보다 유연하고 균형 잡힌 업무 환경을 찾는 사람이 많아짐에 따라 집, 카페, 코워킹 스페이스, 위성 오피스 등에서 원격으로 근무하는 사람이 점차 늘어나고 있습니다. 2017년 미국의 인구 조사 결과에 따르면 자택 근무자의 수는 800만 명에 달한다고 하며, 현재 업무공간의 트렌드를 보면 그 수는 점차 늘어날 것으로 전망됩니다.
조직 문화에 원격 근무를 통합하는 것에는 다양한 이점이 있습니다. 위치에 구애받지 않는 인재 풀 덕분에 최고의 인재를 모을 수 있으며, 출신과 배경이 각기 다른 직원을 고용해 다양성을 확보할 수 있습니다. 또한 직원에게 유연한 근무 환경을 제공함으로써 기업의 탄소 배출량도 감소시키고, 직원이 통근 비용을 절감하도록 도울 수도 있죠. 원격으로 근무한다는 선택지가 있는 직원은, 일과 생활의 균형이 잘 맞는다는 느낌을 더 강하게 받으며 이로 인해 생산성과 전체적인 웰빙 수준이 높아진다는 연구 결과 도 있습니다. 장기적으로 봤을 때 회사의 비용을 절감해줄 궁극적인 방법이라고 할 수 있죠.
하지만 원격 팀을 관리하는 건 꽤 까다로운 일입니다. 서로 직접 만나지 않는 상황에서 직원들이 서로 개인적인 친분과 신뢰를 쌓아가기란 어려울 수 있기 때문입니다. 또한 원격 근무자가 있는 팀의 관리자는 팀의 작업 현황을 매일 파악하기가 쉽지 않으며, 팀이 완전한 잠재력을 발휘하기까지 다양한 유형의 커뮤니케이션을 시도해봐야 할 수 있습니다.
정말 많은 사람들이 유연한 업무 기회를 찾기 때문에, 관리자는 이러한 새로운 형식에 적응해 나갈 방법을 배워야 하죠. 올바른 수단과 정보를 갖춘 관리자는 원격 근무자의 생산성과 참여도를 이끌어내며 지원할 수 있습니다.
원격 근무자를 성공적으로 관리하는 방법
1. 시각 및 채팅 도구 활용
선택할 수 있는 커뮤니케이션 도구는 무궁무진하며, 이러한 기술을 활용하는 건 원격 직원을 관리하는 데 필수적인 요소입니다. 팀에서는 효과적인 커뮤니케이션을 지원하고, 원격 근무자가 팀의 일원임을 느낄 수 있도록 해줄 적절한 도구를 활용해야 합니다.
하지만 모든 수단이 동일한 효과를 발휘하지는 않죠. 예를 들면 채팅을 통해 성과 이야기를 나누는 것은 바람직하지 않습니다. 감정적인 대화가 될 수 있어 보다 개인적인 관계 구축이 필요하기 때문입니다. 원격 근무자와 실제로 만날 수 없는 상황에서는 화상 채팅을 통해 성과 검토를 진행해야 합니다.
Slack이나 Gchat과 같은 도구는 빠르고 캐주얼한 커뮤니케이션에 이상적이며 Zoom 또는 Google Hangouts과 같은 가상 회의 도구는 팀 미팅에 활용할 때 가장 효과적입니다. 이런 도구를 통해 원격 근무자도 같은 공간에 있는 것처럼 느낄 수 있죠. 대부분의 가상 미팅 소프트웨어는 화면 공유 기능을 제공하기 때문에, 각 팀원이 실제 어디에 있는지와는 상관 없이, 같은 자료를 확인할 수 있습니다.
2. 기대치와 기한 정하기
기대치를 명확히 세워놓지 않으면 팀원이 성과를 낼 수 없습니다. 원격 팀에서는 팀원이 그날 하루 무슨 일을 했는지 파악하기 쉽지 않으므로 이 부분이 더욱 중요하죠. 그러므로 프로젝트와 관련해 명확한 기한을 설정하는 것이 좋습니다. 예를 들어 어떤 업무를 ‘빨리’ 처리해야 한다고 말했을 때 1시간 이내에 처리해야 하는 일인지, 업무 마감까지 처리하면 되는 일인지 그 기준은 각기 다른 법이니까요.
대응 시간, 업무 시간, 커뮤니케이션 리듬 등 원격 근무자에 대한 기대치를 설정하세요. 이중 잣대는 없어야 하므로 오피스 직원에 대한 기대치도 이에 맞춰 설정해야 합니다.
