Come organizzare una conferenza virtuale convivendo con il distanziamento sociale

Organizzare conferenze virtuali oggi è fondamentale per ogni settore e stabilisce relazioni che possono durare oltre il periodo di crisi

Il distanziamento sociale durante la pandemia di coronavirus ha posto dei limiti agli incontri dal vivo con un numero di persone elevato, causando non solo un cambiamento nella vita sociale, a cui siamo da sempre abituati, ma anche l’annullamento di molte tra le conferenze più importanti al mondo. Ad esempio, il festival di musica e tecnologia SXSW di Austin, in Texas, è stato annullato per la prima volta in 33 anni, così come le conferenze annuali per gli sviluppatori di Google e di Facebook. 

Tuttavia sempre più aziende stanno organizzando conferenze virtuali per riunire le community nonostante la crisi in corso. Microsoft terrà l’annuale Build conference, ad esempio, in modalità virtuale con una serie di sessioni online, nel mese di maggio. Una delle prime conferenze che ha dovuto fare i conti con l’annullamento a febbraio, la Game Developers Conference (GDC), ha trasmesso con successo per una settimana una programmazione di eventi su Twitch, la famosa piattaforma di streaming video in diretta.

Ospitare una conferenza virtuale, in un periodo di distanziamento sociale, presenta delle sfide logistiche, ma è assolutamente possibile. Inoltre, per alcune aziende, l’organizzazione di una conferenza virtuale, durante questo periodo, può rappresentare una vera opportunità. Le industrie sono alla ricerca di supporto e connessione, quindi fornire un forum di discussione e di crescita può aiutare a costruire relazioni in grado di durare ben oltre questa crisi.

Se stai prendendo in considerazione l’idea di organizzare una conferenza virtuale per la tua azienda, ecco otto suggerimenti utili per realizzarla con successo. 

Otto strategie per organizzare una conferenza virtuale   

Chiaramente, il tipo di settore e di evento definiscono le prassi migliori per organizzare una conferenza virtuale. Tuttavia, di seguito troverai alcune considerazioni e strategie generali da tenere a mente. 

1. Scegli un tema chiaro

Senza il supporto di un luogo fisico su cui contare, inserire le sessioni di conferenze virtuali in un contesto significativo può essere particolarmente difficile. Un programma di sessioni correlate in modo debole tra loro causerà automaticamente il disorientamento e l’affaticamento dei partecipanti. Perché una conferenza virtuale fornisca un impatto reale, è necessario collegare tutte le sessioni, i corsi e i workshop con un tema chiaro e onnicomprensivo. Comunica un concetto deciso, anche tramite un singolo termine, e lascia che questo argomento guidi ogni aspetto dell’agenda della conferenza.

2. Inserisci video dal vivo

Uno dei modi più effic>video dal vivo. Quando è possibile, incoraggia i relatori e gli espositori a connettersi dal vivo prima o dopo una presentazione preregistrata. La riproduzione di contenuti dal vivo favorisce la percezione del fattore umano tanto necessario alle sessioni, che altrimenti potrebbero sembrare impersonali. Inoltre, ricorda ai partecipanti che, sebbene la conferenza sia virtuale, vi sono persone reali che lavorano dietro le quinte.

3. Incoraggia l’interazione

Crea opportunità per interagire con i partecipanti tramite sessioni di domande e risposte dal vivo o altri strumenti, come sondaggi, attività o persino quiz. Ricorda che dovrai cercare di ottenere l’attenzione dei partecipanti in ogni istante e, invitando gli spettatori a partecipare anziché rimanere passivi, potrai intensificare il coinvolgimento creando contenuti aggiuntivi. 

Prova a invitare i partecipanti a inviarti suggerimenti o domande prima delle sessioni, quindi discuti di ciò che ti è stato inviato al termine della sessione. Le persone che fanno domande sono molto più propense a rimanere connesse per ascoltare le risposte.

4. Esegui delle prove generali

Con così tante possibilità di insuccesso, è quasi certo che, durante l’organizzazione di una conferenza virtuale, dovrai affrontare alcuni problemi tecnici. Per quanto possibile, fai in modo che i tuoi relatori provino le presentazioni in anticipo. Non dare per scontato il fatto che gli ospiti siano esperti di tecnologia. Prova le apparecchiature e le velocità di connessione e identifica soluzioni e sistemi di backup in caso di problemi.

5. Promuovi la semplicità

Solo perché non ti è possibile organizzare una conferenza di persona non significa che tu debba ricreare meticolosamente l’intero evento in modalità virtuale. Considera quali aspetti possono essere ridotti all’essenziale. 

Alcune sessioni, ad esempio, potrebbero comportare semplici riproduzioni di video in streaming su Facebook Live. Potresti trasformare una presentazione in una storia su Instagram o anche una discussione su Twitter? Più è facile per i partecipanti sintonizzarsi con i contenuti, maggiore è la probabilità di coinvolgerli e di mantenere viva la loro attenzione.

