Как расставить приоритеты в работе, когда все важно

«Занятость» и результативность — не всегда одно и то же. Данные способы расстановки приоритетов помогут извлекать максимальную пользу от рабочего дня

WeWork Mitikah в Мехико. Фотографии предоставлены WeWork

В течение рабочего дня приоритеты зачастую зависят (или нет) от потребностей других людей или приближением конечного срока. Подобная ситуация складывается и в жизни, когда на действительно важные дела тратится минимум времени, а большая часть сил уходит на второстепенные занятия. Эффективная расстановка приоритетов — с толком и учетом дальнейших целей — способна изменить этот порядок, при условии что каждая задача, за которую вы беретесь, несет определенную значимость, а второстепенные действия не входят в список важных дел. 

Применяя принципы установки первоочередности задач, вы сможете радикально изменить ход рабочего дня, чтобы максимально эффективно проводить время в офисе и дома. Эти принципы помогут оценить и установить первоочередные приоритеты. 

Семь принципов установки первоочередности задач на работе   

Продуманная расстановка приоритетов, как правило, предполагает составление плана, анализ задач и распределение времени и усилий для получения максимальной пользы за короткий промежуток времени. Расстановка приоритетов допускает гибкость, поскольку может потребоваться прервать выполнение менее важной задачи из-за возникновения более срочного дела. 

1. Составьте список всех задач 

Эффективная расстановка приоритетов достигается благодаря пониманию всего, что вам нужно сделать, даже самые обыденные задачи должны быть записаны и учтены. Чтобы получить полную картину, рекомендуется включать личные и рабочие задачи в один список. 

Следует собрать в одном месте все, что нужно сделать — от необходимости забрать вещи из химчистки до планирования совещания с вашим руководителем. После того как все записано, очередность, как правило, устанавливается в зависимости от важности, срочности, продолжительности каждой задачи и вознаграждения за нее.

2. Определите, что важно: понимание истинных целей 

Хотя расстановка приоритетов может напоминать оперативную стратегию управления временем, она является ключевым фактором в достижении долгосрочных целей. Понимание того, к чему вы действительно стремитесь, будь то продвижение, завершенный проект или карьерные изменения, позволяет определить список задач, наиболее соответствующих этим будущим результатам. Неплохо было бы разбить эти крупные цели на более мелкие и привязать их к определенному времени. Например, годовую цель можно разбить на помесячные списки дел, затем на еженедельные задачи, ежедневные приоритеты и т. д. 

Для Алехандро Сереседо (Alejandro Cerecedo), старшего специалиста по работе с клиентами в сфере моды в PR-агентстве Another Company и резидента  WeWork Reforma 26   в Мехико, постановка долгосрочных целей — это способ, с помощью которого он направляет и мотивирует свою команду в начале каждого года. «Мы говорим об их личных и профессиональных целях и устанавливаем временные рамки для их достижения», — говорит Сереседо.

Широкое мышление жизненно важно для эффективной расстановки приоритетов. Распространенным заблуждением является то, что занятость приравнивается к результативности. Однако, наполнять день задачами, которые не влияют на конечную цель, — это напрасно тратить время. Будьте честны с собой по поводу долговременной значимости каждой задачи и всегда помните о конечной цели.  

3. Выделите наиболее срочные

В списке дел необходимо четко обозначить сроки, чтобы легче было определить, что нужно сделать сразу и спланировать дальнейшие действия в зависимости от конечного срока. 

Установка сроков, даже если они формально не требуются, также является важной, в противном случае вы и дальше будете откладывать важные задачи просто потому, что они не привязаны ко времени. (Этот принцип также может помочь повысить производительность и свести к минимуму прокрастинацию.)

4. Укажите очередность в зависимости от важности и срочности 

В своей книге Семь навыков высокоэффективных людей (The 7 Habits of Highly Effective People), изданной в 1989 г., бизнесмен и спикер по ключевым вопросам Стивен Кови (Stephen Covey) предлагает классифицировать задачи, а затем расставлять приоритеты в зависимости от важности и срочности.   

  • Срочное и важное: должно быть выполнено в первую очередь
  • Важное, но не срочное: забронируйте в календаре время на выполнение без перерыва
  • Срочное, но неважное: делегируйте. Делегируйте. Делегируйте. 
  • Несрочное и неважное: удалите из списка дел

Еще один принцип приоритизации важных задач — даже помимо просьб от напористых заинтересованных лиц или «срочных» специальных запросов — метод наиболее важных задач (MIT) Этот принцип предполагает составление отдельного списка всего трех дел, которые необходимо выполнить в тот же день. Выбор этих задач должен быть обусловлен скорее важностью, чем срочностью. Для этого задайте себе вопросы, ориентированные на конечную цель: какие задачи максимально повлияют результат? Что я могу сделать сегодня, чтобы приблизиться к этой цели? 

