Uundværlig guide til aktivitetsbaseret arbejde

Nutidens medarbejdere ønsker større fleksibilitet, selvstændighed og evnen til at vælge hvor og hvornår, de arbejder. Få mere at vide om, hvordan aktivitetsbaseret arbejde kan hjælpe medarbejdere og arbejdsgivere

Rum er et effektfuldt værktøj til at fremme engagement, vække innovation og øge produktiviteten. Men hvordan ser et optimalt rum helt nøjagtigt ud? I   Videnskaben bag rummet ser vi nærmere på, hvordan videnskaben bag internationalt design kan forvandle et hvilket som helst arbejdsmiljø til en holistisk oplevelse.

Den traditionelle arbejdsmodel, hvor alle har en bestemt plads, er ved at uddø takket være teknologi. I stedet har arbejdspladser fået en række forskellige pladstyper fra lounges, der minder om dagligstuer, til samarbejdsområder med tavleoverflader til brainstorming til telefonbokse til private opkald. Velkommen til aktivitetsbaseret arbejde.

Aktivitetsbaseret arbejde (ABA), definition

Aktivitetsbaseret arbejde er en måde at arbejde på, som giver medarbejdere lov til at vælge mellem en række forskellige omgivelser afhængigt af opgavens karakter sammen med en oplevelse på arbejdspladsen, der styrker dem til at bruge disse pladser i løbet af dagen. Idéen er, at medarbejdere bliver mere produktive, når de har den rigtige plads til de opgaver, som de skal udføre. Tænk over det: I dag er alting "on-demand" – fra tv-programmer til mad til musik til rejser. Burde kontorpladser ikke være det samme? For at opnå The Future of Work skal kontorpladser ses som en levende organisme, der tilpasses medarbejdernes behov. 

De fire vigtigste elementer af (ABA)

ABA handler om mere end bare at føje sofaer og telefonbokse til en arbejdsplads. Hvis ABA skal eksistere i en virksomhed, skal fire elementer være til stede: design, sansemæssig oplevelse, understøttelse af adfærd samt gentagende indlæring.

  1. Design. En ABA-kontorplads er designet med en række forskellige slags pladser under ét tag.  Har du brug for en plads til koncentreret arbejde? Find et bord i arbejdsværelset, hvor alle kan koncentrere sig i stilhed efter behov. Har du brug for at afholde et møde med en klient i et stort konferencelokale? Book ét til din gruppe med det samme. Vil du gerne samarbejde med team over frokost? Saml i en afskærmet bås som i en restaurant. Hvad med et hurtigt opkald til en kollega? Træd ind i telefonboksen. Uanset aktiviteten er der en tilsvarende slags plads klar til dig.

  2. Sansemæssig oplevelse. ABA-pladser skal give medarbejdere eksplicitte og implicitte tips til, hvordan man bruger en plads. Uanset om medarbejdere har brug for adgang til en plads med høj eller lav energi til deres arbejde, skal de hurtigt kunne regne ud, hvilken plads der passer til deres aktivitet. Lad os se på WeWorks køkkenområde som et eksempel på en plads med høj energi. Når du kommer ind, kan du dufte friskbrygget kaffe, høre musik fra højtalerne og føle de andres energi i rummet. Disse elementer tiltrækker folk og får dem til at føle sig velkomne til at skænke en kop kaffe og snakke med kollegaerne. I den anden ende af energispektret ligger arbejdsværelset i vores hovedkvarter i New York: Her er stille fra det øjeblik, du træder ind i lokalet – det giver dig mental plads til at fokusere på din næste tale eller dit næste designprojekt. På denne måde giver forskellige miljømæssige elementer unikke tips, mens de fungerer som en overlejring af det fysiske design og dermed viser, hvordan hvert rum kan bruges forskelligt.

  3. Understøttelse af adfærd. Med et optimalt ABA-design og optimale sansemæssige tips, fungerer pladsen bedst, når folk er opmærksomme på forventningerne til den: Vær stille i arbejdsværelset, og brug telefonbokse til opkald. Hvis de tager personlige ejendele med, kan de få andre muligheder ud af rummet. Teams og ledere kan også få medarbejdere til at føle sig trygge ved at bruge rummet efter deres og deres arbejdsopgavers behov. Uanset hvor meget gratis kaffe du lokker med, vil det ikke kunne overtale teams til at holde møder i køkkenet, hvis deres ledere ikke ser på det med positive briller. 

