Zapewnienie, że każda lokalizacja WeWork – ponad 800 lokalizacji w 38 krajach – przestrzega najsurowszych wytycznych dotyczących COVID-19, to naprawdę tytaniczne zadanie. Wymaga harmonijnej wpółpracy zespołów z różnych działów, takich jak zespoły Facilities, Operations oraz Community – zlokalizowanych w różnych miejscach na całym świecie.
Lecz duże, złożone projekty to specjalność WeWork. Po miesiącach współpracy wielu zespołów, WeWork został doceniony za wysiłki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz otrzymał Globalny Certyfikat Zgodności od Bureau Veritas, światowej sławy organizacji testującej, kontrolującej i certyfikującej.
Certyfikat jest zwieńczeniem naszych globalnych starań, aby jak najbardziej priorytetowo traktować bezpieczeństwo zarówno naszych członków społeczności, jak i pracowników. Aby go uzyskać, członkowie zespołu WeWork wdrożyli i monitorowali procedury sprawdzające systemy ogrzewania, wentylacji i klimatyzacji (HVAC) w poszczególnych budynkach, zapewnili stałą dostawę wyposażenia sanitarnego, a także ustandaryzowali globalnie podejście do zachowania fizycznego dystansu i nie tylko. WeWork zatrudnił również International SOS, wiodącą firmę świadczącą usługi w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa, aby zapewnić strategiczny kierunek działaniom firmy.
Wymagania dotyczące działań operacyjnych i strategicznych były naprawdę ogromne. Rozmawialiśmy z członkami naszego zespołu na całym świecie, którzy pracowali nad uzyskaniem certyfikatu, aby dowiedzieć się więcej na temat tego projektu.
WeWork: Z czym wiąże się uzyskanie certyfikacji od Bureau Veritas? Co oznacza uzyskanie tego certyfikatu dla organizacji?
Kevin Kirkbride, starszy menedżer ds. "usług miękkich", z San Francisco: Proces składał się z dwóch części, z których pierwsza obejmowała Certyfikat Zgodności Zasad. Współpracowaliśmy z zespołami globalnymi i regionalnymi i stworzyliśmy naszą odpowiedź na COVID-19. Wdrożyliśmy nowe zasady, procedury, a także niektóre aktywa fizyczne. Bureau Veritas przyjrzało się naszemu całościowemu podejściu i wydało Certyfikat Zgodności Zasad w oparciu o nasze podejście zgodne z wytycznymi Centers for Disease Control (CDC) i Światowej Organizacji Zdrowia (WHO).
Następnie przeszliśmy dodatkową procedurę, Certyfikat Wdrożenia. Upewniło to naszych członków społeczności, że nasza reakcja była nie tylko jednostkową odpowiedzią korporacji na globalną pandemię, ale faktyczną implementacją tej odpowiedzi w postaci procedur w poszczególnych lokalizacjach.
Jordan McBride, dyrektor ds. zarządzania obiektami w Nowym Jorku: Z operacyjnego punktu widzenia musieliśmy zaimplementować różne rozwiązania w setkach budynków jednocześnie, stworzyliśmy więc program, który mogliśmy systematycznie wdrażać. Jeśli były jakieś luki, zajęliśmy się nimi i upewniliśmy się, że każdy budynek spełnia wymogi proceduralne, aby nasze zespoły i członkowie społeczności mieli pewność, że nasze przestrzenie do pracy są tak bezpieczne, jak to tylko możliwe. Proces certyfikacji pozwolił nam zapewnić naszą społeczność o spójności procedur i kontroli jakości.
Czy certyfikat sygnalizuje społeczności WeWork coś związanego z procedurami zapobiegania COVID-19?
Junice Lee, starsza manager regionalna ds. zarządzania obiektami w Singapurze: Tak, bez wątpienia! Członkowie WeWork i dostawcy mogą być spokojni, wiedząc, że cenimy ich bezpieczeństwo i dobre samopoczucie. Nasz zespół sprzedaży będzie mógł znacznie pewniej oferować przestrzenie do pracy, wiedząc, że zespoły operacyjne oraz zespoły Community dopięły wszystkich swoich obowiązków. Pracownicy WeWork również mogą korzystać z tej przestrzeni, wiedząc, że firma dokłada wszelkich starań, aby nadać priorytet bezpieczeństwu i ochronie zdrowia.
Adam Weinke, dyrektor rejonu Północnej Kalifornii w San Francisco: To wszystko naprawdę podkreśla to, że zdrowie i bezpieczeństwo stawiamy na pierwszym miejscu. Pokazuje naszym członkom i pracownikom, że jesteśmy najlepsi w branży – nie tylko wśród innych dostawców elastycznej przestrzeni do pracy, ale także wśród pracodawców. Każdego dnia wchodzę i wychodzę z recepcji wielu budynków. I zawsze czuję się najlepiej, kiedy wchodzę do WeWork, ponieważ daliśmy przykład całej branży.
