El equipo de operaciones de un edificio se une para responder al COVID-19

Supervisó el mayor envío de equipos de protección realizado hasta la fecha a edificios de WeWork

A principios de marzo, Jacqueline Slatky recibió una llamada de su jefa preguntándole si podía echar una mano con un posible caso de COVID-19 en un espacio de WeWork de la ciudad de Nueva York. 

«Ignoraba en ese momento que mis aptitudes para la gestión de proyectos se pondrían a prueba cuando la organización estaba a las puertas de un acontecimiento mundial imprevisible», contó Slatky.

La escala de lo que estaba por llegar era difícil de imaginar en ese momento: la Organización Mundial de la Salud declaró el brote de una pandemia a principios de marzo, y estados de todo el país comenzaron a declarar el estado de emergencia.

Slatky había estado ayudando a la empresa a «trabajar de manera más inteligente, que no más dura» en calidad de gerente sénior de excelencia en las operaciones en Estados Unidos y Canadá en WeWork desde octubre de 2018, pero esto era algo totalmente diferente.

«No había precedentes en cuanto a cómo abordar el COVID-19. Imposible encontrar en Google las respuestas que necesitábamos en ese momento».

Hoy eso ha cambiado. Cuando los miembros entran en cualquier WeWork del mundo encuentran un espacio de trabajo seguro y productivo repleto de estaciones de desinfección, protocolos de distanciamiento, y mascarillas y guantes a disposición de todo el mundo. Esta transformación, que se adapta constantemente en función de la información que va surgiendo sobre la pandemia, se debe gracias en parte a los equipos pioneros encargados de mantener nuestros edificios abiertos. La misión del equipo de operaciones de edificios es mejorar y ofrecer excelencia operativa de primera clase para que la comunidad de WeWork y los equipos de operaciones puedan ofrecer una experiencia increíble a sus miembros.

Alecia Craft, directora de operaciones para Estados Unidos y Canadá, lideró el plan de transformación de regreso a la oficina. (Craft lidera programas regionales, mientras que Slatky lidera flujos de trabajo específicos dentro del programa). «Esta es nuestra nueva normalidad y teníamos que encontrar una nueva manera de existir dentro de ella y sentirnos seguros», dijo Craft, que empezó a trabajar en WeWork en julio de 2019. 

«Tenemos el compromiso de cumplir las expectativas de nuestros miembros de distanciamiento profesional, salud y bienestar, al tiempo que mantenemos nuestros puntos fuertes que son la comunidad y la conexión», añadió.

Al principio

Esta transformación no se produjo de la noche a la mañana. En una empresa con más de 800 ubicaciones en todo el mundo, incluidas ubicaciones repartidas por 40 ciudades solo en Norteamérica, organizar una respuesta cohesiva era una tarea inmensa, especialmente si se tiene en cuenta que prácticamente de la noche a la mañana, gran parte de este trabajo se transformó en remoto.

Crear una solución sin precedentes significó que Craft in Slatky tuvieron que empezar con algunas preguntas bastante básicas: ¿Cómo se notifica un caso de COVID-19? ¿Quién tiene que saber qué y cuándo? ¿Cómo se desinfecta un espacio? ¿Quién es responsable de la toma de esas decisiones? 

Se implementaron reuniones informales diarias con el equipo de operaciones: se lanzó un canal interno de Slack para actualizar la información en tiempo real.

«Dada la situación, prácticamente todo el mundo ha tenido que realizar tareas que iban más allá de las que corresponden a su puesto por el bien de la empresa y de nuestros miembros», dice Slatky. «Antes del COVID-19, mis obligaciones incluían pensar en qué leche vegana había que comprar para el área de cocina. Ahora estoy en primera línea, asegurándome de que nuestros espacios sean seguros para los miembros».

A Jacqueline Slatky la llamaron al principio de la pandemia para que ayudara a desarrollar las directrices de WeWork para una vuelta segura a la oficina. Fotografía cortesía de Jacqueline Slatky.

Es una responsabilidad que Craft y Slatky se toman muy en serio. Una vez que se respondieron las preguntas básicas, había que llevar a los espacios de trabajo las herramientas adecuadas. Craft ayudó a organizar el mayor envío de productos realizado hasta el momento a los edificios de WeWork: 19 000 dispensadores de desinfectante, 13 000 dispensadores de toallitas, carteles en los que se explicaban los sistemas nuevos, cojines con amables recordatorios de distanciamiento estampados, 5000 cajas de guantes y varios miles de mascarillas. 

Craft creó un tablón en el servicio de gestión de proyectos Monday.com para hacer un seguimiento y no olvidar nada. El equipo tenía que contar de manera meticulosa la cantidad de pedidos de cada edificio, las fechas de entrega, los certificados de seguros para que los proveedores de logística pudieran dejar rápidamente los palés en las estaciones de carga, cualquier fallo en la entrega, así como cualquier otra cosa que hubiera que documentar y optimizar. 