  4. Gentagende læring. Medarbejdere er virkelig i stand til at indføre en ny arbejdsstil, som f.eks. ABA, når virksomhedsledere sammen med designet, adfærden og udviklingen af en arbejdsplads i evig udvikling omfavner den ændrede tankegang fuldt ud. Ledere kan hjælpe med at sikre, at deres ABA-plads bliver en succes. Dette sker, når de er klar til at skabe en fuld feedback-cirkel via kvalitative og kvantitative data og at implementere disse fund for at forbedre arbejdspladsen.

Hvor aktivitetsbaseret arbejde kommer fra 

Selvom ABA passer godt med vores on demand-kultur, er konceptet ikke helt nyt. Det hele startede officielt med Robert Luchetti, en amerikansk arkitekt, som i 1983 havde været med til at opfinde idéen om at skabe "aktivitetsindstillinger" for en række kontoropgaver som f.eks. at skrive eller afholde møder. Selvom ABA ikke blev en succes i USA på det tidspunkt, var andre lande som Australien, Danmark, Holland og Sverige mere parate til at adoptere idéen.

Termen "aktivitetsbaseret arbejde" blev opfundet i The Art of Working af den hollandske rådgiver Erik Veldhoen (Veldhoen + Co.), som også skrev The Demise of the Office. I 90’erne indledte Veldhoen + Co. et samarbejde med Interpolis, et af de største forsikringsselskaber i Holland om at implementere aktivitetsbaseret arbejde på alle deres kontorer. Da de havde forstået den ægte fleksibilitet og frihed, som det gav deres medarbejdere, gik Interpolis hele vejen: De skilte sig af med faste skriveborde og opfordrede ledere til at give medarbejderne fuld frihed til at vælge, hvornår og hvor de arbejdede, og hvor længe.

Fleksibiliteten omkring den nye Interpolis-kontorplads påvirkede hele virksomhedens kultur. Medarbejdere skulle ikke stemple ud og ind eller føle sig pressede til at sidde eller stå på ét sted hele dagen. Virksomhedens motto: "Så længe arbejdet bliver gjort". 

"I dag er de mest effektive lederstile bygget på tillid og selvstændighed i stedet for kommandoer og kontrol. Fysisk plads kan derfor styrke eller svække denne indsats", siger min kollega Claire Rowell, Senior Lead of Applied Research and CultureOS hos WeWork. "Hvis dine medarbejdere f.eks. føler sig presset til at sidde eller stå på ét sted hele dagen, hver eneste dag, kan de begynde at tænke: ‘Værdsætter min arbejdsgiver mine resultater eller min tilstedeværelse på kontoret?" 

Denne tankegang er meget anderledes end en traditionel arbejdsplads. For nogen kan "traditionel" betyde små båse, mens det for andre kan betyde åbent kontormiljø – men overordnet set betyder det "ufleksibelt". "Den traditionelle indretning af kontorer giver ikke mening længere", siger Rowell. "Medarbejdere yder deres bedste, når virksomheder styrker dem til at arbejde når, hvor og hvordan, de selv har lyst til".

Derfor forventer 45 procent af ledere inden for ejendom ifølge CBRE Americas Occupier Survey 2018 at migrere til en aktivitetsbaseret kontorplads, der er skabt til medarbejdereffektivitet og fleksibilitet i forhold til fremtidigt design.

Det kræver en anderledes tankegang at gå fra traditionelt til ABA

ABA udfordrer virksomhedsledere til at tænke over: "Hvad har folk brug for, uanset hvilken stilling eller ekspertise de har?" Derefter skal de stole på deres medarbejdere og styrke dem til at bruge lige præcis det rum, som de finder passende – og så længe de har brug for det. Mange virksomheder skal foretage et kulturelt skift for at nå hertil.

