שלוש אסטרטגיות לבניית צוותים וירטואליים מצליחים

כשצוות גדל ומצטרפים אליו חברים ממקומות ומשווקים חדשים, מנהלי עסקים עומדים בפני אתגר: איך לשמור על חיבור ועל יעד משותף לכולם. המנהלים מבינים מהר מאוד שחיוני לגבש אסטרטגיות לבניית צוותים ווירטואליים.

ראשמי מלגירי, מייסד-שותף ומנכ"ל CoverWallet, הצליח למצוא פתרון לאתגר כשפלטפורמת הביטוח המקוונת שלו התרחבה ליותר מ-300 אנשי צוות בארבעה אזורי זמן. בפרק 3 של הפודקאסט Up At Night, שעוסק בפרופילים של חברי WeWork, מלגירי מספר על הניסיון שלו בניהול צוותים שאינם נמצאים באותו מרחב פיזי.

בעשור האחרון אנחנו רואים יותר ויותר צוותים וירטואליים. זוהי תופעה שמתרחבת בעקביות הודות לריבוי הכלים המהירים והאמינים לקיום שיחות וידאו. למעשה, שניים מכל שלושה עובדים במשרה מלאה בארה"ב עובדים מרחוק בשלב מסוים, לפי סקר State of Remote Work לשנת 2019 שנערך על ידי Owl Labs.

אבל כשהצוות מפוזר ברחבי העולם, המנהלים זקוקים למערכת חדשה של תהליכים יעילים שתאפשר לעובדים להצליח. חברות רבות עדיין מתמודדות עם האופן שבו עבודה מרחוק משפיעה על העובדים ועל התוצאות.

מהו צוות וירטואלי?

צוות וירטואלי הוא קבוצה של עמיתים לעבודה שנמצאים במיקומים פיזיים שונים. כשחברות מרחיבות את הפעילות שלהן למיקומים ולשווקים חדשים, הן לא תמיד בוחרות לרכז את העובדים שלהן במשרד אחד. לעבודה וירטואלית יש המון יתרונות: עסקים יכולים לגייס עובדים מכל מקום, לשמר עובדים איכותיים אם הם עוברים לסביבת מגורים אחרת, ולהרחיב את הפעילות שלהם לשווקים חדשים בעזרת צוותים מקומיים.

צוותים וירטואליים הם יתרון לא רק למעסיקים. לא פחות מ-99 אחוז מהעובדים מרחוק שהשתתפו בסקר של חברת Buffer לניהול מדיה חברתית אמרו שהם היו מעוניינים להמשיך לעבוד מרחוק בשלב מסוים במהלך הקריירה שלהם, כפי שניתן לראות בדוח State of Remote Work של Buffer.

כדי לחקור את המגמה הזו, פנינו אל אריק קוצ'נסקי, שמנהל את אזור מערב ארה"ב וקנדה כמנהל מכירות בכיר במחלקת תיקי הלקוחות של WeWork. חלק מתפקידו הוא יצירת קשרים עם חברי WeWork כשהם מקימים משרדים חדשים ברחבי העולם. הוא מנהל גם בעצמו צוות וירטואלי שהחברים בו עובדים בכל רחבי מערב ארה"ב, בערים כמו שיקגו, דאלאס ולוס אנג'לס.

שלוש אסטרטגיות לבניית צוות וירטואלי יעיל

לאחר שנים של ניסיון בניהול צוותים וירטואליים ובתמיכה בהם, קוצ'נסקי מציע שלוש אסטרטגיות לתיאום בין אנשי צוות שעובדים מרחוק.

1. מינוי איש קשר מרכזי

ב-WeWork, כמו בתפקידיו הקודמים, קוצ'נסקי ממנה איש קשר מרכזי בכל מיקום. אדם זה הוא לא בהכרח המנהל של כל העובדים באותו משרד גלובלי, אבל הוא מניע את התרבות באותו מיקום ואחראי להבין את רוח הצוות שם.

"כך אפשר לפעול בבהירות", אומר קוצ'נסקי. "אתם יודעים למי לפנות בשאלות שקשורות לאותו משרד מסוים".

מכיוון שאיש הקשר המרכזי עובד בדרך כלל במשרה מלאה, חשוב לאזן בין הדרישות שיש לקידום עבודת צוות וירטואלית יעילה לבין יתר המחויבויות שלו.

2. קיום מפגשים פנים אל פנים

כפי שמלגירי ציין בפרק 3, ביקורים של צוותי ניהול במשרדים מרוחקים תורמים לחיזוק הערכים המשותפים לכל החברה, וזהו גורם חשוב בהצלחה של צוותים וירטואליים גלובליים.

"גם עם כל הכלים הרבים שמאפשרים לנו לנהל ישיבות מרחוק, אין תחליף לביקור פיזי", אומר מלגירי.

גם קוצ'נסקי מייחס חשיבות לביקורים באתר ומציע לארגן פגישות רבעוניות מחוץ לאתר, שבהן כל חברי הצוות מתאספים באותו מקום למשך יום או יומיים כדי לעבוד יחד על אתגרי העסק. גיבוש זה לרוב מספק לחברי הצוות אנרגיה מחודשת כשהם חוזרים למשרדים הקבועים שלהם.

3. הקדשת זמן לקשרים אישיים

כשנפגשים בשיחת וידאו, מאוד מפתה לגשת ישר לסדר היום ולדבר רק על ענייני עבודה. אבל חשוב למצוא את הזמן לשאול את חברי הצוות הווירטואלי על החיים שלהם מחוץ למשרד.

"דברו קצת על מה שקורה בחיים שלכם", אומר קוצ'נסקי. זה מה שבדרך כלל קורה כשאתם הולכים להביא קפה או מסתובבים בניין, וזה גם מה שלרוב מתפספס בשיחות וידאו.

קוצ'נסקי מספר שכשעבד ב-LinkedIn, בכל חודש מישהו אחר מהצוות שיתף מצגת עם סיפור החיים שלו בתמונות. אנשי הצוות למדו להכיר אחד את השני קצת יותר לעומק ונוצר קשר חזק יותר ביניהם – כך שזו אחת השיטות המומלצות לכל מי שמנהל צוות וירטואלי.

דברו קצת על מה שקורה בחיים שלכם. זה מה שבדרך כלל קורה כשאתם הולכים להביא קפה או מסתובבים בניין, וזה גם מה שלרוב מתפספס בשיחות וידאו.

אריק קוצ'נסקי

מעוניינים להרחיב את החברה?

גלו איך הרשת הגלובלית של WeWork פותחת עולם של קשרים חדשים לחברות כמו שלכם ומאפשרת לכם להרחיב בקלות את העסק לשווקים חדשים. ומצאו זמן להקשיב לפרק של לקוח WeWork ראשמי מלגירי, בפודקאסט Up At Night שמסביר איך לשמור על קשר ותיאום בין משרדים, אזורי זמן ויבשות.