Te contamos cómo transformó PayPay su oficina en un centro de colaboración

La empresa de soluciones de pago japonesa modificó su oficina para convertirla en un lugar que facilitara la participación y el trabajo en equipo

Creado en Tokio en junio de 2018, PayPay es un servicio japonés de pago sin dinero en efectivo que cuenta con más de 36 millones de usuarios en Japón. Cuando la pandemia de COVID-19 nos golpeó a principios de 2020, se convirtió de vital importancia para los líderes de PayPay garantizar la seguridad y el bienestar de sus miles de empleados repartidos por 35 países diferentes. 

Los líderes reexaminaron los planes que tenían para construir una oficina central en WeWork Kamiyacho Trust Tower y se procedió a la revisión de la distribución estándar de las plantas cuando la dirección se dio cuenta de que su negocio tenía que coexistir con un virus que no iba a desaparecer de la noche a la mañana. La respuesta rápida y flexible de WeWork a la petición de personalización de PayPay permitió realizar un traslado impecable a la nueva oficina.  

El desafío: cambiar el significado de oficina

Según Masanori Sode, director financiero de PayPay, había que idear una nueva manera de trabajar para dirigir el negocio en tiempos de COVID-19. La empresa reunió a miembros de diferentes departamentos para crear un nuevo proyecto de estilo de trabajo, juntos trataron de responder a la siguiente pregunta: ¿cuál es el estilo de trabajo ideal para PayPay? 

Era esencial que el trabajo híbrido integrara los conceptos básicos de la empresa de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento (WFA, work from anywhere at any time) y de trabajo basado en la actividad (ABW, activity-based working). Además, con la transición a una oficina virtual, se dio gran importancia a que la oficina física fuera segura. Según Sode, esta oficina con una menor densidad se diseñó para que fuera un «símbolo de la salud» pública. Garantizar esto en tiempos de COVID-19 supuso utilizar medidas de distanciamiento social muy estrictas, como el hecho de contar con áreas de trabajo comunes con asientos sin asignar que solo pudieran utilizarse al 25 por ciento de la capacidad. 

La oficina de PayPay en WeWork Kamiyacho Trust Tower cuenta con lounges con amplias vistas. Fotografía cortesía de PayPay.

PayPay también deseaba redefinir el papel de la oficina como lugar donde crear conexiones entre empleados y que les motivara a esforzarse juntos. Es por ello que crear un espacio que facilitara la colaboración era la principal prioridad. 

La solución: zonas diferenciadas para dar respuesta a distintas necesidades

La solución de PayPay fue cambiar el uso tradicional de la oficina. «Cambiamos las ideas tradicionales para convertir la oficina en un lugar de encuentro, lo que aumentó la participación y la colaboración, y generó lealtad hacia PayPay», dice Sode. «El resto de las tareas podían hacerse desde casa». 

En colaboración con WeWork, PayPay decidió dividir la oficina en varias zonas. De todas ellas, el área de colaboración es la que mejor refleja el deseo de PayPay de que la oficina facilite la conexión entre empleados. «Con la colaboración activa, diseñamos un entorno en el que podían conectarse compañeros desde casa o desde la oficina a través de Zoom», dice Sode. 

Se instalaron monitores en todas las mesas y se distribuyeron las sillas de manera que facilitaran las reuniones, la creación de equipos y otras interacciones cara a cara. El objetivo de PayPay es que se dé a este área el mayor uso posible, lo que se pone de manifiesto por el hecho de que es la que más espacio ocupa. 

En las zonas comunes es donde se producen los encuentros más informales. Allí, los empleados pueden pasarse a tomar un café o a charlar cuando necesitan tomarse un descanso. Sode lo describe como un sitio donde, «dependiendo de con quien te encuentres allí, pueden surgir nuevas ideas y colaboraciones». Este área similar a un lounge es donde pueden producirse todos los tipos de comunicación. Pero Sode reconoce que esta zona todavía no ha alcanzado su máximo potencial, dado que tan solo entre un 5 y un 10 por ciento de los empleados está yendo a la oficina debido a las restricciones impuestas por la actual declaración de emergencia en Tokio.

El área de aprendizaje es un área donde se celebran seminarios para fomentar el trabajo en equipo. «El aprendizaje no gira tanto en torno al estudio o a la adquisición de las habilidades profesionales necesarias; se trata más bien de un lugar donde los empleados aprenden sobre nuestra organización y obtienen información que les permitirá encajar mejor en nuestra cultura corporativa y comprender por qué este es un fantástico lugar de trabajo», dice Sode. 

A través de los programas de bienvenida para nuevas incorporaciones y otros programas ofrecidos desde el área de aprendizaje, PayPay espera poder facilitar que los empleados realicen su trabajo de manera más fluida. 

La distribución de los espacios tenía que evitar cualquier tipo de aglomeración. Utilizaron la tecnología Beacon para medir las áreas en las que se encontrarían las personas y estudiar cómo se desplazarían por el espacio. «Si hay demasiadas personas en un área específica, salta una alerta indicando que no puede entrar nadie más», dice Sode. «Gracias a este diseño, se garantiza el distanciamiento social y podemos obtener datos sobre la densidad de empleados».

El resultado: mayor productividad y mejora de cara al futuro

La productividad ha aumentado gracias al cambio en el diseño de la oficina con WeWork realizado por PayPay. Sode menciona datos de crecimiento del negocio como la expansión de la base de usuarios y el gran crecimiento en el sector de pagos en Japón. 

En una encuesta reciente realizada a los empleados, se preguntó por la productividad: un abrumador 90 por ciento de los encuestados respondió que su productividad había aumentado o se había mantenido igual con respecto a antes de la renovación de la oficina. Soda elogia estos resultados y reconoce la hábil diferenciación entre el trabajo desde casa y la oficina realizada por PayPay. «Estoy totalmente convencido de que esta productividad no habría sido posible sin una oficina y que tampoco lo habríamos logrado solo con la oficina». 

Las áreas de intercambio de ideas cuentan con pantallas y pizarras para el trabajo en equipo. Fotografía cortesía de PayPay.

La comunicación fue otro de los temas de la encuesta. Había algunas diferencias en cuanto a la eficacia de la valoración de los empleados de su propio nivel de comunicación frente a la valoración de sus superiores. Este tipo de discrepancias es algo que a Sode le gustaría abordar en el futuro. Explica que, una vez que todo se calme y sea más fácil acudir a la oficina, quiere usar áreas como la de colaboración activa y aprendizaje para acortar de manera eficaz esas brechas y que todos estén contentos. 

Mientras tanto, los empleados le han contado a Sode que están intentando recrear el entorno de WeWork, en especial la música que se oye en la oficina. Sode añade que si hubiera una manera de acceder a estas listas de reproducción, podría mejorar el trabajo que hacen desde casa. Quizás trasladar un elemento de la oficina a aquellos que están trabajando desde casa podría ser otra posible contribución de WeWork a la redefinición de la oficina en la era COVID-19. 

Puntos clave

  • Redefinir la oficina como lugar donde aumentar la participación y la colaboración 
  • Garantizar la seguridad y el bienestar de los empleados con una distribución que facilite el distanciamiento social
  • Hacer un seguimiento de la densidad de empleados mediante la tecnología Beacon
  • Mejorar la productividad gracias al modelo de trabajo híbrido
  • Seguir innovando para permitir que el trabajo desde casa se parezca más a la experiencia en la oficina

Stacy Smith es escritora, traductora e intérprete de japonés. Mantiene un blog relacionado con Japón y es posible encontrar información sobre su trabajo en stacysmith.webs.com.

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