3. 정기적인 1:1 면담 진행
정기적인 1:1 면담 을 통해 직원과 유대 관계를 쌓고, 프로젝트를 확인하며, 점점 더 친해질 수 있습니다. 같은 업무공간에서 일하는 직원들과는 다르게, 원격 근무자와는 즉흥적으로 부딪힐 기회가 없으므로 직원들이 무엇을 하고 있는지 제대로 파악하기 위해서는 필수적으로 이러한 미팅을 정기 진행해야 합니다. 정기적인 미팅을 통해 신뢰를 쌓을 수 있으며, 서로 도와줄 수도 있습니다. 가능할 때마다 1:1 화상 회의를 진행하세요.
4. 시간을 내서 얼굴을 보는 기회 만들기
기회가 있다면 실제로 얼굴을 마주하는 미팅을 통해 원격 근무자에게 기업의 문화와 팀을 연결시켜주세요. 원격 근무자가 같은 지역에 있다면 주간 또는 격주 대면 미팅 일정을 잡는 것도 도움이 됩니다. 원격 근무자가 전 세계에 흩어져 있다면, 일년에 한 번씩 워크숍이나 컨퍼런스를 개최해 팀의 유대 관계를 강화하는 것도 좋은 방법입니다.
원격 근무자와 함께하는 시간을 최대한 활용해야 합니다. 작업에 대한 이야기를 나누는 것은 물론, 개인적인 유대 관계도 쌓아보세요. 같이 점심을 먹는다거나, 사무실을 벗어나 재미있는 활동을 하면서 마음의 벽을 허물 수 있을 겁니다.
5. 직원이 일하는 시간대 고려하기
주간 미팅을 오후 9시에 하고 싶은 사람은 없을 겁니다. 원격 근무자와 일을 할 때는 상대의 시간대와 업무 시간을 고려하여 미팅을 잡거나, 메시지를 보내거나, 진행 상황을 확인하는 등의 일을 진행해야 합니다. 업무 시간이 전혀 겹치지 않는 시간대라면, 서로 번갈아 가면서 편한 시간을 정하세요. 예를 들어 이번 주에는 관리자가 미팅을 위해 업무 시간이 지날 때까지 오래 남아 있었다면, 다음 주에는 원격 근무자가 본래 업무 일정보다 이른 시간에 미팅에 참가하는 식으로 진행하세요.
다음 날 아침이 오기 전에 답장을 받을 거란 기대 없이 메시지를 보낸다고 하더라도, 그러한 의도와는 상관없이 상대는 언제나 온라인 상태여야 한다는 압박감을 느낄 수 있습니다. 기대하는 업무 시간과 응답 시간을 명시해서 이런 문제를 해결할 수 있습니다.
6. 원격 근무자의 참여 돕기
원격 팀의 관리자가 직면하는 가장 까다로운 문제는 바로 원격 근무자가 미팅에 참여하고 있다는 느낌이 들도록 보장하는 것입니다. 팀이 오피스 직원과 원격 근무자로 구성되어 있는 경우라면 특히 어렵죠. ‘사람들이 화면을 통해 서로 눈을 맞추고, 모든 참가자가 한 테이블에 앉아 있는 것 같은 분위기를 조성하는 것이 중요합니다’라고 WeWork의 직장 연결성 고문인 Lakshmi Rengarajan은 이야기합니다. 문제를 해결하거나, 프로젝트를 계획하거나, 아이디어를 브레인스토밍하는 등의 작업을 진행할 때는 마지막 순간에 미팅을 잡기가 쉽습니다. 하지만 이러한 임시 미팅에 초대받지 않았거나, 영상 옵션을 활용할 수 없거나, 미팅이 업무 시간 외에 진행되는 경우 원격 근무자는 자신이 제외되었다는 느낌을 받는 경우가 많습니다.
이러한 과제를 해결하려면 모든 미팅을 원격 친화적으로 진행할 수 있도록 최선을 다하세요. 모든 미팅 초대 메시지에 참석 여부 옵션을 추가하고, 가능한 한 미리 미팅을 계획하세요. 마지막 순간에 미팅을 해야 한다면, 기록을 자세히 작성해서 원격 근무자에게 정보를 전달하고 이와 관련한 질문이 있는지 물어보아야 합니다.
