La pandemia del coronavirus ha trastocado la vida en las grandes ciudades en todo el mundo. Incluso cuando, con el tiempo, las empresas comiencen a reabrir y la gente vuelva a las oficinas, se habrán producido grandes cambios en el lugar de trabajo.
En China continental, donde el pico del contagio se produjo en enero y febrero, comenzaron a reabrir el país lentamente en marzo. Todos podemos aprender mucho de los nuevos enfoques que se están aplicando allí en las empresas para mantener a las personas a salvo.
Un panorama social diferente
Tuvieron que pasar cerca de dos meses desde que se notificaron las primeras infecciones de coronavirus para que la vida en China continental comenzara a recuperar una normalidad aparente y los empleados regresaran al lugar de trabajo.
Pero la vida cotidiana no tiene la misma apariencia que la que tenía antes de la llegada del virus. Muchas escuelas siguen cerradas, así como las guarderías. Es más complicado contratar empleados domésticos. Encontrar alternativas adecuadas para el cuidado de los niños ha sido todo un reto para aquellos que deben volver al trabajo.
Otro gran desafío lo plantea el transporte público. La gran afluencia de viajeros en trenes y autobuses hace temer un crecimiento potencial en la transmisión del virus en estos espacios cerrados. El hecho de que muchas personas prefieran utilizar su propio coche o taxis para evitar el transporte público, ha provocado que el tráfico ya esté repuntando en muchas ciudades chinas.
China ha adoptado rápida y eficazmente el uso de tecnología para hacer un seguimiento de posibles personas infectadas. Cada ciudad cuenta con un sistema que se conecta al teléfono de los ciudadanos a través de la plataforma social WeChat, que comprueba la ubicación del teléfono y muestra, a través de un sistema de códigos de colores, si un individuo ha estado expuesto a una persona infectada. Se pide con frecuencia a los trabajadores que muestren la aplicación antes de entrar en la oficina para confirmar que no tienen que estar en cuarentena.
Cambios en el trabajo
Los empleados que vuelven al trabajo pos-COVID tendrán que adoptar nuevos hábitos y seguir normas nuevas.
Para reducir la exposición y el riesgo de transmisión, muchas oficinas siguen realizando reuniones virtuales, a pesar de encontrarse en el mismo espacio de trabajo, en lugar de reunirse físicamente en salas de reuniones. Además, en general, los trabajadores traen su comida, o piden que se la traigan a la oficina, y la consumen en sus escritorios en lugar de salir a comer a restaurantes.
Los operadores de mantenimiento de los edificios y los arrendatarios de las oficinas han implementado nuevos procedimientos, controles de seguridad y protocolos de comportamiento con el objetivo de mantener a sus empleados sanos y salvos. Entre estos se incluyen:
- Controlar la temperatura al comienzo de cada jornada laboral
- Asignar distintas horas de llegada para reducir la congestión en los ascensores
- Limitar la capacidad de los ascensores a dos personas
- Separar a los empleados en dos equipos, A y B, para que acudan a la oficina en días alternos y así limitar la densidad en la oficina
El gobierno ha incorporado nuevos estándares de densidad para los edificios, según Tong Yang, jefe de ventas de WeWork en China. Las empresas chinas han incorporado una mayor distancia entre los escritorios y han fijado flujos unidireccionales en los pasillos para reducir el contacto entre los empleados.
Se está reforzando la limpieza y la desinfección de las oficinas, y se les ha pedido a los empleados que traigan sus propias tazas para beber. Las empresas están tratando de optimizar la filtración del aire, introduciendo un mayor flujo de aire en el espacio y regulando los niveles de humedad para reducir el tiempo que el virus puede mantenerse con vida. Algunos lugares de trabajo están instalando luces ultravioletas para matar el virus. China también ha actuado de manera proactiva en la vigilancia de la calidad del aire en el interior, así como en la eliminación de partículas. Según Raefer Wallis, fundador y director ejecutivo de RESET, estas medidas están directamente ligadas a la reducción de la tasa de infección y se encuentran entre las mejores maneras de generar confianza en los empleados que deben volver al lugar de trabajo.
