Hướng dẫn quan trọng về làm việc dựa theo hoạt động

Các nhân viên ngày nay muốn có thêm sự linh hoạt, tự quản và khả năng được chọn địa điểm và thời gian làm việc. Cùng tìm hiểu cách làm việc dựa theo hoạt động giúp các nhân viên và nhà tuyển dụng như thế nào

Không gian là một công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy tương tác, truyền cảm hứng sáng tạo và nâng cao năng suất. Nhưng thế nào là một không gian tối ưu? Tại Science of Space, chúng tôi khám phá cách mà khoa học thiết kế có chủ ý biến bất cứ môi trường làm việc nào trở thành một trải nghiệm toàn diện.

Nhờ công nghệ, mô hình làm việc truyền thống, khi mà mọi người đều được bố trí vào một bàn làm việc, đang dần dần giảm bớt. Thay vào đó, các không gian làm việc có nhiều loại không gian hơn, từ các sảnh giống như phòng khách, cho đến những khu vực hợp tác được trang bị các bề mặt có thể viết được để nhân viên động não, hoặc những phòng điện thoại để gọi riêng. Chào mừng bạn đến với làm việc dựa theo hoạt động.

Định nghĩa làm việc dựa theo hoạt động (ABW)

Làm việc dựa theo hoạt động là một phong cách làm việc cho phép nhân viên chọn các bối cảnh khác nhau tùy theo bản chất công việc, kết hợp với trải nghiệm nơi làm việc hỗ trợ cho họ sử dụng những không gian đó trong suốt cả ngày. Mấu chốt của phong cách này là nhân viên sẽ trở nên năng suất hơn khi họ có không gian phù hợp với công việc cần làm. Hãy suy nghĩ thử xem: Ngày nay, mọi thứ đều "theo yêu cầu", từ chương trình TV cho đến thức ăn, từ âm nhạc cho đến du lịch. Nơi làm việc phải chăng cũng nên như vậy? Để tiến đến công việc của tương lai, nơi làm việc phải được xem như một tế bào sống, biết hít thở để thích nghi theo nhu cầu của nhân viên. 

Bốn yếu tố đặc thù của ABW

Phong cách ABW không chỉ là thêm ghế và phòng điện thoại vào nơi làm việc. Để phong cách ABW tồn tại được trong công ty, phải có bốn yếu tố: thiết kế, trải nghiệm giác quan, củng cố hành vi và học tập lặp lại.

  1. Thiết kế. Không gian làm việc ABW được thiết kế với nhiều loại không gian trong một tòa nhà.  Bạn cần chỗ để tập trung làm việc? Hãy chọn một bàn tại phòng làm việc, ở đó mọi người có thể tập trung trong yên tĩnh khi họ cần. Bạn phải tổ chức cuộc gặp khách hàng trong phòng họp lớn? Hãy đặt ngay phòng cho nhóm của bạn. Bạn muốn hợp tác với một nhóm qua bữa trưa? Hãy tập hợp họ trong một buồng kiểu nhà hàng. Còn cuộc gọi nhanh với đồng nghiệp thì sao? Hãy nhanh chân đến phòng điện thoại. Bất kể hoạt động gì, sẽ luôn có không gian làm việc tương ứng sẵn sàng chờ đón bạn.

  2. Trải nghiệm giác quan. Không gian ABW cần mang lại cho nhân viên những tín hiệu ngầm và rõ ràng về cách sử dụng một không gian. Cho dù các nhân viên cần không gian sôi động hay tĩnh lặng cho công việc đang làm, họ sẽ có thể dễ dàng tính toán xem không gian nào phù hợp tại thời điểm đó. Chúng ta sẽ lấy ví dụ về khu vực bếp của WeWork như một không gian sôi động. Khi bước vào, bạn sẽ ngửi được mùi cà phê mới rang, nghe tiếng nhạc phát qua loa cũng như cảm thấy được năng lượng của người khác trong không gian. Những yếu tố này thu hút mọi người đến và khiến họ thấy dễ chịu để thưởng thức một tách cà phê và tán gẫu cùng đồng nghiệp. Ngược lại, xét về yếu tố tĩnh lặng, phòng làm việc của trụ sở WeWork New York rất yên tĩnh kể từ lúc bạn bước vào, cho bạn đủ không gian tinh thần để tập trung vào bản đề xuất hay dự án thiết kế tiếp theo. Theo cách này, các yếu tố môi trường khác nhau sẽ đưa ra những gợi ý đặc biệt và đóng vai trò như yếu tố thể hiện mục đích của thiết kế thực tế, ngầm đưa ra thông điệp về cách sử dụng từng không gian khác nhau.

  3. Củng cố hành vi. Với thiết kế ABW tối ưu và các tín hiệu giác quan, không gian hoạt động tốt nhất khi người dùng biết được những yêu cầu của không gian đó: Yên tĩnh trong phòng làm việc, dùng phòng điện thoại để gọi, mang theo đồ đạc cá nhân để cho người khác dùng không gian, cũng như thấy được sự hỗ trợ của đội nhóm và những người lãnh đạo khi sử dụng không gian theo cách phù hợp với họ và công việc. Cà phê miễn phí bao nhiêu cũng không đủ để khuyến khích một nhóm quây quần nơi nhà bếp nếu các lãnh đạo cau mày khi nhân viên rời khỏi bàn làm việc. 