7. 업무적 신뢰와 유연성 정립하기
원격 근무자를 관리할 때는 매일 매일 진행 상황을 파악하는 게 쉽지 않으므로, 업무적 신뢰를 쌓는 것이 중요합니다. 시간을 내어 직원과 유대감을 형성하려는 노력을 들인다면 신뢰를 쌓을 수 있으며, 정기적인 1:1 체크인을 통해서는 팀의 업무량을 파악할 수 있습니다.
유연함을 유지하는 것 또한 중요한 부분입니다. 대부분의 원격 근무자는 시간과 장소에 구애 받지 않는 유연성을 잃지 않기 위해 가상 공간에서 진행하는 작업을 찾고 있습니다. 여기서 유연함이란 직원이 콘서트에서 즐기는 등의 개인적인 시간에도 휴대폰을 사용해 일을 할 수 있다는 의미가 아닙니다. 관리자는 직원이 자신의 업무 시간을 결정할 수 있도록 도와야 하며, 그 시간에 일을 끝낼 것이라는 믿음을 가져야 합니다.
8. 제대로 된 온보딩 프로세스 구축하기
새로운 일을 시작한다는 건 누구에게나 떨리는 일이지만, 동료들과 같은 공간을 사용하지 않거나 업무 일정이 다르다면 더욱 두렵게 느껴질 수 있습니다. 온보딩 프로세스는 이후 작업에 대한 분위기를 파악할 수 있게 해주는 과정으로, 제대로 이루어지기만 한다면 원격 근무자의 의욕을 높이고 동기를 부여할 수 있습니다. 가능하다면 온보딩 프로세스에서 직접적으로 대면할 수 있는 기회를 만드세요. 신뢰를 구축할 수 있으며 논리적으로 직접 만나 진행하는 것이 훨씬 간단하기 때문입니다. 불가능한 경우 알찬 교육 문서와 표준적인 온보딩 프로세스를 갖추도록 하세요. 스케줄을 맞출 수 있다면 매일 업무가 끝날 때마다 새로운 직원과 체크인 미팅을 진행하세요. 일의 진척 상황을 파악할 수 있으며 직원이 처음 몇 주 업무에 적응하는 동안 갖게 될 질문에 답변해줄 수도 있습니다.
9. 협력할 방법 찾기
원격 근무자에게는 혼자서 처리할 수 있는 업무를 주는 것이 쉽겠지만, 팀의 사기를 북돋고 원격 근무자에게 지속적으로 동기를 부여하려면 협업 프로젝트를 장려하는 것이 좋습니다. 지리적으로 분산된 팀은 Google Doc을 사용해 아이디어를 진행하거나, Slack 브레인스토밍을 주최하는 등 간편한 방식으로 브레인스토밍이나 문제 해결 과정을 진행할 수 있죠.
10. 프로젝트 트래커 사용하기
이메일로만 프로젝트를 관리한다면, 프로젝트에 참여하는 모든 사람이 채 따라잡지 못할 정도로 수많은 이메일이 오고가게 됩니다. 그러므로 이메일 대신 Asasna, Airtable, Trello와 같은 프로젝트 관리 도구를 사용해 관리자와 팀원 모두 다음 단계, 기대치, 마감일, 담당자를 파악할 수 있도록 하세요. 이러한 도구들은 작업에 코멘트를 남기고, 재할당하고, 마감을 정하고, 문서 또는 콘텐츠를 첨부할 수 있는 기능을 제공합니다. 이메일로만 프로젝트를 관리한다면 여러 가지 디테일을 놓치게 될 수 있으므로, 이러한 프로젝트 트래킹 도구를 사용하세요. 쏟아지는 이메일로 인한 복잡함과 혼란을 없애고, 원격 근무자는 프로젝트의 상태를 시각적으로 파악할 수 있습니다.
11. 목표 설정하기
원격 근무자에 대한 기대치와 지침뿐만 아니라, 목표도 설정해야 합니다. 원격 근무자를 비롯한 모든 직원은 장기적인 목표가 없을 경우 열정을 잃거나, 최소한의 작업만 처리하기 쉽습니다. 직원이 참여하고, 생산성을 유지하고, 소속감을 느낄 수 있도록 지원하려면 해당 직무에서의 성공이란 무엇인지, 직원 개인의 목표가 팀의 목표 달성에 어떤 영향을 미치는지 알려주세요.
