Comment WeWork a modifié ses espaces dans le monde pendant la pandémie de Covid-19

L'équipe de conception a envisagé bien plus que le simple aménagement des meubles lorsqu'elle a réorganisé plus de 800 bureaux

L’équipe de conception de WeWork est en mesure de réinventer l’espace de travail pour soutenir les employés modernes ; c’est ce que nous faisons depuis la création de l’entreprise. Lorsque la pandémie de COVID-19 a commencé à frapper, nous avons dû relever un nouveau défi : améliorer les normes dans plus de 800 emplacements WeWork à travers le monde afin de privilégier la santé et la sécurité de la communauté. 

Nous nous sommes concentrés sur cinq domaines clés pour améliorer nos espaces : 

  • Désinfection renforcée. Nous avons établi de nouveaux protocoles pour nettoyer les surfaces, les espaces communs et les objets fréquemment touchés toutes les deux heures. Nous avons également organisé la livraison sans contact du courrier et des colis, et la désinfection immédiate du COVID-19 si nécessaire. 
  • Distanciation professionnelle. Afin de dé-densifier nos espaces, les espaces communs tels que les salles de réunion ont été transformés, en intégrant de nouvelles configurations des sièges, afin que les employés puissent maintenir une distance de sécurité.
  • Signalétique comportementale. Nous avons installé une signalétique créative pour rappeler courtoisement les nouvelles politiques de capacité dans les espaces communs, de manière à perturber le moins possible les journées de travail des employés.
  • Équipements de désinfection. Nous avons installé dans les bâtiments de nouveaux équipements, notamment des distributeurs de savon sans contact dans les toilettes, des distributeurs de lingettes et de désinfectant pour les mains et des articles à usage unique dans les coins cuisine.
  • Un système CVC amélioré. Par le biais de notre système de chauffage, de ventilation et de climatisation, nous maximisons la quantité d’air extérieur à l’intérieur pour assurer une circulation d’air plus propre et filtrée dans nos espaces.

Nous avons planifié et mis en œuvre cette réorganisation dans plus de 800 emplacements. Nous avons fait appel à l’expertise de différents services et spécialisations comme l’ingénierie, l’architecture, l’aménagement intérieur, la stratégie de milieu de travail, les opérations et bien d’autres encore, et le tout très rapidement. Voici comment nous y sommes parvenus.

Concevoir une stratégie à grande échelle

Nous avons dû relever de nombreux défis pour coordonner un réaménagement au niveau mondial. Les réglementations relatives à l’aménagement des espaces changeaient de jour en jour et variaient énormément d’un pays à l’autre. La chaîne d’approvisionnement mondiale autour d’éléments comme le désinfectant pour les mains était très tendue au début. 

Nous avons donc dû trouver rapidement des solutions. Nos équipes chargées de l’approvisionnement ont travaillé sans relâche, contactant de nombreux fournisseurs fiables pour les aider à trouver des matériaux. Notre équipe de conception principale basée à New York a collaboré étroitement avec les responsables du design au niveau régional pour mettre en œuvre nos stratégies d’amélioration dans toute une gamme d’environnements d’espace de travail, qui vont bien au-delà du plan d’étage traditionnel des bureaux. Contrairement aux exploitants d’immeubles commerciaux traditionnels, dont les plans d’espace de travail se concentrent généralement sur les espaces de bureau privés et les salles de réunion, nos espaces incluent une variété de configurations : espaces de travail dédiés et flexibles équipés par exemple d’espaces détente, d’alcôves privées, de coins cuisine, de salles de groupe privées et de salles de réunion à réserver. 

Notre objectif principal était de veiller à ce que chaque amélioration réponde aux attentes des membres en termes de distanciation sociale et de propreté, tout en continuant à maintenir notre proposition de valeur consistant à procurer aux membres un sentiment de communauté et d’interaction au sein de nos espaces. 

L’approche était familière : nous nous sommes tournés vers les membres et les entreprises clientes pour connaître leurs principales priorités pour leur retour au bureau. Ces informations précieuses, en plus de commentaires d’experts en consulting et de conseils d’agents de la santé publique et du gouvernement local, ont fortement éclairé nos plans. 

Lors du réaménagement de nos espaces, nous avons établi un ensemble clair de normes de conception pour chaque espace de notre portefeuille. Les instructions étaient très détaillées pour ceux qui entraient dans l’espace pour y placer la signalétique et déplacer les chaises. Nous avons dû gérer tout cela par le biais de Zoom. 