  4. Học tập lặp lại. Các nhân viên thực sự được hỗ trợ để  áp dụng phong cách làm việc mới như ABW khi các lãnh đạo công ty ủng hộ hoàn toàn sự thay đổi về tư duy, kết hợp với thiết kế, hành vi và việc lên chương trình của một nơi làm việc phát triển thần tốc. Khi các lãnh đạo quyết tâm  tạo ra một vòng phản hồi thông qua các dữ liệu định tính và định lượng, áp dụng những phát hiện này để cải tiến không gian làm việc, họ đã góp phần đảm bảo sự thành công của không gian ABW.

Khởi nguồn của làm việc dựa theo hoạt động 

Dù ABW phù hợp với văn hóa theo yêu cầu của chúng ta, khái niệm này không hề mới. Khái niệm chính thức sinh ra từ Robert Luchetti, một kiến trúc người Mỹ. Năm 1983, ông đồng phát kiến ý tưởng tạo ra "sự sắp xếp hoạt động" cho các công việc văn phòng, từ gõ văn bản cho đến tổ chức họp hành. Ở thời điểm đó tại Mỹ, ABW không khởi sắc, nhưng các nước như Úc, Đan Mạch, Hà Lan và Thụy Điển đã sẵn sàng áp dụng.

Thuật ngữ "làm việc dựa theo hoạt động" được tạo ra trong cuốn The Art of Working của nhà tư vấn người Hà Lan Erik Veldhoen (Veldhoen + Co.), ông cũng là tác giả của cuốn The Demise of the Office. Vào những năm 90, Veldhoen + Co. hợp tác với Interpolis, một trong những công ty bảo hiểm lớn nhất ở Hà Lan nhằm triển khai phương pháp làm việc dựa theo hoạt động ở các văn phòng của họ. Sau khi hiểu về sự linh hoạt và tự do đích thực mà phương pháp này mang đến cho các nhân viên, Interpolis áp dụng nó hoàn toàn: Họ dẹp hết tất cả những bàn làm việc cố định và khuyến khích các quản lý trao cho nhân viên quyền tự quản toàn bộ để chọn thời gian và địa điểm cũng như thời lượng làm việc.

Bản chất linh hoạt ở không gian làm việc mới của Interpolis lan tỏa trong văn hóa công ty. Nhân viên không cần phải nhập thời gian ra vào hay cảm thấy áp lực phải đứng, ngồi một chỗ suốt cả ngày. Phương châm của công ty là: "Miễn là xong việc." 

"Ngày nay, những phong cách quản lý hiệu quả nhất được xây dựng trên nền tảng lòng tin và sự tự quản hơn là mệnh lệnh và sự kiểm soát. Không gian vật lý có thể củng cố hoặc đi ngược lại những nỗ lực đó," đồng nghiệp của tôi, cô Claire Rowell, Chuyên viên Cao cấp về Nghiên cứu Ứng dụng và Hệ thống Điều hành Văn hóa tại WeWork cho hay. "Ví dụ, nếu nhân viên cảm thấy áp lực khi phải ngồi hay đứng ở một vị trí cả ngày, ngày nào cũng vậy, họ sẽ bắt đầu hỏi: "Nhà tuyển dụng đánh giá tôi dựa theo năng lực hay sự có mặt của tôi ở văn phòng?" 

Cách làm việc này rất khác với một không gian làm việc truyền thống. Đối với một số người, "truyền thống" nghĩa là những buồng làm việc; đối với người khác, đó là những bàn làm việc mở – nhưng trong trường hợp nào đi nữa, nó có nghĩa là "không linh hoạt". Cô Rowell nói: "Sơ đồ văn phòng truyền thống không còn phù hợp. Nhân viên làm việc tốt nhất khi công ty hỗ trợ họ làm việc vào thời gian, địa điểm và bằng cách thức họ muốn."

Theo Khảo sát Americas Occupier 2018 của CBRE, đó là lý do 45% các nhà điều hành bất động sản dự đoán một sự chuyển dịch sang không gian làm việc dựa theo hoạt động, nhắm đến hiệu quả của nhân viên và sự linh hoạt thiết kế trong tương lai.

Từ truyền thống lên ABW yêu cầu thay đổi tư duy

Không gian ABW buộc các lãnh đạo công ty phải đặt ra câu hỏi: "Con người cần gì, bất kể chức vụ và chuyên môn của họ?" Sau đó, họ cần tin tưởng và hỗ trợ nhân viên sử dụng bất kỳ không gian nào họ thấy phù hợp trong thời gian bao lâu tùy ý. Để đạt đến mức độ này, nhiều công ty cần thay đổi văn hóa.

