Обеспечить соблюдение строжайших норм, продиктованных COVID-19, во всех локациях WeWork, а это более 800 локаций в 38 странах, —задача не из легких. Она требовала слаженной работы сотрудников из разных отделов по управлению зданиями и работы комьюнити, расположенных в по всему миру.
Но большие сложные проекты — это специализация WeWork. И через несколько месяцев согласований компания WeWork была отмечена за усилия в области охраны труда и техники безопасности и получила глобальный сертификат соответствия от Bureau Veritas, всемирно известной организации по тестированию, инспекции и сертификации.
Сертификат — это главная оценка глобальных усилий по обеспечению максимальной безопасности как для членов сообщества, так и для персонала. Команды WeWork контролировали процессы по проверке систем ОВК в отдельных зданиях, обеспечивали стабильные поставки гигиенического оборудования, устанавливали повсеместно единый стандарт физического дистанцирования и выполняли ряд других задач. WeWork также привлекла ведущую компанию International SOS, предоставляющую услуги в области здравоохранения и безопасности, для обеспечения стратегического управления.
Это требовало невероятных оперативных и стратегических усилий. Мы расспросили представителей этих команд по всему миру, чтобы узнать больше.
WeWork: Как можно получить сертификат Bureau Veritas? Что его получение означает для организации?
Кевин Киркбрайд, старший менеджер по программным услугам, Сан-Франциско: Процесс состоял из двух частей, первая из которых — получение Сертификата подтверждения политики (Certificate of Policy Assurance). Мы взаимодействовали с глобальными и региональными командами и разработали план реагирования на COVID-19. Мы внедрили новые политики, процедуры и ряд физических ресурсов. Bureau Veritas изучило наш консолидированный подход и выдало Сертификат подтверждения политики, свидетельствующий, что наш подход соответствует руководящим принципам Центров по контролю за заболеваниями (CDC) и Всемирной организации здравоохранения (ВОЗ).
Затем мы прошли дополнительный процесс — получение Сертификата внедрения (Certificate of Implementation). Это подтверждение для наших резидентов, что мы не просто отреагировали на глобальную пандемию на уровне корпорации, но и выполнили ряд конкретных действий.
Джордан МакБрайд, директор по управлению объектами, Нью-Йорк: Нам приходилось запускать процессы одновременно в сотнях зданий по всему миру, поэтому мы создали программу, которую можно было внедрять систематически. Если были какие-либо недоработки, мы устраняли их и следили за тем, чтобы каждое здание соответствовало требованиям, чтобы наши команды и резиденты были уверены в безопасности наших пространств. Процесс сертификации позволил нам обеспечить единые нормы качества и контроль за ними для всего нашего сообщества.
Значит ли что-то данная сертификация для протоколов COVID-19 в сообществах WeWork?
Джунис Ли, старший менеджер по операциям с региональными объектами, Сингапур: Да, безусловно! Резиденты и поставщики могут быть спокойны, зная, что мы ценим их безопасность и благополучие. Наша команда продаж может уверенно продавать пространства, зная, что операционные отделы и комьюнити команды продумали все детали. Сотрудники WeWork также могут спокойно продолжать работать в наших пространствах, зная, что компания делает все возможное, уделяя приоритетное внимание безопасности и защите.
Адам Вайнке, региональный директор в Северной Калифорнии, Сан-Франциско: То, что мы ставим здоровье и безопасность на первое место, говорит о многом. Это показывает нашим резидентам и сотрудникам, что мы лучшие в своем деле — не только среди других поставщиков гибких помещений, но и любых других рабочих пространств. Я захожу в вестибюли разных зданий каждый день. И я всегда лучше всего чувствую себя в WeWork, так как мы являемся примером.
Как ваши команды готовились к процессу сертификации? Нужно ли было что-то изменить тактически или оперативно?
Люсия Хименес, директор международного операционного проекта, Лондон: У нас было очень полное пошаговое руководство по внедрению пространственных решений COVID-19 (Space Solutions Implementation Guide). Вместе с нашими мерами по охране здоровья и безопасности и планами реагирования это обеспечило хороший старт для работы с Bureau Veritas для подготовки рекомендаций и утверждения наших действий.
Мы должны были собрать воедино все политики, протоколы и стандарты, связанные с COVID-19, и координировать межфункциональную работу с рядом заинтересованных сторон, чтобы обеспечить глобальную согласованность. Понимание того, как установить меры по контролю COVID-19 во всех странах, где COVID-19 протекает по-разному, имеет решающее значение для эффективной реализации глобальной политики.
МакБрайд: Мы провели внутренний аудит. Мы проверили каждое здание и выявили все пробелы и недоработки. Мы сотрудничали с нашими арендодателями, чтобы понять, соответствуют ли системы ОВК всем стандартам, оснащены ли они надлежащими системами фильтрации, и достаточный ли объем свежего воздуха поступает внутрь помещений.
Челси Шере, операционный директор южной Европы, Париж: Наши менеджеры по эксплуатации объектов и команды комьюнити проделали фантастическую работу, проверив каждое здание по всей южной Европе, чтобы убедиться в соблюдении всех правил.