12. 전반적인 기업 및 팀 목표에 대해 소통하기
원격 근무자를 비롯해 모든 직원은 앞으로 나아가기 위한 개인적인 목표를 세워야 합니다. 그러나 회사 및 팀 차원의 목표를 투명하게 공개한다면, 직원은 자신의 개인적인 목표를 어떻게 보다 큰 목표로 발전시켜 나갈 수 있는지 이해하게 됩니다. 원격 근무자의 경우 특히 중요한 사항으로, 그들이 절대 잊혀지지 않을 귀중한 팀의 일원이라는 것을 일깨워주세요. 여러분은 팀의 리더로서 회사에서 정한 엄청난 규모의 목표에 대해 이미 여러 번 들었을지도 모릅니다. 하지만 이러한 정보가 항상 원격 직원에게 영향을 미치는 것은 아니라는 점을 기억하세요.
13. 짝꿍 시스템 도입하기
원격 근무자와 오피스 직원으로 이루어진 팀인 경우, 원격 근무자와 오피스 직원을 짝꿍으로 지정해주세요. 이렇게 하면 원격 근무자도 정보를 빠뜨리지 않고 접할 수 있게 되므로 원격 근무자가 회사에서 지원을 받고 있으며 연결되어 있다는 느낌을 받을 수 있습니다. 물론 이 오피스 직원이 여러분의 임무를 대신하는 것은 아닙니다. 원격 근무자의 관리자로서 여러분은 오피스 내 직원들이 추가적인 업무를 맡았다는 것을 인지할 필요가 있습니다. 하지만 이 전략은 커뮤니케이션의 실수를 방지하여, 보다 생산적인 팀을 구축하는 데 도움이 됩니다.
14. 탕비실 시간 만들기
탕비실 등에서 업무와 관련되지 않은 일상적인 대화를 나누면, 팀 사이 친밀감을 높이고 보다 굳건한 관계를 구축할 수 있습니다. 물론 원격 근무자는 탕비실을 이용하거나, 오피스 내에서의 간식 시간에 참여하지 못합니다. 원격 근무자 대부분이 동일한 위성 오피스에서 일하고 있다면 각 오피스에 웹캠을 설치해 함께 일하고 있음을 시각적으로 보여줄 수 있습니다. 처음에는 약간 이싱하게 느껴질 수 있겠지만, 1~2주 정도만 지나면 직원들도 이에 적응해 자연스럽게 생각할 겁니다. 일방적으로 감시하는 듯한 모습이 되지 않도록, 쌍방향으로 웹캐스트를 진행해야 한다는 점을 잊지 마세요.
오피스 환경이 웹캐스트에 적합하지 않거나, 대부분의 직원이 재택 근무를 한다면 업무와 관련되지 않은 일상적인 이야기를 나눌 방법을 찾아보세요. 예를 들면 미팅을 진행할 때마다 먼저 기분은 어떤지, 주말에 무슨 일을 했는지 물어보는 방법이 있습니다. 또는 Rengarajan이 추천한 것처럼 , 멀리 있는 동료에게 ‘다음에는 화상 채팅하면서 같이 점심이나 먹죠.’라고 말할 수도 있겠죠.
15. 칭찬하기
원격 근무자들은 자신이 하는 일이 보이지 않고, 인정 또는 칭찬을 받지 못한다고 생각할 때가 많으므로 일을 잘했을 때는 직접적인 칭찬의 말을 건네주세요. 이메일이나 미팅을 통해 모든 팀에게 이를 알리며 그들의 작업이 의미가 있고 팀의 목표에 영향을 미친다는 점을 확인시켜주는 것이 좋습니다. 긍정적인 피드백은 원격 근무자가 계속 좋은 성과를 내도록 동기를 부여할 수 있는 방법입니다.
16. 이상적인 인재 고용하기
모든 직원이 원격 근무에 적합한 건 아닙니다. 원격 근무자는 보다 독립적이고, 주도적으로 행동하며, 생산성을 유지할 환경을 갖추고 있어야 합니다. 원격으로 근무할 직원을 고용할 때는 독립적으로 작업할 수 있는지 알아볼 수 있을 만한 질문을 던지세요. 어디서 일을 할 것인지, 조용히 통화할 수 있는 장소는 있는지, 안정적인 WiFi 연결이 가능한지 등을 물어볼 수 있습니다. 원격 근무자의 경우 작업 도중 교육을 진행할 수 없기 때문에, 팀의 성공에 필요한 기술을 확실히 보유하고 있는지도 확인해야 합니다.
Jenna Wilson은 WeWork 소셜 미디어 팀의 선임 담당자이며 Ideas by We 블로그 작가입니다. 그녀는 기업의 영향력, 지속 가능성, 그리고 전 세계의 WeWork 직원들에 대해 글을 씁니다.