En previsión de estos y otros cambios, WeWork ha preparado un plan para la vuelta al trabajo.
Las ventajas de las oficinas flexibles
Mantener los espacios de trabajo limpios y a los empleados sanos es la preocupación número uno de la mayoría de los líderes empresariales. La idea de coworking dará paso probablemente a algo como «flow working», que implicaría reservar un escritorio específico para la jornada, pero aun así disponer de flexibilidad para elegir en qué ubicación.
Las tendencias que hemos observado en los últimos años muestran que las empresas se decantan hacia una estrategia de oficina «radial» y comienzan a descartar las sedes centrales, una tendencia que ahora se acelerará. En la situación actual, muchas empresas están estableciendo nodos de oficinas más pequeñas en distintas ciudades, de modo que sus empleados no tengan que viajar tan lejos de casa. Esta medida reduce el riesgo de infectarse en el transporte público y distribuye el riesgo de tener que cerrar oficinas en caso de que alguien contraiga la enfermedad.
La huella total de las oficinas de la mayor parte de las empresas probablemente no variaría demasiado, pero la sede principal podría reducir su tamaño en un 10 por ciento si los empleados utilizasen otras ubicaciones en la ciudad. Dicho esto, algunas empresas se están planeando adoptar un enfoque más extremo. Un banco internacional declaró recientemente que está reduciendo sus ubicaciones fijas entre un 70 y un 80 por ciento, y adquiriendo más espacio de oficina flexible, según Sean Lynch de The Instant Group.
Todos estos cambios llegan en un momento en el que las empresas ya comenzaban a reconocer el valor del espacio de oficina flexible. Con más equipos distribuidos, más plantillas remotas y más empleados que desean permanecer cerca de sus casas para reducir los tiempos de desplazamientos, un espacio de trabajo físico flexible proporciona el sentido de comunidad y la interacción humana que son tan importantes para la satisfacción y el éxito a largo plazo de los empleados.
La construcción se encuentra ahora paralizada en la mayor parte del mundo, lo que retrasa la apertura de nuevas ubicaciones y tiene un impacto negativo en las empresas que planeaban trasladarse a sus propias oficinas. WeWork ofrece espacios listos para entrar, y este es uno de los motivos por los que WeWork China ha experimentado un repunte en la demanda de empresas en el primer trimestre de 2020.
Fomentar la confianza en el nuevo lugar de trabajo
Cuando la pandemia del coronavirus obligó a la mayoría de los habitantes de China a confinarse, trabajar desde casa se convirtió en la norma. Ahora se está fomentando que los empleados (excepto la población de alto riesgo) vuelvan a la oficina, donde pueden disfrutar de un espacio de trabajo exclusivo, un cambio de aires y conexión humana. Las empresas tienen que empezar a plantearse desde hoy un plan para la reapertura de sus oficinas, además de cómo van a prepararse para una próxima crisis.
Los operadores de mantenimiento de los edificios y los arrendatarios de las oficinas que prosperarán en este mundo pos-COVID serán aquellos que puedan transmitir y demostrar (idealmente con datos) que ofrecen espacios de trabajo saludables y control sobre su entorno.
La semana pasada organizamos un seminario web que incluyó aun más información sobre la vuelta al trabajo de China. Moderado por mí, la mesa redonda contó con Sean Lynch, director general de la región APAC en The Instant Group, Raefer Wallis, fundador y director ejecutivo de RESET, y Tong Yang, jefe de ventas, de China en WeWork. Accede al vídeo a la carta para obtener más información y permanece atento para no perderte nuevos contenidos de WeWork sobre cómo gestionar la transmisión del virus en el lugar de trabajo y sobre cómo están respondiendo las grandes empresas.
Alex Shoer es director de estrategia en WeWork. Anteriormente fue responsable de estrategia de empresa de APAC en WeWork y cofundador de Seeder Energy. Shoer trabajó durante más de ocho años en China.
