In che modo PayPay ha trasformato l’ufficio in un hub di collaborazione

Il servizio giapponese di pagamento senza contanti ha riconfigurato l'ufficio rendendolo un luogo che favorisce l'impegno e il lavoro di gruppo

PayPay, costituito a Tokyo nel giugno 2018, è un servizio giapponese di pagamento senza contanti con oltre 36 milioni di utenti in Giappone. Quando è scoppiata la pandemia di COVID-19 all’inizio del 2020, è diventato di fondamentale importanza per la dirigenza di PayPay garantire la sicurezza e il benessere delle sue migliaia di dipendenti in 35 paesi. 

La dirigenza ha riconsiderato i piani che aveva definito per costruire una nuova sede centrale nella WeWork Kamiyacho Trust Tower e la disposizione standard dei locali è stata rivista dopo che ci si era resi conto che le esigenze aziendali dovevano fare i conti con un virus che non accennava ad andarsene. La risposta rapida e flessibile di WeWork alla richiesta di personalizzazione di PayPay ha consentito un trasferimento indolore nella nuova sede.  

Il problema: un cambio di paradigma nella definizione di ufficio

Secondo Masanori Sode, CFO di PayPay, si era reso necessario un nuovo modo di lavorare per poter gestire l’azienda durante la pandemia di COVID-19. L’azienda ha riunito il personale di diversi reparti per dar vita a un progetto finalizzato a un nuovo stile di lavoro, una task force che si proponeva di rispondere alla domanda: qual è il modo di lavorare ottimale per PayPay? 

Era fondamentale per il lavoro ibrido tenere conto dei princìpi fondamentali della filosofia aziendale, vale a dire lavoro dovunque in qualsiasi momento e lavoro basato sull’attività. Inoltre, con la transizione all’ufficio virtuale, si attribuiva grande valore a garantire la sicurezza e la protezione dell’ufficio fisico. Secondo Sode, la riduzione del numero di persone presenti in ufficio era pensata come un “simbolo di salute pubblica”. Per garantire una simile condizione durante il COVID-19 era necessario adottare misure di distanziamento sociale decisamente rigide, come avere zone disponibili, vale a dire zone d’uso comune con posti a sedere non assegnati, che potessero essere utilizzate solo per il 25% della capienza. 

L’ufficio di PayPay nella WeWork Kamiyacho Trust Tower dispone di zone adibite a saloni con ampie finestrature. Fotografia g.c. da PayPay.

PayPay voleva inoltre ridefinire il ruolo dell’ufficio come quello di connessione tra i dipendenti a livello di edificio, motivandoli a una maggiore collaborazione. In questo senso, un ambiente che facilitasse la collaborazione rivestiva la massima priorità. 

La soluzione: zone diverse per esigenze diverse

La soluzione PayPay si proponeva di cambiare le finalità d’uso dell’ufficio. “Abbiamo stravolto le idee tradizionali per riconfigurare [l’ufficio] come luogo per incontrarsi con gli altri, aumentando l’impegno e la collaborazione e nel contempo la fidelizzazione dei clienti nei confronti di PayPay”, dichiara Sode. “Tutto il resto poteva essere fatto a casa.” 

In collaborazione con WeWork, PayPay ha deciso di dividere l’ufficio in diverse zone. Tra tutte le zone, quella destinata alla collaborazione attiva rispecchia meglio di ogni altra la volontà di PayPay di far sì che l’ufficio faciliti l’interazione tra i dipendenti. “Con la collaborazione attiva, abbiamo concepito un ambiente in cui chi lavora in ufficio e chi lavora da casa potesse essere facilmente collegato tramite Zoom”, afferma Sode. 

Ogni tavolo è stato dotato di appositi monitor, e le sedie sono state sistemate in modo da poter agevolare le riunioni, le attività di gruppo e altre interazioni dirette. Lo scopo di PayPay è che questa zona venga usata più di ogni altra. Ciò è confermato dal fatto che questa occupa la parte maggiore della superficie locata. 

Una modalità di scambio più informale ha luogo nella zona Community e Social, dove i dipendenti possono recarsi per un caffè o per scambiare due chiacchiere quando hanno bisogno di una pausa. Sode ne parla come di un luogo in cui “si possono casualmente fare incontri da cui nascono nuove idee e nuove collaborazioni”. In questa zona, che ricorda un salone, può aver luogo qualsiasi tipo di comunicazione. Ma Sode ammette che si tratta di una zona che non è stata ancora sfruttata appieno, dal momento che solo il 5-10% dei dipendenti si reca a lavorare in ufficio a causa delle limitazioni imposte dall’attuale situazione epidemiologica di Tokyo.