Jak Twoje zespoły przygotowywały się do procesu certyfikacji? Czy było coś, co musieliście zmienić taktycznie lub operacyjnie?
Lucia Jimenez, dyrektorka międzynarodowych projektów operacyjnych w Londynie: Mieliśmy bardzo solidną i wyczerpującą instrukcję pt. COVID-19: Przewodnik po rozwiązaniach przestrzeni. To, wraz z naszymi procedurami BHP i planami reagowania, dało nam bardzo dobry punkt wyjścia do przedstawienia tematu Bureau Veritas – tak, aby mogli doradzić nam, zalecić rozwiązania i zweryfikować to, co robimy.
Musieliśmy zebrać wszystkie zasady, procedury i standardy związane z COVID-19 w jednym miejscu i skoordynować międzyfunkcyjnie z wieloma partnerami, aby zapewnić globalną zgodność działania. Zrozumienie, jak wdrożyć środki zapobiegania COVID-19 we wszystkich krajach, gdy w każdym z nich pandemia rozwija się w innym tempie, ma kluczowe znaczenie dla skuteczności globalnej polityki.
McBride: Przeszliśmy fazę audytu wewnętrznego. W jej ramach przeanalizowaliśmy dokładnie każdy budynek i wykryliśmy wszelkie luki lub niedociągnięcia. Współpracowaliśmy z właścicielami tych budynków, w których zarządzają oni naszymi systemami HVAC, aby dowiedzieć się, czy te lokalizacje są zgodne ze standardem: czy mają odpowiednie filtry, czy otrzymujemy odpowiedni dopływ świeżego powietrza. Musieliśmy też zrozumieć, jaka ilość świeżego powietrza trafia do budynków.
Chelsea Chéret, dyrektor operacyjny na Europę Południową, w Paryżu: Nasi menedżerowie ds. obsługi obiektów i zespoły Community wykonali fantastyczną pracę, przeprowadzając audyt każdego budynku w południowej Europie, aby upewnić się, że wszystkie procedury zostały prawidłowo wdrożone.
Lee: W naszych biurach wprowadzono kilka zmian, w tym między innymi:
- Wdrożenie intensywniejszej dezynfekcji obszarów często dotykanych przez ludzi
- Pozyskiwanie lokalnych, zapasowych dostawców na wypadek sytuacji wyjątkowych i zaopatrywanie się w środki odkażające na bazie alkoholu, nawilżane chusteczki, maski, rękawiczki i nie tylko
- Dostosowanie opcji czyszczenia do różnych potrzeb partnerów
- Uzgodnienie systemów HVAC i zarządzania obiegiem powietrza z zarządcami budynków.
- Przeprowadzanie w niektórych lokalizacjach zdalnych audytów za pośrednictwem Zooma w budynkach z ograniczeniami wjazdu, blokadami i brakami personelu
To wszystko nie byłoby możliwe bez wspaniałej pracy zespołowej kierowników lokalnych biur, zespołów Community i, co najważniejsze, naszych zespołów serwisowych!
Czego nauczyliście się podczas procesu certyfikacji? Czy były jakieś specyficzne aspekty praktyk bezpieczeństwa i higieny pracy, które lepiej zrozumieliście, przechodząc przez ten proces?
Kirkbride: Myślę, że wyzwaniem z mojego punktu widzenia jest to, że musieliśmy bardzo dokładnie poznać nasze budynki. Musieliśmy zrozumieć każdą jednostkę HVAC w budynku i jaka była jej wydajność. Musieliśmy zajrzeć pod każdy dywan i w każdy kąt, aby upewnić się, że każda część przestrzeni jest zgodna z naszym podejściem.
Jimenez: Nauczyłam się, że żaden szczegół nie jest zbyt mało ważny, nawet jeśli uważasz, że powinno być to oczywiste, kierując się zdrowym rozsądkiem. Musieliśmy mieć jasność i precyzję działania. Jesteśmy firmą globalną i waga precyzji działania tam, gdzie mają zastosowanie ogólne zasady i lokalne przepisy, ma fundamentalne znaczenie dla zachowania zgodności z nimi.
Chéret: Podczas tego procesu wiele się nauczyliśmy, zwłaszcza o planowaniu ciągłości działania i dzieleniu się najlepszymi praktykami w takich kwestiach, jak kontrole rozgęszczenia pracowników i wdrażanie nowych aktywów.
Weinke: To również nauczyło nasze społeczności myślenia długoterminowego. To nie jest coś w stylu: „W porządku, zróbmy to raz i wystarczy”. To jest coś, co teraz audytujemy każdego dnia naszej działalności
Co Cię zaskoczyło podczas tego procesu? Jakie wyzwania napotkaliście, przygotowując się do certyfikacji?
