La pandemia di coronavirus ha rivoluzionato la vita di tutti i giorni in tutte le città del mondo. Finalmente per le aziende inizia la fase di riapertura e il personale ritorna in ufficio, ma l’ambiente di lavoro è destinato a subire alcuni importanti cambiamenti.
La Cina continentale, che ha sperimentato il picco del contagio a gennaio e febbraio, ha iniziato lentamente la riapertura del paese nel mese di marzo. Il mondo intero può imparare molto dai nuovi approcci che le aziende di questo paese hanno adottato per garantire la sicurezza delle persone.
Un panorama sociale differente
Ci sono voluti quasi due mesi dopo le prime segnalazioni di infezioni da coronavirus nella Cina continentale per ristabilire una parvenza di normalità e per far tornare i dipendenti sul posto di lavoro.
Tuttavia, la vita di tutti i giorni è cambiata con la diffusione del virus. Molte scuole sono ancora chiuse, così come gli asili nido. È più difficile assumere personale domestico. La ricerca di un’adeguata assistenza all’infanzia rappresenta un enorme sforzo per coloro che tornano al lavoro.
Un’altra grande sfida è rappresentata dal trasporto pubblico. Treni e autobus affollati stanno suscitando timori circa un’ulteriore potenziale trasmissione del virus negli spazi chiusi. E, con così tante persone che scelgono l’auto o il taxi per evitare i trasporti pubblici, il traffico sta già aumentando in modo esponenziale in molte città cinesi.
La Cina ha agito rapidamente ed efficacemente utilizzando la tecnologia per tracciare le persone potenzialmente infette. Ogni città dispone di un sistema, collegato al telefono di ciascun cittadino attraverso la piattaforma social WeChat, che ne controlla la posizione e, grazie a un codice di colori, mostra se un individuo è stato esposto a una persona infetta. I lavoratori sono spesso tenuti a mostrare l’app prima di entrare in ufficio per confermare di non aver ricevuto l’imposizione di quarantena automatica.
Cambiamenti lavorativi
I dipendenti che tornano al lavoro dopo l’epidemia di COVID devono adottare nuovi comportamenti e seguire nuove regole.
Per ridurre l’esposizione e il rischio di trasmissione, molti uffici stanno ancora effettuando riunioni virtuali, anche quando si trovano nello stesso spazio di lavoro, piuttosto che di persona nelle sale conferenze. Inoltre, i lavoratori si stanno abituando a portarsi il pranzo o a ordinarne la consegna a domicilio, per consumarlo vicino alla propria postazione invece di pranzare nei ristoranti.
I responsabili della gestione degli edifici e coloro che utilizzano gli uffici, al fine di garantire la salute e la sicurezza dei dipendenti, hanno adottato ulteriori nuove procedure, controlli di sicurezza e linee guida di comportamento, tra cui:
- Controlli della temperatura corporea all’inizio di ogni giornata lavorativa
- Indicazione del tempo di arrivo per ridurre l’affollamento negli ascensori
- Limite di due persone per volta in ascensore
- Divisione dei dipendenti in team A e team B, con alternanza dei giorni in ufficio per limitare la densità delle presenze
Secondo Tong Yang, responsabile vendite di WeWork per la Grande Cina, il governo ha fornito nuovi standard di densità negli edifici. Le aziende cinesi hanno introdotto l’obbligo di maggiore distanza tra le postazioni e istituito flussi unidirezionali nei corridoi, per ridurre il contatto tra i dipendenti.
La pulizia e la disinfezione degli uffici sono state intensificate e ai dipendenti viene richiesto di portare da casa le tazze da cui bere. Le aziende stanno cercando di ottimizzare la filtrazione dell’aria, introducendo un maggior flusso d’aria nello spazio di lavoro e regolando gli intervalli di umidità per ridurre il tempo in cui il virus può rimanere in vita. In alcuni ambienti di lavoro si stanno installando luci UV in grado di annientare i virus. La Cina si è impegnata anche nel monitoraggio della qualità dell’aria negli spazi interni e nella rimozione dei particolati. Secondo Raefer Wallis, fondatore e CEO di RESET, tali misure sono direttamente legate al rallentamento del tasso di infezione e costituiscono il modo migliore per ottenere la fiducia dei dipendenti che tornano al lavoro.
