Vetenskapen bakom smart kontorsdesign

Framgångsrika kontorsutrymmen speglar sina arbetare — anpassningsbara, intuitiva och alltid föränderliga

Utrymme är ett kraftfullt verktyg för att främja engagemang, inspirera till innovation och driva produktivitet. Men hur ser det perfekta utrymmet ut? I Science of Space utforskar vi hur vetenskapen om avsiktlig design kan förvandla vilken arbetsmiljö som helst till en helhetsupplevelse.

Du arbetar hårt i ditt utrymme, men hur hårt arbetar ditt utrymme åt dig?

På "Science of Space", ett utbildningsevent som nyligen hölls på WeWork 12130 Millenium Dr i Los Angeles, diskuterade Liz Burow, WeWorks vice ordförande för arbetsplatsstrategi och Chrisoula Kapelonis, Google-designer samt före detta Media Lab-forskare hur rätt kontor faktiskt kan förbättra minnet, humöret och stärka ditt varumärke.

Ett väldesignat arbetsutrymme är mer än bara visuellt tilltalande — det låter dig få mer jobb gjort, håller dig motiverad och förenar dig med ditt team. Enligt Burow ger det här de anställda "friheten att jobba med vetskapen att allt är under kontroll". Att tänka på en byggnad som en möjlighet att förena data ger en värdefull insikt om hur personer arbetar — hur lång tid de tillbringar i vissa utrymmen, var samtal är livligast eller vilken typ av möbler som stimulerar kreativiteten.

Burow förklarade att enligt "Allen-kurvan" minskar kommunikationen med avståndet, så en mängd olika utrymmen — från skafferiet och köket till en mängd mötesrum — är utformade för att hålla teamen nära varandra, designade med olika uppgifter, funktioner och personligheter i åtanke. När du ställer i ordning ditt utrymme är det enkelt att se hur designen påverkar hur du fungerar. Till exempel främjar smala korridorer sammankoppling och samverkan, medan logiskt flöde från kontorsenheter till gemensamma utrymmen hjälper till att förbättra minnet genom att begränsa distraktioner. (Som Burow uttrycker det, det här eliminerar de fruktade "varför gick jag in i rummet?"- tillfällena.)

Människan har alltid använt utrymmen för samma instinktiva uppgifter, såsom säkerhet, sömn och gemenskap. Burow berättar att när moderna kontor designas används dessa teman och omvandlar dem till system där personerna antingen kan dra sig undan — kapslar, kontor eller telefonrum till exempel — eller knyta an till commintyn. (Till skillnad från våra förfäder behöver vi dock en hel del eluttag.) A hitta en känsla av "osynlig känselförmåga" — förhållandet mellan kroppen och dess omgivning — reduceras till grundsatsen om autonomi, rättvisa, förtrogenhet och komfort.

Kapelonis studerar hur designen av utrymmet vi använder påverkar hur vi använder det och förutser hur man kan integrera teknik för att bygga nya upplevelser. De flesta utrymmen, sa hon, är inte tillräckligt mottagliga för sina användare. På MIT skapade Kapelonis konceptet Escape Pod, ett rum där arbetarna kunde justera allt från synlighetsinställningar till skrivbordshöjd, vilket underlättade för "stunder av produktivitet och avslappning att inträffa i ett enda utrymme".

I utformningen av det "perfekta arbetsutrymmet" förklarade Kapelonis, är tricket att inse att inte alla arbetare (eller arbeten) är skapade på samma sätt. Det enda sättet att designa utrymmen där alla slags personer kan känna sig väl till mods är genom att kombinera subjektiva och objektiva data. Escape Pod uppnådde denna balans genom att erbjuda användarna maximal flexibilitet och inverkan för att själva utvidga utrymmet med individuella paneler som ändrade detaljerna i utrymmet (tänk på en högteknologisk version av en Murphy-säng, där en enda åtgärd förvandlar ett vardagsrum till ett sovrum). Det är 2000-talets välj-ditt-eget-äventyr-stil av arbete.

Då tekniken utvecklas och förbättras tror Kapelonis att framtiden är att införliva "smarta" material — produkter som kan ändras på ett kontrollerat sätt av extern stimulans, såsom ljus, temperatur eller till och med stress — i arbetsutrymmena. Och då vi inte riktigt har nått den punkten än förklarade hon att vi kan använda tekniken för att kartlägga data om produktivitet och känslomässigt välmående på samma sätt som vi kontrollerar vår fysiska hälsa. I sin forskning har Kapelonis studerat föremål som mäter glädje och stress grundat på mänsklig samverkan (som kan leda till bättre kommunikation och konfliktlösning) och individuella toner som meddelar när vänner eller kontakter befinner sig på en viss plats. Det är trots allt rimligt att tro att ett utrymmer där du tillbringar så många timmar av ditt liv har en betydande effekt på ditt humör. Att fortsätta att integrera funktionalitet som positivt påverkar vårt inre är en viktig del av att designa för framtiden.

Framgångsrika kontorsutrymmen speglar sina arbetare — anpassningsbara, intuitiva och alltid föränderliga. Precis som våra utrymmen informerar om vårt arbete, påverkar vårt sätt att arbeta också god design. Vi kanske inte har flygande bilar, men vi har intuitiva kontor, och det är något att tro på. 

Redo att låta ditt utrymme arbeta åt dig? Det finns några enkla grejer du kan göra för att ge din omgivning ett lyft — redan nu.

Införliva färg. Vi påverkas oerhört mycket av färg, så att ha rätt nyanser på kontoret är en viktig byggsten för en bra dag, säger Kapelonis. Inslag av gult och oranget stimulerar kreativitet, medan blått och grönt är lugnande. Om du inte kan måla väggarna är tavlor med dessa färger ett snabbt och enkelt sätt att utnyttja regnbågens kraft.

Låt ljuset flöda.Rätt belysning kan leda till bättre koncentration, mindre ansträngning för ögonen och en bättre arbetsdag. Flytta ditt skrivbord så nära en naturlig ljuskälla som möjligt och fundera på att investera i justerbara persienner (likt den anpassningsbara ljusupplevelsen i en Escape Pod). Att installera en dimmer på taklampan eller skaffa en lampa med justerbart ljus hjälper också till att skapa olika stämningar under dagen, beroende på om du läser, använder datorn eller bara tar en paus.

Rör på dig. Det kan vara frestande att se till att du har allt du behöver vid skrivbordet, men att inte ha någon anledning att resa på dig begränsar hur mycket du kan göra på en dag, säger Burow. Att skapa strategiska gemensamma platser, från kaffe till förbrukningsmaterial, hjälper dig att hålla kontakten med ditt team och håller kommunikationen igång.

Eventet avslutades med en tur i utrymmet på WeWork 12130 Millennium Dr, vilket lät deltagarna utforska de verkliga sätten på vilka optimal utrymmesdesign väcks till liv. Intresserad av att se själv? Boka en tur nära dig idag.

Söker du arbetsutrymme? Kontakta oss.