Den ultimata guiden till aktivitetsbaserat arbete

Dagens personal vill ha ökad flexibilitet, självständighet och möjlighet att välja när och var de arbetar. Läs om hur aktivitetsbaserat arbete kan hjälpa anställda och arbetsgivare

Utrymme kan bidra till att främja engagemang, inspirera till innovation och öka produktiviteten. Men hur ser en perfekt arbetsplats ut? I Science of Space utforskar vi hur vetenskapen om avsiktlig design kan förvandla vilken arbetsmiljö som helst till en helhetsupplevelse.

Med dagens tekniska lösningar har den traditionella arbetsmodellen där var och en har sitt eget skrivbord blivit allt mindre vanlig. Vi har istället fått arbetsplatser med olika typer av arbetsutrymmen – med allt från lounger som påminner om vardagsrum till samarbetsutrymmen med skrivbordsytor för brainstorming och telefonrum för privata samtal. Välkommen till aktivitetsbaserat arbete.

Definitionen av aktivitetsbaserat arbete (ABW)

Aktivitetsbaserat arbete låter anställda välja mellan olika arbetsutrymmen beroende på vad de gör och sker på en arbetsplats som uppmuntrar de anställda att använda dessa olika utrymmen under arbetsdagen. Grundtanken är att de anställda blir mer produktiva i utrymmen som bäst lämpar sig för de arbetsuppgifter de ska utföra. Tänk på det: I dag får du allt "på begäran" – från tv-program till mat, musik och resor. Varför skulle det inte kunna gälla våra arbetsutrymmen också? Framtiden kommer att ställa krav på att arbetsutrymmen behandlas som levande organismer som kan anpassas efter de anställdas behov. 

Fyra element som definierar aktivitetsbaserat arbete

Aktivitetsbaserat arbete handlar inte bara om att utrusta arbetsutrymmet med soffor och telefonrum. De fyra elementen design, sinnesupplevelse, beteendeförstärkning och iterativt lärande är avgörande för aktivitetsbaserat arbete.

  1. Designen. Ett arbetsutrymme för aktivitetsbaserat arbete består av olika typer av utrymmen under samma tak.  Behöver du ett utrymme där du kan arbeta i lugn och ro? Sätt dig vid ett bord i studion där alla kan arbeta i tystnad när de behöver. Behöver du ett konferensrum för ditt kundmöte? Boka ett rum för din grupp direkt. Vill du samla ditt team för ett lunchmöte? Använd ett rum designat som en restaurang. Behöver du ringa ett snabbt telefonsamtal till en kollega? Använd telefonrummet. Oavsett aktivitet finns det ett utrymme tillgängligt.

  2. Sinnesupplevelsen. Utrymmen för aktivitetsbaserat arbete måste ge både uttryckliga och underförstådda signaler om hur utrymmet ska användas. Oavsett om det gäller låg- eller högintensiva arbetsuppgifter bör de anställda enkelt kunna avgöra vilket utrymme som passar bäst för stunden. Köksutrymmet på WeWork är ett exempel på ett utrymme med hög intensitet. När du kommer in känner du doften av nybryggt kaffe, hör musik från högtalarna och känner energin från de andra. Dessa element lockar folk och får dem att känna sig välkomna att ta en kopp kaffe och en liten pratstund med kollegorna. Å andra sidan är studion i vårt WeWork-huvudkontor i New York tyst som ett bibliotek och ger dig tillräckligt med sinnesro att fokusera på nästa säljmöte eller designprojekt. Förutom den fysiska utformningen av varje utrymme använder vi oss av olika element för att ge signaler om hur utrymmet är avsett att användas.

  3. Beteendeförstärkning. Oavsett design och signaler för aktivitetsbaserat arbete fungerar utrymmena ändå bäst om personalen vet vad som förväntas av dem: arbeta tyst i studion, använd telefonrummet för telefonsamtal och ta med dig dina tillhörigheter så att andra kan använda utrymmet. Detta gör att de anställda känner att kollegor och chefer uppmuntrar att utrymmena används till de arbetsuppgifter de passar bäst för. Gratis kaffe, oavsett mängd, bidrar inte till att teamet väljer att ha sitt möte i köket om cheferna visar missnöje med att de inte sitter vid sina skrivbord. 

