Qu’est-ce qu’un lieu de travail hybride?

La pandémie de COVID-19 a créé de nouvelles façons de travailler. Voici ce que vous devez savoir sur lieu de travail hybride.

WeWork, 1460 rue Mission, à San Francisco.Photos par WeWork

Le modèle hybride est un milieu de travail qui allie des aspects du télétravail et du travail au bureau. Dans un lieu de travail hybride typique, certains ou tous les employés ont la possibilité de choisir l’endroit où ils travaillent et à quel moment ils y seront présents; ils divisent ainsi leur temps entre le télétravail et le travail dans un bureau centralisé. 

Une entreprise qui utilise un modèle hybride peut avoir au moins un lieu de travail où une partie de ses effectifs se rend régulièrement, tandis que les autres employés font du télétravail ou travaillent de la maison. C’est différent du modèle entièrement basé sur le télétravail, où l’entreprise n’a pas de lieu de travail physique et tous les employés travaillent à distance.

Le fonctionnement d’un environnement hybride dépend de l’entreprise, mais il peut s’agir d’une poignée d’employés qui travaillent de façon permanente sur place ou de plusieurs équipes qui fonctionnent avec des horaires échelonnés, par exemple en alternant la présence au bureau toutes les deux semaines. Un modèle hybride peut être principalement basé sur le télétravail, et les employés se présentent en personne aux réunions. Ou, au contraire, il pourrait être plutôt basé sur le travail en présentiel, et seulement quelques employés ou équipes font du télétravail. 

Peu importe comment il est organisé, le but d’un modèle hybride est de créer un équilibre entre les besoins des travailleurs et leur capacité à collaborer et à être productifs dans un endroit physique partagé. Dans cet article, nous nous pencherons sur les avantages que présente le modèle hybride, sur les raisons qui poussent les entreprises à l’adopter, et nous donnerons des conseils simples pour adopter un modèle hybride dans votre entreprise.

Voici pourquoi de plus en plus d’entreprises se tournent vers un lieu de travail hybride

La pandémie de COVID-19 a bouleversé nos façons de travailler, et les entreprises ont donc été forcées de revoir l’importance du lieu de travail physique. Les priorités des employés ont changé au cours de la dernière année. Certains d’entre nous sont hésitants à revenir au bureau, et d’autres n’en peuvent plus du travail à distance. La plupart des gens s’accordent toutefois pour dire que la tradition des horaires de 9 à 5 est une chose du passé, et qu’il est grand temps d’adopter une approche plus flexible.

L’année qui s’est terminée nous a prouvé que nous avons les outils, les logiciels et les compétences pour travailler efficacement, peu importe où nous sommes… mais elle a également souligné les inconvénients du télétravail. Les employés peuvent se sentir délaissés ou oubliés. Leur équipement à la maison pourrait ne pas convenir, ou leur bureau est trop petit, entouré de distractions.

Le retour graduel au bureau sera façonné par les leçons apprises durant cette période de télétravail forcé. Les employés veulent choisir l’endroit et le moment où ils travaillent. Ils veulent éviter les déplacements désagréables et passer plus de temps avec leur famille et leurs amis. En revanche, ils veulent aussi voir leurs collègues en personne et travailler ensemble pour atteindre des objectifs communs dans un espace physique qui n’est pas un bureau improvisé sur le coin de la table à dîner.

WeWork, 1460 Mission St , à San Francisco.

Tous ces facteurs ont contribué à la naissance du modèle de travail hybride, un mélange de travail à distance et au bureau qui vise à détacher l’entreprise de son siège social physique, tout en donnant aux employés la possibilité d’y travailler s’ils en ont envie. 

Pour les employeurs, le lieu de travail hybride est une occasion de repenser leur aménagement actuel, d’attirer de nouveaux talents qui ne vivent pas dans la région et d’augmenter la diversité de leur main-d’œuvre. Les entreprises ont également ressenti l’impact positif que le télétravail a eu sur la satisfaction et la productivité des employés. Le modèle hybride est une façon de maintenir cet impact positif à long terme.

Voici pourquoi les employés préfèrent le lieu de travail hybride 

Même avant la pandémie, les employés mettaient de plus en plus l’accent sur la flexibilité dans le milieu de travail. Pour 9 personnes de la génération Y sur 10, avoir la liberté de choisir l’endroit et le moment où ils travaillent est plus important que le salaire. Cela reflète l’évolution de notre perception du travail et du bureau, mais la tendance se renverse lorsque vous questionnez des employés plus jeunes.

Bientôt, la génération Z sera le segment dominant de la main-d’œuvre. Dans un sondage mené par Salesforce en 2020, cette tranche démographique a exprimé un désir toujours plus grand de ne pas faire que du télétravail, mais plutôt de partager son temps entre le bureau et la maison. Pour ceux qui font leur entrée sur le marché du travail, le bureau a une plus grande valeur, et non pas l’inverse. Il est perçu comme un lieu pour socialiser, faire du réseautage et collaborer. Pouvoir choisir à quelle fréquence on doit se présenter au bureau demeure un point important, mais les données indiquent que la génération Z est moins intéressée par le télétravail que les gens de la génération Y.

