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Das Modell des hybriden Arbeitsplatzes beschreibt eine Arbeitsumgebung, die Elemente der Telearbeit mit der Arbeit im Büro kombiniert. An einem typischen hybriden Arbeitsplatz können einige oder alle Mitarbeiter frei wählen, wo und wann sie arbeiten, wobei sie ihre Zeit zwischen der Arbeit von zu Hause und der Arbeit in einem zentralen Büro aufteilen.
Ein Unternehmen mit einem hybriden Arbeitsmodell verfügt über ein oder mehrere Büros, in denen ein Teil der Beschäftigten regelmäßig anwesend ist, während die übrigen Mitarbeitenden aus der Ferne oder von zu Hause aus arbeiten. Im Gegensatz hierzu existieren beim Telearbeitsmodell keine physischen Räumlichkeiten und alle Mitarbeiter arbeiten aus der Ferne.
Wie genau eine hybride Umgebung aussieht, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Sie kann einige wenige Mitarbeiter umfassen, die dauerhaft vor Ort sind, oder mehrere Teams, die nach einem zeitlich versetzten Plan arbeiten und sich alle paar Wochen austauschen. Ein hybrider Arbeitsplatz kann nahezu vollständig remote organisiert sein, wobei die Mitarbeiter regelmäßig zu persönlichen Meetings erscheinen. Oder er spielt sich fast ausschließlich im Büro ab, wobei nur ein paar wenige Beschäftigte oder Teams von zu Hause aus arbeiten.
Egal, wie der hybride Arbeitsplatz organisiert ist, Ziel ist es, die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeitenden mit ihrer Fähigkeit zur Zusammenarbeit und Produktivität in einem gemeinsamen physischen Raum in Einklang zu bringen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Vorteile des hybriden Arbeitsplatzes, warum immer mehr Unternehmen auf diese Arbeitsform umstellen, und geben Tipps zur Umsetzung eines hybriden Modells in deinem Unternehmen.
Warum immer mehr Unternehmen auf den hybriden Arbeitsplatz setzen
Seitdem die Corona-Pandemie unsere Arbeitswelt auf den Kopf gestellt hat, sind Unternehmen gezwungen, die Bedeutung des physischen Arbeitsplatzes zu überdenken. Die Prioritäten der Angestellten haben sich im vergangenen Jahr geändert. Manche von uns kehren nur ungern ins Büro zurück, während viele es kaum erwarten können, wieder vor Ort zu arbeiten. Die Mehrheit der Menschen ist sich einig, dass die traditionelle 9-to-5-Schicht ein Relikt der Vergangenheit ist und dass ein flexiblerer Ansatz erforderlich ist.
Das vergangene Jahr hat uns gezeigt, dass wir die Werkzeuge, Software und Fähigkeiten haben, um komplett standortunabhängig effektiv zu arbeiten. Es hat aber auch die Schattenseiten der Telearbeit aufgezeigt. Angestellte fühlen sich oft isoliert oder übersehen. Die technische Ausstattung zu Hause ist unzureichend, der Arbeitsplatz ist zu klein oder es gibt zu viel Ablenkung.
Die schrittweise Rückkehr ins Büro wird von den Erfahrungen aus dieser Zwangsphase des Homeoffice geprägt sein. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wollen selbst entscheiden, wo und wann sie arbeiten. Sie möchten stressige Pendelfahrten vermeiden und mehr Zeit mit der Familie und Freunden verbringen. Außerdem wollen sie ihre Kolleginnen und Kollegen persönlich sehen und an gemeinsamen Zielen arbeiten, und das nicht an einem auf die Schnelle umfunktionierten Esstisch.
Diese Faktoren haben zur Entstehung des hybriden Arbeitsplatzes geführt, einer Mischung aus Homeoffice und Büroarbeitsplatz, mit dem Ziel, das Unternehmen von seinem physischen Hauptsitz zu entkoppeln, den Mitarbeitenden aber dennoch die Freiheit zu geben, auf Wunsch dort zu arbeiten.