“Trở ngại lớn nhất của chúng tôi là đưa con người thoát khỏi tư duy về văn hóa làm việc truyền thống mà họ đã trải qua trong quá khứ,” theo ông Luigi Sciabarrasi, Phó Chủ tịch Cao cấp và Trưởng nhóm Bất động sản Toàn cầu tại AECOM, một công ty đa quốc gia chuyên thiết kế, xây dựng, tài trợ và vận hành tài sản cơ sở hạ tầng cho chính phủ, doanh nghiệp và tổ chức. 

Thuyết phục mọi người đi theo một phong cách làm việc mới hay bất kỳ môi trường làm việc linh hoạt nào, đòi hỏi sự kết hợp của giáo dục, đầu tư CNTT và góp ý của nhân viên. AECOM dùng các khảo sát tiền dự án để tìm hiểu cách nhân viên làm việc và những công cụ họ cần nhưng không có nhằm liên tục lắng nghe và cải thiện đề nghị của họ.

Sức mạnh tổng hợp của thay đổi tư duy và thiết kế không gian

Đối với ABW, thay đổi tư duy là một phần quan trọng trong sự thay đổi. Như vậy, trách nhiệm thích nghi với một nơi làm việc thay đổi được đặt chủ yếu lên những người ở trong không gian đó. Tuy nhiên, quan trọng phải lưu ý rằng thành công nơi làm việc của tương lai dựa trên sự cân bằng giữa con người và không gian, thích nghi và phát triển cùng nhau. Thay vì xem không gian là nơi tĩnh lặng, bất biến, cơ hội của bạn là xem nó như một nơi linh hoạt, nhanh nhẹn và có thể thích nghi.

Tư duy này sẽ đồng hành với tương lai của bất động sản. Ông John Lewis, Trưởng nhóm Tư vấn Bất động sản Toàn cầu tại WeWork, đặt câu hỏi: "Tại sao phải chấp nhận một hợp đồng thuê truyền thống 15 năm khi mà nhân sự hiếm khi được lên kế hoạch dài hơn ba năm? Bằng cách đi theo sự linh hoạt, WeWork đang thay đổi mô hình truyền thống. Chúng tôi xem bất động sản là tài sản động chứ không phải tài sản tĩnh."

Trong quá khứ, ở bất động sản truyền thống, công tác thiết kế, xây dựng và hậu cần của chỗ làm việc mới được nhấn mạnh. Sau khi công ty đã thực sự ký hợp đồng và chuyển vào, những thay đổi (cho dù đó là điều khoản thuê hay thiết kế của không gian) không dễ dàng triển khai ở mô hình truyền thống. Trớ trêu rằng chúng ta chỉ có thể hiểu thiết kế và chức năng của chính không gian ảnh hưởng đến nhân viên như thế nào sau khi chuyển vào. Ở mô hình truyền thống, có thể mất đến 10, thậm chí 20 năm trước khi sự thay đổi về thiết kế có thể được áp dụng đầy đủ mà không cản trở công việc như thường lệ.

Khả năng nắm bắt hoàn toàn và thúc đẩy sự thay đổi ở cả bất động sản cấp độ thiết kế trải nghiệm có khả năng sẽ tái cấu trúc yếu tố cốt lõi về cách tiếp cận nơi làm việc của các công ty. Nói cách khác, chúng tôi đang tiến gần hơn đến một nơi làm việc tập trung vào con người dành cho nhân viên, trong khi vẫn liên tục mang lại lợi ích cho lợi nhuận của công ty. Đó là tình huống có lợi ở cả hai phương diện.

Công việc của tương lai là linh hoạt và tập trung vào con người

Khi áp dụng đúng, ABW mang đến một cách thức để các nhân viên và nhà tuyển dụng cải thiện sự hiệu quả và năng suất ở nơi làm việc, cũng như cho thấy mức độ linh hoạt và thích nghi của nó. Tài năng ngày càng mang tính toàn cầu và di động hơn bao giờ hết nên điều quan trọng là nơi làm việc phải bắt kịp và phát triển cùng xu thế.

ABW là một cơ hội thú vị cho các nhóm của chúng tôi ở WeWork. Nó cho phép chúng tôi kết hợp sức mạnh của không gian, thiết kế và nghiên cứu để tiếp tục thúc đẩy nhằm khám phá những sự thật ẩn sâu về điều thật sự cần thiết cho con người ở các nơi làm việc trên thế giới. Giờ đây, chúng tôi nhận thức được trách nhiệm của mình trong việc tạo điều kiện giúp công việc trở nên tốt hơn đối với mọi người.

Corinne Murray là chuyên gia về làm việc dựa theo hoạt động và thay đổi tại WeWork, ở đây cô phát triển và kiểm tra những khái niệm mới có thể dẫn đến những tiềm năng lớn hơn và trải nghiệm tốt hơn cho đồng nghiệp và khách hàng. Với nền tảng trong lĩnh vực triết học tôn giáo, Corinne quyết tâm tìm hiểu và thúc đẩy sự phát triển của mối quan hệ giữa không gian, thiết kế, con người và văn hóa. Trước khi gia nhập WeWork, Corinne đã góp phần thúc đẩy con người và hệ thống cho Gensler, American ExpressCBRE.

Interested in workspace? Get in touch.