Der zentrale Leitfaden für aktivitätsbasiertes Arbeiten

Mitarbeiter wünschen sich heute mehr Flexibilität, mehr Autonomie und die Möglichkeit, zu entscheiden, wann und wo sie arbeiten. Wir zeigen in diesem Artikel, wie aktivitätsbasiertes Arbeiten Arbeitnehmern und Arbeitgebern gleichermaßen helfen kann.

Raum ist ein wirkungsvolles Mittel, um Engagement zu fördern, innovatives Denken anzuregen und Produktivität anzukurbeln. Aber wie genau sieht der optimale Raum aus? In The Science of Space erörtern wir, wie ein Arbeitsplatz anhand des wissenschaftlichen Ansatzes von bewusstem Design zu einem ganzheitlichen Erlebnis wird.

Dank des technologischen Fortschritts verschwindet das traditionelle Arbeitsmodell, bei dem jeder einen fest zugewiesenen Schreibtisch hat, immer mehr. Stattdessen hat der Arbeitsplatz heute viele Gesichter: Von Lounges, die eher an ein Wohnzimmer erinnern, über Bereiche für Zusammenarbeit mit Tafeln und Whiteboards zum Brainstormen bis hin zu Telefonkabinen für ungestörte Telefonate. Willkommen beim aktivitätsbasierten Arbeiten.

Was ist aktivitätsbasiertes Arbeiten überhaupt?

Aktivitätsbasiertes Arbeiten ist ein Arbeitsstil, bei dem die Mitarbeiter je nach Art ihrer Tätigkeit aus einer Vielzahl von Arbeitsumgebungen auswählen können, kombiniert mit einer Arbeitsplatzerfahrung, die es ihnen ermöglicht, diese Bereiche den ganzen Tag über zu nutzen. Dahinter steht die Idee, dass Mitarbeiter viel produktiver sind, wenn sie ihre Aufgaben in den dazu passenden Räumlichkeiten erledigen können. Betrachten wir es mal so: Alles steht heutzutage „auf Abruf“ bereit, von TV-Serien, über Lebensmittel bis hin zu Musik und Reisen. Warum sollte das nicht auch auf Arbeitsbereiche zutreffen? Um in die Zukunft der Arbeit vorzustoßen, sollten Arbeitsbereiche wie lebendige, atmende Organismen behandelt werden, die sich an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anpassen können. 

Die vier Grundelemente von aktivitätsbasiertem Arbeiten

Beim aktivitätsbasierten Arbeiten geht es nicht nur darum, im Büro Sofas aufzustellen und Telefonkabinen einzurichten. Damit aktivitätsbasiertes Arbeiten in einem Unternehmen möglich ist, müssen vier Elemente vorhanden sein: Design, Sinneserfahrungen, Verhaltensverstärkung und iteratives Lernen.

  1. Design. Eine Arbeitsumgebung, die aktivitätsbasiertes Arbeiten unterstützt, vereint verschiedene Arten von Arbeitsbereichen unter einem Dach.  Wird ein Ort für Fokusarbeit benötigt? Dann sollte ein Schreibtisch in einem separaten Büro aufgestellt werden, in dem jeder in Ruhe konzentriert arbeiten kann, wann immer es notwendig ist. Wird ein großer Konferenzraum für ein Meeting mit einem Kunden gebraucht? Dann reserviere gleich einen Raum für deine Gruppe. Möchtest du beim Mittagessen mit einem Team über ein Projekt diskutieren? Trefft euch im Restaurantbereich. Und das kurze Telefonat mit einem Kollegen? Dafür eignet sich die Telefonkabine. Für jede Aktivität gibt es einen eigenen Bereich – und zwar auf Abruf, sobald er benötigt wird.

