La verdadera ciencia detrás de las oficinas innovadoras

Un espacio de trabajo innovador y diseñado con propósito puede aumentar el compromiso de los colaboradores, su productividad y el desempeño general de la compañía.

El espacio es una herramienta poderosa para fomentar el compromiso, inspirar innovación e impulsar la productividad. Pero ¿cómo es exactamente un espacio óptimo? En “La ciencia del espacio” exploramos cómo la ciencia de diseño con propósito puede convertir cualquier entorno de trabajo en una experiencia holística. 

El diseño de interiores tiende a tener un efecto en el comportamiento de las personas. Un espacio de trabajo innovador y diseñado con propósito puede aumentar el compromiso de los colaboradores, su productividad y el desempeño general de la compañía.

Diseñar y construir un espacio puede ser costoso y llevar mucho tiempo; la asignación de esos recursos podría significar desviarlos de otras necesidades esenciales de la empresa. Por otro lado, ignorar el diseño completamente puede tener como resultado condiciones de trabajo pobres, un bajo compromiso de los empleados y de su desempeño, y un impacto negativo en los resultados de tu compañía.

“Hay una ciencia en diseñar espacios de trabajo centrados en las personas” dice Claire Rowell, directora senior de investigación y estrategia del espacio de trabajo de WeWork. “Desde alta a baja energía, trabajar en soledad o acompañado, y todo lo que hay en el medio, el diseño del espacio de trabajo tiene que ser intencionado y servir a un propósito.”

Entonces ¿cuál es la jugada más inteligente de liderazgo? La innovación, después de todo, no es suerte, es ciencia. Y la ciencia conlleva investigación, reglas y conocimientos que puedes aprovechar para tener ventaja comercial de una manera tangible.

Corramos la cortina para entender cómo la ciencia ha estado contribuyendo al movimiento de la innovación en el espacio de trabajo, y cómo puedes adoptar una mentalidad que priorice a las personas para crear un entorno que inspire a tus colaboradores a hacer su mejor trabajo.

Pensar a través de la ciencia del diseño

Entonces, ¿cómo es que la ciencia influye en la innovación del espacio de trabajo? Todo empieza con el estudio del cerebro humano.

Esencialmente, hay tres conexiones neuronales que impulsan nuestra forma de pensar: la red de control ejecutivo (dedicada a la toma de decisiones), la red de prominencia (la guardiana de cómo se toman esas decisiones), y la red de modo predeterminado (que genera las ideas). Este proceso continúa a lo largo del día, empieza con la recopilación de información (preparación), sigue con la incubación (entrecruzamiento de lo que ya se sabe con lo que no), la percepción (lo que algunos llaman el “ah-ha! moment”), y la verificación de la información disponible.

La Universidad de Oxford estudió recientemente el proceso de toma de decisiones en el cerebro y vio que la habilidad de disminuir la velocidad de las respuestas le permite a las personas evitar hacer elecciones poco satisfactorias.

Ese aspecto de “ralentización” es importante para el diseño del espacio de trabajo. En esencia, se alcanza al proveer una variedad de espacios que promueven las relajantes distracciones del trabajo de alta concentración, lo que permite a los colaboradores imaginar y descubrir nuevas ideas. Estas distracciones pueden ir desde un microrecreo (levantar la mirada para disfrutar de la vista desde la ventana de la oficina) a un macrorecreo (cuando buscamos un nuevo espacio para un tiempo cara a cara con un colega, cuando nos tomamos un momento para beber una taza de café, o cuando simplemente queremos un cambio de escenografía después de la reunión analítica matutina).

Qué mejor manera de alentar a esos recreos esenciales que proveyendo un espacio de trabajo flexible, y cuántas más opciones, mejor: espacios silenciosos para la concentración, espacios energéticos para la conexión, lugares para aprender, para jugar y divertirse, y para renovar la mente.

