Semasa hari kerja, tugas sering diutamakan (atau tidak) mengikut keperluan orang lain atau betapa singkatnya tarikh akhir. Ini boleh berlaku dalam kehidupan peribadi kita, juga, dengan masa yang terhad digunakan untuk aktiviti yang benar-benar penting dan lebih banyak tenaga digunakan untuk menjadi “sibuk”. Tentukan keutamaan tugas dengan berkesan—dengan niat dan mengikut matlamat masa depan —boleh mengubah keutamaan, dengan memastikan bahawa setiap tugas yang anda tangani mendorong nilai dan memastikan tugas yang tidak penting daripada menyemakkan senarai tugasan anda.
Dengan melaksanakan strategi penentuan keutamaan, anda boleh mengubah lengkok hari kerja anda secara drastik untuk benar-benar memanfaatkan sebahagian besar masa anda di pejabat —dan di rumah. Strategi ini akan membantu anda menilai dan menentukan keutamaan tertinggi anda.
Tujuh strategi untuk menentukan keutamaan tugas di tempat kerja
Timbang rasa penentuan keutamaan biasanya melibatkan mewujudkan agenda, menilai tugas dan memperuntukkan masa dan kerja untuk memberikan nilai terbanyak dalam masa yang singkat. Penentuan keutamaan seharusnya fleksibel, kerana anda mungkin perlu mengganggu tugas keutamaan rendah untuk melakukan tugas yang memerlukan perhatian segera.
1. Sediakan senarai yang mengandungi semua tugas sekali gus
Penentuan keutamaan yang berkesan datang daripada pemahaman tentang skop penuh perkara yang anda perlu lakukan—walaupun tugas yang paling biasa harus dicatat dan dipertimbangkan. Untuk memberi diri anda gambaran yang lengkap, ia merupakan satu idea yang baik untuk memasukkan kedua-dua tugas peribadi dan hari kerja dalam senarai tugas tunggal.
Semuanya, daripada mengambil cucian kering anda kepada penjadualan pertemuan satu dengan satu dengan bos anda, perlu dimasukkan di tempat yang sama. Sebaik sahaja semuanya ditulis, penentuan keutamaan biasanya dibuat mengikut kepentingan, yang memerlukan perhatian segera, panjang dan ganjaran setiap tugas.
2. Kenal pasti perkara yang penting: Memahami matlamat sebenar anda
Walaupun ia mungkin dilihat seperti strategi pengurusan masa segera, penentuan keutamaan adalah penting untuk mencapai matlamat jangka panjang. Memahami tujuan bagi perkara yang anda benar-benar lakukan—mungkin kenaikan pangkat, projek selesai atau perubahan kerjaya—membantu anda mengenal pasti tugas yang paling berkaitan dengan hasil masa hadapan. Pembahagian matlamat yang lebih besar ini kepada matlamat yang lebih kecil dan berkaitan dengan masa merupakan idea yang bagus. Sebagai contoh, matlamat tahunan boleh dibina semula ke dalam senarai tugasan bulanan, yang kemudiannya membina semula tugas mingguan, keutamaan harian, dll.
Untuk Alejandro Cerecedo, eksekutif kanan akaun fesyen di firma PR Another Company dan ahli Wework Reforma 26 di Mexico City, penetapan matlamat jangka panjang ialah cara beliau bekerjasama dan mendorong pasukannya pada permulaan setiap tahun. “Kami berbincang mengenai matlamat peribadi dan profesional mereka, dan kami menetapkan garis masa bagi cara kami mencapai matlamat itu, ” ujar Cerecedo.
Pemikiran gambaran besar ini amat penting dalam keutamaan secara berkesan: Tanggapan salah yang biasa adalah dengan menyamakan kesibukan dengan kemajuan. Walau bagaimanapun, memenuhkan hari anda dengan tugas yang tidak mempunyai impak pada matlamat muktamad ialah masa terbuang. Jujur dengan diri anda tentang nilai abadi setiap tugas, dan sentiasa fikirkan matlamat akhir.
