Le molteplici possibilità per personalizzare un ufficio standard

Gli ambienti di lavoro ibrido sono ormai la norma: molti dipendenti dividono il loro tempo tra lavoro da casa, presenza in azienda e ambiente di lavoro digitale. Il telelavoro è stato considerato vantaggioso dalla maggior parte dei dipendenti, che, tuttavia, hanno anche fatto presente che apprezzano la possibilità di avere a disposizione spazi fisici per scambiare opinioni, collaborare e socializzare con i colleghi. Inoltre, a settembre del 2021, il 40% dei lavoratori ha preferito tornare al lavoro di persona, rendendo sempre più evidente il fatto che l’ufficio fisico è molto più di una semplice scrivania. 

E non intendiamo tutto questo solo in senso metaforico. I membri WeWork protagonisti di questo articolo hanno personalizzato in modo creativo i loro uffici secondo le esigenze individuali. Hanno trasformato un ufficio standard in uno studio di montaggio, in un magazzino, in una suite di uffici executive e in un’aula didattica.

Un ufficio trasformato in studio di montaggio video

Bob Korn è editor e regista specializzato in video non-broadcast e filmati d’archivio. Prima del COVID-19 per i lavori di montaggio Korn utilizzava soprattutto le strutture messe a disposizione dai clienti. Ma quando ha ripreso il lavoro dopo il primo lockdown, gli uffici dei suoi clienti erano diventati inaccessibili. 

Gli uffici WeWork si sono pertanto rivelati la soluzione ideale. Korn lavora nella sede WeWork 1875 K St NW di Washington, D.C., a 50 minuti a piedi dal suo appartamento, il che gli consente di fare un po’ di esercizio mentre si sposta tra casa e luogo di lavoro. Descrive l’ufficio, che utilizza come sala montaggio, come un perfetto ufficio “corner”: si tratta infatti di un angolo in un corridoio interno con pareti di vetro, che gli consentono di vedere fino alle finestre presenti in tutto il salone. 

“Di solito gli studi di montaggio sono sale senza finestre, con illuminazione variabile e controllata, grazie alla quale l’editor può eseguire regolazioni di colore precise senza riflessi o luci casuali che interferiscano sulla temperatura del colore – afferma – Ma chi ha voglia di lavorare in una sala senza finestre per tutto il giorno?” 

Korn ha apportato alcune piccole modifiche allo spazio per personalizzarlo in base alle sue esigenze. Vi ha portato le sue lampade regolabili, ha aggiunto delle tende per evitare che la luce del corridoio possa entrare e qualche pannello fonoassorbente in alcuni punti per attenuare un’eventuale eco. 

“Non è il tipico ufficio WeWork,” ha detto – ma è comunque perfetto per le sue esigenze. 

Un centro logistico per dispositivi medici

BioCoach è un’azienda nata con l’obiettivo di rendere i dispositivi medicali più accessibili ma, durante il percorso di crescita professionale, ha realizzato anche una piattaforma per migliorare l’esperienza delle persone affette da diabete. 

L’azienda vende un programma progettato per migliorare la salute metabolica, rivolto alle persone con diabete e pre-diabete, spiega Alexandra Payne, COO di BioCoach. “Il nostro obiettivo è rendere semplice e conveniente il percorso verso una vita sana – ha dichiarato, aggiungendo – Abbiamo progettato un misuratore di chetoni e glucosio nel sangue e un misuratore di emoglobina glicata in grado di collegarsi a un’app.”

Essendo un’azienda che fornisce dispositivi fisici, BioCoach era alla ricerca di uno spazio fisico ad uso ufficio che rispondesse a determinati requisiti. Oltre a un ufficio di dieci persone nella sede WeWork Capella Tower a Minneapolis, BioCoach ha installato nello stesso edificio un ulteriore gruppo di sei persone che si occupa dell’evasione degli ordini. 

Ci piace avere la possibilità di ampliare lo spazio a nostra disposizione quando ne abbiamo bisogno, ad esempio se assumiamo altri dipendenti o decidiamo di evadere gli ordini internamente.

Alexandra Payne, COO di BioCoach

“Il modello WeWork è davvero eccezionale, perché offre la possibilità di ampliare o ridurre gli ambienti professionali – afferma Payne – Ci piace poter ampliare lo spazio a nostra disposizione quando ne abbiamo bisogno, ad esempio se assumiamo altri dipendenti o decidiamo di evadere gli ordini internamente.” 

Questo tipo di flessibilità elimina molte incertezze relative alla pianificazione del futuro. “Se dovessimo firmare un contratto di locazione di 10 anni per uno spazio commerciale tradizionale, saremmo obbligati a prevedere la quantità di spazio necessario.” Grazie a WeWork, BioCoach può espandersi o ridimensionarsi facilmente a seconda delle necessità.   

