Un aperçu du plan d’étage d’un bureau transformé

Voici comment un bureau change pendant la COVID-19 : il est dédensifié, décentralisé ou transformé en centre de rencontres collaboratives

Alors que la campagne de vaccination va bon train, les experts du secteur, les consultants et les PDG se demandent comment ramener les gens au bureau en toute sécurité. Ils adoptent certaines stratégies clés pour mettre à jour l’empreinte immobilière qu’ils ont déjà.

WeWork a travaillé en étroite collaboration avec les entreprises sur ces mises à jour. « Les tendances en matière de design ne sont pas parfaitement linéaires, il n’y a donc pas de retour à la normale, indique Ashley Hohmann, chef de projet chez WeWork, basée à New York. Les adaptations que nous avons dû faire pendant cette pandémie continueront d’avoir une incidence sur la façon dont nous interagissons avec l’espace. »

Voici à quoi ressemblerait un étage type dans une entreprise. Images par WeWork.

La plupart des sondages indiquent que les gens préfèrent un mélange de retour au bureau et de travail à distance. Il semble que la nouvelle journée de travail sera un modèle hybride entre travailler au bureau et à partir d’autres endroits. La situation offre une occasion unique de repenser la manière dont les bureaux sont aménagés et leur fonction.

Cela peut se résumer en trois stratégies d’utilisation clés : la dédensification, la décentralisation et la transformation du bureau en un centre de rencontres collaboratives. Les stratégies peuvent être utilisées en tant que mesures autonomes ou utilisées en combinaison. Voici un aperçu de la façon dont un étage d’un bureau peut être transformé à l’aide de ces stratégies.

Dédensification

La dédensification implique de limiter le nombre de personnes dans un seul espace. Cela peut signifier séparer physiquement les postes de travail ou avoir une stratégie où tout le monde ne travaille pas sur place en même temps. L’alternance des jours de travail peut réduire le nombre d’employés sur place, ce qui libère plus d’espace pour des activités particulières.

« Cela pourrait se traduire par une réduction du nombre de postes de travail et un passage vers un jour « A » à un jour « B », ou un modèle de réservation de bureau », explique Mme Hohmann. Un modèle de réservation de bureau ou de poste de travail non attribué désigne un poste de travail utilisé par plusieurs personnes. Les utilisateurs peuvent alterner les jours, le nettoyage étant effectué entre les deux. Les chaises et les postes de travail inutilisés peuvent être retirés. Des panneaux d’information, des autocollants et d’autres outils d’orientation peuvent être utilisés pour encourager la séparation.

Comme le montre le graphique ci-dessus, la dédensification est la stratégie la plus simple à mettre en œuvre, car la disposition de base du bureau reste la même. Les plans d’étage avant et après montrent comment une table qui servait auparavant à huit employés en accueille maintenant quatre. Cela permet à tout le monde de prendre ses aises et de maintenir la distanciation physique. En supposant que la moitié des personnes travaillent à domicile le jour A et l’autre moitié le jour B, seule la moitié du nombre total de postes de travail est maintenant nécessaire.

« L’objectif consiste à accorder une généreuse zone de travail à ceux qui utilisent l’espace », indique Mme Hohmann.

Décentralisation

Les entreprises disposant d’un siège social traditionnel de grande envergure pourraient profiter de certains avantages en déménageant plus de personnes à des bureaux satellites.

« Les équipes n’ont pas besoin d’être centralisées pour bien fonctionner, raconte Mme Hohmann. Les entreprises repensent leurs portefeuilles immobiliers pour proposer des solutions pratiques et attrayantes pour leurs équipes. Cela pourrait signifier une plus petite empreinte là où se trouvait auparavant leur siège social. »

Le siège social de WeWork à New York est un excellent exemple de la façon dont ce système peut fonctionner. Avant la pandémie, la plupart des employés se présentaient dans un immeuble du siège social à Chelsea. La décentralisation a incité WeWork à créer trois nouveaux bureaux satellites à Brooklyn et dans le centre-ville de Manhattan (Downtown et Midtown). Les différents bureaux ont permis aux employés de choisir le bureau satellite le plus proche de leur lieu de résidence, réduisant ainsi le temps de trajet et augmentant la flexibilité du lieu de travail.

