Průvodce uspořádáním pracoviště podle způsobu práce

Zaměstnanci dnes chtějí větší flexibilitu, autonomii a možnost vybírat si, kdy a kde pracovat. Podívejte se, jak tento způsob práce může zaměstnancům a zaměstnavatelům pomoct.

Prostor je silný nástroj na podporu zapojení pracovníků, na inspiraci k inovacím a posílení produktivity. Jak ale takový optimální prostor vlastně vypadá? V sekci Prostor je věda se zabýváme tím, jak cílený design může proměnit jakékoli pracoviště v holistické prostředí.Díky technologiím se tradiční pracovní model, kdy každý má svůj stůl, postupně rozpadá. Místo toho pracoviště nabízejí různé druhy prostorů od salónků po prostory připomínající obývák až po oblasti určené ke spolupráci, kde mohou lidé při brainstormingu psát na různé věci kolem a kde se nacházejí telefonní budky pro soukromé hovory. Seznamte se s uspořádáním pracoviště podle způsobu práce (ABW).

Definice uspořádání pracoviště podle způsobu práce (ABW)

Při práci na pracovišti uspořádaném podle způsobu práce si lidé mohou vybrat z různých druhů prostředí podle charakteru své práce v kombinaci s tím, jaký způsob práce jim v takovém prostředí vyhovuje. Podle této teorie budou zaměstnanci produktivnější, když budou mít ten správný prostor na úkoly, které musí splnit. Jen se nad tím zamyslete. Dnes je všechno takzvaně na požádání, a to od televizních pořadů přes jídlo a hudbu až po cestování. Proč by takové neměly být i pracovní prostory? Pokud chceme vkročit do budoucnosti práce, pracovní prostory jako takové by měly být považovány za živé dýchající organismy, které se přizpůsobují tak, aby uspokojily potřeby zaměstnanců. 

Čtyři základní prvky konceptu ABW

V tomto konceptu nejde jen o to přidat na pracoviště gauče a telefonní budky. Pokud má ve firmě fungovat, musí obsahovat následující čtyři prvky: design, smyslové vjemy, podporu přirozeného chování a iterativní učení.

  1. Design. Pracovní prostor v konceptu ABW je navržen tak, aby využíval různé druhy prostoru pod jednou střechou.  Potřebujete prostor na práci, která vyžaduje silné soustředění? Posaďte se ke stolu ve studovně, v tichém prostoru, kam se každý může jít soustředit tak často, jak jen chce nebo potřebuje. Potřebujete velkou konferenční místnost na schůzku s klientem? Hned si ji pro svou skupinu zarezervujte. Chcete s týmem pracovat při obědě? Sejděte se v salónku, který působí jako restaurace. A co třeba rychlý hovor s kolegou? Využijte telefonní budku. Pro každou aktivitu existuje vhodný druh prostoru, který už na vás čeká.

  2. Smyslové vjemy. Prostory v tomto konceptu zaměstnancům přímo i nepřímo napovídají, jak je mají využívat. Zaměstnanci by měli lehce odhadnout, který prostor je pro ně v daný okamžik ten správný, ať už pro svou aktuální práci potřebují přístup do prostoru nabitého energií, nebo spíš prostor klidnější. Jako příklad prostoru nabitého energií nám poslouží kuchyňka ve WeWork. Jakmile do ní vejdete, ucítíte čerstvě namletou kávu, uslyšíte hudbu z reproduktorů a pocítíte energii ostatních v tomto prostoru. To vše lidi prostě přitahuje. Cítí, že si tam mohou dát kávu a popovídat s kolegy. Na druhé straně energetického spektra se nachází studovna v našem sídle v New Yorku, kde panuje klid a kde dostanete dostatek prostoru a můžete se zaměřit na svou prezentaci nápadu nebo designový projekt. Takto různé prvky v prostředí lidem napovídají, jak je využít, a fungují jako určitá vrstva na fyzickém designu, která ukazuje, jak různě jednotlivé prostory využívat.

  3. Podpora přirozeného chování Díky optimálnímu uspořádání konceptu ABW a podnětům pro smyslové vjemy pak pracovní prostor funguje nejlépe, když lidé vědí, co se od nich čeká. Ve studovně dodržují klid, telefonují z telefonních budek, osobní věci si nosí s sebou, aby ostatní mohli využívat daný prostor, a cítí podporu od týmu a vedoucích, aby pracovní prostor využívali tak, jak jim pro danou práci vyhovuje. Ani hektolitry kávy zdarma nepřitáhnou tým do kuchyňky, pokud se jejich nadřízeným nelíbí, že nesedí u pracovního stolu. 