5. Избегайте возникновения конкурирующих приоритетов 

Когда ваши задачи не особенно сложны, работать над ними можно одновременно. Однако, по мере их усложнения, как показывают исследования, люди, наделенные властью, скорее всего, на первое место поставят одну цель, а люди с меньшим уровнем полномочий и дальше будут пытаться справляться с несколькими приоритетами. Принцип совмещения задач был связан со снижением производительности, другими словами, наиболее важные задачи не выполняются качественно. 

Тактика сосредоточения внимания на одной важной задаче заключается в выявлении возможных отвлекающих факторов — одновременных задач или специальных запросов — и активном их избегании в течение дня. Это значит, что если вам поручили собирать данные для проекта в то время, когда вы готовите слайды для презентации, следует установить первоочередность одной задачи и не отвлекаться на работу, электронную переписку или подготовительные действия, связанные с другой. 

6. Учитывайте время и силы, которые потребуются на выполнение задачи

Глядя на длинный список дел, можно легко впасть в уныние от объема работы, которую необходимо сделать. Это чувство снижает производительность и ведет к прокрастинации. Стратегия преодоления этого чувства заключается в оценке задач в зависимости от усилий, необходимых для их выполнения. 

Если ваш список дел становится слишком обременительным, уделите первостепенное внимание задачам, требующим минимума времени и усилий, и быстро выполните их. Такое уменьшение количества задач позволит немного перевести дух и создаст ощущение завершенности, что придаст вам новых сил. 

7. Возвращайтесь к списку в процессе и будьте реалистичны

Один из пяти шагов метода консультанта в вопросах производительности Дэвида Аллена (David Allen) «Как привести дела в порядок» (Get Things Done) (GTD) включает критический анализ. Частый обзор списка дел и приоритетов является ключевым фактором в «восстановлении контроля и концентрации», утверждает Аллен.

WeWork Coda в Атланте.

Советы по эффективной расстановке приоритетов

После того как вы осознаете необходимость правильной расстановки приоритетов, эта задача может показаться более сложной и вызывающей стресс по сравнению с созданием простого списка. Ключевые принципы, указанные выше, кратко изложены далее. Они помогут вам вдумчиво расставлять приоритеты. 

  • Записывайте все: личные и рабочие задачи должны быть собраны в одном месте.
  • Оцените долгосрочные цели: учитывайте долгосрочные цели и усилия, необходимые для их достижения. 
  • Разбейте крупные цели: чтобы понять, как достигать долгосрочные цели, разбейте их на части и установите, какие результаты должны быть достигнуты через год, месяц и неделю. 
  • Устанавливайте четкие сроки: имейте ясное понимание конечных сроков и устанавливайте их для себя лично, когда формально этого не требуется. 
  • Используйте метод установки очередности по срочности, а не по важности: расставьте приоритеты для срочных и важных задач; установите конкретное время для работы над важными несрочными задачами; делегируйте или удаляйте из списка все другие. 
  • Создайте список ежедневных задач MIT: запишите три важных дела, которые необходимо выполнить в тот же день. Эти задачи обязательно должны иметь отношение к вашим более крупным целям в будущем. TEST
  • Не допускайте воздействия отвлекающих факторов: целенаправленно избегайте конкурирующих задач, особенно по мере их усложнения. 
  • Рассчитывайте усилия: когда список дел становится слишком большим, расставляйте приоритеты в зависимости от требуемых усилий и быстрее справляйтесь с простыми задачами.

Распределяйте время и будьте реалистичны 

Неважно, насколько хорошо вы расставляете приоритеты, за один день вы способны сделать лишь немного, а некоторых отвлекающих факторов избежать невозможно. Важно быть реалистичным в постановке целей и расстановке приоритетов. Иначе можно разочаровать окружающих и иметь постоянное чувство отставания.

Помните, что цель расстановки приоритетов состоит в том, чтобы тратить время на работу над важными задачами, то есть теми, которые будут иметь значение в долгосрочной перспективе и поведут вас в правильном направлении. При корректной расстановке приоритетов вы будете в меньшей степени ощущать свою пассивность, а наоборот почувствуете, что действуете более целенаправленно и продуманно. Цель заключается в выполнении работы с явным результатом, и пусть все остальное — вся «занятость» — отойдет в сторону. 

Кейтлин Бишоп (Caitlin Bishop) — автор рубрики WeWork Ideas by We, живет в Нью-Йорке. Ранее она работала журналистом и редактором в Mamamia в Сиднее, Австралия, а также работала репортером в Gotham Gazette.

Подбираете новое рабочее пространство?

Was this article useful?
Category
Креатив и культура
Tags
Отдел кадров
Привлечение и удержание ценных сотрудников