Cimpress stand der Arbeit im Homeoffice zunächst ablehnend gegenüber, was sich inzwischen radikal geändert hat

Das Team von Cimpress/Vista hat eine Strategie für ein zukünftiges Arbeitsmodell erstellt, das auf die Arbeit im Homeoffice setzt

Mitarbeiter von Cimpress treffen sich zu einem zwanglosen Treffen im WeWork 501 Boylston St in Boston. Fotos: David Degner

Cimpress ist die Muttergesellschaft von Vista, einem Design- und Marketingpartner für Kleinunternehmen. Vor der Pandemie lehnte Cimpress das Homeoffice ab und pflegte eine sehr büroorientierte Kultur. Während der Lockdowns weltweit begannen unsere Teams jedoch, die vielen Vorteile des Homeoffice zu erkennen. Außerdem erreichten wir weiterhin unsere Unternehmensziele.

Aufgrund dieser positiven Erfahrungen haben wir im August 2020 damit begonnen, die Arbeit im Homeoffice in unserem Unternehmen dauerhaft möglich zu machen. Das bedeutet jedoch nicht, dass wir ausschließlich auf die Arbeit im Homeoffice setzen. Für unsere Kultur ist es wichtig, gemeinsam Zeit zu verbringen, und es gibt Dinge, die man immer noch am besten im persönlichen Gespräch erledigt. Aus diesem Grund haben wir unsere Gebäudestrategie dahingehend weiterentwickelt, dass wir bereits vorhandene Büroräume, die für eine büroorientierte Kultur konzipiert waren, weltweit in standortunabhängige, kollaborative Zentren verwandeln. Im Rahmen dieser Strategie haben wir im WeWork 501 Boylston Street in Boston ein Büro für 250 Teammitglieder eingerichtet und bieten einigen unserer Kollegen weltweit einen WeWork All Access-Pass.

Priorisierung der Work-Life-Harmony 

Mit dem Begriff Work-Life-Balance verbindet man einen kontinuierlichen Balanceakt. Das Konzept der Work-Life-Harmony hingegen sorgt dafür, dass Arbeit und Privatleben nebeneinander bestehen können. Es ist jedem freigestellt, die Work-Life-Harmony individuell zu gestalten, solange er seine Arbeit bewältigt.

Vielleicht arbeitet jemand zu den klassischen Arbeitszeiten, weil er dann allein zu Hause ist. Ein anderes Teammitglied ist möglicherweise eine Nachteule und zieht es vor, erst später am Tag mit der Arbeit zu beginnen. In der Regel nehmen sich Teammitglieder in der Mittagspause Zeit, um persönliche Angelegenheiten zu erledigen. 

In den Gemeinschaftsräumen können sich die Mitarbeiter von Cimpress besser kennenlernen.

Wir ermöglichen es unseren Teammitgliedern in vielerlei Hinsicht, besser mit der Arbeit zurechtzukommen. Die Vorteile beschränken sich nicht nur auf grundlegende Verbesserungen, wie beispielsweise eine kürzere Pendelzeit. Sie umfassen sorgfältig ausgearbeitete Richtlinien, Methoden, Tools und Ressourcen, die unsere Teams benötigen, um die Vorteile des Homeoffice voll ausschöpfen zu können. Wir müssen unsere Denkweise ändern.

Tools und Richtlinien, durch die eine Priorisierung des Homeoffice möglich wird

Die Work-Life-Harmony wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit und Produktivität der Teammitglieder aus. Das ist jedoch nur möglich, wenn es entsprechende Tools, Richtlinien und Methoden gibt, die dies gewährleisten. Im Folgenden findest du ein paar Beispiele dafür, wie wir bei Cimpress/Vista vorgegangen sind:

  • Unser umfangreiches im November 2020 eingeführtes Handbuch beinhaltet alle Informationen, die für eine Priorisierung der Arbeit im Homeoffice wichtig sind. Dank der Unterstützung von Teammitgliedern, die Unterlagen hinzufügen, Ideen anmerken und Informationen aktualisieren, sind aus wenigen Seiten inzwischen mehrere Hundert geworden.
  • Soweit möglich, arbeiten wir bevorzugt zeitversetzt zusammen, um die Projektarbeit voranzubringen, ohne dass zwei oder mehr Personen gleichzeitig online sein müssen. Möglich ist dies durch Technologien wie Slack, Box und unser virtuelles Whiteboard-Tool, Miro. Am Anfang der Pandemie saßen wir jeden Tag fast nur in Zoom-Meetings. Inzwischen legen wir Prioritäten fest, um herauszufinden, welche Meetings wirklich notwendig sind, welche Aufgaben zeitversetzt erledigt werden können und wie wir die Qualität der Meetings insgesamt verbessern können.
  • Im Jahr 2021 haben wir einen „Tag des Wohlbefindens“ und in den Sommermonaten „Freitage zur Erholung“ eingeführt. Im Jahr 2022 haben wir sogenannte „Freitage zur Konzentration“ eingeführt. An diesen Tagen haben die Teammitglieder freitags nachmittags frei, um sich mit ihrer beruflichen Entwicklung, Deep Thinking und anderen berufsbezogenen Aufgaben zu beschäftigen, bei denen sie sich besonders konzentrieren müssen.
  • Wir stellen Ressourcen bereit, die zum Wohlbefinden beitragen, und für die Arbeit im Homeoffice geeignet sind. In den USA (und an einigen europäischen Standorten) sind wir eine Partnerschaft mit der Meditations-App Headspace eingegangen. Diese kommt unseren Teammitgliedern von Cimpress/Vista zugute. Großveranstaltungen sind ein wichtiger Teil unserer Kultur. Wenn es wieder gefahrlos möglich ist, werden wir im Laufe des Jahres wieder Hunderte von Teammitgliedern auf mehrtägigen Konferenzen zusammenbringen, auf denen wir uns Zeit für gemeinsame Aktivitäten nehmen, über Strategien sprechen und voneinander lernen.
  • Gemeinsam mit Rising Workplace, einem Anbieter für die Bewertung von ergonomischen Arbeitsplätzen, bieten wir vier Mal im Jahr Webinare und individuelle virtuelle Arbeitsplatzberatungen an. Außerdem arbeiten wir mit Peloton zusammen und bieten unseren Teammitgliedern in den USA einen kostenlosen Zugang zu den Online-Fitnessangeboten von Peloton sowie Sonderkonditionen für Fitnessgeräte.

Wir führen jede Woche Umfragen durch, anhand derer das Engagement der Teammitglieder, ihr Einsatz für das Unternehmen und ihre allgemeine Zufriedenheit mit dem Unternehmen ermittelt werden. Anhand der Ergebnisse haben wir die positiven Auswirkungen des Homeoffice festgestellt. Das Engagement unserer Mitarbeiter, die remote arbeiten, ist 3,5-mal höher, als im Oktober 2020. Damit gehört Cimpress/Vista gemäß dem Benchmark von Workday Peakon Employee Voice zu den 25 Prozent der engagiertesten Tech-Unternehmen.

Priorisierung des Homeoffice, aber nicht ausschließlich Homeoffice

Um das Wohlbefinden unserer Teammitglieder zu fördern, bieten wir ihnen die Möglichkeit, in Bereichen zu arbeiten, in denen sie ihre Arbeit am besten erledigen können. Alle Teammitglieder, die remote arbeiten, haben Anspruch auf einen monatlichen Kostenzuschuss, um einen Teil der Kosten für das Homeoffice zu bestreiten. Beispielsweise Kosten für Büromöbel, Verbrauchsmaterialien und WLAN, damit sie optimal arbeiten können. 

Im Rahmen unserer Partnerschaft mit WeWork bieten wir Zentren für die Zusammenarbeit und Coworking-Spaces an Standorten an, an denen sich viele Teammitglieder befinden. Dort gibt es einen ruhigen Bereich, in dem die Mitarbeiter arbeiten und die vorhandene Ausstattung nutzen können. Zudem stehen flexibel nutzbare Bereiche zur Verfügung, in denen sich die Teams austauschen und auf die anfallenden Aufgaben konzentrieren können.

In Boston sind wir aus dem WeWork One in der Lincoln Street, das wir vor der Pandemie genutzt haben, in das WeWork 501 in der Boylston Street umgezogen. In dem etwa 1500 m2 großen Bereich können sich bis zu 250 Teammitglieder aufhalten, um zusammenzuarbeiten, oder konzentriert alleine zu arbeiten. In Regionen, in denen derzeit nur wenige, aber perspektivisch immer mehr Mitarbeiter tätig sind, wie in New York und Oakland, haben wir unseren Teammitgliedern eine WeWork All Access-Mitgliedschaft zur Verfügung gestellt. Auch in Indien verfügen wir über ein eigenes Büro an WeWork-Standorten.

Eine Unternehmenskultur ist nicht an ein festes Büro gebunden. Sie entsteht dadurch, wie wir zusammenarbeiten, um unsere gemeinsamen Ziele zu erreichen. Jedes Unternehmen kann von den Vorteilen eines primär auf das Homeoffice ausgerichteten Arbeitsmodells profitieren, wie Cimpress/Vista. Wie? Indem es seinen Teammitgliedern die Möglichkeit gibt, zu dem Zeitpunkt und von dem Ort aus zu arbeiten, der die höchste Leistungsfähigkeit ermöglicht und den Fokus auf die Work-Life-Harmony legt. Mit den richtigen Tools kann man von überall aus produktiv sein.

Maureen Carroll ist Senior Director für die Bereiche Global Talent Acquisition und Diversity, Equity & Inclusion bei Cimpress/Vista. Sie leitet das Team für die Personalbeschaffung, das aufgrund der mutigen Entscheidung, auf remote zu setzen, unmittelbar positive Auswirkungen beobachtet hat.

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