  4. Iterativní učení. Zaměstnanci ucítí silnou podporu pro osvojení stylu práce, jako je koncept ABW, pokud nadřízení tuto změnu myšlení plně přijmou, a to v kombinaci s designem, podporou chování a promyšlenou prací s neustále se měnícím pracovištěm. Pokud nadřízení vytvoří dobrý systém zpětné vazby na základě kvalitativních a kvantitativních dat a na základě těchto zjištění vylepší pracovní prostor, přispějí tak k úspěšnému využívání konceptu ABW.

Původ konceptu uspořádání pracoviště podle způsobu práce 

Koncept ABW přirozeně zapadá do naší kultury, kde věci fungují takzvaně na vyžádání, ale nejedná se o  přístup zcela nový. Za oficiální začátek se považuje rok 1983, kdy se americký architekt Robert Luchetti podílel na vytvoření konceptu různých prostředí pro různé aktivity na pracovišti, např. pro zapisování nebo schůzky. Koncept ABW se tenkrát v Americe příliš neprosadil, ale v zemích jako Austrálie, Dánsko, Nizozemsko a Švédsko ho přijali lépe.

Označení ABW (activity-based working) zavedl v publikaci Umění práce (The Art of Working) nizozemský konzultant Erik Veldhoen (Veldhoen + Co.), který také napsal knihu Konec kanceláře (The Demise of the Office). V devadesátých letech 20. století firma Veldhoen + Co. uzavřela partnerství s jednou z největších pojišťoven v Nizozemí s názvem Interpolis, kde měla za úkol zavést koncept ABW do praxe. Pojišťovna Interpolis pochopila skutečnou flexibilitu a svobodu, kterou tento koncept jejím zaměstnancům přinesl, a rozhodla se ho přijmout naplno. Zrušila pevná pracovní místa a manažery podpořila v tom, aby dali svým zaměstnancům naprostou autonomii ohledně toho kdy, kde a jak dlouho budou pracovat.

Flexibilní charakter nového pracovního prostoru pak prostoupil celou kulturu společnosti Interpolis. Bylo zrušeno sledování docházky zaměstnanců a nebyl na ně vyvíjen tlak, aby po celý den stáli či seděli na jednom místě. Heslo společnosti znělo: „Hlavně je, aby byla práce hotová.“ 

„V současnosti jsou nejefektivnější styly řízení vybudovány spíš na důvěře a autonomii než na příkazech a kontrole. Fyzický prostor tak může tyto snahy podpořit, ale může jim taky bránit,” říká moje kolegyně Claire Rowell, vedoucí aplikovaného průzkumu a tzv. cultureOS (operační systém kultury) ve WeWork. „Když třeba vaši zaměstnanci cítí, že mají celý den sedět nebo stát na jednom místě, den za dnem, možná se začnou sami sebe ptát, jestli je zaměstnavatel oceňuje podle výkonu, nebo pouhé přítomnosti v kanceláři.“ 

Tento způsob práce se od tradičního pracoviště silně liší. Pod slovem tradiční si někdo může představit klasický prostor s k´´ojemi, ale někdo jiný zase otevřené prostory. Tak či tak je tento prostor neflexibilní. „Tradiční uspořádání kanceláří už nedává smysl,“ říká Claire Rowell. „Zaměstnanci podávají nejlepší výkon ve chvíli, kdy je jejich společnost podporuje v tom, aby pracovali na místě, v době a způsobem, který si sami vyberou.“

Podle průzkumu CBRE Americas Occupier Survey 2018 proto 45 % manažerů v oblasti nemovitostí očekává přechod na koncept pracovního prostoru ABW s cílem dosáhnout efektivity pracovníků a budoucí flexibility designu.

Přechod z tradičního uspořádání na koncept ABW vyžaduje změnu myšlení

Koncept ABW od manažerů společností požaduje, aby se ptali, co lidé potřebují bez ohledu na jejich aktuální pozici a zkušenosti. Potom svým zaměstnancům musí důvěřovat, že si na potřebnou dobu vyberou pracovní prostor, který jim vyhovuje, a podporovat je v tom. Mnoho společností proto musí výrazně změnit svou kulturu.