  2. Sinneserfahrungen. Arbeitsumgebungen, die auf aktivitätsbasiertes Arbeiten ausgerichtet sind, lassen sofort erkennen, wie ein Bereich genutzt werden sollte. Egal, ob Mitarbeiter auf der Suche nach Austausch, Kommunikation und Miteinander sind oder ob sie konzentriert und in Ruhe arbeiten möchten, sie sollten leicht erkennen, welcher Bereich für sie im Moment der Richtige ist. Nehmen wir den Küchenbereich von WeWork als Beispiel für eine auf Austausch und Zusammensein ausgerichtete Arbeitsumgebung. Schon beim Betreten riecht man den frisch gekochten Kaffee, hört die Musik aus den Lautsprechern und spürt die Gegenwart anderer. Diese Elemente ziehen weitere Leute an. Sie fühlen sich willkommen, sich auch eine Tasse Kaffee zu nehmen und mit Kollegen zu plaudern. Ganz anders ist es im Ruhebereich in unserer Zentrale in New York: Beim Betreten des Raumes erwartet dich Stille. Hier kannst du dich ohne Ablenkung auf deine nächste Präsentation oder dein neues Designprojekt konzentrieren. So liefern verschiedene Umgebungselemente eindeutige Hinweise und ergänzen das physische Design. Dabei wird auf subtile Weise mitgeteilt, wie jeder einzelne Bereich genutzt werden sollte.

  3. Verhaltensverstärkung. Eine Arbeitsumgebung mit einem optimalen, auf aktivitätsbasiertes Arbeiten ausgerichteten Design und sensorischen Signalen funktioniert am besten, wenn die Menschen wissen, welches Verhalten in jedem einzelnen Bereich erwartet wird: Im Ruhebereich ist Stille gewünscht, die Telefonkabine ist für Telefonate da und in manche Bereiche sollte man seine eigenen Arbeitsmittel mitbringen, damit auch andere einen Bereich nutzen können. Außerdem sollten die Mitarbeiter immer das Gefühl haben, dass ihre Teams und Führungskräfte sie dabei unterstützen, die Bereiche so zu nutzen, wie es zu ihnen und ihrer Arbeitsweise passt. Denn man kann noch so viel kostenlosen Kaffee anbieten – kein Team wird ein Meeting in der Küche abhalten, wenn die Chefs Präsenz am Schreibtisch verlangen. 

  4. Iteratives Lernen. Mitarbeiter werden eine neue Arbeitsweise – wie aktivitätsbasiertes Arbeiten – wirklich annehmen, wenn Führungskräfte die neue Denkweise sowie das Design, das Verhalten und die Umsetzung eines sich ständig weiterentwickelnden Arbeitsplatzes vollständig übernehmen. Wenn Führungskräfte eine Feedback-Schleife aus qualitativen und quantitativen Daten implementieren und die daraus gewonnenen Erkenntnisse dann auch umsetzen, um die Arbeitsumgebung zu verbessern, können sie einen wichtigen Beitrag dazu leisten, dass die auf aktivitätsbasiertes Arbeiten ausgerichtete Arbeitsumgebung ein Erfolg wird.

Woher kommt aktivitätsbasiertes Arbeiten? 

Auch wenn aktivitätsbasiertes Arbeiten zu unserer „Kultur auf Abruf“ passt, ist das Konzept nicht wirklich neu. Es begann offiziell mit Robert Luchetti, einem amerikanischen Architekten, der im Jahr 1983 gemeinsam mit anderen das Konzept von „Aktivitätsbereichen“ für verschiedene Büroaufgaben erfand, zum Beispiel für das Schreibmaschinentippen oder für Meetings. Während aktivitätsbasiertes Arbeiten sich zur damaligen Zeit in den USA nicht durchsetzen konnte, haben Länder wie Australien, Dänemark, die Niederlande und Schweden das Konzept schneller übernommen.

Der Begriff „aktivitätsbasiertes Arbeiten“ wurde in The Art of Working des niederländischen Consultants Erik Veldhoen (Veldhoen + Co.) geprägt, der auch The Demise of the Office verfasste. In den 1990er Jahren schloss sich Veldhoen + Co. mit Interpolis zusammen, einem der größten Versicherungsunternehmen in den Niederlanden, um aktivitätsbasiertes Arbeiten in den Büroräumen des Versicherers einzuführen. Nachdem Interpolis erkannt hatte, welches Maß an Flexibilität und Freiheit dieses Konzept den Mitarbeitern bot, war das Unternehmen Feuer und Flamme: Feste Schreibtische wurden komplett abgeschafft und die Manager sollten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, selbst auszuwählen, wann und wo sie arbeiten – und wie lange.