Ли: Было внесено несколько изменений, включая, но не ограничиваясь следующими:
- Более частое протирание контактных поверхностей
- Поиск локальных поставщиков и обеспечение запаса дезинфицирующих средств на спиртовой основе, влажных салфеток, масок, перчаток и т. д.
- Согласование вариантов уборки с разными заинтересованными сторонами
- Согласование усовершенствований системы ОВК и управления качеством воздуха с владельцами зданий
- Проведение удаленных аудитов через Zoom для зданий, где действуют ограничения доступа, локдаун или имеется нехватка персонала
Все это было бы невозможно без слаженной командной работы местных менеджеров по эксплуатации объектов и команд комьюнити!
Чему вы научились в процессе сертификации? Стали ли вы лучше понимать какие-либо аспекты охраны труда и техники безопасности по мере прохождения процесса?
Киркбрайд: Я думаю, главной сложностью была необходимость детально познакомиться со всеми нашими зданиями. Мы должны были понимать особенности каждой системы ОВК и ее мощности. Нам приходилось заглядывать под каждый коврик и за каждый угол, чтобы убедиться, что каждая часть пространства соответствует нашим требованиям.
Хименес: Я поняла, что нет мелких деталей. Нам нужно было четко придерживаться плана. Мы — глобальная компания, и важность точного соблюдения общих правил и положений местного законодательства является основополагающей.
Шере: Процесс дал нам много новых знаний, особенно в части планирования бесперебойной работы бизнеса и обмена передовым опытом по таким вопросам, как контроль вместимости помещений и развертывание новых активов.
Вайнке: Это также помогло нашим сообществам научиться думать наперед. Не хотелось, чтобы это выглядело так, что раз сделали и забыли. Сейчас мы это проверяем соответсвие всем правилам на ежедневной основе.
Что вас удивило во время этого процесса? С какими трудностями вы столкнулись во время подготовки?
Хименес: Во-первых, широта аспектов, охватываемых сертификацией. Это не только маски и физическое дистанцирование. Учитываются самочувствие и психическое состояние, стресс, внутренняя проверка качества, протоколы уборки, консультативная информация о поездках, знание правил, указатели в лифтах и многое другое.
МакБрайд: Сложнее всего пришлось, когда нужно было глубже изучить системы ОВК в зданиях, которых оказалось гораздо больше , чем я мог себе представить. Подробное изучение систем ОВК привело нас к необходимости внедрять соответствующие изменения и взаимодействовать с нашими арендодателями в локациях, где они обслуживают наши системы.
Хименес: По завершении проверки технического консультанта Bureau Veritas впечатлили пять основных моментов:
- Степень задействования ОВК в качестве меры противодействия COVID-19
- Огромный выбор ресурсов по охране здоровья во внутренней сети на для сотрудников
- Четкость пространственных решений COVID-19: руководство по внедрению и, особенно, использование схем
- Четкое руководство по проведению внутренних аудитов COVID-19
- Открытость, прозрачность, дружелюбие и инициативность, которые наша команда проявила во время оценки
Не скажу, что я удивилась, но точно чувствовала гордость за то, что уже было сделано нашими командами до проверки.
Несомненно, обеспечить соблюдение единых правил в такой глобальной сети, как WeWork, непросто, но какой аспект корпоративной культуры помог больше всего?
Киркбрайд: Это строится на концепции, лежащей в основе WeWork, — гибкости. Речь идет о способности быстро действовать, преодолевать сложные ситуации и адаптироваться под них. WeWork обладает уникальной способностью к гибкости, и организация нашей компании позволяет выполнять процессы быстрее, чем многим другим компаниям.
Шере: Для нашей команды нет ничего лучше положительных отзывов резидентов, и это несомненно связано с наличием единого набора руководящих принципов. Успех его внедрения стал возможным благодаря культуре единой команды.
Ли: Стремимся стать лучше вместе! На протяжении всего процесса это стремление стало еще очевиднее. Различные команды (включая операционные и команды комьюнити) работали с общей целью — совершенствоваться и расти, чтобы обеспечить оптимальную среду не только для резидентов, сотрудников и поставщиков, но и для всех остальных, кто посетит наше пространство.
Что бы вы порекомендовали другим организациям, проходящим через этот процесс? Какие сделаны основные выводы?
Вайнке: Стремиться быть лучше вместе. Мы — единая команда, а не просто отдел в огромной компании. Мы сделали это все вместе. На втором месте — предприимчивость. Никто раньше не сталкивался с глобальной пандемией. Пришлось искать креативные решения. Как организация, мы этого не боялись. Мы все предлагали идеи, и это привело к успеху.
МакБрайд: Я бы порекомендовал хорошо разобраться в местных нормативах. Предписания государственных органов в отношении коммерческих площадей отличались в зависимости от страны, поэтому нам постоянно приходилось поддерживать связь с теми, кто работает внутри рынка, чтобы обеспечить соответствие наших правил действующим нормам.
Ли: Эта пандемия будет существовать какое-то время, хотим мы этого или нет. Мы не можем уничтожить этот вирус, но мы можем сделать все возможное, чтобы свести к минимум его распространение. Это может быть длительный процесс, но мы должны использовать эти передовые методы ежедневно, а не только во время аудита. Мы не можем останавливаться на достигнутом и должны постоянно стремиться к обеспечению единых стандартов во всех зданиях.