在所有事项都很重要时,如何确定工作的优先级

“忙碌”不总是等于取得进展。我们希望为您提供以下优先级策略,让您能充分利用工作的每一天。

在工作日中,各项任务是否会被优先处理取决于他人的需求或是最后期限的紧迫性。同样的情况也会发生在我们的生活中,真正重要的事情仅仅占据了有限的时间,更多的精力则用在了“保持忙碌”上。有意地根据未来目标而有效地划分任务优先级可以改变这一情况,而且确保您处理的每项任务都有意义,同时不让无足轻重的任务堆满待办事项列表。 

通过引入优先级策略,您可以大幅地调整工作日计划,实现充分利用在办公室和在家的时间。这些策略将帮助您评估并确定高优先级任务。 

工作任务划分优先级的七个策略   

合理划分的优先级通常包括创建日程表和评估任务,以及分配工作和时间,以期在短时间内创造最大价值。优先级划分应该是灵活的,因为很有可能出现一些紧急的事项,使您必须中断低优先级任务。 

1. 建立一个包含所有任务的列表 

有效的优先级划分建立在对必须完成的事项有充分理解的基础上,即使再不起眼的任务都应该认真写下来并仔细思考。为了让自己的考虑更周全,不妨在一个任务列表中同时包括个人和工作任务。 

任何事项,包括取干洗衣物和安排与老板的一对一会议时间在内,都应记录在同一个地方。在列出所有任务后,优先级通常根据以下情况划分:重要性、紧急性、时长以及任务带来的回报。

2. 识别重要的事:了解自己的真正目标 

虽然优先级划分看起来像是当前时间管理策略,但它却是实现长期目标的关键。了解自己真正的努力目标是什么(升职、完成一个项目或是调整职业方向都可能是其中之一)有助于您找出与实现未来成果最密切相关的任务。将较大的目标拆分为与时间相关的较小目标,不失为一个好方法。比如说,全年目标可以规划至每个月的待办事项列表中,继而分解为每周任务、每天的优先事项等等。 

Alejandro Cerecedo 是公关公司 Another Company 的资深时装行业业务经理,同时也是墨西哥城 WeWork Reforma 26 的一名会员。对他而言,在一年之初设定长期目标可以激励团队,并让队员保持步调一致。Cerecedo 说:“我会和队员交流他们的个人以及工作目标,并且我们会就努力实现这些目标设定时间线。”

全局思维对于有效地划分优先级至关重要。认为忙碌就等于取得进展是一个常见的误区。实际上,花费一整天在那些对最终目标毫无意义的任务上只能是浪费时间。您必须对自己诚实,清楚了解每一项任务的持久价值,并且始终牢记最终目标。  

3. 突出显示紧急任务

待办事项列表应该清楚注明截止期限,帮助您确定哪些任务必须及时完成,同时根据未来的截止时间提前进行计划。 

对没有正式截止期限的任务设定截止期限同样重要,否则您很可能因为事情不紧迫而不断将重要任务的处理推后。(这一策略同样有助于提高效率和减少拖延。)

4. 根据重要性和紧急性确定优先级 

Stephen Covey(企业家及主讲人)在他 1989 年出版的著作《高效能人士的七个习惯》中建议,应该根据重要性和紧急性为任务分类并划分优先级。   

  • 紧急并且重要:这些任务应首先完成
  • 重要但并不紧急:为这些任务留出时间,以确保能不中断地将其完成
  • 紧急但不重要:委托他人。 
  • 既不紧急也不重要:将这些任务从待办事项列表中删除

还有一个策略也可以确保重要的任务被优先处理,即使面对纠缠不休的利益相关者或是“紧急的”临时请求也毫不例外,这就是最重要任务 (MIT) 法则。这个策略需要创建一个仅列出今天必须完成的三项任务的列表。选择这些任务时,应更多地考虑重要性而不是紧急性。在决定时,请问自己这样的目标导向问题:哪些任务会对最终结果产生最大的影响?我今天可以完成哪些事项以进一步实现那个目标? 

5. 避免优先级之间互相冲突 

如果正在处理的任务不是特别有难度,那么将它们一并处理则是相对容易的。但是当难度增加,研究表明,处于管理层位置的人更可能优先处理单个任务,而职位相对较低的人则会继续尝试同时处理多个优先级任务。这种双任务策略导致工作效率下降,也就是说最重要的任务并没有达到最高标准。 

识别出可能成为干扰的并行任务或是临时请求,并在一天中积极将其避免,不失为保持专注于一项重要任务的一种策略。这就意味着,如果您在为项目收集数据的同时还在创建演示幻灯片,那么您应该优先一项任务,同时避免处理与另一项任务相关的一切工作、电子邮箱、信息或与准备。 

6. 考虑完成任务需要的时间和精力

面对长长的待办事项列表,看着那些需要完成的工作很容易让人感到压力倍增。这种情绪会降低效率并产生拖延。根据完成任务所需的精力多少来评估各个任务,是克服这种情绪的一个策略。 

如果您的待办事项列表变得过于繁重,那么不妨优先处理所需时间和精力较少的任务,并迅速完成它们。清除这些任务可以给您带来喘息空间和成就感,有助于促进您完成全天任务。 

7. 不断调整以切合实际

在效率顾问 David Allen“尽管去做”(GTD) 方法中,批判性反思是其中五个步骤之一。Allen 认为,定期回顾您的任务列表并确定优先级是“重新获得控制力和专注度”的关键。

WeWork Coda,亚特兰大。

高效划分优先级的简单技巧

在意识到合理划分优先级的必要性之后,也许比起创建一个简单的任务列表,您觉得这样更复杂而且压力更大。我们将上述策略总结如下,帮助您有目的地设定优先级。 

  • 列出所有事项:个人和工作任务应该记录在同一个地方。
  • 评估长期目标:考虑更大的长期目标,以及为达成此目标需要完成的工作。 
  • 分解较大的目标:充分理解如何实现长期目标,并将其细分至每年、每月或是每周应完成的任务。 
  • 创建明确的截止期限:为自己清楚地注明截止期限,对没有正式要求完成日期的工作也设定截止时间。 
  • 采用“紧急 – 重要法”:优先处理紧急并且重要的任务。为重要但是不紧急的任务设定具体处理时间。将其他任务删除或委托他人完成。 
  • 创建每日 MIT 列表:列出三项必须当天完成的重要任务。这些任务应该始终与您较大的长期目标相关。 测试
  • 避免分心:有意识地避开产生冲突的任务,尤其是在任务难度增加时。 
  • 考虑所需精力:当任务列表变得繁重时,根据所需精力确定优先级,并快速完成这些较为简单的任务。

对时间进行优先级划分并切合实际 

无论优先级划分做得再好,您在一天当中能处理的事项也是很有限的,有一些干扰也是无法避免的。务实地设定目标并确定任务优先级就显得格外重要。否则您将对自己身边的人产生不实预期,并始终感觉您的进度落后了。

请注意,确定优先级的目的是出于将时间用于重要的任务,以及从长远角度来看会产生积极影响,并为您指引正确方向的事。恰当划分优先级,您会更从容不迫并且精力集中,工作更有针对性。最终的目标是完成那些切实带来成果的工作,扫清所有的“忙碌”。 

Caitlin Bishop 是 WeWork 的 Ideas by We 的作者,现居纽约市。此前为澳大利亚悉尼 Mamamia 网站的记者和编辑 以及 Gotham Gazette 网站的特约记者

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