  4. Iterativt lärande. De anställda uppmuntras att anta nya arbetssätt som aktivitetsbaserat arbete när cheferna själva anammar det nya konceptet fullt ut och i kombination med design, beteenden och programmering av ett arbetsutrymme som ständigt utvecklas. Chefer kan bidra till att det aktivitetsbaserade arbetet blir en framgång genom att skapa ett feedbacksystem som genererar en stor mängd kvalitativa data som kan användas för att förbättra arbetsutrymmet.

Ursprunget till aktivitetsbaserat arbete 

Även om aktivitetsbaserat arbete passar utmärkt i dagens ”på begäran-kultur” så är inte konceptet nytt. Officiellt lanserades konceptet av Robert Luchetti, en amerikansk arkitekt som 1983 tillsammans med andra lyfte fram idén om att skapa "aktivitetsmiljöer" för en rad olika kontorsuppgifter, så som maskinskrivning eller möten. Aktivitetsbaserat arbete fick dock inget fotfäste i USA vid denna tid, men i länder som Australien, Danmark, Nederländerna och Sverige fick konceptet ett bättre mottagande.

Termen ”aktivitetsbaserat arbete” myntades i The Art of Working av den nederländske konsulten Erik Veldhoen (Veldhoen + Co.), som även skrev The Demise of the Office. Under 1990-talet inledde Veldhoen + Co. ett partnersamarbete med Interpolis, ett av de största försäkringsbolagen i Nederländerna, i syfte att införa aktivitetsbaserat arbete på alla deras kontor. När det stod klart att de anställda skulle få riktig flexibilitet och frihet i sitt arbete beslutade sig Interpolis för att delta full ut: De gjorde sig av med fasta arbetsplatser och uppmuntrade cheferna att ge de anställda full frihet att välja när och var de arbetade, och hur länge.

Flexibiliteten i Interpolis arbetsutrymmen genomsyrade företagskulturen. De anställda behövde inte stämpla in eller ut eller känna sig tvingade att sitta eller stå på samma plats hela dagen. Företagets motto var ”bara arbetet blir gjort”. 

”De effektivaste ledarstilarna i dag är baserade på förtroende och självständighet och inte på order och kontroll. De fysiska utrymmena kan sedan förstärka eller motarbeta denna princip” säger min kollega Claire Rowell, huvudansvarig för forskning och cultureOS på WeWork. ”Om jag som anställd känner mig tvungen att sitta eller stå på samma plats hela dagen kan jag börja undra om arbetsgivaren värdesätter mig för min prestation eller för min närvaro på kontoret.” 

Det här sättet att arbeta skiljer sig mycket från traditionella arbetsutrymmen. ”Traditionella arbetsutrymmen” kan innebära kontorsbås eller skrivbord i öppna kontorslandskap—men hur man än ser på det är det oflexibelt. ”Det traditionella kontoret är inte längre logiskt hållbart” säger Rowell. ”Personalen presterar bättre när de får möjlighet att välja när, var och hur de vill arbeta.”

Av samma anledning planerar 45 procent av fastighetsbolagen att införa aktivitetsbaserat arbete för att öka de anställdas effektivitet och få flexibilitet inför framtida förändringar av utformningen, enligt undersökningen CBRE Americas Occupier Survey 2018.

Att gå från traditionella arbetsutrymmen till aktivitetsbaserade kräver ett nytt sätt att tänka

Det aktivitetsbaserade konceptet tvingar företagsledare att ställa sig frågan: ”Vad behöver personalen, oavsett yrkestitel och expertis?” De måste även lita på och uppmuntra sina anställda att använda det utrymme de behöver, under den tid de behöver det. För att nå dit måste många företag genomgå en kulturell förändring.

