Alors que la pandémie mondiale du coronavirus bouleverse la vie autour du globe, ceux d’entre nous qui ont la chance de travailler à domicile s’adaptent à cette nouvelle réalité : ils apprennent à préparer leur déjeuner, à éloigner le chat du clavier, et à participer à des réunions virtuelles avec un enfant bruyant dans la pièce.
Presque tout est différent pour ceux qui ont l’habitude de travailler dans un bureau. Une conversation rapide qui serait normalement aussi simple que de se rendre au poste de travail d’un collègue demande maintenant un effort supplémentaire et une assistance technique. Les projets sont plus longs à réaliser, car des équipes disparates doivent s’aligner à distance. Et avec l’actualité qui évolue vite, il peut être plus difficile que jamais de se concentrer.
Mais si des produits doivent toujours être créés et les consommateurs être servis, la concentration est toujours de mise. Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti du travail à domicile.
Créez un espace de travail dédié
Cela peut sembler évident, mais il s’agit de l’essence même de ce qui rend le travail à domicile si difficile. Lorsqu’il n’y a pas de séparation physique entre le « travail » et la « maison », il est difficile de les dissocier – d’où la statistique selon laquelle ceux qui travaillent à la maison ont tendance à s’astreindre à des horaires plus longs et sont plus sujets à l’épuisement professionnel.
« Pour optimiser notre créativité et notre productivité, notre esprit a besoin d’un bon équilibre entre temps de travail et temps libre » explique Shelby Keefer, directrice de l’optimisation de l’apprentissage chez WeWork. « En travaillant à la maison, il est facile de mélanger les deux, et votre cerveau ne récupère pas. »
Désigner un espace physique chez vous consacré uniquement au travail contribue à créer cette limite. Si vous n’avez pas de poste de travail, utilisez la table de la cuisine (veillez à ce qu’elle se trouve près d’une prise électrique). Et si cela n’est pas possible, utilisez une autre surface dure : placez votre ordinateur portable sur une commode, ou utilisez une étagère comme bureau debout.
Essayez de trouver un espace proche d’une source de lumière naturelle et évitez les surfaces qui invitent à la « détente », comme votre lit ou votre canapé. S’il est vrai que des personnes comme Marcel Proust et Winston Churchill écrivaient depuis leur lit, ils n’avaient pas à concilier les exigences des réunions interfonctionnelles, des e-mails et des présentations sur diapositives, qui exigent un niveau de coordination plus élevé et bien plus facile à gérer d’une position assise bien droit sur une chaise.
Configurez votre espace de travail
Installez-vous dans votre nouvel espace de travail – vous y resterez sans doute un certain temps. Vérifiez la connexion Wi-Fi. Branchez un écran, une souris ou des haut-parleurs si nécessaire. Assurez-vous que vous avez accès aux systèmes de votre entreprise si vous utilisez un ordinateur portable personnel, et que vous pouvez vous connecter à votre messagerie électronique, à votre plateforme de communication et aux logiciels de vidéoconférence, tels que Slack et Zoom.
Ensuite, étudiez les détails qui transforment une surface en un espace de travail : trouvez un siège confortable à la bonne hauteur. Éliminez le désordre. Allumez une bougie. Placez une plante grasse, une photo encadrée ou une figurine – quelque chose qui vous fasse plaisir – à côté de votre ordinateur.
Habillez-vous comme si vous aviez une mission à accomplir
L’un des avantages les plus immédiats du travail à domicile est de pouvoir rester en pyjama, mais cela peut vous entraîner sur une pente glissante. Pouvoir se laisser aller peut sembler libérateur pendant quelques jours, mais c’est la voie garantie pour se sentir plus isolé(e) et hors de son élément à mesure que les journées de travail à distance passent.
