Wie WeWork eine Zertifizierung für seinen COVID-19-Reaktionsplan erhielt

Bureau Veritas hat WeWork nach eingehender Prüfung seiner weltweiten Gebäude ein globales Konformitätszertifikat (Global Certificate of Conformity) verliehen

Sicherzustellen, dass jeder WeWork Standort – also über 800 Standorte in 38 Ländern – die strengen COVID-19-Richtlinien einhält, ist eine echte Mammutaufgabe. Dafür müssen Teams aus unterschiedlichen Abteilungen wie Facilities, Betrieb und Community – die weltweit verteilt sitzen – koordiniert zusammenarbeiten. 

Aber große, komplexe Projekte zählen zu WeWorks Spezialgebieten. Und nach monatelanger Zusammenarbeit über viele Teams hinweg wurde WeWork für seine Bemühungen im Bereich Gesundheit und Sicherheit gewürdigt und mit einem globalen Konformitätszertifikat von Bureau Veritas, der international renommierten Prüf-, Inspektions- und Zertifizierungsorganisation, ausgezeichnet. 

Die Zertifizierung ist das Ergebnis globaler Bestrebungen, die die Sicherheit sowohl für Community-Mitglieder als auch für die Mitarbeiter so weit wie möglich in den Vordergrund zu stellen. Um diese Auszeichnung zu verdienen, haben die WeWork Teammitglieder Prozesse auf den Weg gebracht und begleitet, die u.a. die Heizungs-, Klima- und Lüftungssysteme in den einzelnen Gebäuden überprüft, eine ständige Versorgung mit Hygieneausrüstung sichergestellt und globale Standards zur Einhaltung des physischen Abstands etabliert haben. Zudem beauftragte WeWork das führende Unternehmen für Gesundheits- und Sicherheitsdienstleistungen, International SOS, mit der strategischen Beratung

Der erforderliche operative und strategische Aufwand war gewaltig. Wir haben mit Teamkollegen auf der ganzen Welt gesprochen, die an der Zertifizierung gearbeitet haben, um mehr darüber zu erfahren. 

WeWork: Was bedeutet es, von Bureau Veritas zertifiziert zu werden? Was muss eine Organisation tun, um ausgezeichnet zu werden?

Kevin Kirkbride, Senior Manager Soft Services, in San Francisco: Der Prozess bestand aus zwei Teilen, der erste war ein Certificate of Policy Assurance. Wir haben mit globalen und regionalen Teams zusammengearbeitet und einen Maßnahmenkatalog für COVID-19 erstellt. Wir haben neue Richtlinien, Verfahren und auch einige Sachanlagen realisiert. Bureau Veritas hat unseren gemeinsamen Ansatz geprüft und ein Certificate of Policy Assurance ausgestellt, welches bestätigte, dass unser Vorgehen mit den Richtlinien der Centers for Disease Control (CDC) und der World Health Organization (WHO) übereinstimmt.

Danach durchliefen wir einen zweiten Prozess, ein Certificate of Implementation. So konnten unsere Mitglieder sicher sein, dass unsere Maßnahmen nicht nur eine unternehmerische Reaktion auf die globale Pandemie waren, sondern dass diese Maßnahmen auch tatsächlich an jedem einzelnen Standort umgesetzt wurden. 

Jordan McBride, Director of Facilities Management, in New York City: Aus betrieblicher Sicht mussten wir Dinge in Hunderten von Gebäuden gleichzeitig umsetzen, also haben wir ein Programm entwickelt, das wir systematisch implementieren konnten. Wenn es irgendwo Schwachstellen gab, haben wir sie behoben und dafür gesorgt, dass jedes Gebäude den Vorschriften entspricht, damit unsere Teams und Mitglieder die Gewissheit haben, dass unsere Räume so sicher wie möglich sind. Durch den Zertifizierungsprozess konnten wir unserer Community diese Konsistenz und Qualitätskontrolle zusichern.

Ist die Zertifizierung ein wichtiges Signal für die WeWork Community hinsichtlich der COVID-19-Richtlinien? 

Junice Lee, Senior Regional Facilities Operations Manager, in Singapur: Ja, auf jeden Fall! Mitglieder und Lieferanten können sich darauf verlassen, dass uns ihre Sicherheit und ihr Wohlbefinden wichtig sind. Unser Sales-Team ist so auch in der Lage, die Bereiche mit einem besseren Ergebnis zu verkaufen, da es weiß, dass die Operations- und Community-Teams alle Voraussetzungen dafür geschaffen haben. Auch die Angestellten von WeWork können in den Bereichen mit der Gewissheit arbeiten, dass sich das Unternehmen besonders für ihre Sicherheit und ihren Schutz einsetzt.

Adam Weinke, Area Director Nordkalifornien, in San Francisco: Es zeigt deutlich, dass Gesundheit und Sicherheit bei uns an erster Stelle stehen. Es beweist unseren Mitgliedern und Mitarbeitern, dass wir die Spitzenreiter sind – nicht nur unter anderen Anbietern von flexiblen Bereichen, sondern wirklich, was jeden Arbeitsplatz betrifft. Ich gehe jeden Tag in Gebäuden ein und aus. Und am wohlsten fühle ich mich immer, wenn ich ein WeWork betrete, weil wir hier einen neuen Standard gesetzt haben. 