Die Flexibilität der neuen Arbeitsumgebung bei Interpolis prägte die gesamte Unternehmenskultur. Mitarbeiter mussten sich nicht mehr ein- und ausstempeln und hatten auch keinen Druck, den ganzen Tag an einem Ort zu sitzen oder zu stehen. Das Motto des Unternehmens: „Hauptsache die Arbeit wird erledigt.“ 

„Die heutzutage effektivsten Managementstile basieren eher auf Vertrauen und Autonomie als auf Befehl und Kontrolle. Der physische Raum kann demnach diese Bemühungen unterstützen oder untergraben“, sagt meine Kollegin Claire Rowell, Senior Lead of Applied Research & CultureOS bei WeWork. „Wenn Mitarbeiter sich beispielsweise unter Druck gesetzt fühlen, täglich durchgehend an einem Ort sitzen oder stehen zu müssen, fragen sie sich irgendwann, ob ihr Arbeitgeber eigentlich ihre Leistung oder doch eher ihre Anwesenheit im Büro wertschätzt. 

Diese Arbeitsweise unterscheidet sich stark vom traditionellen Arbeitsplatz. Bei „traditionell“ denken die einen vielleicht an ein Großraumbüro mit Trennwänden und andere an Schreibtische in komplett offenen Büros – in beiden Fällen bedeutet „traditionell“ immer auch „unflexibel“. „Das traditionelle Bürodesign ist heutzutage nicht mehr sinnvoll“, sagt Rowell. „Mitarbeiter zeigen optimale Leistung, wenn ihre Unternehmen sie arbeiten lassen, wo sie möchten, wie sie möchten, und wann sie möchten.“

Aus diesem Grund planen 45 Prozent der Führungskräfte in der Immobilienbranche laut dem CBRE Americas Occupier Survey 2018 eine Umstellung auf eine aktivitätsbasierte Arbeitsumgebung, die auf die Effektivität der Mitarbeiter und zukünftige Flexibilität beim Design ausgerichtet ist.

Der Wechsel vom traditionellen Büro zum aktivitätsbasierten Arbeiten erfordert eine Änderung der Denkweise

Beim aktivitätsbasierten Arbeiten müssen sich Führungskräfte zweifellos fragen: „Was brauchen meine Leute noch außer ihrer Jobbezeichnung und Expertise?“ Dann müssen sie ihren Mitarbeitern vertrauen und ihnen die Möglichkeit geben, die für sie geeigneten Räumlichkeiten so lange zu nutzen, wie sie – die Mitarbeiter – es für nötig befinden. Um an diesen Punkt zu kommen, müssen viele Unternehmen einen kulturellen Wandel einläuten.

„Unsere größte Barriere ist, dass die Menschen aufgrund ihrer Erfahrung in der Vergangenheit die traditionelle Arbeitskultur als Denkweise so sehr verinnerlicht haben, dass wir sie erst einmal daraus befreien müssen“, sagt Luigi Sciabarrasi, Senior Vice President und Global Real Estate Lead bei AECOM, einem internationalen Unternehmen, das Infrastruktureinrichtungen für Regierungen, Unternehmen und Organisationen plant, baut, finanziert und betreibt. 

Um alle mit einem neuen Arbeitsstil oder einem flexiblen Arbeitsumfeld vertraut zu machen, ist eine Kombination aus Schulungen, IT-Investitionen und Mitarbeiter-Feedback erforderlich. AECOM setzt auf Umfragen, die vor jedem Projekt durchgeführt werden. Dadurch möchte das Unternehmen herausfinden, wie die Mitarbeiter arbeiten und welche Tools sie benötigen und nicht haben, um kontinuierlich zuzuhören und das Angebot zu optimieren.