La zona dell’apprendimento è un’area destinata alla formazione per migliorare il lavoro di gruppo e favorire l’impegno. “Non si tratta tanto di una zona finalizzata allo studio o all’acquisizione delle competenze lavorative necessarie, quanto piuttosto di un luogo in cui i dipendenti imparano a conoscere la nostra organizzazione e acquisiscono informazioni che consentiranno loro di adattarsi meglio alla nostra cultura aziendale e di capire quali sono i vantaggi di lavorare con noi”, ha dichiarato Sode. 

Attraverso l’assunzione di nuovi dipendenti e altri programmi offerti nella zona dedicata all’apprendimento, PayPay spera di mettere tutti in condizioni di lavorare meglio. 

La sistemazione nel suo complesso doveva essere pensata per evitare qualsiasi tipo di assembramento. La tecnologia Beacon viene utilizzata per misurare la superficie occupata dalle persone e i loro movimenti. “Se ci sono troppe persone in una determinata area, viene emesso un avviso che segnala che nessun altro può entrare”, dichiara Sode. “In questo modo, il distanziamento sociale è garantito e siamo in grado di acquisire i dati sul numero di dipendenti presenti.”

Il risultato: maggiore produttività e miglioramenti futuri

Grazie alla riprogettazione dell’ufficio da parte di PayPay in collaborazione con WeWork, la produttività è aumentata. Sode cita dati relativi alla crescita dell’attività, come l’aumento del numero di utenti e la significativa espansione nel settore dei pagamenti in Giappone. 

Da un recente sondaggio condotto presso i dipendenti a proposito di produttività è risultato che addirittura il 90% degli intervistati ha detto che la produttività è aumentata o comunque rimasta invariata, rispetto al periodo precedente alla ristrutturazione degli uffici. Sode è soddisfatto di questi risultati e li attribuisce all’intelligente differenziazione fatta da PayPay tra lavoro da casa e lavoro in ufficio. “Sono fermamente convinto che una simile produttività non sarebbe stata possibile senza un ufficio, né la si sarebbe potuta ottenere solamente con l’ufficio”. 

Nelle zone di brainstorming si trovano schermi e lavagne per la collaborazione di gruppo. Fotografia g.c. da PayPay.

La comunicazione era un altro argomento del sondaggio. Erano risultate alcune differenze per quanto riguarda l’efficacia del livello di comunicazione percepito dai dipendenti rispetto a quello percepito dai dirigenti. Questa divergenza è un qualcosa che Sode vorrebbe affrontare in futuro. Dice infatti, “Quando tutto sarà passato e sarà più facile venire in ufficio, voglio sfruttare zone come quelle destinate alla collaborazione attiva e all’apprendimento per risolvere efficacemente tali differenze e far sì che tutti risultino soddisfatti”. 

Nel frattempo, Sode è venuto a sapere dai dipendenti che stanno cercando di ricreare a casa un ambiente WeWork, soprattutto la musica che viene riprodotta in ufficio. Pertanto, “se ci fosse un modo per poter ascoltare la musica anche da casa, lo smart working ne risentirebbe positivamente”, ha dichiarato Sode. Probabilmente, mettere a disposizione di chi lavora da casa un aspetto di ufficio reale è un altro modo in cui WeWork potrebbe contribuire a ridefinire l’ufficio nell’era COVID-19. 

Aspetti principali

  • Ridefinire l’ufficio come luogo per aumentare l’impegno e la collaborazione 
  • Garantire la sicurezza e il benessere dei dipendenti con una sistemazione che faciliti il distanziamento sociale
  • Tenere sotto controllo il numero di persone presenti con la tecnologia Beacon
  • Migliorare la produttività grazie al modello di lavoro ibrido
  • Ulteriori innovazioni per far sì che lo smart working assomigli quanto più possibile al lavoro in ufficio

Stacy Smith è un’interprete e traduttrice di giapponese e scrittrice freelance. Gestisce un blog dedicato al Giappone. Per ulteriori informazioni consultare stacysmith.webs.com.

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