ל-WeWork יש מעל ל-800 מיקומים ב-38 מדינות, וההבטחה שכל מיקום עומד בהנחיות המחמירות להתמודדות עם מגפת הקורונה לא הייתה משימה פשוטה בכלל. משימה כזו דורשת שיתוף פעולה של צוותים ממחלקות שונות בכל העולם ‑ במתקנים, בתפעול ובקהילה.
אבל פרויקטים גדולים ומורכבים הם המומחיות של WeWork. לאחר חודשים של תיאום בין הצוותים הרבים שלנו, WeWork קיבלה הכרה במאמצי הבריאות והבטיחות שלה עם אישור גלובלי לעמידה בדרישות של Bureau Veritas, גוף בעל שם בינלאומי לבדיקות, פיקוח והסמכה.
האישור שקיבלנו מסמל שיא במאמץ הגלובלי לתעדף את הבטיחות של חברי קהילת WeWork ושל צוות העובדים ככל שאפשר. כדי לקבל את האישור, חברי הצוות של WeWork פיקחו על התהליכים לבדיקת מערכות מיזוג האוויר בכל אחד מהבניינים והבטיחו אספקה קבועה של ציוד היגייני, שמירה על ריחוק חברתי לפי ההנחיות העולמיות ועוד. WeWork גם שכרה חברה מובילה לשירותי בריאות ואבטחה, International SOS, כדי לספק הכוונה אסטרטגית.
המאמצים התפעוליים והאסטרטגיים שנדרשו היו מדהימים. דיברנו עם חברי צוותים בכל העולם שפעלו להשגת האישור, כדי לשמוע מהם על התהליך שעברו.
WeWork: מה דרוש כדי לקבל את האישור של חברת Bureau Veritas מה המשמעות של זה לארגון?
קווין קירקברייד, מנהל בכיר לשירותי אחזקת מבנים בסן פרנסיסקו: התהליך כלל שני שלבים – הראשון היה קבלה של אישור הבטחת מדיניות. שיתפנו פעולה עם צוותים גלובליים ומקומיים כדי לתת מענה למגפת הקורונה. הטמענו מדיניות ונהלים חדשים וגם כמה אמצעים פיזיים. חברת Bureau Veritas הנפיקה לנו אישור הבטחת מדיניות לאחר שבדקה שהגישה שלנו עומדת בהנחיות של המרכזים לבקרת מחלות ומניעתן (CDC) ושל ארגון הבריאות העולמי (WHO).
לאחר מכן עברנו לשלב השני – קבלת אישור יישום. תהליך זה הבטיח לחברי WeWork שהמענה שמצאנו לא היה רק תגובה ארגונית למגפה העולמית, אלא שגם יישמנו אותו בכל המיקומים בשטח.
ג'ורדן מקברייד, ראש צוות ניהול מתקנים בניו יורק: מנקודת מבט תפעולית, היינו צריכים לנהל מאות בניינים בו זמנית, וכדי ליישם את העבודה באופן שיטתי בנינו תוכנית מסודרת. אם נוצרו פערים, טיפלנו בהם ודאגנו שכל בניין יעמוד בדרישות כדי שהצוותים וחברי WeWork יהיו בטוחים שהחללים שלנו מוגנים ככל האפשר. תהליך האישור אפשר לנו להבטיח לקהילה עקביות ובקרת איכות.
האם האישור מסמל משהו לקהילת WeWork מבחינת הנהלים ביחס לנגיף הקורונה?
ג'וניס לי, מנהלת בכירה לתפעול מתקנים אזוריים בסינגפור: כן, ללא ספק! לחברי WeWork ולספקים יש שקט נפשי כי הם יודעים שאנחנו מעריכים את הביטחון ואת הרווחה שלהם. צוות המכירות שלנו יוכל למכור את החללים בצורה טובה יותר, בידיעה שצוותי התפעול והקהילה דאגו לכל מה שצריך. גם עובדי WeWork יוכלו להיכנס לחלל בידיעה שהחברה עושה מעל ומעבר כדי שהבטיחות והאבטחה שלהם יהיו בעדיפות עליונה.
אדם וונקי, מנהל אזור בצפון קליפורניה, סן פרנסיסקו: זה מאשר את הדאגה שלנו לבריאות ולבטיחות בראש ובראשונה. האישור מראה לחברי WeWork ולעובדים שלנו שאנחנו הטובים ביותר בתחום – לא רק בהשוואה לספקי חללים גמישים, אלא לכל מקום עבודה. אני יוצא ונכנס מחללים משותפים של בניינים בכל יום. ואני תמיד מרגיש הכי בנוח כשאני נכנס לבניין של WeWork, כי אנחנו נותנים דוגמה.
איך הצוותים התכוננו לתהליך האישור האם הייתם צריכים לשנות משהו מבחינה טקטית או תפעולית?