La même stratégie a été adoptée par une compagnie d’assurance mondiale dont le siège social est situé dans une grande ville asiatique. Ils n’avaient pas les biens immobiliers nécessaires pour dédensifier leurs bureaux au fur et à mesure de leur configuration. La décentralisation leur a permis de créer des bureaux satellites temporaires dans toute la ville et de maintenir leurs opérations en fonction.

Construire un centre de rencontres collaboratives

Dans le modèle de centre de rencontres collaboratives, les rangées de postes de travail sont supprimées. L’espace libéré est réutilisé dans d’autres zones pour promouvoir le travail en commun. Il peut s’agir de zones d’intégration et de formation configurées comme des salles de classe miniatures, des zones d’apprentissage créées en utilisant des sièges circulaires pour encourager le contact visuel et l’interaction, ou des zones de collaboration active avec des sièges décontractés.

« Le centre de rencontres collaboratives est une réponse au besoin de tirer parti de l’immobilier existant, pour fournir une variété de types d’espaces qui peuvent répondre aux besoins que nous voyons actuellement et à ceux que nous prévoyons », ajoute Mme Hohmann.

PayPay, un service de paiement sans argent japonais, a construit son centre de rencontres collaboratives en éliminant d’abord le besoin de venir au bureau pour y effectuer des tâches qui pourraient être accomplies à la maison. Il a ensuite créé des zones au sein du bureau à des fins spécifiques, telles qu’une zone de collaboration active, une zone d’apprentissage et une zone communautaire et sociale. PayPay a vu sa productivité augmenter, avec 90 % des employés rapportant une amélioration de leur efficacité.

Un centre de rencontres collaboratives peut également impliquer la création de secteurs ou de rayons de spécialistes. Chaque rayon fonctionne comme un lieu de rassemblement qui encourage une pollinisation croisée des idées. Chaque rayon est ancré dans un bureau privé qui peut être entouré de zones de travail ciblées, de lieux de rencontre, de zones de conférence et de sous-bureaux privés plus petits, parfaits pour les appels téléphoniques.

« Ce que nous avons vu, c’est que le rôle d’un bureau traditionnel a été transformé, raconte Mme Hohmann. Les membres peuvent créer des zones de travail basé sur l’activité qui permettent aux équipes de collaborer d’une manière qu’elles ne pourraient pas autrement. »

Tous ceux qui pensent au bureau et à l’avenir du travail conviennent qu’il n’y aura pas de retour en arrière. Les employés et les chefs d’entreprise reconnaissent la nécessité de plus de flexibilité dans leur façon de travailler et leur lieu de travail.

« Être enfermé dans d’anciens modèles peut pousser les entreprises à tenter d’appliquer des solutions obsolètes, nuisant par la suite à leur culture et chassant les talents, ajoute Mme Hohmann. Je pense que ceux qui ont la liberté ou la clairvoyance de rester agiles dans leurs réponses en sortiront gagnants. »

De nombreux aspects du travail et de la vie ont été interrompus ou ralentis au cours de la dernière année. Une chose que la pandémie a montrée, c’est que si les gens peuvent travailler virtuellement, rien ne peut se comparer à l’inspiration et à l’innovation qui accompagnent la collaboration au bureau, au moins quelques jours par semaine.

Scott Sowers est un écrivain indépendant basé à Washington, D.C. Il écrit sur l’immobilier, l’architecture, le design, l’énergie et l’industrie automobile. Son travail paraît dans The Washington Post, The New York Times, The Atlantic, et d’autres publications.

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