Für Arbeitgeber bedeutet der hybride Arbeitsplatz die Chance, bestehende Bürostrukturen neu zu gestalten, neue Talente von außerhalb anzuziehen und die Diversität der Belegschaft zu erhöhen. Unternehmen haben auch die positiven Auswirkungen der Telearbeit auf die Zufriedenheit und Produktivität der Angestellten erkannt. Mit der hybriden Arbeitsweise kann diese positive Wirkung langfristig erhalten bleiben.
Warum Mitarbeiter den hybriden Arbeitsplatz bevorzugen
Schon vor Ausbruch der Pandemie legten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zunehmend Wert auf Flexibilität am Arbeitsplatz. Neun von zehn Millennials finden selbst entscheiden zu können, wo und wann sie arbeiten, wichtiger als ihr Gehalt. Dies spiegelt die sich verändernde Einstellung zu Arbeit und zum Arbeitsort wider, wobei der Trend einen Kurswechsel zeigt, wenn man jüngere Arbeitskräfte befragt.
Es dauert nicht mehr lange, bis die Generation Z den größten Teil der arbeitenden Bevölkerung ausmacht. In einer Salesforce-Umfrage aus dem Jahr 2020 äußerte diese Gruppe den zunehmenden Wunsch, nicht ausschließlich von zu Hause aus zu arbeiten, sondern die Arbeitszeit zwischen Homeoffice und Büro aufzuteilen. Für Angestellte am Anfang ihrer Karriere spielt das Büro eine wichtige Rolle. Es wird als ein Ort gesehen, um Kontakte zu knüpfen, sich zu vernetzen und zusammenzuarbeiten. Zu entscheiden, wie oft man im Büro sein möchte, ist immer noch wichtig, aber die Daten deuten darauf hin, dass die Generation Z weniger daran interessiert ist, von zu Hause aus zu arbeiten, als ihre Millennial-Kolleginnen und -Kollegen.
Diese Verlagerung der Präferenz hin zum hybriden Arbeitsplatz und weg vom Vollzeit-Homeoffice hat mehrere Gründe. Allgemein lässt es sich überall dort besser arbeiten, wo es eine Steckdose und eine vernünftige WLAN-Verbindung gibt. Cloud-basierte Software macht die Zusammenarbeit über jede Entfernung hinweg möglich und zuverlässig. Wir achten immer mehr auf unsere Work-Life-Balance und gestalten unseren beruflichen Zeitplan so, dass er zu unserem Privatleben passt, und nicht umgekehrt.
Für einige Angestellte ist die Möglichkeit, vollständig von zu Hause aus zu arbeiten, jedoch durch individuelle Umstände eingeschränkt. Jüngere Beschäftigte haben zu Hause seltener den Platz, um ein komfortables Büro einzurichten, oder sie wohnen noch bei ihren Eltern oder in einer Wohngemeinschaft. Sie legen besonders viel Wert auf persönliche Zeit mit Kolleginnen und Kollegen, um Beziehungen aufzubauen, neue Fertigkeiten zu erlernen und Unterstützung durch Mentoring zu erhalten.
In einer hybriden Umgebung bestehen die Vorteile des flexiblen Arbeitens neben den Vorteilen eines physischen Firmensitzes. Die Pandemie hat einen bereits bestehenden Trend beschleunigt und bewiesen, dass eine räumlich verteilte Belegschaft möglich ist. Sie hat aber auch Schwächen des reinen Telearbeitsmodells aufgezeigt. Angestellte, besonders diejenigen, die gerade erst anfangen, wollen das Beste aus beiden Welten.
Wie man erfolgreich einen hybriden Arbeitsplatz umsetzt
Die Umstellung auf einen hybriden Arbeitsplatz bedeutet, die Prozesse im Unternehmen von innen heraus neu zu strukturieren und dafür zu sorgen, dass sie unabhängig vom Einsatzort funktionieren. Dies ist eine der größten Herausforderungen, die ein Unternehmen zu bewältigen hat, und wie man diese Herausforderung angeht, hängt von der Größe und Form des Unternehmens ab.
Schau dir an, wie Unternehmen, die mit deinem vergleichbar sind, zu einer hybriden oder dezentralen Arbeitsweise übergegangen sind, und achte auf die Erkenntnisse, die sie auf diesem Weg gewonnen haben – und auf die Fehler, die sie dabei gemacht haben. Um dir bei der Planung zu helfen, findest du hier ein paar allgemeine Ideen, die du beachten solltest.
