Como priorizar o trabalho quando tudo é importante

Estar sempre ocupado nem sempre resulta em progresso — essas técnicas de priorização ajudarão você a aproveitar ao máximo seu dia de trabalho

Durante o dia de trabalho, as tarefas geralmente são priorizadas (ou não) de acordo com as necessidades de outras pessoas ou com o imediatismo dos prazos. Isso também pode acontecer em nossas vidas pessoais, com tempo limitado gasto em atividades que são realmente importantes e mais energia gasta em “estar ocupado”. Priorizar tarefas de forma eficaz — com intenção e de acordo com metas futuras — pode mudar isso, garantindo que cada tarefa gerenciada agregue valor e impedindo que as tarefas sem importância atrapalhem sua lista de tarefas. 

Ao implementar estratégias de priorização, você pode mudar drasticamente a evolução do seu dia de trabalho para realmente aproveitar ao máximo seu tempo no escritório e em casa. Essas estratégias ajudarão você a avaliar e definir suas principais prioridades. 

Sete estratégias para priorizar tarefas no trabalho   

A priorização cuidadosa geralmente envolve a criação de uma agenda, a avaliação de tarefas e a alocação de tempo e trabalho para agregar mais valor em um curto período de tempo. A priorização deve ser flexível, pois talvez você precise interromper tarefas de baixa prioridade para cuidar de tarefas urgentes. 

1. Tenha uma lista que contenha todas as tarefas 

A priorização eficaz tem como base a compreensão do escopo completo do que você precisa fazer, mesmo as tarefas mais comuns devem ser anotadas e consideradas. Para ter uma visão completa, é uma boa ideia incluir as tarefas pessoais e de trabalho em uma única lista de tarefas. 

Tudo, desde buscar sua roupa na lavanderia até agendar uma reunião individual com seu chefe deve ser feito no mesmo local. Depois de tudo ser anotado, a priorização geralmente acontece de acordo com a importância, urgência, duração e recompensa de cada tarefa.

2. Identifique o que é importante: compreender suas verdadeiras metas 

Embora possa parecer uma estratégia de gerenciamento imediato, a priorização é fundamental para atingir metas de longo prazo. Entender com o você realmente está trabalhando, como uma promoção, um projeto finalizado ou uma mudança de carreira, o ajuda a identificar as tarefas mais pertinentes para esses resultados futuros. Talvez seja uma boa ideia dividir essas metas maiores em metas menores e temporais. Por exemplo, uma meta anual pode ser desconstruída em listas de tarefas mensais, que levam a tarefas semanais, prioridades diárias, etc. 

Para Alejandro Cerecedo, executivo sênior da conta de moda na empresa de relações públicas Another Company e membro da WeWork Reforma 26 na Cidade do México, estabelecer metas de longo prazo é o que alinha e motiva sua equipe no início de cada ano. “Falamos sobre suas metas pessoais e profissionais e definimos um cronograma para como atingi-las”, conta Cerecedo.

Esse pensamento geral é vital para priorizar com eficácia: é um equívoco comum que estar ocupado resulta em progresso. No entanto, ocupar seu dia com tarefas que não têm impacto em uma meta final é tempo desperdiçado. Seja honesto consigo mesmo sobre o valor duradouro de cada tarefa e tenha sempre em mente a meta final.  

3. Destaque o que é urgente

Sua lista de tarefas deve fornecer visibilidade total dos prazos, ajudando a identificar quais tarefas devem ser concluídas rapidamente e a planejar com antecedência de acordo com os prazos futuros. 

Estipular prazos mesmo quando não são formalmente exigidos também é importante; caso contrário, você continuará adiando tarefas importantes simplesmente porque elas não são urgentes. (Essa estratégia também pode ser útil para aumentar a produtividade e reduzir a procrastinação.)

4. Priorize com base na importância e na urgência 

Em seu livro lançado em 1989, Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, o empresário e palestrante Stephen Covey sugere que as tarefas devem ser categorizadas (e depois priorizadas) de acordo com a importância e a urgência.   

  • Urgente e importante: estas tarefas devem ser realizadas primeiro
  • Importante, mas não urgente: reserve tempo no seu calendário para concluir essa tarefa, sem interrupção
  • Urgente, mas não importante: delegue. Delegue. Delegue. 
  • Não é urgente nem importante: remova da sua lista de tarefas

Outra estratégia para garantir que tarefas importantes sejam priorizadas, mesmo mais que as solicitações dos interessados insistentes ou solicitações ad-hoc “urgentes”, é a metodologia das tarefas mais importantes (MIT, Most Important Tasks). Essa estratégia envolve a criação de uma lista separada de apenas três tarefas que devem ser concluídas naquele dia. Essas tarefas devem ser escolhidas mais por sua importância do que por sua urgência. Para decidir, faça a si mesmo perguntas baseadas em metas: quais tarefas terão o maior impacto no resultado final? O que posso fazer hoje para promover meu progresso em direção a essa meta? 

