L’enjeu : comment concilier travail en solo et besoin de collaboration
Chaque secteur d’activité a ses spécificités, chaque entreprise possède son propre mode de fonctionnement. Ça ressemble à une lapalissade, et pourtant cette donnée basique est fréquemment laissée de côté au moment de choisir des locaux. C’est encore plus le cas dans le domaine des services et de la créativité, où les contraintes matérielles sont limitées.
Dans le domaine de la publicité et de la communication, les open spaces sont depuis longtemps de rigueur. Ce n’est cependant plus nécessairement une conception partagée par les valeurs montantes du secteur, qui ont bien compris que les besoins en espace deviennent plus précis.
Romance est une jeune agence de publicité du groupe Omnicom. En cinq ans d’existence, Romance a développé sur le marché français une clientèle de grands comptes (Intermarché, Decathlon, Ricard, Audi, ATOL, Santé publique France, Europe 1, Mondelēz, P&G) avec l’idée de construire pour chaque client, un territoire fort, portant la conviction que les marques les plus puissantes sont celles capables de capter les grandes transformations de l’époque.
Concrètement, pour Stéphanie Leray, Directrice associée en charge du newbiz chez Romance, « l’intention depuis le début était de créer une agence globale, sans silo, de casser toutes ses cloisons pour travailler en synergie totale et contribuer uniquement au business de nos clients ».
Il s’agit donc de favoriser la collaboration et le travail d’équipe, tout en donnant à chacun la possibilité de s’isoler, pour travailler à la planification stratégique ou à la rédaction de textes – autant de besoins auxquels ne répondent pas toujours les open spaces. « Il faut des salles de réunions, des salles de projections, des salles de brainstorming etc. , explique Jérôme Lavillat, Directeur des stratégies chez Romance. Aujourd’hui très peu d’agences sont conçues pour pouvoir travailler dans de bonnes conditions avec un grand nombre de salles à disposition. »
La solution : des espaces personnalisés au WeWork Lafayette
Romance emploie à l’heure actuelle 95 collaborateurs. L’ambition n’est pas de devenir un géant du secteur. L’agence vise ainsi une structure de taille moyenne, où la grandeur des comptes et des marques racontent davantage l’agence plutôt que la taille et le nombre de personnes qui y travaillent.
Le passage de l’épidémie de Covid-19 n’a pas changé la donne, bien au contraire, comme le constate Jérôme Lavillat : « On s’est rendu compte au fur et à mesure des différents confinements que le rôle du lieu physique était d’entretenir la culture de l’entreprise. De ce point de vue-là, entrer dans un lieu qui ne nous ressemble pas n’était pas envisageable. »
Romance a donc opté en janvier 2021 pour le WeWork Lafayette en misant pleinement sur l’option de personnalisation proposée pour aménager son espace à son image. « On a pu changer l’intégralité du mobilier. On a fait une très grande salle de réunion avec un très bon matériel vidéo pour recevoir nos clients, sans oublier des éléments plus classiques comme l’installation de notre platine vinyle. »
Le résultat : une solution adaptée aux besoins des agences de publicité
Les facteurs les plus importants pour Romance concernaient l’aménagement de l’espace et l’organisation des différentes zones de travail, avec des lieux pour s’isoler et des lieux pour collaborer.
Pour Jérôme Lavillat, WeWork répond parfaitement à ce double enjeu : « Il y a une multitude d’endroits différents dans notre espace et dans le bâtiment : les cabines téléphoniques, des salles de réunions de toutes tailles, certaines privées et d’autres qu’il faut réserver, des salles de conférence, notre open space, des espaces lounge etc. Les locaux favorisent grandement la collaboration. »
En proposant une solution flexible et personnalisée, parfaitement adaptée aux besoins de son client, « WeWork a réglé un problème qui est historique dans les agences de publicité ».