לוסיה חימנז, מנהלת תפעול פרויקטים בינלאומיים בלונדון: היה לנו מדריך מאוד מבוסס ומקיף להתמודדות עם נגיף הקורונה, שכלל פתרונות שיושמו בחללי העבודה. פתרונות היישום, אמצעי הבריאות והבטיחות ותוכניות התגובה לנגיף הקורונה, אפשרו לנו להציג נקודת התחלה מעולה ל-Bureau Veritas, כדי שהצוות שלהם יוכל לייעץ, להמליץ ולאשר את מה שעשינו.
היינו צריכים לאסוף במקום אחד את כל קווי המדיניות, הנהלים והתקנים בקשר לנגיף הקורונה, ולתאם הכל מול מספר בעלי עניין בתפקידים השונים כדי לוודא שכל החברה עומדת בדרישות ברמה הגלובלית. המפתח למדיניות גלובלית יעילה הוא לדעת איך לפרוס את אמצעי הבקרה לנגיף הקורונה בכל המדינות, שבכל אחת מהן יש קצב התפתחות שונה של הנגיף.
ג'ורדן מקברייד: ערכנו שלב של ביקורת פנימית. עברנו בכל בניין והצבענו על הפערים והחוסרים הקיימים. עבדנו גם עם בעלי הנכסים בבניינים שבהם הם אחראים על התחזוקה של מערכות מיזוג האוויר, כדי לבדוק אם המיקומים האלו עומדים בתקנים בעזרת המסננים הנכונים, האם אנחנו מקבלים צריכת אוויר נקי, ומה בדיוק הקיבולת של האוויר הנקי שנכנס לבניינים.
צ'לסי צ'רט, מנהלת התפעול בדרום אירופה, פריז: מנהלי תפעול המתקנים וצוותי הקהילה שלנו עשו עבודה נהדרת בביקורת על כל בניין בדרום אירופה, כדי לוודא שהמדיניות מיושמת כמו שצריך.
ג'וניס לי: יישמנו מספר שינויים בשטח, בין היתר:
- חיטוי בתדירות גבוהה יותר באזורי נקודות המגע הרגישות ביותר
- רכישה מספקים מקומיים והצטיידות בחומרי חיטוי על בסיס אלכוהול, מגבונים לחים, מסכות, כפפות ועוד
- תיאום עם בעלי העניין השונים בכל הנוגע לאפשרויות הניקיון
- שיפורים מותאמים במערכות מיזוג האוויר וניהול האוויר עם הנהלת הבניין
- ביצוע ביקורות מרחוק עם שיחות Zoom לבניינים עם מגבלות כניסה, סגרים או מחסור באנשי צוות באתרים מסוימים
כמובן שכל זה לא היה אפשרי ללא עבודת הצוות המדהימה של מנהלי התפעול המקומיים, צוותי הקהילה, וכמובן גם של השותפים שלנו לשירותי הקהילה!
מה למדתם מתהליך האישור? האם היו היבטים של נוהלי הבריאות והבטיחות שהבנתם טוב יותר במשך התהליך?
קווין קירקברייד: מנקודת המבט שלי, אני חושב שהאתגר היה להכיר את הבניינים שלנו לעומק. היינו צריכים להכיר כל יחידה במערכת מיזוג האוויר בבניין ולדעת מה היא מסוגלת לספק. היינו צריכים להציץ מתחת לכל שטיח ומאחורי כל פינה כדי לוודא שכל חלק בחלל תואם לגישה שלנו.
לוסיה חימנז: למדתי שאף פרט אינו קטן מדי, אפילו מה שנתפס כהיגיון בריא. היינו צריכים להיות ברורים ומדויקים. אנחנו חברה גלובלית, והחשיבות שנדייק באילו מקומות חלות תקנות מקומיות ובאילו מקומות חלה המדיניות הכללית, היא מהותית לעמידה בדרישות.
צ'לסי צ'רט: למדנו המון במשך התהליך, במיוחד לגבי תכנון של רציפות הפעילויות ושיתוף של שיטות עבודה מומלצות בנושאים כמו בקרה על שמירת מרחק ואסטרטגיית הפריסה של נכסים חדשים.
אדם וונקי: בעקבות התהליך, הקהילות שלנו למדו גם לחשוב לטווח הארוך. זה לא משהו שרצינו לעשות בגישה של "טוב, בואו נעשה את זה פעם אחת וזהו." זה משהו שעכשיו אנחנו בודקים בכל יום שבו אנחנו פתוחים.
מה הפתיע אתכם במשך התהליך? ?מה היו האתגרים שאיתם התמודדתם כשהתכוננתם אליו?