In previsione di tali cambiamenti e di ulteriori aggiornamenti in futuro, WeWork ha preparato un piano per quando torneremo al lavoro.
I vantaggi degli uffici flessibili
Mantenere puliti gli spazi di lavoro e in salute i dipendenti è attualmente la preoccupazione principale per la maggior parte dei leader di impresa. Il concetto di coworking probabilmente sarà più da intendersi come "flow working", con la prenotazione di una postazione specifica per il giorno di lavoro, ma avendo comunque la flessibilità di scegliere la sede in cui recarsi.
Le tendenze degli ultimi anni hanno visto le aziende dirigersi verso una strategia di ufficio in stile "hub and spoke": le postazioni lontane dalla sede centrale saranno ora incentivate e molte aziende stanno creando sedi di uffici più ridotte in più città, in modo che i dipendenti non debbano allontanarsi troppo da casa per lavorare. Ciò riduce il rischio di infettarsi sui trasporti pubblici e distribuisce il rischio di chiusura degli uffici nel caso in cui un dipendente dovesse ammalarsi.
Il numero totale di uffici della maggior parte delle aziende probabilmente non cambierà molto, tuttavia la sede principale di ciascuna azienda potrebbe ridursi a circa il 10 per cento delle dimensioni di un tempo, dato che i dipendenti utilizzerebbero le diverse sedi poste nelle varie città. A tal proposito, alcune aziende stanno progettando di adottare un approccio più estremo: secondo Sean Lynch di The Instant Group, una banca mondiale ha recentemente affermato che sta riducendo le sue sedi fisse con una percentuale dal 70 all’80%, per occupare uffici più flessibili.
Tutti questi cambiamenti stanno avvenendo in un periodo in cui le aziende avevano già iniziato a riconoscere il valore di uno spazio flessibile. Con un numero maggiore di team distribuiti, di forza lavoro da remoto e di dipendenti che vogliono stare vicino casa per ridurre i tempi di spostamento, uno spazio di lavoro flessibile fornisce il senso di comunità e di interazione umana che risulta così importante per la soddisfazione e il successo dei dipendenti a lungo termine.
Il settore dell’edilizia è attualmente bloccato nella maggior parte dei paesi nel mondo e sta ritardando l’apertura di nuove sedi, con un impatto negativo sulle aziende che avevano previsto di trasferirsi nei nuovi uffici. WeWork offre uno spazio "chiavi in mano" e questo è uno dei motivi per cui WeWork China ha registrato un forte aumento della domanda da parte delle imprese nel primo trimestre del 2020.
Rafforzare la fiducia in un nuovo ambiente di lavoro
Quando la pandemia di coronavirus ha costretto la maggior parte delle persone in Cina a rimanere nelle proprie abitazioni, lavorare da casa è diventato la norma. Ora si tende a voler riportare i dipendenti (escludendo gli individui ad alto rischio) in ufficio, dove possono usufruire di uno spazio di lavoro dedicato, di un cambiamento di scenario e di un contatto umano. Le aziende devono iniziare oggi stesso a pensare a un piano d’azione per il giorno in cui i loro uffici riapriranno e a come prepararsi per la prossima crisi.
I responsabili della gestione degli edifici e coloro che utilizzano gli spazi, che supereranno positivamente la crisi del COVID, saranno quelli che comunicheranno e dimostreranno (possibilmente con dati alla mano) che i loro spazi di lavoro sono salubri e che hanno il controllo della situazione.
La scorsa settimana abbiamo organizzato un webinar che ha mostrato ulteriori esempi di ritorno al lavoro in Cina. Il panel è stato moderato da me e ha ospitato Sean Lynch, amministratore delegato di The Instant Group per APAC, Raefer Wallis, fondatore e CEO di RESET, e Tong Yang, responsabile vendite per la Grande Cina di WeWork. Guarda il video on-demand per saperne di più e resta aggiornato su tutti gli altri contenuti di WeWork su come gestire la trasmissione del virus nell’ambiente di lavoro e su come stanno operando le grandi aziende per rispondere alla crisi.
Alex Shoer è direttore strategie in WeWork. In precedenza, leader delle strategie aziendali in WeWork per APAC e cofondatore di Seeder Energy, Shoer ha lavorato in Cina per più di otto anni.