Este artículo es una versión ligeramente editada de otro publicado por Hamilton Place Strategies en colaboración con Replica. Puedes consultar la versión completa aquí.
La pandemia derivada del COVID-19 nos ha obligado a reflexionar sobre la forma en la que trabajamos y sobre los elementos que valoramos en el lugar de trabajo. Antes de la pandemia, tan solo un 3,4 % de los estadounidenses trabajaba desde casa. Sin embargo, según un informe de Upwork en colaboración con el MIT, en el pico del confinamiento, más de la mitad de la población activa de Estados Unidos estaba trabajando de forma remota. En la actualidad, la pregunta que se plantea en todos los sectores es si se producirá un cambio permanente en la forma en la que las empresas, trabajadores y clientes piensan sobre el lugar de trabajo.
La oficina va a seguir siendo importante para muchas empresas y trabajadores, y las ventajas que ofrece, entre las que se incluye la formación, orientación y colaboración, siguen siendo tan esenciales como siempre. Teniendo en cuenta que pasarán meses antes de que contemos con una vacuna viable, ¿cómo podemos sacar partido a las ventajas de un entorno de oficina al mismo tiempo que garantizamos la seguridad y la salud de los empleados? Una de las lecciones más importantes que hemos aprendido es que tanto las empresas como los trabajadores valoran la flexibilidad. Por ese motivo, los espacios de oficina van a tener que adaptarse.
¿Deberíamos volver al lugar de trabajo?
Directores ejecutivos y líderes empresariales, entre los que se incluyen Sundar Pichai, de Google, o Julie Sweet, de Accenture, han hablado sobre la importancia de la oficina. Las interacciones presenciales son importantes para la innovación, las relaciones, la cultura y otros ámbitos. De hecho, según un informe de McKinsey de abril de 2020, los equipos presenciales lo tienen más fácil a la hora de generar confianza y tomar decisiones con rapidez. Se trata de algo factible, ya que la gente suele preferir comunicarse cara a cara cuando tiene que transmitir información compleja, según un informe de Brookings Institution.
Los empleados quieren volver a sus oficinas. Según una encuesta realizada en mayo de 2020 por CivicScience en la zona metropolitana de Nueva York, el número de encuestados que indicaba que prefería volver a la oficina, al menos de forma parcial (excluyendo las preocupaciones en materia de seguridad), era casi el doble de aquellos que preferían seguir trabajando a distancia por completo.
La mayoría de los encuestados (el 76 %) indicaron que para ellos una oficina era «muy importante» o «algo importante» de cara a la colaboración y la innovación. Aproximadamente un tercio de los encuestados comentaron que la innovación en América se vería comprometida de forma negativa a largo plazo si un número elevado de empresas pasara a trabajar de forma remota.
Las posibilidades de formación y orientación que ofrecen los entornos de oficina pueden ser más importantes para aquellos que acaban de iniciar sus carreras profesionales. Según una encuesta realizada por Smartsheet, porcentajes considerables de trabajadores millenials y de la generación Z sienten que se encuentran menos conectados con sus compañeros o que tienen dificultades para comunicarse debido al trabajo en remoto. Garantizar que todo el mundo encuentre su lugar en el entorno laboral puede ser algo complejo en las videoconferencias y la «fatiga de Zoom» es real.
Un entorno flexible para volver de forma segura a la oficina
A medida que los empresarios comienzan a planificar la forma de volver a llevar a decenas, cientos o miles de empleados a la oficina, hay tres aspectos que debemos tener en cuenta: espacio, geografía y tiempo.
Espacio
Los empleados tendrán que sentirse seguros cuando se encuentran en la oficina. Esto implica contar con espacio suficiente para el despliegue y garantizar que el trabajo se realiza en un entorno limpio y desinfectado.
Para ello, es necesario «des-densificar» los espacios de oficina mediante el «distanciamiento profesional» en línea con las directrices de los Centros para el Control y Prevención de Enfermedades (CDC), así como las de las autoridades locales. Esto incluye tener en cuenta el espacio necesario para cada empleado y ajustar la posición de las mesas para garantizar una distancia segura entre cada empleado.
La «des-densificación» del espacio de oficina también pasa por reimaginar las áreas comunes y la forma en la que la gente interactúa y se desplaza dentro de la oficina. Esta estrategia tiene como resultado una ventilación mejorada, salas de reuniones más grandes, nuevos protocolos para las cocinas, rutas de un solo sentido y una menor capacidad en los ascensores. La aplicación de protocolos de limpieza mejorados y la disponibilidad de suministros de desinfectantes de manos y productos de limpieza también es esencial.