3. Serlahkan tugas yang memerlukan perhatian segera
Senarai tugasan anda hendaklah menyediakan keterlihatan tarikh akhir penuh, membantu anda mengenal pasti tugas yang mesti diselesaikan dengan segera dan untuk merancang terlebih dahulu mengikut tarikh akhir masa hadapan.
Mewujudkan tarikh akhir walaupun tidak dikehendaki secara rasmi juga penting; jika tidak, anda akan terus menolak balik tugas penting hanya kerana ia tidak bersifat sensitif pada masa. (Strategi ini juga boleh membantu meningkatkan produktiviti dan mengurangkan penangguhan kerja.)
4. Tentukan keutamaan berdasarkan kepentingan dan yang memerlukan perhatian segera
Dalam bukunya, 7 Tabiat Orang Yang Amat Berkesan, yang diterbitkan pada 1989, ahli perniagaan dan penceramah bertema, Stephen Covey, mencadangkan supaya tugas dikategorikan (dan kemudian diutamakan) mengikut kepentingan dan yang memerlukan perhatian segera.
- Perlu perhatian segera dan penting: Tugasan ini hendaklah dilakukan dahulu
- Penting tetapi tidak memerlukan perhatian segera: Tetapkan masa pada kalendar anda untuk menyelesaikan tugas ini tanpa gangguan
- Perlu perhatian segera tetapi tidak penting: Tugaskan. Tugaskan. Tugaskan.
- Tidak memerlukan perhatian segera atau tidak penting: Keluarkan daripada senarai tugasan anda
Satu lagi strategi bagi memastikan tugas penting diutamakan—walaupun dengan permintaan daripada pihak berkepentingan yang mendesak atau permintaan ad-hoc “perlu perhatian segera”—ialah metodologi Tugas Paling Penting (MIT). Strategi ini melibatkan penyenaraian berasingan tiga tugas sahaja yang mesti dilakukan pada hari itu. Tugas ini hendaklah dipilih, lebih-lebih lagi disebabkan kepentingan tugas itu daripada sifat perlu perhatian segera. Untuk memutuskan, tanya diri anda sendiri soalan yang berorientasikan matlamat: Apakah tugas yang akan mempunyai impak terbesar pada hasil akhir? Apakah yang saya boleh siapkan hari ini yang akan menambah kemajuan saya ke arah matlamat tersebut?
5. Elakkan persaingan keutamaan
Apabila tugas yang anda sedang kerjakan tidak begitu sukar, ia agak mudah untuk diuruskan bersama-sama. Walau bagaimanapun, apabila kesukaran meningkat, penyelidikan menunjukkan individu yang berjawatan tinggi lebih cenderung untuk mengutamakan satu matlamat tunggal, manakala individu yang berjawatan rendah akan terus mencuba dan menguruskan berbilang keutamaan. Strategi tugas berkembar ini telah dipautkan dengan penurunan prestasi, yang bermakna tugas paling penting belum dipenuhi hingga ke standard paling tinggi.
Taktik untuk terus menumpukan pada satu tugas penting pada satu-satu masa adalah dengan mengenal pasti kemungkinan gangguan—tugas serentak atau permintaan ad-hoc—dan mengelakkan gangguan sepanjang hari secara aktif. Ini bermakna, jika anda ditugaskan untuk mendapatkan data untuk sesuatu projek pada masa yang sama anda mencipta slaid untuk pembentangan, anda hendaklah mengutamakan satu tugas dan elakkan apa-apa kerja, e-mel, mesej atau penyediaan berkaitan dengan yang lain.
6. Pertimbangkan usaha
Apabila melihat senarai tugasan yang panjang, anda mudah rasa tidak berdaya dengan kerja yang perlu dilakukan—perasaan yang mengurangkan produktiviti dan menyebabkan penangguhan kerja. Strategi untuk mengatasi ini melibatkan penilaian tugas mengikut usaha yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.