Compañías innovadoras como Pinterest y Facebook se están inclinando hacia la variedad al agregar más herramientas caprichosas en sus oficinas. La teoría es que la creatividad es impulsada cuando se incluyen espacios dedicados a las actividades de recreación. Por ejemplo, “los inventores del grafeno (un material de 1 milímetro de espesor descubierto en Gran Bretaña que podría transformar la electrónica, la energía, la salud y la construcción) se toparon con él durante su tiempo de juego,” sostuvo el profesor Stephen Heppell, experto en espacio flexible de trabajo y aprendizaje, en la edición del 2018 del World Economic Forum.

Entonces, ahora que sabemos el rol que juega la ciencia en la determinación de cómo las personas piensan, vamos a descubrir el otro factor que influye en el diseño del espacio de trabajo: la manera en que nos sentimos.

El efecto que tiene nuestro entorno en cómo nos sentimos

Un estudio reciente de American Journal of Health Promotion encontró que la tarea de volver más sanos a las personas depende de la creación de entornos más saludables, y no solamente de los sistemas de salud.

Esta tendencia también ayuda a las empresas. El National Institute for Occupational Health and Safety sostiene que eliminar los peligros y riesgos relacionados con la ocupación en el diseño de oficina es la manera más efectiva de proteger a los trabajadores. Debido a que el estrés laboral por sí solo le cuesta a las empresas más de 190 billones de dólares anuales en gastos de atención médica, mantener a su fuerza laboral saludable siempre será lo mejor para una empresa.

Eso es mucha presión. Pero en el contexto de tu espacio de trabajo físico ¿realmente tienes el poder de hacer que tus colaboradores estén más saludables? La respuesta es un sí rotundo.

La iluminación tiene un efecto enorme en la manera en que los empleados se sienten, así que es importante que los empleadores la usen correctamente. Esta son algunas de las maneras en que nuestros equipos de diseño de WeWork utilizan la iluminación para optimizar nuestros espacios:

  • La iluminación cálida de la oficina hace que los colaboradores se sientan cómodos y relajados. Nosotros usamos la iluminación cálida en los espacios comunes y las áreas de cocina, donde nuestros miembros tienden a interactuar y hacer contactos.
  • La iluminación neutral de oficina es usada en los entornos construidos para la colaboración y la productividad. Nosotros ubicamos este tipo de iluminación en determinadas salas de conferencias y áreas de hot-desk.
  • La iluminación fría de oficina, naturalmente, hace que las personas estén más alerta y con más energía. Nosotros utilizamos la iluminación fría en espacios destinados a la hiperproductividad, como oficinas o salas de brainstorming.

Además, la exposición a la luz natural es especialmente beneficiosa para las personas que trabajan en una oficina; tanto por la mañana como por la tarde, la exposición puede mejorar el humor, la energía, el estado de alerta y la productividad. Investigaciones de los Estados Unidos encontraron que el 10 por ciento del ausentismo de los empleados puede deberse a un diseño de oficina que carecía de suficiente luz natural.

Como empleador, ¿alguna vez pensaste que podrías ayudar a tus colaboradores a tener una mejor noche de sueño solo por ofrecerles un diseño de espacio de oficina innovador? Bueno, absolutamente puedes hacerlo. La iluminación tiene mucha relación con la calidad del sueño, que es la manera en que las compañías también pueden ayudar a sus empleados (y, por ende, también al balance final). La American Academy of Sleep Medicine estudió el efecto de la luz natural en el espacio de trabajo y encontró que jugaba un rol importante en ayudar a los empleados a dormir mejor durante la noche. Un estudio reciente determinó que dos noches seguidas de seis horas de sueño o menos pueden estar asociadas con una disminución del desempeño que puede durar por un período de seis días, así que ciertamente redunda en beneficio de la compañía el mejorar sus espacios de trabajo. 

Más aún, es bastante conocido entre los científicos que la actividad física nos ayuda a dormir mejor, razón por la cual las compañías con visión de futuro están incorporando más opciones para ejercitarse dentro de la oficina.