Frage die Mitarbeitenden, was sie wirklich wollen
Gehe nicht davon aus, dass alle Angestellten das Gleiche wollen. Die Prioritäten jedes Einzelnen sind unterschiedlich und bei der Umsetzung eines erfolgreichen hybriden Arbeitsumfelds sollte das Feedback der Kolleginnen und Kollegen aus allen Bereichen des Unternehmens einbezogen werden. Befrage dein Team und gehe auf die Antworten ein. Sei realistisch, was Veränderungen am Arbeitsplatz angeht, und habe ein offenes Ohr für Sorgen und Wünsche.
Biete Alternativen an, aber nicht zu viele
Gib deinen Angestellten eine Auswahl von zwei oder drei Möglichkeiten, in deinem Unternehmen zu arbeiten: hauptsächlich im Büro, hauptsächlich von zu Hause aus und irgendwo dazwischen. Gib den Leuten die Möglichkeit, ihre Präferenzen zu ändern, aber bitte sie, dies nicht zu häufig zu tun. So kannst du im Voraus planen und hast eine genaue Vorstellung davon, wer sich zu welchem Zeitpunkt wo aufhält, wodurch du deine Ressourcen effektiver einteilen kannst.
Technologie annehmen
Die Software, die für die Telearbeit eingesetzt wird, ist auch das Herzstück eines reibungslos funktionierenden hybriden Arbeitsplatzes. Nutze die Vorteile von Cloud-basierter Software und Videokonferenz-Tools, um gleiche Bedingungen für alle im Homeoffice und im Büro zu schaffen.
Sorge dafür, dass alle Angestellten Zugang zu der Hardware haben, die sie für die Arbeit im Homeoffice benötigen. Ermittle alle täglichen Aufgaben, die nur im Büro erledigt werden können, überlege, warum das so sein könnte, und suche dann nach alternativen Lösungen. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sollten ihre Arbeit im Homeoffice genauso gut erledigen können wie im Büro. Ein idealer hybrider Arbeitsplatz sollte so gestaltet sein, dass die Arbeit auch dann noch erledigt werden kann, wenn sich das Büro über Nacht in Luft auflöst.
Angestellte müssen einfachen und schnellen Zugang zu allen Ressourcen und Informationen haben, die sie benötigen, um effektiv zu arbeiten. Dokumentiere jedes noch so kleine Detail – vom Kundengespräch bis zum lockeren Gespräch auf dem Flur – damit alle Mitarbeitenden jederzeit auf dem gleichen Stand sind.
Pflege die Kultur deines Unternehmens
Kultur ist ein schwer zu fassender Begriff. Ein Unternehmen kann zwar eine Unternehmensphilosophie oder verschiedene Leitwerte haben, aber die Kultur eines Arbeitsplatzes ergibt sich ganz natürlich aus den Interaktionen zwischen Kolleginnen und Kollegen. Halte Mitarbeitende im Homeoffice mit informellen Online-Meetings über das soziale Geschehen im Büro auf dem Laufenden, sodass die zwischenmenschliche Dimension nicht zu kurz kommt.
Achte darauf, dass Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice das Gefühl haben, in das Bürogeschehen eingebunden zu sein. Stelle sicher, dass Vergünstigungen nicht nur denjenigen Angestellten zugute kommen, die ins Büro kommen. Wenn es beispielsweise unbegrenzt Kaffee und Snacks in der Kantine gibt, könntest du den externen Mitarbeitenden ein kostenloses Kaffeeabo oder kostenlose Essenspakete anbieten.
Es ist eine große Herausforderung, die zwischenmenschliche Dimension ins Homeoffice oder an einen hybriden Arbeitsplatz zu transportieren, und dies geschieht nicht über Nacht. Entscheide zunächst, was die Werte deines Unternehmens sind, halte sie schriftlich fest und verbreite sie dann über alle möglichen Kanäle.