Plusieurs facteurs peuvent expliquer cette inclinaison vers le milieu de travail hybride, plutôt que vers le télétravail constant. En moyenne, il nous suffit d’avoir accès à une prise murale et à une connexion Internet décente pour pouvoir travailler. L’infonuagique a facilité et amélioré la collaboration, peu importe la distance. Et nous sommes de plus en plus concernés par l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle; nous façonnons nos horaires de travail pour mieux convenir à notre vie personnelle, plutôt que l’inverse.

Mais, pour certains travailleurs, la capacité de travailler entièrement à distance peut être limitée par leur situation personnelle. Les jeunes employés ont souvent moins d’espace à la maison pour y installer un bureau confortable, ou ils vivent encore avec leurs parents ou avec des colocataires. Ils tiennent beaucoup au temps passé en personne avec leurs collègues, car cela leur permet de bâtir des relations, d’apprendre de nouvelles compétences et de recevoir des conseils.

Dans un modèle hybride, les avantages du travail flexible s’ajoutent à ceux d’avoir un siège social physique. La pandémie a accéléré une tendance existante et a prouvé qu’une main-d’œuvre décentralisée peut être fonctionnelle, mais elle a également mis en lumière certains inconvénients du modèle entièrement basé sur le télétravail. Les employés, particulièrement ceux qui commencent leur carrière, veulent avoir le meilleur des deux mondes.

Voici comment transformer votre espace en lieu de travail hybride

Passer à un modèle hybride signifie revoir les processus de votre entreprise de A à Z, afin de s’assurer qu’ils fonctionnent bien, peu importe l’endroit où ils sont implantés. C’est un des défis les plus complexes auxquels une entreprise peut s’attaquer, et la façon dont vous l’appréhendez dépend de la taille et de la forme de votre entreprise.

Examinez comment les entreprises similaires à la vôtre sont passées à un modèle hybride ou au télétravail, et attardez-vous aux leçons qu’elles ont tirées – et aux erreurs qu’elles ont commises en cours de route! Voici quelques points généraux à prendre en compte pour votre plan.

Demandez à vos employés ce qu’ils veulent réellement

Ne tenez pas pour acquis que tous vos employés veulent la même chose. Nos priorités sont toutes différentes, et pour mettre en place un modèle de travail hybride, vous devriez solliciter l’avis de vos employés, dans tous les secteurs de votre entreprise. Interrogez votre équipe et écoutez bien leurs réponses. Soyez réaliste quant aux changements que vous pouvez apporter au milieu de travail, et soyez à leur disposition pour écouter leurs inquiétudes et leurs demandes.

Offrez des options… mais pas trop!

Offrez à vos employés deux ou trois façons de travailler pour votre entreprise : une devrait être principalement au bureau, la deuxième, surtout en télétravail, et finalement, un choix qui se trouve à mi-chemin entre les deux. Donnez-leur aussi la possibilité de changer d’idée, mais encouragez-les à ne pas le faire constamment. Ainsi, vous pourrez planifier votre changement et avoir une bonne idée de l’endroit où vos employés se trouveront, ce qui vous permettra de mieux attribuer vos ressources.

Mettez la technologie à votre service

Le logiciel qui permet le télétravail est également au cœur même d’un lieu de travail hybride fonctionnel. Profitez des logiciels infonuagiques pour la productivité et des outils de vidéoconférence pour vous assurer que tous ceux qui travaillent à distance et ceux qui sont au bureau sont sur la même longueur d’onde.

WeWork, Gotham Center à Long Island, dans l’État de New York.

Veillez à ce que tout le monde ait accès au matériel nécessaire pour travailler à distance. Déterminez les tâches quotidiennes qui ne peuvent être réalisées qu’au bureau et pourquoi, puis tentez de trouver d’autres solutions. L’employé devrait pouvoir accomplir son travail même s’il n’est pas en présentiel. Dans un lieu de travail hybride idéal, le travailleur devrait pouvoir faire son travail même si le bureau disparaissait soudainement.

Il devrait également avoir accès à toutes les ressources et à tous les renseignements dont il a besoin pour être efficace, alors assurez-vous qu’ils sont faciles à trouver et accessibles. Documentez tout, des rencontres avec les clients aux discussions informelles dans le couloir, afin que tous les employés soient à jour et sachent à quoi s’en tenir.