La solution : faites un effort pour vous préparer à votre journée. Il peut s’agir de prendre une douche le matin, de se maquiller ou d’enfiler une chemise « d’extérieur » tout en restant en survêtement. Vous n’avez pas besoin de vous habiller en tenue de travail. Mais il vaut mieux éviter d’avoir à vous habiller à toute vitesse lorsqu’un collègue vous propose une vidéoconférence de dernière minute.
Faites des pauses
Vous le faites au bureau, donc vous devriez le faire à la maison. Faire des pauses pour faire autre chose que travailler à différents moments de la journée permet à l’esprit de se recharger. Et un peu de mouvement physique est une méthode prouvée pour se sentir mieux.
Levez-vous et étirez-vous toutes les heures. Marchez un peu, même si c’est juste pour aller à la cuisine pour prendre une collation ou aux toilettes pour vous laver les mains encore une fois. Si le cœur vous en dit, faites des pompes dans votre salon. Suivez la règle du 20-20-20 : toutes les 20 minutes, regardez quelque chose à 20 pieds (6 mètres) de distance pendant 20 secondes. Si vous le pouvez, établissez une routine (avec des pauses intégrées). Cela peut vous éviter d’avoir le sentiment que votre journée n’est pas structurée.
Pour faire une pause dans sa journée, Courtney Brand, fondatrice et directrice générale de The Lighthouse – une start-up qui aide les employés à gérer leurs changements de carrière et qui est membre de WeWork Dumbo Heights – participe à un webinaire depuis son téléphone pendant qu’elle se promène à l’heure du déjeuner. « Cela m’aide à rester en « mode travail » tout en donnant à mon corps et à mon esprit la pause dont ils ont besoin », dit-elle.
(L’idée de Brand vous inspire ? The Lighthouse a lancé récemment une série de déjeuners virtuels hebdomadaires et gratuits qui favorisent l’échange de conseils pratiques de professionnels.)
Communiquez tout au long de la journée
Lorsque les équipes travaillent à distance, un effort supplémentaire peut être nécessaire pour informer vos collègues sur vos projets. Cela peut être accompli par le biais d’un contrôle quotidien, de réunions informelles par vidéo plus fréquentes ou en travaillant sur une plateforme ouverte. Quel que soit le logiciel ou le processus qui est le plus approprié pour votre équipe, la communication est essentielle pour accomplir le travail.
Si votre équipe est connectée sur une plateforme comme Slack, faites savoir à vos collègues sur quoi vous travaillez, au cas où ils voudraient contribuer. Lorsque vous sortez faire une promenade ou prendre votre pause déjeuner, prévenez vos collègues que vous risquez de ne pas pouvoir répondre rapidement pendant un certain temps.
À l’attention des cadres : fournissez un soutien supplémentaire
Les cadres ne pouvant désormais plus voir leurs subordonnés directs en personne, il est conseillé de les contacter plus fréquemment. Demandez à vos subordonnés directs quels sont leurs styles de travail préférés et comment vous pouvez les aider au mieux en ce moment, explique Mme Keefer. Établissez une structure avec vos subordonnés directs pour voir leurs progrès, répondre à leurs questions et faire part de vos commentaires.
Mme Brand organise chaque jour des réunions de 15 minutes avec son équipe de sept personnes afin qu’elles se sentent en harmonie pour la journée. Lors des entretiens individuels, elle demande : « Comment vous sentez-vous sur une échelle de 1 à 10 » et « Avez-vous tout ce qu’il faut pour être performant(e) dans votre travail actuellement ? »
« J’ai constaté qu’il était important de poser ces questions, car les choses changent incroyablement vite », dit-elle. « Nous sommes tous des débutants dans cette transition soudaine au travail à distance. »
En cas de doute, « pensez positif », conseille Mme Keefer. « Vos subordonnés directs travaillent au moins de manière aussi intense, et souvent plus intense, qu’ils ne le faisaient au bureau. .»