6. Incoraggia il networking

Il distanziamento sociale rende più difficile essere, come dire, social, ma ciò non significa che una conferenza virtuale non possa offrire le stesse opportunità di networking che si potrebbero avere durante un evento di persona. Le piattaforme per organizzare riunioni e webinar come Zoom sono dotate di chat, che consentono di discutere con gli altri partecipanti durante le sessioni e danno la possibilità di comunicare con ciascun singolo partecipante tramite conversazioni individuali. Padroneggia l’utilizzo di questi strumenti e scoprirai che le conferenze virtuali possono essere efficaci quanto gli eventi dal vivo per riunire le persone.

7. Organizza salotti virtuali con i social media

Durante una conferenza virtuale, i siti di social media come Twitter, Facebook e Instagram sono i luoghi in cui è più probabile che si svolgano conversazioni tra i partecipanti. Puoi stimolare questa tendenza e creare un’atmosfera di condivisione con un hashtag. Fai in modo che i relatori e gli espositori incoraggino i partecipanti a usarlo.

8. Considera gli ambienti

Contatta i relatori in anticipo per discutere del luogo in cui potrebbero trasmettere o filmare le sessioni. Se necessario, fornisci i supporti hardware utili per creare ambienti dall’aspetto professionale e coerenti con il resto dell’agenda della conferenza.

È probabile che gli espositori non dispongano di un ambiente professionale nel loro appartamento, ma con un microfono USB adeguato, una videocamera esterna e un semplice sfondo, possono essere in grado di condurre una sessione coinvolgente e vivace.

Piattaforme per conferenze virtuali 

A seconda della complessità e del format della conferenza, sono disponibili diversi strumenti e opzioni software per conferenze virtuali, per organizzare e gestire un evento di successo. 

Per progetti di più ampio respiro, potresti prendere in considerazione una piattaforma webinar completa come ON24 o vConference, che offrono entrambe una potente suite di strumenti progettati per monitorare il coinvolgimento dei partecipanti. Evia, il noto coordinatore di eventi virtuali, è una soluzione completa per ospitare conferenze online e può supportare riproduzioni in streaming dal vivo, video on-demand e risorse per le sessioni, come ad esempio dispense informative per i partecipanti.

Le piattaforme di videoconferenza come Zoom sono ideali per sessioni più ridotte e dirette, mentre le soluzioni gratuite come YouTube e Facebook Live possono raggiungere il tuo pubblico d’interesse premendo un semplice pulsante.

I vantaggi di organizzare una conferenza virtuale durante il distanziamento sociale 

In qualità di organizzatore, la prospettiva di pianificare una conferenza virtuale, in particolare una conferenza organizzata all’ultimo minuto, potrebbe sembrarti faticosa all’inizio. Tuttavia, anche se le persone potrebbero non essere in grado di partecipare fisicamente, ci sono ancora molti vantaggi a spostare il tuo evento online piuttosto che annullarlo.

Creazione di nuove relazioni

Una conferenza virtuale aiuta non solo a stabilire e rafforzare il rapporto tra espositori, relatori e partecipanti, ma crea anche valide partnership tra l’organizzatore e le persone che assistono quest’ultimo nell’organizzazione e la gestione della conferenza. Dal personale di produzione e di assistenza ai team di marketing, le connessioni che creerai saranno utili alla tua azienda in moltissimi altri modi in futuro. 

Istituzione di una community del settore

Per molti partecipanti, in particolare per coloro che lavorano a distanza o come freelance, una conferenza potrebbe essere un evento sociale importante e un’occasione d’incontro puramente professionale. Una conferenza virtuale può sicuramente rinvigorire questo aspetto fondamentale per la community del settore, riunendo le persone in un momento in cui molti si sentono socialmente isolati, tagliati fuori dal proprio settore e forse in cerca di un po’ di ispirazione. 

Realizzazione di una raccolta di contenuti video online

La maggior parte delle piattaforme per conferenze virtuali offre la possibilità di rendere tutte le sessioni disponibili on demand ai partecipanti al termine della conferenza. Questa caratteristica offre una vasta selezione di contenuti video da inviare a coloro che non sono riusciti a partecipare dal vivo, ma fornisce anche una grande risorsa da utilizzare per le comunicazioni future.

Che tu stia spostando online una conferenza già pianificata o iniziando una conferenza virtuale da zero, gli strumenti disponibili per riunire i professionisti del tuo settore rendono più facile che mai creare un evento di successo per i partecipanti e gli espositori. 

Il distanziamento sociale ci impone una maggiore permanenza a casa in questo periodo ma, adattandoci a una nuova normalità, possiamo provare a rimanere connessi e produttivi anche in questi tempi particolarmente impegnativi.

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Steve Hogarty è scrittore e giornalista di Londra. Scrive di viaggi per il quotidiano City AM ed è vicedirettore di City AM Magazine; nel suo lavoro si occupa di tecnologia, viaggi e intrattenimento.

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