Tapaamisen ja kohtaamisen välinen ero

Puhutaan paljon siitä, kuinka ihmisten välille pitäisi luoda yhteyksiä, mutta mitä sillä oikeasti tarkoitetaan?

Marie Kondosta ja konmarituksesta voi olla montaa mieltä, mutta hän sai kaikki kiinnostumaan syvällisestä – jopa ”mullistavasta” – ajatuksesta: siisteyden ja siivouksen välisestä erosta. Olennainen ajatus on, että monet ihmiset on opetettu siivoamaan, mutta heitä ei ole opetettu oikeanlaiseen siisteyteen. He keskittyivät siivoamiseen, kun he oikeasti kaipasivat siisteyttä. Kondo opetti kaikille, että siivous liittyy hygieniaan ja siisteys puolestaan oikeanlaiseen järjestelmällisyyteen ja luokitteluun — jonka vaikutukset leviävät henkilön kodista myös henkilön koko muuhun elämiseen.

On kovin helppoa ja inhimillistä olla huomioimatta termejä, jotka luulemme ymmärtävämme. Tästä syystä on tärkeää, että tunnistamme merkityseron myös tapaamisen ja kohtaamisen välillä.   

Sanoja ”tapaaminen” ja ”kohtaaminen” käytetään varsin vapaamuotoisesti – erityisesti työympäristössä. Kyseessä on kuitenkin kaksi erilaista vuorovaikutuksen tasoa. Termien kriittinen tarkastelu voi tuntua hieman yliampuvalta, mutta niiden virheellinen tulkinta on usein syy siihen, miksi monet ”yhteishengen nostatustapahtumat” ja verkostoitumistilaisuudet epäonnistuvat. Tapahtumien aikana työnantajat yrittävät luoda yhteyksiä työntekijöihinsä, mutta kovin usein tilannetta on valmisteltu kuin tavallista ”tapaamista”. Kun ymmärrämme tavallisen tapaamisen ja syvällisemmän kohtaamisen välisen eron, voimme alkaa valmistella paremmin onnistuneita työpaikkatapahtumia

Mitä ”tapaaminen” tarkoittaa?

Tapaaminen käsitetään usein tilanteeksi, jossa osapuolet suorittavat alustavan esittäytymisen. Tämä on minulle hyvin tuttua, sillä työskentelin seitsemän vuoden ajan online-treffailun parissa. Tapaamisten aikana ihmiset keskittyvät varsin usein vaihtamaan keskenään perustietoja tavallisen jutustelun sijaan. Olet todennäköisesti joskus keskustellut sinkun kanssa treffailusta ja kuullut, kuinka uuvuttava koko treffiprosessi on. Osa syystä liittyy itse prosessiin: seuranhaku on logistista onnenkauppaa, johon liittyy omaa makua miellyttävän kumppanin etsimistä, chattailua mahdollisen kumppanin kanssa ja lopulta tapaamisen järjestelyä. Mutta jos valituksia kuuntelee tarkemmin, huomaa, että prosessin uuvuttavin osa on omien tietojen toistuva kertominen toiselle osapuolelle. 

Mutta pelkkä tietojen vaihtaminen ei kerro toisesta juuri mitään tärkeää – ja ilman tärkeitä tietoja toisen ihmisen torjuminen on treffitilanteessa liiankin helppoa. Yksikin huonosti valittu sana, sekainen kampaus tai erimielisyys sovituista käytännöistä (esim. miten lasku jaetaan) voi hyvinkin johtaa siihen, että koko juttu tyssää jo ensimmäiseen tapaamiseen.

Teemme samanlaisia hätäisiä johtopäätöksiä ihmisistä myös työpaikallamme, koska emme koskaan tutustu työtovereihimme pintaa syvemmältä. Paras esimerkki pintapuolisesta tutustumisesta oikean kohtaamisen sijaan on yritysten tapa järjestää henkilökunnan happy hour -illanviettoja. Osa väestä onnistuu luomaan syvempiä siteitä toisiin ihmisiin myös tällaisissa tapahtumissa – mutta ne sopivat silti paremmin useisiin nopeisiin esittelyihin kuin harvempien, syvempien suhdeverkostojen luomiseen, vaikka juuri syvemmät ja lujemmat suhdeverkostot tuottavat paremman työntekoympäristön.

Mitä ”kohtaaminen” tarkoittaa?

Kohtaaminen on syvällisempää tutustumista toiseen ihmiseen. Kohtaamisista saa energiaa, ja yleensä ihmiset kohtaavat toisiaan, kun joku kertoo elämästään ja kokemuksistaan. Tällöin päästään yleisimpiä puheenaiheita ja kohteliaisuuksia syvemmälle – mutta toiselle ei kuitenkaan tarvitse kertoa omista heikkouksista tai itselle kaikkein tärkeimmistä hetkistä. Kyse voi olla niinkin yksinkertaisesta asiasta kuin Game of Thrones -sarjasta jutustelusta tai viime yönä syödyn herkkuannoksen kuvaamisesta.

Muistele hetki tilanteita, joissa joku kertoi sinulle tarinaa ja sinä itse aloit visualisoida mielessäsi tarinan tapahtumia. Visualisoinnin seurauksena tarinan kertoja näyttäytyy aivan uudella tavalla, ja hänestä muodostuu paljon kokonaisvaltaisempi kuva. Tämä ei tarkoita, että henkilö olisi yhtäkkiä aiempaa miellyttävämpi tai että sinun tulisi ystävystyä hänen kanssaan – mutta tällaisen kanssakäymisen ansiosta saat kattavamman kuvan siitä, millaisesta ihmisestä on kyse.

