Un plano de oficina

Evolución de una oficina durante el COVID-19: se limita la cantidad de personas que ocupan un espacio, se descentraliza o se transforma en un centro de colaboración

Con el aumento constante del número de vacunados, expertos del sector, asesores y directores ejecutivos debaten cómo hacer que la gente regrese a la oficina de manera segura. Están adoptando algunas estrategias clave para actualizar la huella inmobiliaria que ya tienen.

WeWork ha estado trabajando estrechamente con empresas en estas actualizaciones. «Las tendencias de diseño no son exactamente lineales, así que no se produce una vuelta a la normalidad como tal», dice Ashley Hohmann, ejecutiva de proyectos en WeWork con sede en la ciudad de Nueva York. «Las adaptaciones que hemos tenido que hacer durante esta pandemia seguirán influyendo en nuestra manera de interactuar con el espacio».

Este es el aspecto que tendría una planta típica de una empresa. Imágenes de WeWork.

La mayoría de las encuestas reflejan que las personas prefieren una solución que combine la vuelta a la oficina con el trabajo en remoto. Parece que la nueva jornada laboral va a ser un híbrido que combinará el trabajo en la oficina con el trabajo desde otros lugares. La situación presenta una oportunidad única para replantearnos la distribución de las oficinas y su función.

Se puede reducir a tres estrategias de uso clave: des-densificación, descentralización y conversión de la oficina en un centro de colaboración. Las estrategias pueden usarse como medidas individuales o utilizarse de manera combinada. Mostramos aquí un análisis más detallado de cómo puede transformarse una oficina mediante estas estrategias.

Limitación de la cantidad de personas que ocupan un espacio

La des-densificación incluye limitar la cantidad de personas que ocupa un espacio. Para ello puede que sea necesario separar físicamente escritorios o contar con una estrategia que permita que no todos tengan que trabajar desde las instalaciones al mismo tiempo. Alternar los días de trabajo puede reducir el número de empleados presente en las instalaciones y libera más espacio para actividades específicas.

«Esto podría traducirse en una reducción del número de escritorios y la alternancia entre día «A» y día «B», o un modelo tipo hotel», dice Hohmann. El modelo tipo hotel o de espacio flexible y compartido corresponde a una estación de trabajo utilizada por más de una persona. Los usuarios pueden alternar los días y la limpieza se hace después de cada uso. Las sillas que no estén ocupadas y las estaciones de trabajo que no se utilicen pueden retirarse. Pueden usarse señales informativas, pegatinas y otras herramientas de orientación para promover la separación. 

Tal y como se muestra en el gráfico de más arriba, la des-densificación es la estrategia más sencilla de implementar, ya que no se modifica la distribución básica de la oficina. Los planos del antes y el después reflejan cómo una mesa que antes utilizaban ocho empleados ahora la utilizan cuatro personas. Eso permite que todos se distribuyan por el espacio y mantengan la distancia social. Suponiendo que la mitad de las personas trabajará desde casa el día A y la otra mitad el día B, solo se necesita la mitad de la cantidad total de estaciones de trabajo.   

«El objetivo es proporcionar a aquellos que utilizan el espacio un área generosa para funcionar», dice Hohmann. 

Descentralización

Las empresas con sedes centrales tradicionales grandes podrían beneficiarse del traslado de una mayor cantidad de personas a sus oficinas satélite. 

«Los equipos no tienen que estar en la misma ubicación para funcionar con éxito», dice Hohmann. «Las empresas están reconsiderando sus carteras inmobiliarias para ofrecer soluciones que sean cómodas y atractivas para sus equipos. Esto podría significar una menor presencia en el lugar donde antes se encontraba su oficina central.  

La sede central de WeWork de la ciudad de Nueva York es un ejemplo claro de cómo puede funcionar este sistema. Antes de la pandemia, la mayoría de los empleados dependía del edificio de la sede central en Chelsea. La descentralización animó a WeWork a crear tres oficinas satélite nuevas en Brooklyn y en el sur y centro de Manhattan. Las diferentes oficinas permitieron a los empleados elegir la oficina satélite más cercana a su hogar, reduciendo de esta manera los tiempos de desplazamiento y aumentando la flexibilidad en el lugar de trabajo.     

Una compañía internacional de seguros con sede central en una importante ciudad asiática adoptó la misma estrategia. No disponía de la propiedad necesaria para des-densificar sus oficinas tal y como estaban configuradas. La descentralización le permitió crear oficinas satélite temporales en la ciudad y mantener sus operaciones. 

Creación de un centro de colaboración

En el modelo de centro de colaboración, se quitan filas de estaciones de trabajo. El espacio recuperado se reutiliza en otras áreas para fomentar el trabajo en equipo. Puede tratarse de zonas de formación y de incorporación de empleados que se convierten en aulas en miniatura, áreas de aprendizaje creadas utilizando asientos circulares para fomentar el contacto visual y la interacción, o zonas de colaboración activas con asientos informales.

«El centro de colaboración es una respuesta a la necesidad de aprovechar la propiedad existente, de proporcionar diferentes tipos de espacios que puedan responder a las necesidades que vemos ahora y aquellas que prevemos de cara al futuro», dice Hohmann. 

PayPay, un servicio japonés de pago sin dinero, desarrolló su centro de colaboración eliminando en primer lugar la necesidad de tener que acudir a la oficina para realizar tareas que podían hacerse desde casa. Luego creó zonas dentro de la oficina para fines específicos, como, por ejemplo, un área de colaboración activa, una zona de aprendizaje y una zona de comunidad/social. PayPay observó un aumento de la productividad y un 90 por ciento de los empleados notificó una mayor eficiencia.  

Un centro de colaboración también puede implicar la creación de radios de especialistas. Cada radio funciona como un punto de encuentro que fomenta el intercambio de ideas. Cada radio cuenta con una oficina privada que puede estar rodeada de áreas de trabajo de concentración, puntos de encuentro, zonas para conferencias y oficinas secundarias privadas más pequeñas perfectas para llamadas de teléfono.  

«Lo que hemos visto es que el papel de una oficina tradicional ha cambiado», dice Hohmann. «Los miembros pueden crear áreas para trabajo basado en actividades que permiten a los equipos colaborar de formas que no habrían sido posibles de otro modo». 

Todos aquellos que están pensando en la oficina y en el futuro del trabajo están de acuerdo con que no hay vuelta al pasado. Empleados y líderes empresariales reconocen la necesidad de una mayor flexibilidad tanto en cómo se trabaja como desde dónde se hace. 

«Estar limitados por modelos antiguos puede llevar a las empresas a tratar de poner en práctica soluciones desfasadas, dañando su cultura y provocando el alejamiento del talento», dice Hohmann. «Creo que aquellos que tienen la libertad o la previsión de permanecer ágiles en sus respuestas saldrán adelante». 

Muchos ámbitos del trabajo y de la vida se han puesto en pausa o ralentizado en el último año. Algo que la pandemia ha demostrado es que si bien las personas pueden hacer su trabajo virtualmente, nada es comparable a la inspiración y la innovación que surge de la colaboración en la oficina, al menos unos días por semana.

Scott Sowers es escritor autónomo y vive en Washington, D.C. Escribe sobre el sector inmobiliario, arquitectura, diseño, energía y el sector de la automoción. Es posible encontrar su trabajo en The Washington Post, The New York Times, The Atlantic, así como en otras publicaciones. 

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