Slik prioriterer du arbeidsoppgaver når alt er viktig

«Travelhet» betyr ikke nødvendigvis progresjon. Disse prioriteringsteknikkene hjelper deg med å få mest mulig ut av arbeidsdagen din

I løpet av arbeidsdagen blir ofte arbeidsoppgaver prioritert (eller nedprioritert) i henhold til andres behov eller aktualiteten av tidsfrister. Dette kan også skje i privatlivet vårt der vi bruker begrenset med tid på aktiviteter som faktisk er viktige, og mer energi på være «travel». Det å prioritere oppgaver på en effektiv måte – med intensjon og i overensstemmelse med fremtidige mål – kan endre dette og sørge for at hver oppgave du håndterer driver verdi, og hindre uviktige oppgaver i å skape rot i gjøremålslisten din. 

Ved å implementere prioriteringsstrategier kan du endre arbeidsdagen din betydelig for å virkelig få mest mulig ut av tiden du bruker på kontoret – og hjemme. Disse strategiene vil hjelpe deg med å evaluere og fastslå de viktigste prioriteringene dine. 

7 strategier for prioritering av arbeidsoppgaver   

Gjennomtenkt prioritering innebærer som regel å opprette en agenda, evaluere oppgaver og sette av tid og arbeidskraft til å oppnå størst mulig verdi på kortest mulig tid. Prioriteringene bør være fleksible ettersom det kan være at du blir nødt til å avbryte oppgaver med lav prioritering for å heller ta deg av viktige oppgaver som må gjøres. 

1. Før en liste der alle oppgaver er samlet i én 

Effektiv prioritering oppnås ved å forstå omfanget av alt du må få gjort – selv de mest ordinære oppgavene bør skrives ned og vurderes. For å danne deg et fullstendig bilde er det en god idé å inkludere både personlige oppgaver og arbeidsrelaterte oppgaver i én enkelt liste. 

Alt fra å hente klærne på renseriet til å planlegge et én-til-én-møte med sjefen din bør være på samme sted. Så snart alt er skrevet ned gjør man som regel prioriteringer avhengig av viktighet, hastegrad, varighet og belønning for hver oppgave.

2. Identifiser hva som er viktig: Forstå de faktiske målene dine 

Selv om det kan virke som en omgående tidsstyringsstrategi, er prioritering nøkkelen til å oppnå langsiktige mål. Det å forstå hva du faktisk jobber mot – det være seg en forfremmelse, et fullført prosjekt eller en karriereendring – hjelper deg med å identifisere de mest vesentlige oppgavene tilknyttet disse fremtidige utfallene. Det kan være en god idé å bryte disse større målene ned i mindre, tidsrelaterte mål. F.eks. kan et årlig mål deles opp i månedlige gjøremålslister som deretter konverteres til ukentlige oppgaver, daglige prioriteringer osv. 

Alejandro Cerecedo, senior-kundeansvarlig i PR-bedriften Another Company og medlem av WeWork Reforma 26 i Mexico by, bruker de langsiktige målene til å motivere og samkjøre teamet sitt på starten av året. «Vi snakker om deres personlige og yrkesmessige mål, og vi lager en tidslinje for hvordan vi skal oppnå dem», sier Cerecedo.

Denne helhetlige tenkingen er avgjørende for å prioritere på en effektiv måte. Det er en vanlig misoppfatning at det å være travel tilsvarer progresjon. Men det å fylle dagen din med oppgaver som ikke har innvirkning på et endelig mål, er bortkastet tid. Vær ærlig med deg selv om den langvarige verdien av hver oppgave, og ha alltid sluttmålet i bakhodet.  

3. Fremhev det som er viktig

Gjøremålslisten din bør gi en tydelig oversikt over tidsfrister, slik at du kan identifisere hvilke oppgaver som må fullføres omgående og planlegge i forveien i henhold til fremtidige tidsfrister. 

Det er også viktig å sette tidsfrister selv når de ikke formelt kreves. Hvis du ikke gjør det, vil du fortsette å utsette viktige oppgaver rett og slett fordi de ikke er tidssensitive. (Denne strategien kan også bidra til å øke produktiviteten og redusere utsettelser).

4. Gjør prioriteringer basert på viktighet og hastegrad 

I boken sin The 7 Habits of Highly Effective People fra 1989 foreslår forretningsmann og foredragsholder Stephen Covey at oppgaver bør kategoriseres (og deretter prioriteres) i henhold til viktighet og hastegrad.   

  • Haster og viktig: Disse oppgavene bør gjøres først
  • Viktig, men haster ikke: Sett av tid i kalenderen til å få dette gjort uten forstyrrelser
  • Haster, men uviktig: Deleger. Deleger. Deleger. 
  • Verken haster eller er viktig: Fjern fra gjøremålslisten din.

En annen strategi for å sikre at viktige oppgaver prioriteres – selv over oppgaver fra pågående interessenter eller «hastende» ad hoc-forespørsler – er metodelæren Viktigste oppgaver (MIT – Most Important Task). Denne strategien innebærer å opprette en separat liste med kun tre oppgaver som gjøres samme dag. Disse oppgavene bør velges ut i fra viktighet framfor hvor mye de haster. For å avgjøre hvilke oppgaver dette er kan du stille deg selv målorienterte spørsmål: Hvilke oppgaver vil ha størst innvirkning på sluttresultatet? Hva kan jeg få unnagjort i dag for å komme meg videre mot det målet? 