”Det största hindret är att få företagets personal att släppa den invanda traditionella arbetskulturen” säger Luigi Sciabarrasi, vice VD och ansvarig för global fastighetsförvaltning på AECOM, ett multinationellt företag som designar, bygger, finansierar och driver infrastruktur åt myndigheter, företag och organisationer. 

När det gäller att få alla att acceptera ett nytt sätt att arbeta, eller en flexibel arbetsmiljö, krävs en kombination av utbildning, IT-investeringar och anställdas åsikter. AECOM använder sig av enkäter för att i förväg ta reda på hur de anställda arbetar och vilka verktyg de behöver men saknar för att kontinuerligt kunna lyssna och förbättra sina erbjudanden.

Vikten av att förändra tankesätt och utforma lokaler tillsammans

Ett nytt tankesätt är avgörande för att skapa förändring. Ansvaret för att anpassa sig till det förändrade arbetsutrymmet läggs i huvudsak på personalen. Men det är viktigt att komma ihåg att framtidens arbetsutrymme hänger på att såväl människor som utrymmen utvecklas och anpassas, tillsammans. Istället för att tänka på utrymmen som statiska, eller oföränderliga får vi möjlighet att se dem som flexibla, rörliga och anpassningsbara.

Det här sättet att tänka går hand i hand med framtida fastighetslösningar. ”Varför skriva under ett hyresavtal på 15 år när vår personalstyrka inte planeras för mer än 3 år framåt?” frågar sig John Lewis, chef för WeWorks globala rådgivning för fastighetslösningar. ”WeWork bryter med den traditionella modellen genom att satsa på flexibilitet. Vi ser på våra fastighetstillgångar som rörliga tillgångar, inte statiska.”

Förr, när det var vanligt med mer traditionella fastighetslösningar, låg tyngdpunkten främst på design, byggnation och logistik för ett nytt arbetsutrymme. När företaget har undertecknat avtalet och flyttat in är det svårt att genomföra förändringar (i såväl avtal som utformningen av utrymmet) i en mer traditionell lösning. Ironiskt nog kom inte förståelsen för hur utrymmets utformning och funktion samspelade och påverkade de anställda förrän efter att företaget hade kommit på plats. I en traditionell modell kunde det ta upp till 10, kanske 20, år att genomföra förändringar av utformningen full ut utan att påverka affärsverksamheten.

Möjligheten att fullt ut anta och implementera förändringar gällande såväl fastighetslösningar som upplevelser kan i grunden förändra hur företag planerar sina arbetsutrymmen. Vi har med andra ord kommit allt närmare en arbetsplats där de anställda står i fokus, vilket även skapar affärsfördelar för företaget. Alla vinner på detta.

Arbetets framtid är flexibel och fokuserar på människan

Om det görs på rätt sätt erbjuder aktivitetsbaserat arbete anställda och chefer möjligheten att öka effektiviteten och produktiviteten på arbetsplatsen genom att utnytta dess flexibla och anpassningsbara egenskaper. Dagens arbetsstyrkor blir allt mer globala och mobila och det är viktigt att arbetsutrymmen kan anpassas och växa med den här trenden.

Aktivitetsbaserat arbete erbjuder därför en spännande möjlighet för våra team här på WeWork. Det ger oss möjlighet att kombinera utrymme, design och forskning så att vi kan fortsätta utforska och upptäcka vad som är avgörande för människor på arbetsplatser runt om i världen. Vi har axlat ansvaret att förbättra arbetet för alla.

Corinne Murray är WeWorks expert på aktivitetsbaserat arbete och förändringsarbete. Hon utvecklar koncept som möjliggör nya och bättre upplevelser för kollegor och kunder. Med en bakgrund inom religionsfilosofi är Corinne väl insatt i och förstår sambanden mellan utrymmen, design, människor och kultur. Innan Corinne började på WeWork arbetade hon som talesperson för människor och system på Gensler, American Express och CBRE.

Söker du arbetsutrymme? Kontakta oss.