffen, in der die Angestellten im Büro und die, die von zu Hause aus arbeiten, einfach über Zoom verbunden werden können“, sagt Sode. 

Dafür wurde jeder Tisch mit Monitoren ausgestattet, und die Stühle so angeordnet, dass Besprechungen, Teambildung und andere persönliche Interaktionen ohne Weiteres möglich waren. PayPay wollte, dass dieser Bereich am meisten genutzt wird, was sich auch darin widerspiegelt, dass er die größte Fläche einnimmt. 

Ein zwangloserer Austausch findet im Community- und Social-Bereich statt, wo Mitarbeiter auf einen Kaffee oder ein Gespräch vorbeischauen können, wenn sie eine Pause brauchen. Sode beschreibt ihn als einen Ort, an dem „je nachdem, wen man dort trifft, neue Ideen und Kollaborationen entstehen können“. Dieser loungeartige Bereich ermöglicht alle Arten von Kommunikation. Sode räumt jedoch ein, dass dieser Bereich sein Potenzial noch nicht ausgeschöpft hat, da nur 5 bis 10 Prozent der Angestellten aufgrund der Einschränkungen durch die aktuelle Notstandserklärung Tokios ins Büro kommen.

Die Learning-Zone ist ein Seminarbereich zur Verbesserung der Teamarbeit und Förderung des Mitarbeiterengagements. „Beim Lernen geht es weniger darum, sich Wissen anzueignen oder notwendige Arbeitsfähigkeiten zu erlangen; es ist eher ein Ort, an dem die Angestellten etwas über unsere Organisation erfahren und Informationen bekommen, dank derer sie besser in unsere Unternehmenskultur passen und durch die sie verstehen, warum es toll ist, hier zu arbeiten“, erklärt Sode. 

Durch das Onboarding neuer Angestellter und andere Programme, die in der Learning-Zone angeboten werden, hofft PayPay, dass diese ihre Aufgaben reibungsloser erfüllen können. 

Das gesamte Layout sollte verhindern, dass irgendein Bereich sich zu sehr füllte. Es wurde eine Beacon-Technologie eingesetzt, um zu messen, in welchen Bereichen sich Menschen wann aufhalten und wie sie sich bewegen. „Wenn sich in einem bestimmten Bereich zu viele Menschen aufhalten, wird ein Warnhinweis gegeben, der signalisiert, dass niemand mehr eintreten darf“, sagt Sode. „Dadurch wird die Einhaltung des physischen Abstands gewährleistet und wir können Daten zur Mitarbeiterdichte sammeln.“

Das Ergebnis: Steigerung der Produktivität und langfristige Verbesserungen

Dank der Umgestaltung des Büros mit WeWork ist die Produktivität bei PayPay gestiegen. Sode verweist auf Geschäftswachstumsdaten wie bspw. die Erweiterung der Nutzerbasis und das große Wachstum im japanischen Zahlungssektor. 

In einer kürzlich durchgeführten Mitarbeiterbefragung wurde ebenfalls die Produktivität untersucht: überwältigende 90 Prozent der Befragten gaben an, dass ihre Produktivität im Vergleich zur Zeit vor der Büroumgestaltung entweder gestiegen oder gleich geblieben ist. Sode begrüßt diese Ergebnisse und lobt PayPays gelungene Aufteilung zwischen Heimarbeit und Büronutzung. „Ich bin der festen Überzeugung, dass dieses Level an Produktivität ohne ein Büro nicht möglich gewesen wäre, noch hätten wir sie mit dem Büro allein erreichen können.“ 

Brainstorming-Bereiche verfügen über Bildschirme und Whiteboards für die Zusammenarbeit in der Gruppe. Foto mit freundlicher Genehmigung von PayPay.

Ein weiteres Thema der Umfrage war die Kommunikation. Hier gab es einige Diskrepanzen, was die Einschätzung der eigenen Kommunikationsebene durch die Angestellten und die Einschätzung durch ihre Vorgesetzten betraf. Diese Art von Diskrepanz ist etwas, das Sode in Zukunft angehen möchte. Er erklärt: „Sobald sich alles eingespielt hat und es einfacher ist, ins Büro zu kommen, möchte ich Bereiche wie Active Collaboration und Learning nutzen, um diese Lücken effektiv zu schließen und alle zufrieden zu stellen.“ 

In der Zwischenzeit hat Sode von Angestellten gehört, dass diese versuchen, die Atmosphäre der WeWork Umgebung auch zu Hause nachzubilden – insbesondere mit der Musik, die im Büro läuft. „Wenn es eine Möglichkeit gäbe, auf diese Soundtracks zuzugreifen, könnte dies die Arbeit von zu Hause aus weiter verbessern“, sagt Sode. Vielleicht kann WeWork auch dazu beitragen, die Büroarbeit in der COVID-19-Ära neu zu definieren, indem es denjenigen, die remote arbeiten, ein Stück Büro nach Hause bringt. 

Wichtige Highlights

  • Neudefinition des Büros als Ort für mehr Engagement und Zusammenarbeit 
  • Gewährleistung der Sicherheit und des Wohlbefindens der Angestellten durch ein Layout, das die Einhaltung des physischen Abstands ermöglicht
  • Verfolgung der Büroauslastung und Mitarbeiterdichte mit Hilfe der Beacon-Technologie
  • Verbesserung der Produktivität mithilfe eines hybriden Arbeitsmodells
  • Weitere Innovationen, damit das Arbeiten von zu Hause der Büroumgebung ähnlicher wird

Stacy Smith ist eine freiberufliche Japanisch-Dolmetscherin, Übersetzerin und Autorin. Sie betreibt einen Japan-bezogenen Blog und ihre Beiträge sind online unterstacysmith.webs.com nachzulesen.

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