La pandemia del COVID-19 ha alterado la vida en las principales ciudades del mundo. Incluso cuando, eventualmente, las empresas comiencen a reabrir y las personas regresen a la oficina, el lugar de trabajo será testigo de importantes cambios.
China continental, que experimentó el auge de contagios en enero y febrero, comenzó a reabrir el país lentamente en marzo. Hay mucho que podemos aprender cuando se trata del enfoque que han tomado las empresas allí para mantener a su gente segura.
Un paisaje social diferente
Pasaron cerca de dos meses desde que las primeras infecciones por coronavirus fueron reportadas hasta que la vida en China Continental volviera a un dejo de normalidad y las personas regresaran al lugar de trabajo.
Pero la vida cotidiana ya no se ve igual. Muchas escuelas aún están cerradas, al igual que las guarderías. Contratar ayuda para el hogar es más difícil. Y encontrar apoyo adecuado para el cuidado infantil ha sido un gran reto para quienes regresan al trabajo.
Otro gran desafío es el transporte público. Los trenes y autobuses llenos de gente despiertan cada vez más temores de contagio. Y con tanta gente tomando autos privados o taxis para evitar el transporte público, el tráfico ya está sufriendo las consecuencias en muchas ciudades chinas.
China ha actuado rápida y eficazmente en el uso de tecnología para detectar y rastrear personas potencialmente infectadas. Cada ciudad tiene un sistema vinculado al teléfono de los ciudadanos, a través de la plataforma social WeChat, que verifica la ubicación del teléfono e indica, a través de un sistema codificado por colores, si el individuo ha estado expuesto a una persona infectada. A menudo se solicita a los trabajadores que muestren la aplicación antes de ingresar a la oficina, para confirmar que no están incumpliendo con una debida auto-cuarentena.
Cambios en el trabajo
Aquellos que regresan al trabajo en un mundo post COVID-19 deberán esperar nuevos hábitos y normas que seguir.
Para reducir la exposición y el riesgo de transmisión, muchas empresas siguen realizando reuniones virtualmente, incluso cuando están en el mismo espacio de trabajo, en lugar de reunirse en salas físicas. Los trabajadores, además, suelen traer su almuerzo u ordenarlo, en lugar de salir a restaurantes.
En pos de mantener a sus colaboradores sanos y seguros, operadores de edificios y quienes ocupan las oficinas, han implementado nuevos protocolos, controles y pautas. Incluyendo:
- Controles de temperatura al comienzo de cada jornada laboral
- Asignación de diferentes turnos de llegada, para reducir la congestión en los ascensores
- Limitación de la capacidad de ascensores a dos personas a la vez
- Separación de colaboradores en equipos alternando días en la oficina, para limitar la densidad en la misma.
El gobierno ha definido nuevos estándares de densidad para edificios, según Tong Yang, director de ventas en WeWork China. Las empresas chinas han implementado una mayor distancia entre escritorios y establecido la circulación unidireccional en pasillos para reducir el contacto entre colaboradores. Se ha reforzado la limpieza y sanitización de oficinas, y se solicita a las personas que traigan sus propias tazas. Las empresas buscan optimizar la filtración de aire en los espacios, incrementando el flujo del mismo y regulando la humedad para reducir el tiempo de supervivencia del virus. Algunos espacios de trabajo están, incluso, instalando luces UV para matar el virus.
China también ha sido proactiva en el monitoreo de la calidad del aire interior, así como en la eliminación de partículas. Según Raefer Wallis, fundador y CEO de RESET, estas medidas están directamente relacionadas con la disminución de la tasa de infección, y se encuentran entre las mejores formas de generar confianza en los colaboradores que regresan al lugar de trabajo.
A efecto de anticiparse a estos cambios y más, WeWork ha preparado un plan para cuando volvamos al trabajo.
El beneficio de las oficinas flexibles
Mantener los espacios de trabajo limpios y a los colaboradores sanos es ahora la principal prioridad para la mayoría de los líderes empresariales. La idea del coworking probablemente evolucionará hacia algo más del estilo de “flow working», pudiendo reservar un escritorio específico por el día, pero con la flexibilidad de elegir la ubicación a la cual ir.
Las tendencias que hemos visto en los últimos años de compañías que se mueven hacia una estrategia de espacio de trabajo ágil, lejos de una sede centralizada, se acelerarán.Muchas ya están estableciendo nodos de oficinas más pequeñas a lo largo de la ciudad, de manera que sus colaboradores no tengan que viajar tan lejos de casa. Esto no sólo disminuye el riesgo de infectarse en el transporte público, sino que también diversifica el riesgo de cierre de oficinas en caso de que alguien se enferme.
La presencia local de la mayoría de las empresas probablemente no cambiará mucho, pero su sede central podría ser un 10 por ciento del tamaño que solía ser, considerando que los colaboradores usarían otras ubicaciones en una misma ciudad. Dicho esto, algunas compañías planean adoptar un enfoque aún más extremo: recientemente, un banco global dijo que está reduciendo en un 70 a 80 por ciento sus ubicaciones fijas, y ocupando un espacio de oficina más flexible, según Sean Lynch de The Instant Group.
Todos estos cambios se dan en un momento en que las empresas ya reconocían y valoraban el espacio de oficina flexible. Con más equipos distribuidos y más empleados deseando quedarse cerca de casa para acortar tiempos de viaje, un espacio de trabajo flexible proporciona el sentido de comunidad y la conexión que son clave para la satisfacción y el éxito de los colaboradores a largo plazo.
Las construcciones se encuentran suspendidas en la mayor parte del mundo, retrasando la apertura de nuevas ubicaciones e impactando negativamente a compañías que habían planeado mudarse a oficinas propias. El hecho de que WeWork ofrezca espacio listo para mudarse, es una de las razones por las que WeWork China ha visto un fuerte aumento en la demanda en el primer trimestre de 2020.
Generando confianza en el espacio de trabajo
Cuando la pandemia del COVID-19 obligó a la mayoría de las personas en China a refugiarse, trabajar desde casa se convirtió en norma. Actualmente, hay un impulso para que los empleados (salvo los pertenecientes a grupos de alto riesgo) comiencen a volver a la oficina, donde puedan aprovechar un espacio preparado para trabajar, el cambio de ambiente y la conexión humana. Las empresas deben comenzar a pensar hoy en el plan para el día en que sus oficinas vuelvan a abrir, así como en cómo prepararse para la próxima crisis.
Los operadores de edificios y los empleadores que prosperarán en el mundo post-COVID serán aquellos que pueden comunicar y probar (idealmente con datos) que tienen espacios de trabajo seguros y control sobre su entorno.
Hace unas semanas, organizamos un webinar que exploraba aún más aprendizajes del regreso de China al trabajo. El panel contó con Sean Lynch, managing director, APAC, en The Instant Group; Raefer Wallis, fundador y CEO de RESET; y Tong Yang, director de ventas, de WeWork China. Accede al video on-demand para conocer más sobre el tema y estate atento a próximos contenidos de WeWork sobre cómo manejar la transmisión de virus en el lugar de trabajo y qué están haciendo las grandes corporaciones para responder a la coyuntura.
Alex Shoer es Director of Strategy en WeWork. Anteriormente Enterprise Strategy Lead para WeWork APAC, y cofundador de Seeder Energy, Shoer trabajó por más de ocho años en China.