Geografía
En la encuesta de CivicScience realizada en el área metropolitana de Nueva York, el 70 % de los encuestados respondió que prefería un espacio de oficina al que pudiera llegar andando desde su casa. Más del 55 % de los encuestados indicó que se sentiría «raro» o «muy» incómodo si tuviera que usar el transporte público para ir a trabajar a la oficina antes de que haya una vacuna para el COVID-19.
Para reducir los desplazamientos de los empleados, la presencia empresarial tiene que estar distribuida, con ubicaciones situadas en diferentes ciudades más cercanas a sus casas. A esto se le denomina modelo de núcleo y radios. Las empresas y organizaciones cuentan con una «oficina central» con subsedes descentralizadas que se encuentran en las zonas de la ciudad donde viven los empleados.
Hora
A corto plazo, las empresas tendrán que implementar estrategias escalonadas u organizadas en fases para la vuelta al trabajo, con el fin de garantizar las recomendaciones en materia de distanciamiento profesional, yendo a la oficina en grupos de empleados más reducidos en un momento dado. A largo plazo, trabajar en la oficina y desde casa no serán opciones excluyentes. Algunas empresas ofrecerán a sus trabajadores la posibilidad de combinarlas.
Con un entorno de oficinas des-densificadas y una presencia dispersa, las empresas tienen que determinar la «masa crítica» de empleados necesaria para cada ubicación de oficina, con el fin de poder sacar partido a las ventajas de la colaboración y a las interacciones en persona. Una vez que estos esquemas por fases se han implementado, los empleados pueden acceder a las oficinas, listos para gestionar los retos que requieren mayores niveles de colaboración.
Las empresas ya saben que proporcionar un esquema flexible a los trabajadores aporta valor. En el estudio Pulse of the American Workforce realizado por Prudential en junio de 2019, se preguntó a los encuestados sobre qué factores, más allá de la compensación, animaría a los trabajadores a permanecer en su empresa actual. El 48 % respondió que un horario de trabajo flexible.
Cómo pueden ayudarnos los espacios de trabajo en la vuelta a la actividad
Los espacios de trabajo flexibles cuentan con un posicionamiento único para ayudar a las personas a volver al trabajo de forma rápida y segura. Sin embargo, no todas las empresas cuentan con los recursos financieros o de otro tipo para implementar un modelo de espacios de trabajo flexibles distribuidos por toda la ciudad con rapidez. Empresas como WeWork, IWG e Industrious se fundamentan en ofrecer a los empleadores esta flexibilidad y ya han reflexionado sobre todo lo relacionado sobre el espacio, la geografía y el tiempo para sus clientes.
Con WeWork y la ciudad de Nueva York como modelos, ofrecemos una propuesta a continuación con el papel que los espacios de trabajo flexibles pueden desempeñar en un proceso de transición segura de vuelta a las oficinas.
Espacio
Como principal inquilino de espacios de oficina en Manhattan, WeWork ofrece a las empresas la capacidad para ampliar sus operaciones, al mismo tiempo que garantiza unas prácticas de distanciamiento adecuadas. Solo en Manhattan, WeWork cuenta con casi 900 000 m2 repartidos en más de 60 ubicaciones.
WeWork ha mejorado los estándares en materia de limpieza e higiene en todos sus espacios para alinearlos con las directrices proporcionadas por el CDC y las organizaciones de salud locales para garantizar la seguridad de los empleados.
Los empleados, no solo van a sentirse seguros en sus espacios de oficina, sino que además los empleadores van a poder ahorrar mucho dinero. Una empresa de cuatro personas puede ahorrar una media anual de 24 000 dólares al alquilar un espacio de WeWork en comparación con los contratos comerciales tradicionales según el Informe de Impacto Global 2019 de WeWork.
Esta reducción de costes es muy importante en un contexto en el que empresas de todos los tamaños se enfrentan a unas condiciones económicas inciertas. A medida que pase el tiempo y se reduzcan las restricciones en materia de distanciamiento, las empresas podrán pasar a ocupar espacios de oficina adicionales en función de sus necesidades, con el fin de que un mayor número de empleados pueda volver a la oficina a la vez.
Geografía
Gracias a su red existente de espacios de trabajo flexibles en Nueva York, WeWork y otros proveedores similares pueden ayudar a las empresas a ofrecer a sus empleados espacios en los que reunirse y trabajar situados a poca distancia de sus hogares, andando o en bici.
En un análisis original realizado por Replica, una herramienta de planificación urbana que ayuda a las ciudades a encontrar respuestas en materia de transporte, en torno a un tercio de los trabajadores en oficinas de Nueva York (unas 303 000 personas) podrían encontrarse a 15 minutos a pie de la ubicación de WeWork más cercana. Más del 58 % de las personas que trabajan en oficinas en la ciudad (unas 565 000 personas) pueden estar a 15 minutos en bicicleta de un espacio de WeWork.
