Taloudellisia hyötyjä joustavilla kiinteistöratkaisuilla

Harkitsetko joustavien työtilaratkaisujen lisäämistä kiinteistösalkkuusi? Seuraavat asiat kannattaa ottaa huomioon:

Joustavien tilojen käsite on hiljalleen kerännyt suosiota viime vuosien aikana, ja vuonna 2018 tapahtui huomattava muutos. CBRE-tutkimuksen mukaan joustavien tilojen määrä yksin Manhattanilla kasvoi viime vuonna 1,25 miljoonaan neliömetriin, kun vuonna 2017 joustavia tiloja oli 0,87 miljoonan neliömetrin verran. 

Erityisesti suuryritykset ovat siirtymässä joustavien tilojen käyttöön. Mistä tämä johtuu? Yritykset ovat jo vuosikymmenien ajan pyrkineet saamaan kiinteistökulunsa säädettäviksi, jotta niitä voitaisiin nopeasti mukauttaa liiketoiminnan vaihteluiden mukaisesti samalla tavalla kuin valmistus-, tutkimus- ja jakeluosastonkin toimintaa. Ja siinä on järkeä. Joustavien työtilojen avulla yritykset voivat hyödyntää kiinteistöjä muuttuvana eikä vain kiinteänä käyttöomaisuutena. Ketterän kiinteistötoiminnan ansiosta yritykset voivat päättää, paljonko pääomaa tiloihin aluksi käytetään sekä mitä supistus- ja laajennusoikeuksia hyödynnetään, kun halutaan vastata liiketoiminnan tarpeisiin.

Keskitytään aluksi niihin taloudellisiin päätöksiin, joita yritysten on tehtävä, kun ne valitsevat joko perinteisen vuokrasopimuksen tai joustavat tilat.

Joustavien kiinteistöjen alkeet: tavanomaisuuden uudelleenharkinta 

Milloin kannattaa käyttää joustavaa työtilaa perinteisen vuokrasopimuksen sijasta? Valtaosa suuryritysten päätöstentekijöistä suhtautuu kiinteistöihin pääomakuluina.

Tummanvihreä viiva esittää tavallisen vuokrasopimuksen kustannuksia ajan kuluessa. Rakennuksen remontointi ja alkuvalmistelut muodostavat etukäteen huomattavia menoja, joten alkukustannukset ovat suuret. Kustannusten voidaan kuitenkin katsoa levittäytyvän pitkälle aikavälille, jos vuokraaja pysyy tiloissa kauan, ja tämä tekee pitkäaikaisen perinteisen vuokrasopimuksen allekirjoittamista houkuttelevan vaihtoehdon. 

Vaaleanvihreä viiva vastaa vuosittaisia kustannuksia joustavan vuokrauksen yhteydessä, jolloin rakennuksen kulut ja toimintakulut sisältyvät kokonaiskustannuksiin. Ne pysyvät jotakuinkin samoina vuosien kuluessa. Noin neljännen vuoden paikkeilla viivat kohtaavat toisensa, ja siitä eteenpäin joustavien tilojen vuokraaminen on suhteessa kalliimpaa. 

Kristallipallo-haaste

Tässä mallissa oletetaan, että tulevaisuuden voi ennustaa ja että työntekijöiden määrä pysyy vakiona.

Tällaisten asioiden ennustaminen on kuitenkin mahdotonta. Näin ollen CBRE:n asiakkaat ovat kertoneet, että he saattavat kyllä olla varmoja siitä, mihin suuntaan heidän liiketoimintansa on kehittymässä, mutta odottamattomien tekijöiden vuoksi arviot saattavat poiketa todellisuudesta 10–25 %; tällaisia tekijöitä voivat olla esimerkiksi markkinoiden tai oman toimialan arvaamattomuus sekä teknologian vaikutus liiketoimintaan.

Kun malliin lisätään tosimaailman epävarmuus ja riskit, kaikki muuttuu.

Joustavien kiinteistöjen jatkokurssi: joustavuuden todellinen arvo

Lisätään tähän taloudelliseen malliin nyt hieman reaalimaailman todellisuutta, niin että malliin sisältyvät yritysten ajan kuluessa kohtaamat riskit. 

Tässä tapauksessa ei enää oleteta, että työntekijöiden määrä pysyy vakiona 100 työntekijässä, vaan malli on lähempänä todellisuutta; määrä saattaa viiden vuoden kuluessa kasvaa 150:een tai vähentyä 70:een. 

Kutsutaan tätä esimerkkiä malliksi Joustava 2.0. Kun malliin on lisätty epävarmuustekijä, voidaan huomata, että pysyviä tilakustannuksia ja joustavia tilakustannuksia edustavat viivat eivät enää kohtaakaan toisiaan.

