Come è stata trasformata la disposizione di un ufficio

Come è cambiato un ufficio durante il COVID-19: riduzione del numero di persone, decentramento o trasformazione in un hub di collaborazione

Mentre le campagne vaccinali stanno procedendo con regolarità, esperti industriali, consulenti e dirigenti sono alle prese con il problema di far ritornare a lavorare in ufficio il personale in condizioni di sicurezza. A tal fine, stanno adottando alcune strategie principali per modificare la sistemazione degli immobili in loro possesso.

WeWork ha lavorato a stretto contatto con le aziende su questi aspetti. “Le tendenze progettuali non sono perfettamente lineari, per cui non c’è nessun ‘ritorno alla normalità’ – ha dichiarato Ashley Hohmann, project executive presso la sede WeWork di New York City, che ha aggiunto – Gli adeguamenti che abbiamo dovuto apportare durante la pandemia continueranno a influire sul modo in cui interagiamo con lo spazio”.

Ecco come apparirebbe una tipica planimetria di uffici di un’azienda. Immagini di WeWork.

La maggior parte dei sondaggi indica che le persone preferiscono una via di mezzo tra il ritorno in ufficio e lo smart working. Sembra che la nuova giornata lavorativa si stia indirizzando a diventare un ibrido tra il lavoro in ufficio e il lavoro da altre sedi. La situazione offre un’opportunità unica per ripensare la sistemazione degli uffici e la loro funzione.

Questo intervento si articola in tre strategie principali: minor numero di persone, decentramento e trasformazione dell’ufficio in un hub di collaborazione. Si tratta di strategie che possono essere utilizzate come misure isolate o in combinazione tra di loro. Vediamo più da vicino come sia possibile trasformare la superficie di un ufficio utilizzando queste strategie.

Riduzione del numero di persone

La riduzione delle presenze consiste nel limitare il numero di persone presenti in un ambiente. Ciò può comportare la separazione fisica delle postazioni o l’adozione di una strategia che preveda che non tutto il personale lavori contemporaneamente in sede. Le presenze scaglionate possono ridurre il numero di dipendenti in sede, il che lascia più spazio a disposizione per attività specifiche.

“Questo potrebbe tradursi nella riduzione del numero di postazioni e nell’alternanza tra giorno ‘A’ e giorno ‘B’ o in un modello di postazioni variabili,” ha dichiarato Hohmann. Con modello di postazioni variabili s’intende una postazione di lavoro utilizzata da più persone. Gli utenti possono usarla a giorni alterni, con interventi di pulizia tra un giorno e l’altro. Le sedie libere e le postazioni inutilizzate possono essere tolte. Per agevolare la separazione è possibile utilizzare una segnaletica informativa, adesivi e altri strumenti per indicare i percorsi. 

Come si vede nel grafico precedente, la riduzione del numero di persone è la strategia più semplice da attuare, dal momento che la sistemazione dell’ufficio resta sostanzialmente invariata. Le piantine riferite a prima e dopo l’intervento dimostrano come un tavolo che veniva utilizzato da otto dipendenti viene ora utilizzato da quattro. Ciò consente a tutti di avere più spazio a disposizione e mantenere il distanziamento. Considerando che metà del personale lavori da casa il Giorno A e l’altra metà il Giorno B, sarà necessaria solo la metà delle postazioni di lavoro.   

“Lo scopo è quello di mettere un’ampia zona a disposizione di chi utilizza lo spazio,” ha dichiarato Hohmann. 

Decentramento

Le aziende con sedi centrali tradizionali di grandi dimensioni potrebbero beneficiare del trasferimento di un maggior numero di persone in uffici satellite. 

“Per operare in modo efficace non è necessario che il personale lavori presso la sede centrale – ha dichiarato Hohmann, che ha così proseguito – Le aziende stanno ripensando il loro patrimonio immobiliare per trovare soluzioni convenienti e interessanti per il loro personale. Ciò potrebbe significare una superficie minore della sede centrale rispetto a quella che aveva in precedenza.  