Jimenez: Po pierwsze, szerokość zagadnień objętych certyfikacją. Nie zajmowaliśmy się tylko maseczkami ochronnymi i fizycznym dystansem. Omawialiśmy dobre samopoczucie, zdrowie psychiczne, stres, wewnętrzną kontrolę jakości, procedury sprzątania, porady dotyczące podróży, świadomość zasad, oznakowanie wind, najlepsze praktyki dotyczące żywności oraz napojów i wiele innych rzeczy.
McBride: Największym wyzwaniem dla mnie było dokładniejsze poznanie instalacji HVAC w takiej ilości budynków, o której bym wcześniej nie pomyślał. Zanurzenie się w szczegóły systemów HVAC zmusiło nas do wprowadzenia odpowiednich zmian i współpracy z właścicielami nieruchomości w naszych lokalizacjach, w których zarządzają tymi systemami.
Jimenez: Po zakończeniu przeglądu doradca techniczny Bureau Veritas był pod wrażeniem pięciu głównych punktów:
- Zakres uwzględnienia HVAC jako środka przeciwdziałania COVID-19
- Dużo przydatnych informacji dotyczących dbania o dobre samopoczucie można znaleźć na platformie węwnętrznej dla pracowników
- Przejrzystość instrukcji pt. COVID-19: Przewodnik po rozwiązaniach przestrzennych, w szczególności podejście do planów i schematów
- Jasność wskazówek dotyczących naszych wewnętrznych audytów COVID-19
- Otwartość, przejrzystość, życzliwość i proaktywność, jaką wykazał się nasz zespół podczas oceny
Chociaż niekoniecznie mnie to zaskoczyło, poczułem się dumny z tego, co zrobiły nasze zespoły, jeszcze przed weryfikacją naszych rozwiązań przez zewnętrzną organizację.
Zapewnienie, że globalna firma, taka jak WeWork, przestrzegała wszędzie tych samych wytycznych, było niewątpliwie trudne. Który dokładnie aspekt kultury organizacyjnej ułatwił ten proces?
Kirkbride: Opiera się na koncepcji, która napędza WeWork, czyli na elastyczności. Chodzi o to, by móc szybko zmieniać taktykę działania, a także przechodzić sprawnie przez trudne sytuacje. WeWork ma wyjątkową elastyczność działania – zostaliśmy stworzeni, aby móc przejść przez pewne procesy szybciej niż wiele innych firm, które są mniej elastyczne.
Chéret: Dla naszego zespołu nie ma nic bardziej satysfakcjonującego niż wysłuchanie pozytywnych opinii członków społeczności WeWork z całego świata o ich doświadczeniach i bez wątpienia można to przypisać posiadaniu jednego zestawu wytycznych. Sukces jego wdrożenia był możliwy dzięki naszej kulturze działania jako jeden zespół.
Lee: Razem dążymy do tego, by być jeszcze lepszymi! Bardzo budujące było ujrzenie tego w całości podczas procesu audytowania. Różne zespoły (w tym zespoły Community oraz operacyjne) działały wspólnie, aby uczyć się i rozwijać – po to, aby zapewnić lepsze doświadczenia, nie tylko członkom społeczności WeWork, pracownikom i dostawcom, ale dosłownie każdemu, kto wszedł lub będzie wchodził do naszych przestrzeni.
Co byś polecił innym organizacjom przechodzącym przez ten proces? Jakie są twoje wnioski z tego wszystkiego?
Weinke: Razem dążymy do tego, by być jeszcze lepszymi!. Jesteśmy kompletnym zespołem, a nie częścią organizacji. Zrobiliśmy to wszyscy razem. A po drugie, wydaje mi się, że należy wykazać się przedsiębiorczością. Nikt z nas nie miał do czynienia z globalną pandemią – no, chyba że ktoś, kto przeżył ponad sto lat. Musieliśmy myśleć kreatywnie. Sądzę też, że jako organizacja, wykazaliśmy się dużą odwagą. Wszyscy wyłożyliśmy na stół nasze najlepsze pomysły, które doprowadziły do sukcesu.
McBride: Zalecałbym dokładne zrozumienie lokalnych przepisów. Wymagania rządowe dotyczące powierzchni komercyjnych różniły się w zależności od rynku, więc abyśmy mogli działać szybko i sprawnie, zawsze musieliśmy być na bieżąco z wprowadzanymi lokalnymi przepisami, aby mieć pewność, że spełniamy ich wymogi.
Lee: Ta pandemia będzie trwać jakiś czas, czy nam się to podoba, czy nie. Nie możemy wyeliminować tego wirusa, ale możemy przynajmniej zrobić wszystko, co w naszej mocy, aby zminimalizować jego rozprzestrzenianie się. To może być długotrwały proces. Jednak gdy już uzyskamy niezbędną listę rzeczy do zrobienia i kluczowe wskazówki, te najlepsze praktyki powinny być częścią codziennych działań, a nie czymś, na co zwracamy uwagę tylko podczas audytu. Nie możemy osiadać na laurach. Powinniśmy dążyć do zapewnienia spójności działań we wszystkich budynkach przez cały czas.