Maintenez la culture de votre entreprise

Il est difficile de définir une culture. Une entreprise peut avoir une philosophie ou un ensemble de valeurs essentielles, mais la culture d’un milieu de travail naît naturellement des interactions entre employés. Aidez les télétravailleurs à se sentir impliqués dans la vie sociale du bureau en organisant des rencontres en ligne informelles et des rencontres de discussion ouvertes virtuelles, afin qu’ils ne ratent pas les bonnes vieilles conversations impromptues autour de la cafetière.

Assurez-vous que vos employés en télétravail ne se sentent pas oubliés. Revoyez les avantages sociaux pour qu’ils ne profitent pas qu’aux travailleurs qui sont au bureau. Par exemple, si les employés peuvent avoir du café et des collations à volonté dans la cuisine, vous pourriez offrir à vos télétravailleurs un abonnement-dégustation comprenant divers cafés, ou peut-être des boîtes de repas à cuisiner gratuites.

Transformer une culture en présentiel pour qu’elle s’adapte au mode hybride ou au travail à distance est un défi colossal, et cela ne se fera pas en un jour. Commencez par déterminer quelles sont les valeurs de votre entreprise, écrivez-les, puis tentez de les mettre en pratique par tous les moyens à votre disposition.

Transformez vos offres pour des emplois à distance

Le vrai test d’un lieu de travail hybride, c’est la façon dont vous recrutez vos nouveaux employés. Lorsque possible, rédigez votre offre d’emploi pour que l’emplacement n’ait pas d’importance. Créez un nouveau processus d’entrevue et d’embauche qui soutient les candidats, peu importe la distance qui les sépare du bureau, et donnez-leur les ressources et les occasions dont ils ont besoin pour se rendre au bureau pour les rencontres et les événements sociaux.

Aménagez un bureau dans le respect de la distanciation physique

Comme vous avez moins de personnes au bureau, vous pourrez plus facilement créer un aménagement qui protège vos employés. Nous ne savons pas exactement combien de temps les lignes directrices pour la distanciation physique perdureront, alors profitez de l’occasion pour dédensifier votre milieu de travail et créer des espaces de collaboration communs dans le bureau. Assurez-vous qu’il a suffisamment d’espace entre les postes de travail, et concevez des systèmes unidirectionnels pour aider les employés à se déplacer en toute sécurité dans le bâtiment.

WeWork, 1460 Mission St , à San Francisco.

Ne sous-estimez pas ceux que vous ne voyez pas

Les télétravailleurs sont moins visibles que leurs collègues en présentiel, ce qui veut dire qu’ils sont plus souvent oubliés pour les promotions et les autres occasions du genre. Soyez conscient de ce biais naturel, et prenez des mesures pour vous assurer que vos décisions sont justes et égalitaires.

Formez les gestionnaires pour qu’ils soutiennent et incluent les travailleurs à distance, et adaptez vos processus de recrutement pour créer des conditions aussi équitables que possible afin que les employés à distance ne se retrouvent pas dans une situation professionnelle désavantageuse simplement parce qu’ils ne sont pas présents dans la pièce.

Voici comment WeWork peut vous aider à passer à un lieu de travail hybride

Les principes de base du lieu de travail hybride aident les employés à offrir le meilleur d’eux-mêmes, peu importe où ils se trouvent. Les bureaux de WeWork sont conçus pour la flexibilité et peuvent vous aider à adopter un mode de travail plus dynamique. Peu importe si vous planifiez la création d’un bureau satellite pour une équipe à distance ou si vous prévoyez déménager dans un espace de travail qui peut facilement s’adapter aux besoins changeants de votre entreprise, WeWork offre des espaces de travail inspirants et adaptatifs qui soutiennent les objectifs de votre entreprise.

Les postes de travail attribués et les bureaux privés aident les travailleurs à distance à se sentir plus connectés à leurs collègues en présentiel. Un environnement exempt de distractions, des salles de réunion modernes, une connexion Wi-Fi haute vitesse et des installations professionnelles donnent à vos employés les outils dont ils ont besoin pour être productifs, se sentir impliqués et pouvoir collaborer, peu importe la distance.

Les produits comme WeWork Accès Illimité et WeWork On Demand offrent encore plus de flexibilité, vous permettant d’accéder aux espaces de travail et aux salles de réunion dans les grandes villes partout sur la planète.

Pour que le modèle hybride fonctionne, vous devez vous assurer de veiller au bien de tous. Un espace de travail flexible qui s’adapte aux nouvelles stratégies est une partie importante de la transition, et il donne aux dirigeants la paix d’esprit nécessaire pour prendre les bonnes décisions pour leurs employés. Changer la façon dont votre entreprise fonctionne est une aventure complexe, mais quand on pense à la possibilité de créer une culture d’entreprise encore meilleure, plus durable, plus productive et plus inclusive, le jeu en vaut la chandelle.

Steve Hogarty est un auteur et journaliste basé à Londres. Il s’occupe de la chronique de voyage de City AM et participe à la gestion de City AM Magazine, où il s’intéresse surtout à la technologie, au tourisme et au divertissement.

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