La oficina se diseñó para satisfacer las necesidades de un gran grupo de partes interesadas: empleados, gerentes, altos ejecutivos, clientes y socios externos. Pero resulta muy difícil contentar a todo el mundo cuando se intenta diseñar algo que satisfaga a todos.
Esto nunca había sido un problema hasta que tuvimos que enfrentarnos a la pregunta de si realmente necesitábamos una oficina física. Cuando la pandemia convirtió el trabajo desde casa en una necesidad para millones de personas, obtuvimos la respuesta que andábamos buscando: podríamos salir adelante sin la oficina física y nadie estaba sacando suficiente partido de la oficina como para decir «bah».
Muchas empresas descubrieron que seguían siendo igual de productivas con sus empleados trabajando desde casa. Sin embargo, esa cifra escondía la cruda realidad: la línea difusa existente entre el hogar y el trabajo, combinada con el temor a perder el trabajo, que hizo que los empleados trabajaran más. Según un informe de KPMG de 2020, el 83 por ciento de los trabajadores respondieron que la exigencias de su trabajo habían aumentado con la pandemia.
La productividad del trabajo durante la pandemia es un espejismo. Trabajar más horas tiene un coste: el agotamiento de los empleados y una mayor rotación en los equipos. Esto no es una ventaja competitiva duradera para ninguna empresa; en un momento en el que la movilidad de la mano de obra es alta, es una receta para el desastre.
Priorizamos a los empleados
Si una empresa pudiera aumentar la productividad de sus empleados en función del estándar de los empleados, eso sería una ventaja competitiva duradera y valiosa.
Así que el futuro del trabajo depende de que los líderes empresariales se dediquen a conciencia a proporcionar valor para el empleado. Esto exige un cambio importante en la manera de pensar, pero no es algo que nos coja por sorpresa. Son muchas las organizaciones que alcanzan el éxito al priorizar a un solo grupo. Se trata de los negocios B2C, de la empresa al cliente, como, por ejemplo, tu tienda de ropa preferida o un restaurante. La parte interesada más importante es el consumidor, por lo que crean (y vuelven a crear) estrategias para dar respuesta a las necesidades específicas de sus clientes.
Imagina cómo serían las oficinas si se tratara a los empleados como clientes, si los CEO crearan sus estrategias para el lugar de trabajo para satisfacer las necesidades de sus empleados y las ajustaran a medida que las preferencias de los empleados fueran cambiando.
Los proveedores de espacio flexible ya están ayudando a los directivos a conseguirlo. Se trata de empresas inmobiliarias que alquilan diferentes espacios de trabajo para periodos de arrendamiento a más corto plazo. Muchas ofrecen opciones que pueden personalizarse para los inquilinos y así posibilitar una mayor agilidad, y la opción de ampliar o reducir el espacio con el paso del tiempo. No hay que olvidar el ahorro: en diferentes sectores, las empresas dedican el doble del gasto de capital que los proveedores de servicios flexibles en la creación de oficinas.
«El espacio de trabajo flexible es una herramienta increíblemente poderosa para los empleadores que tratan de responder a las necesidades de sus empleados», dice Ashley Hohmann, ejecutiva de proyectos en WeWork. «La realidad del desarrollo tradicional no ofrece la posibilidad de cambiar con rapidez a nuevas estrategias tan fácilmente o con un riesgo tan bajo».
A la gente le gusta tener la libertad de poder elegir su entorno de trabajo. De hecho, el 75 por ciento de los empleados estaría dispuesto a renunciar a al menos una prestación o beneficio, incluida la cobertura sanitaria, primas en efectivo y tiempo libre remunerado, a cambio de tener la libertad de elegir su entorno de trabajo. Al dictar la estrategia de uso de la oficina de tus empleados, resulta mucho más difícil saber si les gusta el espacio que les has proporcionado o simplemente siguen las reglas. De esta manera, se reduce tu mejor y más rápido bucle de feedback para la introducción de mejoras.
Cuanto más sepas qué quiere tu gente, más sabrás qué proporcionarles y, lo que es más importante aun, dónde recortar. Una mejor comprensión generará menos costes y un mayor impacto. Así que ofrece diferentes opciones a tu gente. Entre estas opciones puedes ofrecer opciones de coworking, diferentes tipos de espacio o flexibilidad en cuanto a cuándo y dónde trabajan. Un proveedor de espacio flexible como WeWork está ayudando a las empresas a conseguirlo todos los días.