Uffici executive privati

Per Exploration.io, un’azienda che utilizza software come supporto decisionale per la gestione dei diritti d’autore e dei dati nell’industria musicale, il telelavoro non è una novità, dal momento che lo ha adottato fin da subito, quasi otto anni fa, come dice Rene Merideth, co-fondatrice e COO.

In passato, lavorare completamente da remoto poteva creare qualche problema. Nei primissimi giorni di attività di Exploration, Merideth e il socio in affari Aaron Davis erano soliti lavorare nell’appartamento di lui. “Una volta, per un incontro con un cliente, abbiamo dovuto svuotare completamente la camera da letto per improvvisarvi un tavolo da sala riunioni. Ci siamo ripromessi che non sarebbe mai più successo” confessa Merideth.

Dopo aver preso in affitto una postazione dedicata in uno spazio di coworking, Merideth si è resa conto che neppure quella era la soluzione più adatta, dal momento che – anche se le consentiva di tenere separati lavoro e vita domestica – non garantiva la riservatezza durante le riunioni con i clienti e in altre funzioni. 

Per questo si è rivolta nuovamente a WeWork, che le ha consentito di avere un nuovo spazio composto da “uffici executive” finalizzato a diverse funzioni. Oggi Exploration dispone di un ufficio privato che può ospitare fino a quattro persone presso la sede WeWork One Culver a Culver City, in California. 

Merideth afferma di usare l’ufficio per avere sotto mano tutta la documentazione aziendale (“un modo elegante per definire l’archiviazione”), oltre che per incontrare i clienti. “WeWork ha messo a nostra disposizione una sede centralizzata, un luogo che possiamo chiamare casa”, ha detto. 

Vengono utilizzate anche le infrastrutture per le riunioni, che risultano utili quando si ospitano clienti e colleghi editori musicali. “Siamo stati in grado di ospitare la riunione del California Copyright Conference Summer Board qui a Culver City, in uno spazio per il quale sono state attuate misure preventive contro il COVID-19 e in una grande sala riunioni executive privata”, ha detto. Per fortuna non è stato necessario togliere da mezzo i mobili della camera da letto per organizzare la riunione. 

Una sala per i bambini e uno spazio per i genitori

Quando si è messo a cercare uno spazio ad uso ufficio, Marc D’Antin ha posto alcuni paletti. D’Antin è CEO di Fit Learning DC, un centro didattico che aiuta gli studenti a migliorare il rendimento. Oltre ai tradizionali spazi ad uso ufficio, in cui gli studenti potevano incontrare il gruppo di psicologi educativi, c’era la necessità di poter accedere alle sale riunioni e di disporre di uno spazio in cui i genitori potessero attendere che i figli terminassero le lezioni. Un ufficio nella sede WeWork 1875 K St NW a Washington D.C. si è rivelato la scelta più appropriata.

Lo spazioso atrio, pensato per ospitare una persona, si è rivelato perfetto per i genitori in attesa. “Ho pensato che potesse essere una buona soluzione perché forniva uno spazio confortevole per i genitori – ha dichiarato – e le pareti in vetro degli uffici [dove gli studenti incontrano i docenti] fanno sentire i genitori più sicuri.” 

Questo e altri servizi, tra cui Internet, la possibilità di accedere alle stampanti e bere un caffè, a febbraio del 2021 lo hanno convinto a passare da un ufficio per due persone a uno spazio per quattro persone all’interno dello stesso edificio. Poiché alcuni studenti si sentivano pronti per le sessioni in presenza, mentre altri preferivano avvalersi della didattica a distanza, la flessibilità offerta da WeWork si è rivelata un valore aggiunto. 

Man mano che riprenderanno le sessioni in ufficio, le sale riunioni acquisiranno più importanza per l’attività di D’Antin. “Prima della pandemia … avevo un intero gruppo di formatori nel campo dell’apprendimento e se c’erano più studenti contemporaneamente potevamo distribuire alcune risorse in ufficio e altre nelle sale riunioni – afferma – Guardando al futuro, penso che avremo nuovamente bisogno di questi spazi aggiuntivi”. 

Per venire ulteriormente incontro ai genitori degli allievi, D’Antin afferma che è sempre disposto a prenotare una sala riunioni per i genitori che devono partecipare a riunioni di lavoro mentre il figlio è a lezione. Si tratta di un altro modo per promuovere lo spazio per aiutare non solo i bambini che con la sua attività contribuisce a formare, ma anche i genitori. 

Angelica Frey è una scrittrice e traduttrice che si occupa di arte, moda e cibo. Originaria di Milano, attualmente vive a Brooklyn.