Los resultados de la tesis de doctorado del bioquímico Jack P. Callaghan probaron que estar más de pie que sentados es mejor para la salud del empleado, así que todo ambiente de trabajo que incorpore el movimiento (escritorios de pie, escaleras, etc.) pueden servirse de este beneficio positivo.

Con el diseño de espacio de oficina antiguo, no solo la luz natural está ubicada en la parte trasera, sino que también lo están los elementos naturales como las plantas y las vistas a la naturaleza. Ten en cuenta este clásico y revolucionario estudio realizado por el pionero del diseño Roger Ulrich: entre las personas que se recuperan de una cirugía en las habitaciones de los hospitales, aquellas que tienen una vista al exterior necesitan menos dosis de analgésicos (y menos tiempo en general en el hospital) que aquellos pacientes cuyas habitaciones dan a una pared.

Líderes empresarios, tomen nota: incorporar naturaleza (además de flores u otra vegetación) a un espacio cerrado no solo mejora la salud y bienestar, sino que también aumenta la productividad en un 15 por ciento. Los estudios también sugieren que incluir plantas puede reducir los niveles de enfermedad del personal al disminuir los niveles de dióxido de carbono. 

Además, ofrecer acceso a espacios exteriores puede mejorar el pensamiento creativo, según reporta la CNBC. Apple es un gran ejemplo de compañía que prioriza la naturaleza en el espacio de trabajo: su nueva oficina, Apple Park, cuenta con un campo verde y tiene cerca de 6.000 árboles. Sin llegar a tanto, tú puedes tener el mismo efecto. Si tu oficina tiene una terraza o balcón, organiza eventos de la comunidad allí, e invierte en vegetación para tu espacio cerrado en forma de palmeras, plantas en macetas y otros elementos botánicos. Tus colaboradores y tu compañía se beneficiarán de ello. 

Los estudios muestran que la temperatura es crucial para la productividad, y que la temperatura poco óptima puede hacer que los empleados cometan errores más frecuentemente. Un estudio de Cornell University descubrió que los empleadores pueden estar pagando un 10 por ciento más en gastos laborales cuando las temperaturas están puestas demasiado altas o demasiado bajas. Los estudios encuentran que los niveles más altos de productividad se dan con 22°C. Además, la National Center of Biotechnology Information determinó que la calidad del aire interior, incluyendo la temperatura, puede llevar de un 6 a un 9 por ciento de ganancia en desempeño de trabajo y productividad.

La humedad también puede tener un gran impacto en cómo los empleados perciben la temperatura de la oficina. Por ejemplo, si el aire es demasiado húmedo, puede influir en las habilidades de las personas para transpirar (lo que puede provocar agotamiento causado por el calor) y la humedad que es demasiado baja puede causar que las personas se sientan más frías, o que la piel, la garganta o las fosas nasales estén demasiado secas. La humedad también puede ser controlada con plantas, lo cual pone en evidencia cuán conectados están cada uno de estos elementos en un espacio de trabajo completo

Ciencia e innovación en el trabajo

Es verdad que el diseño interior tiene un efecto profundo sobre cómo las personas se comportan y, con estudios científicos, hemos podido aprender cómo esto puede convertirse en un beneficio para las compañías. Provee un espacio de trabajo innovador y cuidadosamente diseñado y, junto con él, verás el impacto positivo en los resultados de tu empresa.

WeWork está aquí para ayudarte en cada uno de los aspectos de este proceso, así tú puedes enfocarte en los resultados comerciales que sean más importantes para tí.

WeWork ofrece a compañías de todos los tamaños soluciones espaciales que ayudan a enfrentar los más grandes desafíos de la empresa.

Michael Hershfield es vicepresidente de producto en WeWork. Ha dedicado más de una década al espacio de startup en Nueva York y Toronto mientras se desempeñaba como COO de Nucleus Intercom, COO de Kitchensurfing, vicepresidente de negocios y desarrollo corporativo de Sailthru, y CEO y cofundador de LiveStub. También es un ángel inversor, asesor de riesgo en Silas Capital y miembro del consejo directivo de Israel Policy Forum.

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