"Den største udfordring, som vi har, er, at få folk til at slippe tankegangen fra den traditionelle arbejdskultur, som de har oplevet tidligere", siger Luigi Sciabarrasi, Senior Vice President and Global Real Estate Lead hos AECOM – et multinationalt firma, der designer, bygger, finansierer og driver infrastruktur for myndigheder, virksomheder og organisationer. 

Det kræver en kombination af træning, investeringer i IT og input fra medarbejdere, før alle kan komme med på den nye arbejdsstil, eller et fleksibelt arbejdsmiljø. AECOM bruger undersøgelser inden projekter til at finde ud af, hvordan medarbejdere arbejder samt hvilke værktøjer, de har behov for og ikke har. På den måde kan de hele tiden lytte og forbedre deres tilbud.

Styrken ved at ændre tankegang og rumdesign sammen

Med ABA er ændring af tankegang en vigtig del af forandringer. Som sådan, er ansvaret for at tilpasse sig en arbejdsplads i forandring, blevet tillagt folkene på selve arbejdspladsen. Det er dog vigtigt at have i mente, at succes på fremtidens arbejdsplads afhænger af balancen mellem, at folk og plads tilpasser og udvikler sig sammen. I stedet for at se pladsen som statisk eller uforanderlig, skal der ses muligheder i at tænke på den som fleksibel, adræt og tilpasningsdygtig.

Denne tankegang afspejler også fremtiden for ejendom. "Hvorfor sige ja tak til en traditionel 15-årig lejekontrakt, når antallet af medarbejdere sjældent er planlagt mere end tre år frem?" spørger John Lewis, Head of Global Real Estate Advisory hos WeWork. "WeWork bryder med den traditionelle model ved at omfavne fleksibilitet. Vi ser på ejendom som et likvidt aktiv i stedet for et statisk aktiv".

Med mere traditionelle ejendomsløsninger blev der tidligere lagt vægt på designet af, opførelsen af og logistikken omkring en ny kontorplads. Når en virksomhed skriver under på den stiplede linje og flytter ind, er det ikke nemt at implementere ændringer (hverken for kontraktvilkårene eller selve designet af pladsen) med en traditionel model. Ironisk nok var det kun muligt at se, hvordan selve rummets design og funktionalitet påvirkede medarbejderne, efter de var faldet helt til. Med en traditionel model kunne der gå 10, ja endda 20 år, inden designændringer kunne gennemføres uden at genere det daglige arbejde.

Muligheden for fuldt ud at omfavne og udnytte ændringerne af såvel ejendom som det erfaringsmæssige designniveau har potentialet til at ændre selve kernen i den måde, som virksomheder tilgår deres arbejdspladser på. Vi kommer med andre ord tættere og tættere på en arbejdsplads for medarbejdere, der er centreret omring mennesket, og som samtidig tilgodeser virksomhedens bundlinje. Det er en gevinst over hele linjen.

The Future of Work er fleksibelt og fokuserer på mennesker

Hvis ABA benyttes rigtigt, tilbyder det medarbejdere og arbejdsgivere en mulighed for at forbedre effektiviteten og produktiviteten på arbejdspladsen, og vise hvor fleksibel den kan være. De dygtigste i branchen bliver mere globale og mobile end nogensinde – derfor er det vigtigt, at arbejdspladsen tilpasser sig og vokser med tendensen.

ABA er en spændende mulighed for vores teams her hos WeWork. Det giver os muligheden for at kombinere styrken ved plads, design og forskning, så vi fortsat kan arbejde på at finde ud af, hvad der er vigtigt for folk på arbejdspladser verden over. Nu gør vi det til vores ansvar at finde ud af, hvordan arbejde kan blive bedre for alle.

Corinne Murray er Activity-based Working and Change Expert hos WeWork. Her udvikler og afprøver hun nye koncepter, der giver adgang til større potentiale og bedre oplevelser for hendes kollegaer og kunder. Med en baggrund inden for religiøs filosofi er Corinne opsat på at forstå og formidle udviklingen af forholdet mellem plads, design, mennesker og kultur. Inden hun kom til WeWork, arbejdede Corinne med at støtte mennesker og systemer hos Gensler, American Express og CBRE.

Er du interesseret i kontorplads? Kontakt os.