Jika senarai tugasan anda menjadi terlalu membebankan, utamakan tugas yang memerlukan masa dan usaha yang minimum dan selesaikan tugas dengan cepat. Tugas yang dilengkapkan ini akan memberi anda sedikit ruang pernafasan dan menjanakan rasa pencapaian untuk mendorong anda sepanjang hari.
7. Sentiasa kaji semula dan hendaklah realistik
Salah satu daripada langkah dalam metodologi “Selesaikan Tugas” (GTD) dalam lima langkah daripada perunding produktiviti, David Allen, melibatkan gambaran kritikal. Mengkaji semula senarai tugas dan keutamaan anda dengan kerap ialah kunci untuk “mendapatkan semula kawalan dan tumpuan”, hujah Allen .
Petua pantas untuk penentuan keutamaan berkesan
Apabila anda menyedari akan keperluan penentuan keutamaan yang betul, ia boleh menjadi lebih rumit secara tiba-tiba—dan lebih mencetuskan tekanan—daripada membuat senarai tugas yang mudah. Strategi utama yang disebutkan di atas diringkaskan di bawah untuk membantu anda menetapkan keutamaan anda yang mempunyai tujuan.
- Tuliskan semuanya: Tugas peribadi dan kerja hendaklah dimasukkan dalam satu tempat.
- Nilai matlamat jangka panjang: Pertimbangkan matlamat jangka panjang yang lebih besar dan kerja yang anda perlu lakukan untuk mencapai matlamat itu.
- Bahagikan matlamat lebih besar: Untuk memahami cara mencapai matlamat jangka panjang anda, bahagikan ke dalam pencapaian tahunan, bulanan dan mingguan.
- Wujudkan tarikh akhir yang jelas: Berikan diri anda keterlihatan tarikh akhir penuh dan wujudkan tarikh akhir untuk diri anda apabila tiada yang diperlukan secara rasmi.
- Gunakan kaedah perlu perhatian segera berbanding dengan penting: Utamakan tugas perlu perhatian segera dan penting; tetapkan waktu tertentu untuk menyelesaikan tugas penting yang tidak memerlukan perhatian segera; dan tugaskan atau keluarkan semua tugas lain.
- Wujudkan senarai MIT harian: Tuliskan tiga tugas penting yang harus dilakukan hari itu. Tugas ini hendaklah sentiasa berkaitan dengan matlamat anda yang lebih besar pada masa hadapan. UJIAN
- Elakkan gangguan: Hindarkan tugas yang bersaing, terutamanya apabila kesukaran tugas meningkat.
- Pertimbangkan usaha: Apabila senarai tugas anda menjadi terlalu banyak, berikan keutamaan mengikut usaha dan selesaikan semua tugas yang lebih mudah lebih cepat.
Utamakan masa anda dan hendaklah realistik
Walau bagaimana baik anda melakukan keutamaan, anda hanya boleh mencapai beberapa dalam satu hari, dan gangguan tertentu tidak mungkin dapat dielakkan. Menjadi realistik dalam menetapkan matlamat dan mengutamakan tugas adalah penting. Jika tidak, anda akan membuat jangkaan palsu terhadap orang di sekeliling anda, dan anda akan sentiasa merasa seolah-olah anda ketinggalan.
Ingatlah, tujuan penentuan keutamaan adalah untuk menggunakan masa bekerja pada tugas penting, perkara yang akan membuat perbezaan dalam jangka panjang dan memandu anda ke arah yang betul. Apabila penentuan keutamaan dikendalikan dengan baik, anda akan rasa kurang bertindak balas dan lebih tertumpu serta terancang. Tujuannya adalah untuk menyelesaikan kerja yang menunjukkan kemajuan sebenar dan membiarkan semua yang lain—semua “kesibukan” —diketepikan.
Caitlin Bishop merupakan penulis untuk Ideas oleh We WeWork yang berpangkalan di New York City. Sebelum ini, beliau merupakan seorang wartawan dan penyunting di Mamamia di Sydney, Australia dan wartawan penyumbang di Gotham Gazette.
