當所有事項都很重要時,如何劃分工作的優先順序

「忙碌」並不等於進度—這些優先順序劃分技巧將幫助您充分發揮工作效率

在日常工作中,通常會根據他人的需求或截止時間的緊迫性來安排工作的優先順序。這也可能發生在我們的生活中,我們很少將時間花在真正重要的事情上,卻將更多的精力花在「保持忙碌」上。有意地根據未來的目標有效劃分工作的優先順序可以改變這一點,確保您處理的每項任務都能產生意義,避免無足輕重的任務擾亂待辦事項。

您可以藉由實施優先順序劃分策略,大幅度地改變工作型態,以充分利用您的辦公時間,在家中也是一樣。這些策略能幫助您評估及安排首要任務。

劃分工作優先順序的七個策略

安排合理的優先順序通常涉及建立待辦事項、評估任務及分配時間和工作,以在短時間內帶來最大價值。優先順序的劃分應具有靈活性,因為您可能需要中斷優先順序不高的工作,才能執行緊急任務。

1. 備有包含所有工作的清單

有效的優先順序劃分來自於了解需完成的工作的全貌,即使是最不起眼的工作也應該認真寫下來仔細思考為了讓自己的考慮更為周全,建議將個人和工作任務集中在相同的工作清單。

從領取乾洗衣物到安排與老闆的一對一會面,所有事項皆應詳列在相同的地方。列出所有事項之後,通常會根據每項任務的重要性、緊迫性、持續時間和工作帶來的回報來劃分優先順序。

2. 找出重要的事項:了解您真正的目標

儘管劃分優先順序看似眼下的時間管理策略,但它卻是實現長期目標的關鍵。了解您的真實目標(無論是升遷、完成專案還是轉職)可以幫助您找出與這些未來成果最相關的任務。建議將這些較大的目標細分為具有時間性的較小目標。例如,可以將年度目標分解為每月待辦事項清單,然後列出每週的任務、每日優先順序等。

對公關公司 Another Company 資深時裝客戶業務專員和墨西哥城 WeWork Reforma 26 成員 Alejandro Cerecedo 而言,設定長期目標是他每年年初團結並激勵其團隊的方法。「我們討論個人和職業目標,並設定如何實現這些目標的時間表。」Cerecedo 說。

這種考量全局的思維對有效安排優先順序至關重要:忙碌等於進度是一種普遍的誤解。然而,花一整天的時間在那些對最終目標毫無意義的工作上只是浪費時間。誠實面對每個任務的持久價值,並始終牢記最終目標。

3. 重點顯示緊迫任務

您的待辦事項清單應該清楚地註明截止時間,協助您確定哪些任務必須立即完成,並根據未來的截止時間提前計劃。

設定截止時間也很重要(即使沒有硬性規定)。否則,您可能會因為事情沒有時間性而不斷推託重要任務。(此策略也有助於提高效率並減少拖延。)

4. 根據重要性和緊迫性劃分優先順序

企業家兼主講人 Stephen Covey 在他於 1989 年出版的與成功有約:高效能人士的七個習慣》中建議,應根據重要性和緊迫性來分類並劃分任務的優先順序。

  • 緊急且重要:這些任務應先完成
  • 為這些工作預留時間,確保在不受干擾的情況下完成任務
  • 緊急但不重要:委託他人。委託他人。委託他人。
  • 不緊急且不重要:從待辦事項清單移除

確保優先處理重要工作的另一個策略是最重要的任務 (MIT) 法則,即使面對糾纏不休的利害關係人或收到「緊急」的臨時要求也毫不動搖。此策略是針對當天必須完成的三項任務另外列出一份清單。這些任務的選擇重點在於其重要性,而不是緊迫性。在做決定時,問自己以目標為導向的問題:哪些工作將會對最終結果產生最大的影響?我今天可以做什麼來進一步實現這個目標?

5. 避免優先順序相互競爭

如果您正在進行的工作並不特別困難,同時處理這些任務就會相對容易許多。然而,隨著難度增加,研究顯示掌權人士較可能將單一目標列為優先,而職位相對較低的人會不斷嘗試同時處理多項優先任務。這種雙重任務策略會導致效率降低,這表示最重要的任務沒有達到最高標準。

一次專注於一項重要任務的策略能識別可能的干擾(同時並行的任務或臨時要求),並一整天積極避免這些干擾。這表示如果您忙著為某專案擷取資料,同時為簡報建立投影片,則應優先處理其中一項任務,並避免與另一項任務相關的任何工作、電子郵件、訊息或準備工作。

6. 考慮需要投入多少時間精力

盯著冗長的待辦事項清單時,很容易被需要做的工作淹沒,這種感覺會降低效率並導致拖延。克服此問題的策略是根據完成這些任務所需的精力來評估任務。

如果您的待辦事項清單變得太繁瑣,那麼不妨優先處理那些需要最少時間和精力的工作,並快速完成它們。清理這些任務能給您喘息的空間,並產生成就感,讓您順利度過一整天。

7. 持續審查並切合實際

生產力顧問 David Allen 的五步驟「將事情搞定」(GTD) 方法論中的步驟之一是批判反思。經常檢閱任務清單和優先順序是「重新獲得控制和專注力」的關鍵,Allen 這樣認為

位於亞特蘭大的 WeWork Coda

有效劃分優先順序的簡單秘訣

當您意識到適當劃分優先順序的必要性時,比起單純列出一份工作清單,這可能會變得複雜許多,而且壓力更大。上述關鍵策略總結如下,以幫助您有目的地劃分優先順序。

  • 列出所有事項:個人和工作任務應集中在同一個地方。
  • 評估長期目標:考慮較大的長期目標,以及實現這些目標需要做的工作。
  • 把較大的目標細分開來:充分了解如何實現長期目標,將這些目標細分為每年、每月和每週進度。
  • 建立明確的截止期限:讓期限清楚明瞭,沒有硬性規定的工作也要設定截止期限。
  • 採用緊急與重要方法:優先處理緊急且重要的工作;設定特定時間處理重要的非緊急任務;並委派或移除所有其他任務。
  • 建立每日 MIT 清單:列出當日應完成的三項重要任務。這些任務應該總是與較大的未來目標相關。測試
  • 避免分心:刻意避開會相互衝突的工作,尤其是當任務難度增加時。
  • 考慮需投入的精力:當任務清單項目過多時,根據需投入的精力劃分優先順序,更快地完成較簡單的任務。

劃分時間優先順序並切合實際

無論您如何劃分優先順序,一天內能完成的事情有限,而且某些干擾是無法避免的。在設定目標和劃分優先順序時切合實際非常重要。否則,您將對周圍的人產生不切實際的期望,且會不斷感到自己落後他人。

請記住,安排優先順序的目的是將時間花在處理重要任務上,這些事情從長遠來看會帶來影響,並朝著正確的方向發展。如果優先順序處理得當,較不會過度反應,且更能專注、目標更明確。目的是完成代表真正進展的工作,並捨棄其餘工作(所有無謂的「忙碌」)。

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Caitlin Bishop 是 WeWork 的 Ideas by We 作者,現居於紐約市。她曾任澳洲雪梨 Mamamia 的記者和編輯以及 Gotham Gazette 的特約記者。

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