Die Chance, Denkweise und Raumgestaltung gemeinsam zu verändern

Beim aktivitätsbasierten Arbeiten ist das Umdenken entscheidend dafür, dass ein Wandel stattfinden kann. Die Verantwortung für die Anpassung an einen sich wandelnden Arbeitsplatz liegt daher hauptsächlich bei den Menschen, die sich in diesen Räumlichkeiten befinden. Dabei sollte man aber unbedingt beachten, dass der Erfolg vom Arbeitsplatz der Zukunft von der Balance zwischen Mensch und Raum abhängt, die sich gemeinsam anpassen und entwickeln. Räumlichkeiten sollten nicht als statisch oder unveränderlich betrachtet werden, sondern als flexibel, wendig und anpassungsfähig – denn eben darin liegt die Chance.

Diese Denkweise entspricht auch der Zukunft von Immobilien. „Warum einen traditionellen Mietvertrag über 15 Jahre abschließen, wenn die Personalplanung selten über die nächsten drei Jahre hinausgeht?“, fragt John Lewis, Head of Global Real Estate Advisory bei WeWork. „WeWork setzt auf Agilität – und revolutioniert auf diese Weise das traditionelle Modell. Wir betrachten Immobilien als flexibles, nicht als statisches Gut.“

In der Vergangenheit lag der Schwerpunkt bei traditionelleren Immobilienprojekten häufig auf der Planung, dem Bau und der Logistik einer neuen Arbeitsumgebung. Sobald ein Unternehmen den Vertrag unterschrieben hat und eingezogen ist, sind Änderungen (sei es an der Dauer des Mietvertrags oder am Design der Räumlichkeiten selbst) bei einem traditionellen Modell nur schwer umzusetzen. Ironischerweise kann man erst komplett absehen, wie das Design und die Funktionalität der Büroräumlichkeiten die Mitarbeiter beeinflussen, nachdem das Unternehmen eingezogen ist. Bei einem traditionellen Modell können bis zu 10 oder sogar 20 Jahre vergehen, bevor Designänderungen komplett umgesetzt werden können, ohne dass dadurch das normale Geschäft beeinträchtigt wird.

Wenn Unternehmen in der Lage sind, Veränderungen am Immobiliendesign und bei der Mitarbeitererfahrung vollständig zu akzeptieren und für sich zu nutzen, können sie in Zukunft ganz anders an das Thema „Arbeitsumgebungen“ herangehen. Oder anders gesagt: Wir nähern uns immer mehr einem auf den Menschen ausgerichteten Arbeitsbereich für Mitarbeiter und optimieren gleichzeitig das Geschäftsergebnis des Unternehmens. Es ist eine Win-Win-Situation.

Die Zukunft der Arbeit ist flexibel und orientiert sich an den Menschen

Wenn aktivitätsbasiertes Arbeiten richtig umgesetzt wird, bietet dieser Ansatz Mitarbeitern und Arbeitgebern die Möglichkeit, die Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz zu verbessern und zu zeigen, wie flexibel und anpassungsfähig sie sein können. Mitarbeiter werden immer internationaler und sind mobiler als je zuvor. Es ist deshalb wichtig, dass sich auch der Arbeitsplatz an diesen Trend anpasst und mit ihm wächst.

Aktivitätsbasiertes Arbeiten ist eine vielversprechende Chance für unsere Teams hier bei WeWork. Damit können wir die Fähigkeiten von Räumlichkeiten, Design und Forschung kombinieren, um mehr darüber zu erfahren, was sich Menschen auf der ganzen Welt von ihren Arbeitsplätzen wünschen. Wir machen es uns jetzt zur Aufgabe, die Arbeit für alle zu verbessern.

Corinne Murray ist Expertin für aktivitätsbasiertes Arbeiten und Wandel bei WeWork. Hier entwickelt und testet sie neue Konzepte, um für ihre Kollegen und Kunden mehr Potenzial und bessere Erfahrungen zu schaffen. Mit einem Hintergrund in Religionsphilosophie möchte Corinne die Entwicklung der Beziehung zwischen Raum, Design, Menschen und Kultur verstehen und weiter vorantreiben. Vor WeWork unterstützte Corinne das Zusammenspiel von Menschen und Systemen bei Gensler, American Express und CBRE.

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