Si examinamos cada uno de los distritos de forma individual, el análisis de Replica nos permite determinar que el mayor impacto se produciría en la zona de Manhattan, donde 379 865 personas, lo que supone un 96 % del personal de oficina local, vive a 15 minutos a pie o en bici de una ubicación de WeWork. La mitad de los trabajadores de oficina de Brooklyn y la cuarta parte de los de Queens vive a 15 minutos a pie o en bici de una ubicación de WeWork.
En el caso de los trabajadores de oficina de los cinco distritos, la media de desplazamiento es de unos 11 km. Frente a esto, los trabajadores de oficina situados a 15 minutos a pie de la ubicación de WeWork más cercana podrían reducirla a 1,5 km aproximadamente. Esto supone una reducción de 85 % de la distancia en el desplazamiento diario.
Una red de espacios distribuidos también aportaría ventajas externas considerables. El análisis de Replica mostró que si los trabajadores realizaran desplazamientos de hasta 15 minutos a pie o en bici hasta la oficina más cercana de WeWork en lugar de usar el coche, Nueva York contaría con 45 000 desplazamientos de vehículos menos y la distancia recorrida por estos se reduciría en 362 000 km al día (lo que supone 1 600 000 km a la semana).
Una reducción de 362 mil kilómetros recorridos por vehículos al día equivale aproximadamente a una reducción de 448 toneladas métricas de emisiones de CO2 o a plantar 7500 árboles en zonas urbanas cada semana, según los datos de la Agencia de Protección Medioambiental de Estados Unidos.
Asimismo, un modelo de núcleo y radios puede ofrecer ventajas secundarias para otros sectores. Por ejemplo, puede ayudar a la recuperación de los negocios locales, permitiendo a los empleados trabajar, comprar y comer cerca de casa.
Tiempo
Los espacios de trabajo flexibles como WeWork ya están adaptados a las diferentes formas en las que la gente utiliza una oficina. Algunos quieren contar con un espacio al que ir de 8 de la mañana a 6 de la tarde para que haya una separación clara entre el trabajo y el hogar, mientras que otros quieren contar con una conexión a Internet más rápida y fiable o bien usar impresoras de alta calidad.
Cada ubicación de WeWork cuenta con un conjunto único de servicios, que incluye requisitos tecnológicos como acceso a Internet mediante cable Ethernet y Wi-Fi, impresoras multifunción y pizarras inteligentes, así como beneficios de la comunidad, como es el acceso a eventos de networking.
Este es el motivo por el que el 80 % de los miembros de WeWork experimentan una mejora de la productividad tras su incorporación a nuestros espacios. De hecho, el 54 % de ellos considera que la aceleración del crecimiento de su empresa está asociada a nuestros servicios. A largo plazo, estos espacios pueden ofrecer una opción rentable a las empresas para ajustar su tamaño de forma flexible. Asimismo, los empleados se benefician de las ventajas asociadas a la colaboración, la productividad y el desarrollo de relaciones que son fruto del trabajo presencia en una oficina.
La pandemia derivada del COVID-19 ha puesto en suspenso la forma en la que trabajamos. Ahora tenemos la oportunidad de remodelar el futuro del lugar de trabajo. Ese futuro pasa, sin lugar a dudas, por la flexibilidad. Es esencial que desarrollemos soluciones adaptadas a cada sector y segmento de la población, incluyendo a los trabajadores de oficinas. Gracias a la flexibilidad que ofrecen tanto WeWork como otras empresas, Nueva York y muchas otras ciudades pueden volver al trabajo de una manera segura y que supone también un beneficio para los empleados, a la economía y al medio ambiente.
Hamilton Place Strategies (HPS) es una consultora de análisis de asuntos públicos con oficinas en Washington, D.C., Nueva York y California. HPS utiliza análisis profundos para comprender temas complejos y herramientas creativas para asuntos públicos y explicar así determinados temas a audiencias objetivas y a las partes implicadas clave.
Los datos de Replica son una estimación de los movimientos y las métricas asociadas derivados de un conjunto de datos de ubicaciones móviles y de otras fuentes de datos de terceros. La metodología técnica incluye una serie de medidas para evitar la re-identificación de individuos.
CivicScience llevó a cabo su encuesta entre el 27 de mayo y el 1 de junio de 2020. Entrevistó a mayores de 18 años y ponderó sus datos teniendo en cuenta las cifras del censo de Estados Unidos para la región metropolitana de Nueva York en lo relativo al género y la edad.