5. Unngå konkurrerende prioriteringer 

Når oppgavene du jobber på ikke er spesielt vanskelige, er det relativt enkelt å administrere dem etter hverandre. Men etterhvert som kompleksiteten øker, viser forskning at det er større sannsynlighet for at personer som har stillinger med makt vil prioritere ett enkelt mål, mens folk i stillinger med mindre makt vil fortsette å prøve å håndtere flere prioriteringer. Denne todelte oppgave-strategien har blitt koblet til en nedgang i prestasjon, noe som betyr at de fleste viktige oppgaver ikke fullføres etter høyeste standard. 

En taktikk som kan brukes for å beholde fokuset på én viktig oppgave om gangen, er å identifisere sannsynlige distraksjoner – samtidige oppgaver eller ad hoc-forespørsler – og aktivt unngå dem i løpet av dagen. Dette betyr at dersom oppgaven din er å hente data fra et prosjekt samtidig som du lager lysbilder til en presentasjon, bør du prioritere én oppgave og unngå arbeidsoppgaver, e-poster, meldinger eller forberedelser som er tilknyttet den andre oppgaven. 

6. Vurder innsats

Når du har en lang gjøremålsliste foran deg, er det lett å bli overveldet av alle oppgavene som må gjøres – en følelse som reduserer produktiviteten og fører til at du utsetter oppgaver. En strategi for å overvinne dette innebærer å evaluere oppgaver i henhold til innsatsen som kreves for å fullføre dem. 

Hvis gjøremålslisten din er i ferd med å bli tyngende, kan du prioritere oppgavene som krever minimalt med tid og innsats og få dem kjapt unnagjort. Denne oppryddingen i oppgaver vil gi deg pusterom og en prestasjonsfølelse som driver deg videre gjennom dagen. 

7. Gjennomfør vurderinger kontinuerlig og vær realistisk

Ett av trinnene i den femtrinns metodelæren «Få ting gjort» fra produktivitetskonsulenten David Allen, innebærer kritisk reflektering. En regelmessige gjennomgang av oppgavelisten og prioriteringene er nøkkelen til å «gjenvinne kontrollen og fokuset», hevder Allen.

WeWork Coda i Atlanta.

Hurtigtips for effektiv prioritering

Når du innser nødvendigheten av riktig prioritering, kan det plutselig føles mer komplisert – og innebære mer stress – enn å bare opprette én enkelt oppgaveliste. Nøkkelstrategiene nevnt ovenfor er oppsummert nedenfor for å hjelpe deg med å bestemme prioriteringene dine med intensjon. 

  • Skriv ned alt: Personlige oppgaver og arbeidsoppgaver bør samles på én plass.
  • Evaluer langsiktige mål: Reflekter over langsiktige mål og arbeidet du må legge i for å nå dem. 
  • Del opp større mål: Del opp langsiktige mål i årlige, månedlige og ukentlige prestasjoner for å forstå hvordan du oppnår dem. 
  • Sett tydelige tidsfrister: Gi deg selv en fullstendig oversikt over tidsfrister, og sett tidsfrister for deg selv når det ikke kreves noen. 
  • Ta i bruk haster kontra viktig-metoden: Prioriter hastende og viktige oppgaver. Angi et spesifikt tidspunkt der du skal jobbe på viktige oppgaver som ikke haster, og deleger eller fjern alle andre oppgaver. 
  • Opprett en daglig liste over de viktigste oppgavene: Skriv ned tre viktige oppgaver som bør gjøres samme dag. Disse oppgavene skal alltid være relatert til dine større, fremtidige mål. TEST
  • Unngå distraksjoner: Styr med vilje unna konkurrerende oppgaver, særlig etterhvert som oppgavens kompleksitet øker. 
  • Vurder innsats: Når oppgavelisten din blir for tyngende, kan du prioritere i henhold til innsats og enkelt få unnagjort disse oppgavene kjappere.

Prioriter tiden din og vær realistisk 

Uansett hvor godt du prioriterer, er det begrenset hvor mye du kan oppnå på én dag, og visse distraksjoner er umulige å unngå. Det er viktig å være realistisk når man setter seg mål og prioriterer oppgaver. Hvis du ikke er det, skaper du falske forventinger til de rundt deg, og du vil konstant ha følelsen av at du henger etter.

Husk at hensikten med å prioritere er å bruke tid på å jobbe med de viktige oppgavene – de tingene som vil gjøre en forskjell i det lange løp og geleide deg i riktig retning. Når du prioriterer riktig, føler du deg mindre motvirkende og mer fokusert og bevisst. Målet er å fullføre arbeidsoppgaver som indikerer faktisk progresjon, og legge alt annet – all «travelheten» – til side. 

Caitlin Bishop er skribent for WeWorks Ideas by We og har base i New York City. Hun var tidligere journalist og redaktør i Mamamia i Sydney i Australia, og medvirkende journalist i Gotham Gazette.

Interessert i et kontorfellesskap? Ta kontakt.