«Eso es lo que hace que sienta pasión por lo que hago: poder ofrecer liderazgo y dirección considerados cuando más lo necesitan las organizaciones; poder priorizar y crear estructuras y procesos cuando hay desorganización», dice Slatky. 

Mientras todo esto estaba ocurriendo, Craft y Slatky también estaban liderando un esfuerzo en toda la empresa para desarrollar protocolos de trabajo en un nuevo mundo. Estos protocolos, que ya se han instaurado en todas las ubicaciones de WeWork, incluyen la des-densificación de espacios (cosas como reducir el mobiliario en las áreas comunes y distanciarlo entre sí), colocar desinfectante de manos y toallitas en todas partes, y aumentar la frecuencia de la limpieza y la desinfección (en especial en las áreas muy transitadas). También hemos puesto a disposición de los equipos de comunidad mascarillas y guantes, y se realizan periódicamente controles de temperatura.

Vuelta al trabajo

Con todas estas medidas puestas en práctica, Craft y Slatky estaban entusiasmadas ante la idea de que los miembros regresaran a los espacios de WeWork. También ellas estaban encantadas de haber vuelto.

«Regresar me ha sentado estupendamente», dijo Craft en un seminario web a finales de julio sobre la adaptación del lugar de trabajo, en el que participó desde WeWork 1448 NW Market St en Seattle. Esa ubicación está a 10 minutos andando de su casa. «He estado atrapada en casa con mis hijas mellizas de 14 años, y hoy estoy contenta de haber podido salir de casa», dice.

Si bien hay cosas que Craft dice que disfruta sobre el trabajo desde casa, como doblar la ropa durante una llamada de trabajo, dice que no hay nada como compartir un mismo espacio físico.

«La colaboración sufre bastante. No hay nada como estar con alguien; estar al lado de una persona y poder mantener conversaciones improvisadas e intercambiar ideas en el momento», dice. Los estudios comparten estas ideas. Según una encuesta de WeWork y brightspot strategy, entre los empleados que trabajan desde casa se ha producido una disminución del 11 % en la capacidad para reunirse e intercambiar ideas. Para los empleados cuyas funciones dependen de la colaboración, la disminución es del 13 al 15 por ciento.

Una nueva manera de trabajar, para un mundo nuevo

Entre todos estos cambios, WeWork ha conservado las cosas que han atraído a los miembros desde el principio: visión para el diseño, una fuerte sensación de comunidad y la clase de espíritu emprendedor que ve esta pandemia como un desafío que solo puede afrontarse de manera colectiva. 

Es la razón por la que Craft y Slatky se levantan de la cama cada mañana.

WeWork ha implementado medidas de distanciamiento social y limpieza mejoradas en todas nuestras ubicaciones. Fotografía de WeWork.

«La experiencia de los miembros me apasiona», dice Craft. «Queremos asegurarnos de que ofrecemos un servicio excepcional a todas las personas que entran en nuestros edificios cada día. Todos nuestros valores están presentes en nuestro trabajo cada día; nos esforzamos al máximo constantemente para hacer lo correcto y hacerlo siempre mejor».

Craft y Slatky están a punto de acabar su increíble iniciativa. Todo se ha entregado e instalado ya en los edificios, pero Craft sigue manteniendo reuniones dos veces por semana con proveedores y el equipo de operaciones para garantizar que todo esté en su sitio. Su trabajo está cambiando cada vez más, y ahora se encarga de responder a las consultas de los miembros y les ayuda a des-densificar sus oficinas así como a volver a instalarse.

A medida que va surgiendo nueva información sobre el COVID-19, WeWork sigue mejorando y ajustando sus sistemas para hacer frente a la situación. «Una cosa es crear o mejorar un sistema o proceso, pero es otra bien distinta mantenerlo», dice Slatky. «Una vez que se ha solucionado un problema y se han puesto en práctica las soluciones, resulta crucial mantener esos avances».

Si bien el aire fresco siempre ha fluido por las oficinas de WeWork, la empresa está trabajando en estos momentos con la empresa de ingeniería y diseño internacional Arup para aumentar la salud y la seguridad de los sistemas de filtración de aire. Teniendo en cuenta la rapidez con la que los Centros para el Control de Enfermedades (CDC) de los Estados Unidos y los gobiernos locales estaban cambiando los requisitos para los negocios al principio de la pandemia, Slatky puso en marcha un tablón en Monday.com para hacer un seguimiento de cualquier orden ejecutiva local o estatal nueva. Ahora que se han puesto en práctica los sistemas, WeWork puede implementar de manera rápida y eficiente cualquier nueva orden local o estatal relativa al uso de mascarillas u otros protocolos de seguridad.

«Así es como funciona el mañana, para mí, esto significa que la única constante es el cambio. Tendremos que hacer comprobaciones y ajustes constantemente a medida que vayamos avanzado», dice Craft. «WeWork y la resiliencia van de la mano, es lo que nos convierte en quienes somos y seguiremos demostrándolo a medida que aprendemos y crecemos juntos».

A.M. Higgins es escritora y creadora de contenido en Washington, D.C.

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