Uma perspectiva sobre as mudanças na planta baixa dos escritórios

As mudanças de um escritório durante a COVID-19: redução de densidade, descentralização ou transformação em hub de colaboração


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Enquanto os números de vacinação estão subindo constantemente, especialistas do setor, consultores e CEOs ainda não chegaram a um consenso sobre a forma mais segura de trazer as pessoas de volta ao escritório. Algumas estratégias importantes passaram a ser adotadas para atualizar a projeção do setor imobiliário.

A WeWork está trabalhando em estreita colaboração com empresas para isso. “Como as tendências de design não são perfeitamente lineares, não existe um retorno à normalidade”, diz Ashley Hohmann, executiva do projeto da WeWork com base em Nova York. “As adaptações que tivemos que fazer durante esta pandemia continuarão a definir a forma como interagimos com o espaço.”

Um andar típico em uma empresa costumava ser assim. Imagem da WeWork.

A maioria das pesquisas indica que as pessoas preferem a combinação dos modelos de retorno ao escritório e do trabalho remoto. Parece que o novo dia de trabalho envolverá um híbrido entre entrar no escritório e trabalhar em outros lugares. A situação apresenta uma oportunidade única para repensar a disposição e o funcionamento dos escritórios.

Em suma, as três principais estratégias de uso são redução da densidade, descentralização e transformação do escritório em um hub de colaboração. As estratégias podem ser empregadas como medidas autônomas ou usadas de maneira combinada. Vamos analisar como um andar de um escritório pode ser transformado usando essas estratégias.

Redução da densidade

Reduzir a densidade envolve limitar a quantidade de pessoas em um espaço. Para isso, as mesas podem ser afastadas fisicamente, ou pode haver uma estratégia em que nem todos trabalhem no local ao mesmo tempo. Dias de trabalho alternados no escritório podem reduzir o número de funcionários no local, liberando mais espaço para atividades específicas.

“Dessa forma, é possível reduzir o número de mesas e adotar escalonamentos alternados entre o dia A e o dia B e modelos de hotelling”, diz Hohmann. O modelo de hotelling e de mesa compartilhada designa uma mesma estação de trabalho que pode ser usada por mais de uma pessoa. Os usuários podem alternar dias, e a limpeza é realizada entre os usos. As cadeiras desocupadas e estações de trabalho não utilizadas podem ser removidas. Sinalizações, adesivos e outras ferramentas informativas de caminhos podem ser usados para incentivar o distanciamento. 

Como demonstrado no gráfico acima, a redução da densidade é a estratégia com implementação mais simples, uma vez que o layout básico do escritório permanece inalterado. As plantas baixas anteriores e posteriores à mudança demonstram como uma mesa que era utilizada por oito funcionários agora está sendo usada por quatro. Isso permite que todos se afastem e sigam as regras de distanciamento social. Se metade das pessoas trabalhar de casa no dia A e a outra metade no dia B, apenas metade das estações de trabalho será necessária.   

"O objetivo é proporcionar uma área generosa para aqueles que utilizam o espaço", diz Hohmann. 

Descentralização

Empresas com sedes grandes e tradicionais podem aproveitar os benefícios de levar mais pessoas para escritórios-satélites. 

“As equipes não precisam de um local centralizado para obter sucesso no trabalho”, diz Hohmann. “As empresas estão reconsiderando seu portfólio imobiliário para fornecer soluções que sejam práticas e atrativas para suas equipes. Isso pode significar uma redução na projeção da sede da empresa.”  

A sede da WeWork em Nova York é um excelente exemplo de como esse sistema pode funcionar. Antes da pandemia, a maioria dos funcionários trabalhava em um edifício da sede em Chelsea. A descentralização fez com que a WeWork criasse três novos escritórios-satélites no Brooklyn, Downtown e Midtown, em Manhattan. Os vários escritórios permitiram que os funcionários escolhessem o satélite mais próximo de onde moravam, reduzindo o tempo de deslocamento e aumentando a flexibilidade no local de trabalho.     

A mesma estratégia foi adotada por uma seguradora internacional com sede em uma grande cidade asiática. Ela não tinha os imóveis necessários para reduzir a densidade de seus escritórios da forma como estavam configurados. Com a descentralização, puderam criar escritórios-satélites temporários por toda a cidade, mantendo suas operações em funcionamento. 

Criando um hub de colaboração

No modelo de hub de colaboração, fileiras de estações de trabalho são retiradas. O espaço é reaproveitado em outras áreas, promovendo o trabalho em equipe. Ele pode ser transformado em áreas de integração e treinamento no formato de pequenas salas de aula, áreas de aprendizagem com cadeiras dispostas em círculo para incentivar contato visual e interação ou áreas de colaboração ativa com cadeiras informais.

“O hub de colaboração é uma resposta à necessidade de utilizar imóveis existentes para fornecer vários tipos de espaços que possam responder às necessidades que temos agora e que esperamos ter no futuro”, diz Hohmann. 

APayPay, empresa japonesa de serviços de pagamento sem uso de papel moeda, criou seu hub de colaboração eliminando primeiro a presença no escritório para tarefas que poderiam ser realizadas em casa. Em seguida, criou áreas dentro do escritório para fins específicos, como uma área de colaboração ativa, uma de aprendizagem e uma para comunidade/social. A PayPay viu a produtividade aumentar, e 90% dos funcionários declaram aumento de eficiência.  

Um hub de colaboração também pode envolver a criação de um modelo de distribuição radial especializado. A distribuição radial funciona como pontos de encontro que incentivam o cruzamento de ideias. Cada ponto é representado por um escritório privativo que pode ser cercado por áreas de trabalho de foco, pontos de encontro, áreas de conferência e escritórios privativos menores que são perfeitos para chamadas telefônicas.  

“O que estamos vendo é a evolução do papel de um escritório tradicional", diz Hohmann. “Os membros podem criar áreas de trabalho com base na atividade, possibilitando que as equipes trabalhem colaborativamente de maneiras que, até então, não eram possíveis.” 

Todos que estão pensando no escritório e no futuro do trabalho concordam que não há como retornar ao passado. Funcionários e líderes empresariais reconhecem a necessidade de mais flexibilidade em relação à maneira e ao local de trabalho. 

“As empresas que ficarem presas a modelos antigos podem ser forçadas a aplicar soluções ultrapassadas, prejudicando sua cultura e afastando talentos”, diz Hohmann. “Acredito que aqueles que têm a liberdade ou a visão de agir rapidamente sairão na frente.” 

Muitos aspectos do trabalho e da vida pessoal fizeram uma pausa ou foram adiados no último ano. Uma coisa que a pandemia demonstrou foi que, enquanto as pessoas podem trabalhar virtualmente, nada pode se comparar com a inspiração e inovação que acompanham a colaboração no escritório, mesmo que seja por alguns dias na semana.

Scott Sowers é escritor freelancer que mora em Washington, D.C. Ele escreve sobre imóveis, arquitetura, design, energia e indústria automotiva. Seus trabalhos são encontrados no The Washington Post, The New York Times, The Atlantic e outras publicações. 

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