לוסיה חימנז: קודם כל, היקף הנושאים שהאישור מכסה. אנחנו לא התמודדנו רק עם מסכות פנים וריחוק חברתי. ערכנו דיונים על רווחה, על בריאות הנפש, לחץ, הבטחת איכות פנימית, נהלים לניקיון, מידע וייעוץ לנסיעות, העלאת המודעות למדיניות, שילוט במעליות, נהלים בכל מה שקשור לאוכל ושתייה ועוד.
ג'ורדן מקברייד: האתגר הגדול ביותר עבורי היה להכיר מקרוב את מערכות מיזוג האוויר במספר בניינים גדול יותר ממה שדמיינתי. העומס בעבודה בקשר למערכות מיזוג האוויר אילץ אותנו לבצע את ההתאמות הנכונות ולשתף פעולה עם בעלי הנכסים שלנו, במיקומים שבהם הם אלה שמתחזקים את מערכות מיזוג האוויר.
לוסיה חימנז: כשסיימנו את הביקורת, היועץ הטכני של Bureau Veritas התרשם מחמש נקודות עיקריות:
- היקף המחשבה לגבי המערכות למיזוג האוויר כאמצעי בקרה של נגיף הקורונה
- מקורות המידע על רווחה ובריאות שיש ברשת האינטראנט של העובדים
- בהירות הפתרונות לחללי עבודה בתקופת נגיף הקורונה: מדריך יישום, ודגש על הגישה הדיאגרמטית
- בהירות ההדרכה לגבי הביקורות הפנימיות של נגיף הקורונה
- הפתיחות, השקיפות, החברותיות והפעולות היזומות של הצוות שלנו במהלך ההערכה
למרות שזה לא בהכרח הפתיע אותי, עדיין הייתי גאה במה שהצוותים שלנו עשו עוד לפני שארגון חיצוני אימת את הפתרונות שלנו.
ההבטחה שרשת גלובלית כמו WeWork תעמוד באותן הנחיות היא ללא ספק משימה מורכבת. איזה היבט תרבותי של החברה עזר להקל על התהליך?
קווין קירקברייד: זה מבוסס על הרעיון שמניע את WeWork – גמישות. וזה נוגע ליכולת לשנות כיוון, להתמודד בהצלחה עם מצבים מאתגרים, לתת ולקחת. ל-WeWork יש גמישות יוצאת דופן, והיינו מוכנים לבצע את התהליכים מהר יותר מחברות אחרות עם מבנה נוקשה יותר.
צ'לסי צ'רט: מבחינת הצוות שלנו, הדבר הכי מספק היה המשוב החיובי מחברי WeWork בכל האזור, ואין ספק שזה בזכות העמידה באותן הנחיות. הצלחנו ליישם את כל ההנחיות בזכות תרבות של צוות אחד.
ג'וניס לי: השאיפה להיות טובים יותר ביחד! היה מרגש לראות איך השאיפה הזאת בלטה במשך כל תהליך הביקורת. הצוותים השונים (כולל צוותי הקהילה והתפעול) פעלו במטרה משותפת: להשתפר ולהתפתח כדי לספק חוויות טובות יותר, לא רק לחברי WeWork, לעובדים ולספקים, אלא גם לכל מי שנכנס או ייכנס בעתיד לחללים שלנו.
מה ההמלצות שלכם לארגונים אחרים שעוברים את התהליך? אילו מסקנות יש לכם ממנו?
אדם וונקי: השאיפה להיות טובים יותר, ביחד. דבר ראשון, אנחנו צוות שלם ולא רק חלק אחד בארגון. כולנו עשינו את זה ביחד. דבר שני, חשוב להראות יוזמה. אף אחד מאיתנו לא התמודד בעבר עם מגפה עולמית, אלא אם כן חייתם בתחילת המאה הקודמת. נאלצנו לחשוב מחוץ לקופסה. ואני חושב שכארגון, לא חששנו להיות יצירתיים. כולנו זרקנו רעיונות לאוויר וזה הצליח.
ג'ורדן מקברייד: ההמלצה שלי היא להבין לעומק את התקנות המקומיות. דרישות הממשלה לחללים מסחריים משתנות משוק לשוק, ולכן, כדי שנוכל לפעול במהירות ולוודא שאנחנו מתואמים, היינו חייבים להיות בקשר כל הזמן לגבי כל חקיקה אזורית חדשה.
ג'וניס לי: המגפה תישאר איתנו לזמן הקרוב, בין אם נרצה או לא. אנחנו לא יכולים לחסל את הנגיף, אבל אנחנו יכולים לפחות למזער את ההתפשטות שלו. זה יהיה אולי תהליך ארוך, אבל ברגע שנגדיר רשימת בקרה ונקודות מפתח חיוניות, שיטות העבודה המומלצות האלה צריכות להשתלב בפעולות היומיומיות שלנו ולא רק במהלך ביקורת. אי אפשר להיות שאננים. אנחנו חייבים לשאוף לאחידות בכל הבניינים, ובכל רגע.