Posez des limites
Il est déjà difficile de collaborer quand on est séparé physiquement de ses collègues. Si en plus votre espace de travail actuel est encombré par des personnes qui vous sollicitent sans cesse (colocataires, conjoint ou partenaire, enfants), vous faites face à des difficultés supplémentaires. Pour vous faciliter la tâche, faites-leur savoir les heures que vous consacrez au travail. Ou bien convenez d’un signal physique, comme porter un casque à réduction de bruit ou retourner votre téléphone sur la table, qui indique que vous êtes en plein travail et qu’il ne faut pas vous déranger.
Faites savoir à votre responsable que vous vous occupez d’enfants. Ainsi, si votre enfant tombe malade ou a besoin de votre attention, cela ne le surprendra pas. (S’il y a une chose que le travail à domicile nous a maintenant appris, c’est que nous adorons voir les enfants de nos collègues devant la caméra lors des réunions virtuelles, et qu’il en va de même pour les chiens.)
Il est également essentiel de maintenir des horaires réguliers. Il peut être tentant de s’occuper des tâches ménagères comme plier le linge ou nettoyer la salle de bains pendant la journée, mais vous risquez de le regretter lorsque vous serez encore en train de répondre à vos e-mails à 21 heures.
Essayez de vous déconnecter chaque soir à la même heure. Prenez le temps que vous auriez passé à faire le trajet pour faire quelque chose qui remonte le moral : discuter avec un ami par vidéo ou regarder un film à la maison.
Recréez des points de connexion
Nous ne pouvons pas être ensemble en ce moment, mais nous pouvons rester connectés virtuellement. Des entreprises ont organisé des happy hours, des fêtes d’anniversaire, des soirées de quiz, et même des concours de talents virtuels. La prolifération des nouveaux canaux Slack (dont un consacré uniquement à la publication de mèmes ou de photos de chiens) peut sembler à la fois un cauchemar organisationnel et une source de joie.
Le milieu de travail est élaboré pour encourager les moments de connexion spontanée, que ce soit à la fontaine à eau, dans la cage d’escalier ou dans la cuisine. Lorsque vous vous connectez virtuellement, il est utile de recréer ces échanges occasionnels en commençant par une mise au point rapide au cours de laquelle chaque membre de l’équipe peut parler comme il le souhaite de ce qui occupe ses pensées.
« Commencez la conversation en remarquant le décor, les animaux domestiques et les enfants qui apparaissent en arrière-plan de la vidéo », suggère Mme Keefer. Des études montrent que commencer une réunion par des bavardages ou partager des anecdotes sur votre week-end ne sont pas seulement des moyens de tuer le temps pendant que les gens arrivent, mais aussi de renforcer la cohésion de l’équipe.
Pour ceux qui aiment reproduire les bruits ambiants du travail à l’extérieur, un ami suggère d’écouter une simulation informatique de bavardage dans un café tout en travaillant à la maison. « C’est la nouvelle socialisation », affirme-elle.
Prenez soin de vous
En ces temps de changement continu et d’anxiété accrue, la meilleure chose que vous puissiez faire pour votre productivité est de prendre en charge votre bien-être général. Essayez de dormir des nuits complètes. Gérez votre niveau de stress au mieux de vos capacités. (Méditer le matin est un moyen reconnu par la science de commencer la journée dans le calme.) Récompensez vos efforts à la fin de la journée en faisant une promenade ou des exercices à domicile.
Acceptez qu’il y ait une période de transition pendant laquelle vous pourriez ne pas être au sommet de vos capacités. Soyez patient(e) avec vous-même et vos collègues. Et soyez flexible lorsque les projets et les directives changent. Si vous avez besoin de précisions ou d’orientations supplémentaires, demandez de l’aide à vos supérieurs ou vos collègues, et n’oubliez pas de rester calme. Nous vivons une situation sans précédent pour la quasi-totalité d’entre nous.
Anjie Zheng est la rédactrice en chef d’Ideas by WeWork. Auparavant, elle était journaliste pour le Wall Street Journal. Ses articles ont également été publiés dans Fast Company , Quartz et LithuB.