Debe tratarse a los empleados como si fueran consumidores
Para adaptarse al enfoque del empleado como consumidor, los líderes deben centrarse en un pequeño número de métricas. Deben medirse sistemáticamente todos los días y todas las semanas, no trimestralmente. En la estrategia estándar para el lugar de trabajo, los líderes miden con frecuencia métricas en profundidad, pero solo durante el periodo establecido de un proyecto de estrategia para el lugar de trabajo. La desventaja de este enfoque de medición estándar es que los resultados solo se comprenden en un contexto: mientras se realiza el estudio. Esto quiere decir que las empresas no pueden hacer un estudio de «diferencia en diferencias», que se refiere básicamente a aprovechar la variación entre ubicaciones y grupos para comprender cómo afectan a los resultados los cambios en el contexto.
Compara esto con los proveedores de espacio flexible, que con frecuencia miden menos métricas, como, por ejemplo, la tasa de retención de los clientes, el índice de promotores neto y la utilización, pero hazlo siempre. Pueden por tanto obtener un flujo sistemático de información sobre el mercado en el que basar su estrategia inmobiliaria.
Al igual que han hecho la mayoría de las grandes empresas, WeWork realizó una «encuesta sobre la vuelta a la oficina» entre sus empleados, pero con una pequeña diferencia: realizó una encuesta cada dos semanas e incluyó tres preguntas constantes. La más importante de ellas era esta: «¿Cuánto días crees que usarás la oficina en el futuro?» Esto permitió a WeWork analizar cómo cambiaba esa respuesta con el paso del tiempo, entre países, mientras los niveles locales de COVID-19 fluctuaban, y cómo cambiaba la respuesta cuando una persona había acudido a la oficina la semana anterior. Este enfoque sistemático ofreció una comprensión considerablemente más avanzada de cuántos empleados regresarían a la oficina de lo que la mayoría de los ocupantes corporativos ha logrado. La medición continua permite actuar según el siguiente principio.
Experimenta para llegar a hacerlo bien
Conviértete en un científico en el lugar de trabajo: ¡experimenta! Si bien muchas empresas han realizado uno e incluso dos programas piloto en el lugar de trabajo, por lo general son muy limitados y les falta un grupo de control. Para dirigir una oficina orientada a la demanda, la experimentación tiene que formar parte de lo que hacemos. Los ocupantes corporativos han establecido históricamente un nuevo estándar de lugar de trabajo global una vez cada diez años.
Compara ese hecho con el rápido desarrollo y reconstrucción de los productos de los proveedores flexibles. Los productos de WeWork se desarrollan en respuesta a la demanda del mercado y luego se perfeccionan en función de la información aportada por los ocupantes corporativos. «Este ciclo de feedback crea una asociación que nos permite iterar continuamente con nuestro producto y garantizar que proporcionamos a las empresas las soluciones que necesitan para responder a las necesidades cambiantes de su plantilla», dice Hohmann.
Las empresas suelen decirnos que el coste es el motivo por el que no experimentan. Consideran que es demasiado caro. He aquí una obviedad sobre las startups tecnológicas: si crees que experimentar es caro, deberías ver el coste que tiene no hacerlo. Los proveedores de espacio flexible no solo han demostrado que puedes experimentar en la oficina, sino también que el espacio flexible en sí mismo facilita la experimentación con innumerables variables inmobiliarias (mercado, ubicación, tamaño, diseño y mucho más).
La oficina es el mejor sitio para empezar a desentrañar la relación entre la estructura del equipo, el estilo de comunicación, el entorno y la creatividad. Un requisito previo para comprender esa conexión es hacer que la gente vaya a la oficina, trabaje, colabore y se reúna de maneras menos estructuradas.
Durante la pandemia de COVID-19, hemos visto que las personas son mucho más resilientes a los cambios en el entorno de trabajo de lo que nunca hubiéramos pensado. Si dejas que los empleados te digan qué quieren, estos puedes experimentar y descubrir qué cosas valoran de verdad. Un cliente me dijo en una ocasión que el lugar de trabajo era «demasiado importante como para andar haciendo experimentos». Precisamente porque es muy importante, tenemos que estudiar y experimentar con él.
Marshall O’Moore es director en CBRE y Anjie Zheng es directora editorial de WeWork.