Olemme todenneet, että joustavuuden arvo ylittää joustavan vuokrasopimuksen kustannukset. Yritykset ottavat tämän entistä useammin huomioon lisätessään joustavuutta kiinteistösalkkuunsa. Tilanne vastaa liiketoiminnan pitkän aikavälin realiteetteja, eikä kyseessä ole mikään lyhyen aikavälin muuttumaton ratkaisu.

Perinteisten ja joustavien sopimusehtojen vertailu

Katsotaanpa esimerkkinä, miten tämä ilmenee perinteisten ja joustavien sopimusehtojen yhteydessä:

  • Ei-optimaalinen perinteinen: Ei-optimaalisessa perinteisessä tapauksessa rakennuksen tiloista on tyhjänä keskimäärin 18 prosenttia. Katso keltaista kuutiota (tässä skenaariossa oletetaan, että vuokrattavissa tiloissa on kattoterassi, jota edustaa kuution yläosassa oleva tummanvihreä alue). Kolmionmuotoiset siniset katkoviiva-alueet esittävät toiminnan supistumismahdollisuuksia, jos osasta tiloja halutaan luopua, ja keltaiset katkoviiva-alueet puolestaan esittävät laajentumismahdollisuuksia, jos halutaan laajentua. 
  • Optimaalinen perinteinen: Tässä mallissa joustavuutta on lisätty. Vuokraaja pitää hallussaan vähemmän tiloja, ja laajentumismahdollisuuksia on hieman enemmän. Näin ollen tyhjien tilojen keskimääräinen taso voi laskea 7 prosenttiin, kun taas keskimääräinen nykyarvo on 11 prosenttia pienempi. Jos tässä mallissa kasvu on oletettua nopeampaa, kustannukset saattavat kasvaa. (Joskin erittäin nopea kasvu olisi edelleen varsin miellyttävä ongelma.) Jos sen sijaan kasvu on odotettua hitaampaa, tilojen vuokraaja nauttii paljon paremmasta riskisuojasta. Kaiken kaikkiaan joustavuus parantaa sopimuksen arvoa.
  • Optimaalinen sekatyyppi: Tutustutaan seuraavaksi optimaaliseen sekatyyppiseen vuokrasopimukseen. Rakennuksen alemmissa kerroksissa näkyvät vihreät kaistat esittävät yrityksen yhteistyötiloja ja perinteisiä yhteistiloja. Toimintaa voidaan laajentaa näihin tiloihin, mutta tässä vaiheessa ne toimivat coworking-tilana vuokralaisille. Tällaisen vuokrasopimuksen yhteydessä tyhjien tilojen määrä putoaa 2 prosenttiin, ja keskimääräiset kustannukset ovat 14 prosenttia pienemmät. Ja huolimatta siitä, kasvaako yritystoiminta vain vähän vai paljon, kustannukset muodostuvat lopulta pienemmiksi kuin minkään muun vuokrasopimuksen yhteydessä. 

Tulevaisuuden joustavat kiinteistöratkaisut

Kiinteistöt eivät enää ole sellaista muuttumatonta omaisuutta kuin aiemmin. Yhä useammat yritykset pyrkivät lisäämään kiinteistösalkkuunsa joustavia komponentteja, ja oletamme tämän taipumuksen vain yleistyvän – tietoaineistojen mukaan joustaviin kiinteistöihin todella liittyy taloudellisia etuja.

Jos haluat päästä alkuun, pohdi liiketoimintaasi ja selvitä, missä yhteyksissä joustavat tilat voisivat olla hyödyksi. Kun lasketaan mahdollisten futuurien vaikutuksia, on selvää, että joustavien työtilojen lisääminen kiinteistösalkkuun tuottaa liiketoiminnalle parhaan tuoton niin nyt kuin tulevaisuudessakin. 

Lisätietoja joustavista kiinteistöistä on CBRE:n ja WeWorkin englanninkielisessä webinaarissa "Agility without compromise: secrets of agile real estate" (Tinkimätöntä joustavuutta: Joustavien kiinteistöjen salaisuudet).

Tämän artikkelin kirjoittivat Beth Moore, WeWorkin Yhdysvaltain, Kanadan ja Israelin Broker Development -osaston johtaja, Brandon Forde, CBRE:n tiedotus- ja liiketoimipalveluiden toiminnanjohtaja sekä Christelle Bron, CBRE:n tiedotus- ja liiketoimipalveluiden toimitusjohtaja.

WeWork tarjoaa kaikenkokoisille yrityksille tilaratkaisuja, joiden avulla yritykset voivat ratkaista suurimmat liiketoimintahaasteensa. Tutustu työtilaratkaisuihimme tai ota meihin yhteyttä jo tänään.