Stellenausschreibungen ortsunabhängig gestalten
Der eigentliche Test für einen hybriden Arbeitsplatz ist die Art und Weise, wie neue Mitarbeiter rekrutiert werden. Gestalte Stellenanzeigen möglichst ortsunabhängig. Entwickle einen neuen Prozess für Vorstellungsgespräche und Einstellungen, der Bewerberinnen und Bewerber unterstützt, egal wie weit sie vom Büro entfernt sind. Gib ihnen die erforderlichen Ressourcen und Möglichkeiten, um für Meetings und soziale Ereignisse ins Büro und wieder zurück zu gelangen.
Gestalte das Büro so, dass Social Distancing möglich ist
Wenn sich weniger Personen im Büro aufhalten, ist es leichter, ein Sicherheitskonzept für die Angestellten umsetzen. Es ist ungewiss, wie lange die Richtlinien für Social Distancing noch gelten werden. Nutze diese Gelegenheit, um den Arbeitsplatz zu entzerren und gemeinsame Coworking Spaces im Büro zu schaffen. Schaffe ausreichend Platz zwischen den Arbeitsplätzen und konzipiere Einbahnsysteme, um die Kolleginnen und Kollegen sicher durch das Gebäude zu führen.
Übersehe nicht, wen du nicht siehst
Externe Mitarbeitende sind weniger sichtbar als ihre Kolleginnen und Kollegen im Büro, was bedeutet, dass sie bei Beförderungen und anderen Gelegenheiten eher übersehen werden. Mache dir diese natürliche Voreingenommenheit bewusst und ergreife Maßnahmen, um Fairness und Gleichheit bei deinen Entscheidungen zu gewährleisten.
Schule Führungskräfte darin, Mitarbeitende im Homeoffice zu unterstützen und einzubeziehen, und passe deine Rekrutierungsprozesse an, um möglichst gleiche Bedingungen zu schaffen, damit diejenigen im Homeoffice keinen beruflichen Nachteil haben, nur weil sie nicht vor Ort sind.
Wie WeWork beim Übergang zu einem hybriden Arbeitsplatz helfen kann
Die Grundprinzipien des hybriden Arbeitsplatzes ermöglichen es den Angestellten, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort bestmögliche Arbeit zu leisten. Die Büros von WeWork sind auf Flexibilität ausgelegt und helfen dabei, ein dynamisches Arbeitsumfeld zu schaffen. Egal, ob du ein Satellitenbüro für ein dezentrales Team einrichten willst oder einen Arbeitsplatz suchst, der schnell skalierbar ist, um den sich ändernden Anforderungen deines Unternehmens gerecht zu werden – WeWork bietet inspirierende und anpassungsfähige Arbeitsplätze, die deine Unternehmensziele unterstützen.
Eigene Schreibtische und Privatbüros tragen dazu bei, dass sich externe Mitarbeitende stärker mit ihren Kolleginnen und Kollegen im Büro verbunden fühlen. Eine ablenkungsfreie Umgebung, moderne Konferenzräume, High-Speed-WLAN und erstklassige Ausstattung geben deinen Teammitgliedern die Werkzeuge an die Hand, die sie für eine produktive, engagierte und kollaborative Zusammenarbeit benötigen, unabhängig von der Entfernung.
Produkte wie WeWork All Access und WeWork On Demand bieten noch mehr Flexibilität und verschaffen dir Zugang zu Arbeitsplätzen und Konferenzräumen in Großstädten auf der ganzen Welt.
Damit ein hybrides Modell erfolgreich sein kann, darf niemand vergessen werden. Ein flexibler Arbeitsplatz, der sich an neue Strategien anpassen lässt, ist ein wichtiger Teil des Wandels und gibt Führungskräften die nötige Sicherheit, um die richtigen Entscheidungen für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu treffen. Die Arbeitsweise eines Unternehmens zu ändern, ist mit vielen Herausforderungen verbunden, aber das Potenzial, eine bessere Arbeitskultur zu schaffen – eine, die nachhaltig, produktiv und inklusiv ist – ist enorm.
Steve Hogarty ist Schriftsteller und Journalist und lebt in London. Er ist Reiseredakteur der Zeitung City AM und stellvertretender Chefredakteur des City AM Magazine, wo er sich schwerpunktmäßig mit den Themen Technologie, Reisen und Unterhaltung befasst.