Les équipes de nos différents services se sont réunies quotidiennement pour s’assurer que ces normes de conception soient respectées. Tout ce que nous avons réalisé a été accepté par les différentes équipes, approuvé par la direction et a fait l’objet d’un suivi afin de comprendre les nuances selon les marchés. Le réaménagement ayant été effectué par étapes, nous avons tiré des enseignements en Chine, qui ont ensuite été pris en compte dans la région EMEA puis en Amérique latine. 

Nos améliorations en termes de design

Nos équipes de conception ont mis en œuvre ces axes clés dans l’ensemble de nos espaces, en repensant des zones spécifiques avec un accent sur la sécurité et le confort. 

Des community bars sûrs et accueillants

WeWork 725 Ponce à Atlanta, GA, USA.

Lescommunity bars sont les principaux lieux d’accueil qui servent de lieu de rencontre entre les membres, leurs invités et l’équipe de la communauté WeWork. Notre approche du design de ces postes de travail inclut des rappels en matière de distanciation tels que des autocollants au sol « 2 m de distance » (« 6 pieds de distance »), des distributeurs de gants jetables ainsi que des directives d’hygiène et de comportement bien visibles, afin que les membres sachent comment évoluer dans notre espace de travail dès leur entrée. Le but, comme toujours, était de créer une ambiance conviviale et accueillante.

Des espaces détente avec une capacité réduite

WeWork Coda à Atlanta, GA, USA.

Lesespaces détente sont un point central commun à tous les bâtiments de WeWork, et cela n’a pas changé. Nous avons pris des mesures pour respecter nos nouvelles normes en matière de distanciation sociale et de propreté, tout en maintenant l’atmosphère de collaboration que nos membres attendent de nos espaces. Les meubles des espaces détente restent en place. Les coussins et la signalétique indiquant « Il s’agit de l’espace que vous avez toujours eu, mais maintenant vous devez être plus attentifs ». Nous avons placé des rappels de distanciation sur les tables basses et autres surfaces centrales, y compris sur des coussins personnalisés. Nous avons également affiché des directives de comportement et d’hygiène à des emplacements bien en vue.

Des salles de réunion confortables et collaboratives

WeWork Coda à Atlanta, GA.

Les salles de réunion sont des espaces partagés conçus pour la productivité, et nous nous sommes efforcés de les améliorer afin que les membres puissent continuer à collaborer et à communiquer en toute sécurité. Nous avons réduit leur capacité en concevant des configurations où les sièges sont disposés de manière à respecter la distanciation sociale. Nous avons également ajouté des distributeurs de lingettes et d’autres équipements de désinfection, et nous avons veillé à ce que les directives en termes de comportement et d’hygiène soient bien visibles. 

Des hot desks décalés et désinfectés

WeWork Coda à Atlanta, GA.

Les hot desks sont des espaces de travail partagés destinés à nos membres, dispersés dans différents environnements de milieu de travail. Nos équipes de conception ont adapté cette offre de produits clés pour une hygiène accrue et une distanciation professionnelle, en y intégrant des sièges décalés, des équipements de désinfection comme des distributeurs de lingettes, ainsi que des directives d’hygiène et de comportement bien visibles. 

Ces améliorations sont adaptées constamment, en tenant compte des nouvelles directives sanitaires et des besoins des membres. Mais une chose demeure constante chez WeWork et pour l’équipe de conception : notre priorité est de vous fournir des aménagements haut de gamme. Nous maintenons un niveau élevé de standardisation et une rigueur sans faille dans nos espaces et nos performances. Nous ajoutons ensuite des nuances, des finitions et des œuvres d’art spécifiques à chaque espace de travail pour qu’il soit spécial et unique.  

Ebbie Wisecarver est la vice-présidente et la responsable mondiale du design chez WeWork. Depuis qu’elle a rejoint WeWork en 2015, elle a occupé plusieurs postes, notamment en tant qu’architecte et chef de projet de développement pour l’Australie, directrice du design pour l’Asie, l’Australie et l’Inde, et responsable de la livraison de projets pour WeWork Japon. Auparavant, Mme Wisecarver a travaillé chez Diller, Scofidio + Renfro New York et Steven Holl Architects à New York. Elle est titulaire d’une maîtrise en architecture de l’université de Pennsylvanie, et elle a participé à de nombreuses expositions itinérantes et activités d’enseignement, notamment à un stage d’été en compétition chez Takenaka Corporation à Osaka, au Japon. Basée à Brooklyn, New York, Mme Wisecarver est une fervente adepte de la course et adore voyager.

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