5. Evite prioridades conflitantes 

Quando as tarefas em que você está trabalhando não são particularmente difíceis, é relativamente fácil gerenciá-las paralelamente. No entanto, à medida que a dificuldade aumenta, uma pesquisa mostra que as pessoas que estão em posições de poder são mais propensas a priorizar uma única meta, enquanto as pessoas em posições de menor poder continuarão a tentar gerenciar várias prioridades. Essa estratégia de tarefa dupla foi associada a um declínio no desempenho, o que significa que as tarefas mais importantes não são cumpridas com o mais alto padrão. 

Uma tática para manter o foco em uma tarefa importante de cada vez é identificar possíveis distrações, tarefas simultâneas ou solicitações ad-hoc, e evitá-las ativamente ao longo do dia. Isso significa que, se você tiver a tarefa de extrair dados de um projeto ao mesmo tempo que está criando slides para uma apresentação, deverá priorizar uma tarefa e evitar qualquer trabalho, e-mail, mensagem ou preparação relacionado com a outra. 

6. Considere o esforço

Quando você olha para uma longa lista de tarefas, é fácil tornar-se sobrecarregado com o trabalho que precisa ser feito, uma sensação que reduz a produtividade e leva à procrastinação. Uma estratégia para superar isso envolve avaliar as tarefas de acordo com o esforço necessário para concluí-las. 

Se sua lista de tarefas estiver se tornando muito penosa, priorize as tarefas que exigem mínimo tempo e esforço e conclua-as rapidamente. Essa limpeza de tarefas oferecerá algum espaço aberto e gerará uma sensação de realização para motivá-lo ao longo do dia. 

7. Revise a lista constantemente e seja realista

Uma das etapas da metodologia de cinco etapas de “Get Things Done” (GTD) do consultor de produtividade, David Allen, envolve reflexão crítica. Analisar frequentemente sua lista de tarefas e prioridades é fundamental para “recuperar o controle e o foco”, argumenta Allen.

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Dicas rápidas para uma priorização eficaz

À medida que você percebe a necessidade da priorização adequada, poderá ter uma sensação repentina de que isso é mais complicado e mais estressante do que criar uma lista de tarefas simples. As principais estratégias mencionadas acima estão resumidas abaixo para ajudá-lo a definir suas prioridades com intenção. 

  • Anote tudo: as tarefas pessoais e de trabalho devem ser registradas em um só lugar.
  • Avalie as metas de longo prazo: considere suas metas de longo prazo e o trabalho que precisa fazer para atingi-las. 
  • Divida as metas maiores: para entender como atingir suas metas de longo prazo, divida-as em realizações anuais, mensais e semanais. 
  • Crie prazos claros: dê a si mesmo visibilidade total dos prazos e crie seus próprios prazos quando nenhum for formalmente exigido. 
  • Empregue o método urgente versus importante: priorize tarefas urgentes e importantes; defina um horário específico para trabalhar com tarefas importantes não urgentes; e delegue ou remova todas as outras tarefas. 
  • Crie uma lista diária de MIT: anote três tarefas importantes que devem ser concluídas no dia. Essas tarefas devem sempre estar relacionadas as suas metas maiores e futuras. 
  • Evite distrações: evite intencionalmente programar tarefas conflitantes, especialmente quando a dificuldade da tarefa aumenta. 
  • Considere o esforço: quando sua lista de tarefas estiver se tornando excessiva, priorize de acordo com o esforço e conclua as tarefas mais fáceis com mais rapidez.

Priorize seu tempo e seja realista 

Independentemente de você prioriza de uma boa maneira ou não, há um limite do que você pode realizar em um dia, e certas distrações são impossíveis de evitar. É importante ser realista na definição de metas e na priorização de tarefas. Caso contrário, você criará falsas expectativas das pessoas ao seu redor, e sentirá constantemente como se estivesse ficando para trás.

Lembre-se de que o objetivo da priorização é usar o tempo trabalhando nas tarefas importantes, que farão a diferença de longo prazo e o moverão na direção certa. Quando a priorização for bem realizada, você se sentirá menos reativo e mais focado e intencional. O objetivo é concluir o trabalho que resulte em progresso verdadeiro, e deixar todo o resto, todo esse “estado de estar ocupado”, de lado. 

Caitlin Bishop é uma escritora do Ideas by We da WeWork, na Cidade de Nova York. Anteriormente, foi jornalista e editora da Mamamia em Sydney, Austrália, e uma repórter colaboradora na Gotham Gazette.

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