„Kamenem úrazu bývá právě změna myšlení, kdy lidé musí přestat přemýšlet jako dřív,“ říká Luigi Sciabarrasi, senior viceprezident a ředitel globálních nemovitostí ve společnosti AECOM, což je nadnárodní firma zabývající se designem, výstavbou, financováním a provozem infrastruktury pro vlády, firmy a organizace. 

Pokud mají všichni přijmout nový styl práce nebo flexibilní pracovní prostředí, bude k tomu potřeba kombinace vzdělávání, investic do IT a snahy ze strany zaměstnanců. Společnost AECOM před začátkem projektu provede průzkum toho, jak zaměstnanci pracují a které nástroje jim k práci chybíí, aby jim mohla neustále naslouchat a svou nabídku zlepšovat.

Síla změny myšlení i rozvržení prostoru

Zásadní součástí konceptu ABW je změna myšlení. Odpovědnost za přijetí změn pracoviště tak leží hlavně na lidech v rámci daného prostoru. Je ale důležité si pamatovat, že úspěch na pracovišti budoucnosti silně závisí na rovnováze toho, jak se lidé a prostor budou společně přizpůsobovat a rozvíjet. Příležitost spočívá ve schopnosti chápat prostor spíš jako flexibilní a přizpůsobitelný než statický či neměnný.

Toto myšlení jde také ruku v ruce s budoucností nemovitostí. „Proč se klasicky zavázat k nájmu na 15 let, když máte počet pracovníků jen málokdy naplánován na dobu delší než tři roky?“ ptá se John Lewis, vedoucí globálního poradenství v oblasti nemovitostí ve WeWork. „WeWork přináší agilitu, a tím narušuje tradiční model. Nemovitosti chápeme jako aktiva likvidní, ne statická.“

U tradičnějších řešení nemovitostí v minulosti se často kladl důraz na viditelnou část designu, budování a logistiky nového pracovního prostoru. Jakmile ale společnost podepíše smlouvu a nastěhuje se, není v tradičním modelu lehké změny provést (doby podnájmu nebo designu pracovního prostoru). Paradoxně bylo možné pochopit, jak design a funkčnost pracovního prostoru ovlivňují zaměstnance až poté, co se v něm všichni zabydleli. U tradičního modelu může úplné zavedení změn trvat 10 i 20 let, pokud nemají narušit chod firmy.

Schopnost naplno přijmout a využít změny v oblasti nemovitostí i na úrovni designu má potenciál proměnit samotné jádro přístupu firem k pracovnímu prostoru. Jinými slovy jde o to, že se přibližujeme pracovnímu prostoru postavenému na lidech, který zároveň prospívá i samotným firmám. Z toho mají prospěch všichni.

Budoucnost práce je flexibilní a založená na lidech

Při správném zavedení koncept ABW nabízí zaměstnancům i zaměstnavatelům způsob, jak zvýšit efektivitu a produktivitu na pracovišti a ukázat, jak flexibilní a přizpůsobitelný pracovní prostor může být. Talentovaní lidé se dnes mnohem jednodušeji dokáží pohybovat po celém světě, takže je důležité, aby se pracovní prostor uměl tomuto trendu přizpůsobit a rostl společně s ním.

Koncept ABW je pro naše týmy ve WeWork vzrušující příležitostí. Díky němu dokážeme kombinovat sílu prostoru, designu a výzkumu, a nadále tak objevovat hlubší pravdu o tom, co je pro lidi po celém světě v pracovním prostoru opravdu důležité. Pracovat na tom, aby svět byl lepším místem pro všechny, je teď naše odpovědnost.

Corinne Murray pracuje pro WeWork jako odbornice na uspořádání pracovního prostoru podle způsobu práce a jeho změny. Rozvíjí a testuje nové koncepty, které přinášejí větší potenciál a lepší prostředí pro její kolegy i klienty. Díky znalostem filozofie náboženství je Corinne odhodlána porozumět evoluci vztahu mezi prostorem, designem, lidmi a kulturou, a tuto evoluci usnadňovat. Dříve pomáhala s podporou lidí a systémů ve společnostech Gensler, American ExpressCBRE.

Máte zájem o pracovní prostor? Kontaktuje nás.