Kohtaamistilaisuuksien luominen työpaikalla

Tässä vaiheessa työnantajat ja esimiehet haluavat yleensä lukea luettelon vinkeistä, joiden avulla työntekijät voivat kohdata toisensa paremmin, niin että työympäristö kehittyy entistä paremmaksi. Asian ydin on kuitenkin siinä, että ”vinkit” ovat vääränlainen lähestymistapa. Vinkit johtavat taktiseen ajattelumalliin, jolla pyritään ratkaisemaan välittömästi käsillä oleva asia – kun oikeasti tulisi pyrkiä strategiseen ajattelumalliin, jossa keskitytään pidemmän aikavälin suurempaan tavoitteeseen. Keskity yksittäisten toimien sijaan luomaan kokonaisvaltaisia tilanteita, joissa ihmiset voivat nousta perustietojen ja pinta-asioiden yläpuolelle ja edetä tasolle, jossa monitasoisempi kohtaaminen on mahdollista. 

Otetaan esimerkiksi monien työpaikan illanviettojen perusasia: ruoka. On helppoa ajatella, että pelkkä ilmainen ruoka saa ihmiset kokoontumaan yhteen. Ajatus pitää paikkansa teoriassa – mutta tavoitteena on luoda logistinen tapahtuma, joka on myös mielekäs. Ruokaa tilattaessa otetaan huomioon osallistujien ruokavaliot ja allergiat sekä mahdollisesti osallistujien ruokamieltymykset. Mutta mitä jos voisimme ruoan avulla tutustua paremmin työntekijöihimme? Järjestin WeWorkin palveluksessa yksinkertaisen mutta toimivan kokeilun, jonka nimesin ”suosikkien syömingeiksi”.

Kokeilu toimi seuraavasti: Lähetin ennen tiimiateriaa hauskan ja lyhyen kyselyn tiimimme 15 jäsenelle. Pidin myös huolen siitä, että vastaanottajiin kuului viisi henkilöä, jotka olivat liittyneet tiimiimme vasta hiljattain – näin vastaukset sisälsivät riittävästi työkokemuksia eripituisilta aikaväleiltä. Kysyin esimerkiksi seuraavia asioita: ”Mitä ruokia katselet ensimmäisenä ruokalistalta?”, Mikä ruoka saa sinut hymyilemään?”, ”Mistä ruoasta et kieltäydy koskaan?”, ”Mikä ruoka saa sinut voimattomaksi?”, ”Mikä ruoka muistuttaa omasta kulttuuristasi tai kodistasi?” 

Tilasin tämän jälkeen vastausten perusteella valittuja ruoka-annoksia ja kokoonnuimme aterialle, jossa kuhunkin ruokaan oli merkitty, keneen kyseinen ateria liittyi. Näin saimme tietää toisistamme muutakin kuin kunkin henkilön ruokavalion. Paljastimme valinnoillamme toisillemme toiveitamme, mielihalujamme ja mieltymyksiämme – niin yksinkertaisia kuin korkealentoisiakin. Äkkiä ruoka ei ollutkaan vain yksi ruokalistan vaihtoehdoista vaan keino tutustua paremmin toisiimme. Pakistanilainen ohjelmistosuunnittelijamme sai ruoan ansiosta tilaisuuden kertoa bengalilaisesta kalacurrysta. Suunnittelijamme ilme kirkastui, kun pöytään tuotiin sitruunaleivoksia. Tiimin johtaja pääsi puolestaan ylistämään tryffelillä höystettyä makaroni-juustopaistosta. 

Tapaamisen ja kohtaamisen välinen ero

Olisimme voineet vain syödä yhdessä, mutta sen sijaan opimme uusia asioita työtovereistamme. Yhteishetken keskustelu oli niin vilkasta ja eloisaa, että kenenkään ei tarvinnut turvautua perinteiseen small talkiin tai alkaa luetella tietoja itsestään. Keskustelu ei myöskään pakottanut ketään paljastamaan mitään liian henkilökohtaista, eikä kukaan joutunut keskustelujen seurauksena tukalaan tilanteeseen. 

Aitojen kohtaamisten luominen työpaikalla voi olla näin helppoa. Jos tapaamisessa on kyse pelkästään toisen ihmisen nimen ja työnkuvan selvittämisestä, kohtaaminen voi olla niinkin yksinkertainen asia kuin sen kuuleminen, että työtoverisi mielestä sitruunaleivokset ovat täydellinen täytteen ja tekstuurin yhdistelmä. 

Kohtaamisessa on kyse syvemmästä yhteydestä kuin perusasioiden tietämisestä. Älä säästele kohtaamisten luontia pelkästään työpaikan ulkopuolisiin tapahtumiin äläkä oleta, että kohtaamisten tulisi olla hyvin syväluotaavia tai kivuliaita elämyksiä (kenenkään ei tarvitse kohtaamisen aikana porautua toisen henkilökohtaisiin vaikeuksiin). Kyse ei ole henkilökohtaisten asioiden käsittelystä vaan mahdollisuudesta tutustua henkilön luonteeseen ja persoonaan.

Lakshmi Rengarajan on WeWorkin henkilösuhdeneuvoja. Ennen WeWorkin palvelukseen siirtymistä Rengarajan vastasi Match.com-sivuston strategiasta ja tapahtumasuunnittelusta, minkä lisäksi hän on perustanut Me So Far -seuranhakupalvelun, jonka avulla sinkut voivat kohdata toisensa tapaamista syvemmällä tasolla.

Kaipaatko työtiloja? Ota meihin yhteyttä.