La sede centrale WeWork di New York City è un esempio lampante di come possa funzionare questo sistema. Prima della pandemia, la maggior parte dei dipendenti faceva riferimento a un edificio della sede centrale a Chelsea. Il decentramento ha indotto WeWork ad aprire tre nuovi uffici satellite a Brooklyn e a Downtown e Midtown Manhattan. Le diverse sedi hanno consentito ai dipendenti di scegliere quella più vicina a casa, riducendo il pendolarismo e aumentando la flessibilità sul luogo di lavoro.     

La stessa strategia è stata adottata da una società assicuratrice globale con sede centrale in un’importante città asiatica. Per com’erano configurati gli uffici non c’era lo spazio necessario per ridurre il numero di persone. Il decentramento ha consentito all’azienda di aprire uffici satellite temporanei in città e continuare a lavorare regolarmente. 

Trasformazione in un hub di collaborazione

Nel modello di hub di collaborazione vengono eliminate le scrivanie una in fila all’altra. Lo spazio ottenuto viene riconfigurato in modo diverso per promuovere la collaborazione. Può trattarsi di zone di presa in carico e di formazione dei neoassunti configurate come aule di piccole dimensioni, zone di apprendimento realizzate con sedute circolari per favorire il contatto visivo e l’interazione, o zone di collaborazione attiva con sedute casuali.

“L’hub di collaborazione è una risposta all’esigenza di sfruttare gli immobili esistenti per realizzare tutta una serie di ambienti diversificati, in grado di rispondere alle nostre attuali esigenze e a quelle che prevediamo di avere in futuro”, ha dichiarato Hohmann. 

PayPay, un servizio giapponese di pagamento senza contanti, ha realizzato il suo hub di collaborazione eliminando in primo luogo la necessità di recarsi in ufficio per attività che potevano essere svolte da casa. Quindi ha realizzato delle zone in ufficio destinate a scopi specifici, come una zona di collaborazione attiva, una zona didattica e una zona di socializzazione. PayPay ha riscontrato un aumento della produttività, e il 90% dei dipendenti ha dichiarato di avere avuto un rendimento più elevato.  

Un hub di collaborazione può anche comportare la costituzione di tutta una serie di uffici decentrati limitrofi. Ogni suddivisione funge da punto di raccolta che favorisce uno scambio di idee. Ogni suddivisione fa capo a un ufficio privato che può essere circondato da zone di lavoro mirate, punti di ritrovo, locali per riunioni e uffici secondari privati, più piccoli, ideali per le telefonate.  

“Ciò di cui ci siamo resi conto è che il ruolo di un ufficio tradizionale è stato completamente ribaltato, – ha dichiarato Hohmann, aggiungendo – I membri possono definire zone di lavoro basato sull’attività che mettono il personale in condizione di collaborare con modalità che non sarebbero altrimenti possibili”. 

Chiunque rifletta su quello che sarà il futuro dell’ufficio e del lavoro concorda sul fatto che non si tornerà più al passato. I dipendenti e i dirigenti riconoscono l’esigenza di una maggiore flessibilità a livello sia di modalità, sia di luoghi di lavoro. 

“Restare ancorati a vecchi modelli può indurre le aziende a cercare di forzare soluzioni obsolete, il che può nuocere alla loro cultura e distogliere dei talenti – ha dichiarato Hohmann, che ha aggiunto – Ritengo che solo coloro che avranno la libertà o la lungimiranza per rispondere in modo flessibile avranno un futuro”. 

Nell’ultimo anno molti aspetti del lavoro e della vita sono stati sospesi o rallentati. Una cosa che la pandemia ha dimostrato è che, mentre le persone possono lavorare da remoto, nulla è paragonabile all’ispirazione e all’innovazione che derivano dalla collaborazione in ufficio, almeno alcuni giorni alla settimana.

Scott Sowers è uno scrittore freelance di Washington, D.C. È autore di articoli su settore immobiliare, architettura, design, energia e automobili. I suoi lavori appaiono su The Washington Post, The New York Times, The Atlantic e su altre pubblicazioni. 

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