Una mirada al plano de un piso de oficina transformado

Cómo cambia una oficina durante la pandemia de la COVID-19: está menos concurrida, descentralizada o transformada en un centro de colaboración


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A medida que aumentan las cifras de vacunación, expertos de la industria, consultores y directores ejecutivos están luchando por encontrar la forma de llevar a las personas de manera segura a la oficina. Están adoptando algunas estrategias clave para actualizar las soluciones inmobiliarias con las que ya cuentan.

WeWork ha estado trabajando estrechamente con empresas en estas actualizaciones. “Las tendencias de diseño no son prolijamente lineales, por lo que no hay un ‘retorno a la normalidad’”, explica Ashley Hohmann, ejecutiva de proyectos de WeWork, en la ciudad de Nueva York. “Las adaptaciones que tuvimos que hacer durante esta pandemia continuarán influyendo en la forma en que interactuemos con el espacio”.

Así es como se vería una planta típica en una empresa. Imágenes de WeWork.

La mayoría de las encuestas indican que las personas prefieren una combinación de regresar a la oficina y trabajar de forma remota. Parece que la nueva jornada laboral será un híbrido entre ir a la oficina y trabajar desde otros lugares. La situación presenta una oportunidad única para repensar cómo se diseñarán las oficinas y cómo funcionarán.

Esto se puede resumir en tres estrategias de uso clave: eliminación de la densidad, descentralización y convertir la oficina en un centro de colaboración. Las estrategias se pueden emplear como medidas independientes o combinadas. Este es un análisis más detallado de cómo se puede transformar un piso de una oficina utilizando estas estrategias.

Eliminación de la densidad

La eliminación de la densidad implica limitar la cantidad de personas en un espacio. Eso puede significar separar los escritorios físicamente o tener una estrategia en la que no todo el mundo trabaje en el lugar al mismo tiempo. Los días laborables alternativos pueden reducir la cantidad de empleados en el sitio, lo que libera más espacio para actividades específicas.

“Eso podría traducirse en reducir la cantidad de escritorios y asignar un día ‘A’, un día ‘B’ o un modelo similar al de los hoteles”, explica Hohmann. Un modelo de hotel o hot desk designa una estación de trabajo que es utilizada por más de una persona. Los usuarios pueden alternar días, con limpieza realizada en el medio. Se pueden quitar sillas sin ocupar y estaciones de trabajo sin usar. Se pueden utilizar carteles informativos, calcomanías y otras herramientas de orientación para fomentar la separación. 

Como se muestra en el gráfico anterior, la eliminación de la densidad es la estrategia más sencilla de implementar, ya que el diseño básico de la oficina permanece sin cambios. Los planos de planta anteriores y posteriores demuestran cómo una mesa que solía admitir a ocho empleados ahora admite a cuatro. Eso permite que todos tengan más espacio y se distancien socialmente. Suponiendo que la mitad de las personas trabajarían desde casa el día A y la otra el día B, solo se necesita la mitad de la cantidad total de estaciones de trabajo.   

“El objetivo es proporcionar a aquellos que utilizan el espacio un área generosa para que puedan trabajar”, comenta Hohmann. 

Descentralización

Las empresas con sedes tradicionales grandes podrían beneficiarse de trasladar a más personas a las oficinas satélite. 

“Los equipos no tienen que estar ubicados en un mismo lugar para trabajar de forma exitosa”, explica Hohmann. “Las empresas están repensando sus portafolios inmobiliarios a fin de proporcionar soluciones que sean convenientes y atractivas para sus equipos. Esto podría significar una huella más pequeña donde estaba anteriormente su sede central”.  

La sede de WeWork en la ciudad de Nueva York es un excelente ejemplo de cómo puede funcionar este sistema. Antes de la pandemia, la mayoría de los empleados acudían a un edificio de la sede en Chelsea. La descentralización estimuló a WeWork a crear tres nuevas oficinas satélite en Brooklyn, Downtown Manhattan y Midtown Manhattan. Las diferentes oficinas permitieron a los empleados elegir la oficina satélite más cercana a donde vivían, lo que redujo el tiempo de desplazamiento al trabajo y aumentó la flexibilidad del espacio de trabajo.     

La misma estrategia fue adoptada por una empresa de seguros global con sede en una importante ciudad asiática. No tenían el inmueble necesario para eliminar la densidad en los espacios de sus oficinas a medida que se configuraban. La descentralización les permitió crear oficinas satélite temporales en toda la ciudad y mantener sus operaciones en funcionamiento. 

Creación de un centro de colaboración

En el modelo de centro de colaboración, se eliminan las filas de estaciones de trabajo. El espacio captado se reutiliza en otras áreas para promover el trabajo conjunto. Estas pueden ser áreas de incorporación y capacitación que se configuran como aulas en miniatura, áreas de aprendizaje creadas utilizando asientos circulares para fomentar el contacto visual y la interacción, o zonas de colaboración activa con asientos informales.

“El centro de colaboración es una respuesta a la necesidad de aprovechar las soluciones existentes de bienes raíces para proporcionar una variedad de tipos de espacio que puedan responder a las necesidades que vemos ahora y a las que anticipamos”, explica Hohmann. 

PayPay, un servicio de pago sin efectivo japonés, construyó su centro de colaboración eliminando primero la necesidad de acudir a la oficina para realizar tareas que podrían hacerse desde casa. Luego, creó zonas dentro de la oficina para fines específicos, como un área de colaboración activa, una zona de aprendizaje y una comunidad o zona social. La empresa experimentó un aumento de la productividad, y el 90 % de los empleados informaron un aumento en la eficiencia.  

Un centro de colaboración también puede implicar la creación de vecindarios o radios de especialistas. Cada radio funciona como un lugar de reunión que fomenta el intercambio cruzado de ideas. Cada radio está anclado por una oficina privada que puede estar rodeada de áreas de trabajo enfocadas, lugares de reunión, áreas de conferencias y suboficinas privadas más pequeñas que son perfectas para llamadas telefónicas.  

“Lo que hemos visto es que el rol de una oficina tradicional se ha modificado”, comenta Hohmann. “Los miembros pueden crear áreas para el trabajo basado en actividades que permitan a los equipos colaborar de formas que de otra manera no podrían”. 

Todos los que piensan en la oficina y en el futuro del trabajo están de acuerdo en que no se puede regresar al método anterior. Los empleados y los líderes empresariales reconocen la necesidad de más flexibilidad en cómo y dónde trabajan. 

“Estar encerrados en modelos antiguos puede empujar a las empresas a intentar aplicar soluciones obsoletas, lo que posteriormente perjudica su cultura y aleja a los talentos”, explica Hohmann. “Creo que aquellos que tienen la libertad o la previsión de actuar rápido se beneficiarán enormemente”. 

En el último año, se han pausado o ralentizado muchos aspectos del trabajo y la vida. Una cosa que ha demostrado la pandemia es que, si bien las personas pueden trabajar de forma virtual, nada se compara con la inspiración y la innovación que conlleva colaborar en la oficina, al menos algunos días a la semana.

Scott Sowers es un escritor independiente ubicado en Washington, D.C. Escribe sobre bienes raíces, arquitectura, diseño, energía y la industria automotriz. Su trabajo aparece en The Washington Post, The New York Times, The Atlantic y otras publicaciones. 

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