Wie haben sich eure Teams auf den Zertifizierungsprozess vorbereitet? Gab es etwas, das taktisch oder operativ angepasst werden musste?

Lucia Jimenez, Operations Project Director, international, in London: Wir hatten einen wirklich soliden und umfassenden Leitfaden für die Umsetzung von Bereichslösungen in Bezug auf COVID-19 (COVID-19 Space Solutions: Implementation Guide). Zusammen mit unseren Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen und Reaktionsplänen hatten wir eine sehr gute Ausgangsbasis, die wir Bureau Veritas präsentieren konnten. So konnte sie uns beraten, validieren und Empfehlungen aussprechen. 

Wir mussten alle Richtlinien, Protokolle und Standards im Zusammenhang mit COVID-19 an einem Ort sammeln und mit mehreren Beteiligten funktionsübergreifend koordinieren, um dafür zu sorgen, dass wir global ausgerichtet sind. Der Schlüssel zu einer wirksamen globalen Strategie ist zu begreifen, wie COVID-19-Kontrollmaßnahmen in allen Ländern umgesetzt werden können, obwohl jedes Land einen anderen Entwicklungsverlauf der Pandemie erfährt. 

Ein Luftsensor, der im WeWork Salesforce Tower in San Francisco, Kalifornien, installiert wurde. Foto mit freundlicher Genehmigung von Chris Hammond.

McBride: Wir haben eine interne Auditphase durchlaufen. Wir sind also jedes Gebäude durchgegangen und haben alle Schwachstellen und Fehler aufgedeckt und mit unseren Vermietern in den Gebäuden zusammengearbeitet, in denen sie unsere HLK-Systeme warten, um herauszufinden, ob die Standorte mit den richtigen Filtern ausgestattet sind, ob Frischluft hineingelangt und um zu ermitteln, wie viel frische Luft in die Gebäude kommt

Chelsea Chéret, Director of Operations, Südeuropa, in Paris: Unsere Facility Operation Manager und Community-Teams haben hervorragende Arbeit geleistet und jedes einzelne Gebäude in Südeuropa überprüft, um sicherzustellen, dass alle Richtlinien korrekt umgesetzt wurden. 

Lee: Es gab mehrere Änderungen, die vor Ort umgesetzt wurden, so zum Beispiel:

  • Häufigere Reinigungen für stark frequentierte Bereiche
  • Beschaffung von Notfall-Lieferanten vor Ort und Bevorratung mit Alkohol-basierten Desinfektionsmitteln, Feuchttüchern, Mund-Nasen-Bedeckungen, Handschuhen und mehr
  • Abgleich der Reinigungsoptionen mit den verschiedenen Beteiligten
  • Die Optimierung der Heizungs- und Lüftungstechnik und des Luftmanagements in Zusammenarbeit mit dem Gebäudemanagement
  • Durchführung von Remote-Audits über Zoom-Anrufe für Gebäude mit Zugangsbeschränkungen, Lockdowns und bedingt durch Personalmangel an bestimmten Standorten

All das wäre nicht möglich gewesen ohne die großartige Teamarbeit der lokalen Facility Operations Manager, der Community-Teams und vor allem unserer Community-Service-Mitarbeiter!

Was habt ihr durch den Zertifizierungsprozess gelernt? Gab es Aspekte der Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen, die ihr im Laufe des Prozesses besser verstanden habt?

Kirkbride: Aus meiner Sicht bestand die Herausforderung darin, dass wir uns mit unseren Gebäuden sehr vertraut machen mussten. Wir mussten jedes einzelne HLK-Gerät im Gebäude kennen und verstehen, was es zu leisten vermochte. Wir mussten unter jeden Teppich und in jede Ecke schauen, um sicher zu gehen, dass wirklich alle Bereiche mit unserem Ansatz übereinstimmten.

Jimenez: Ich habe gelernt, dass kein Detail zu klein ist, auch wenn man es für selbstverständlich hält. Wir mussten eindeutig und präzise sein. Wir sind ein weltweit tätiges Unternehmen und es ist von entscheidender Bedeutung, genau zu wissen, welche allgemeinen Richtlinien und lokalen Vorschriften gelten, um die Bestimmungen einhalten zu können. 

Chéret: Wir haben während des Prozesses so viel gelernt, vor allem, was die Planung der Geschäftskontinuität und den Austausch von Best Practices angeht, wie z. B. die Umsetzung geringerer Büroauslastungen oder das Rollout neuer Anlagen.

Weinke: Es hat unsere Communities gelehrt, auch langfristig zu denken. Das ist nicht etwas, das wir mit ,Okay, ich mach‘ das einmal und dann sind wir damit durch‘ abhandeln wollten. Das ist etwas, das wir jetzt jeden Tag, an dem wir geöffnet haben, überprüfen.

Was hat euch während dieses Prozesses überrascht? Welchen Herausforderungen seid ihr bei der Vorbereitung begegnet?

Jimenez: Zunächst einmal die Bandbreite der Themen, die in der Zertifizierung behandelt wurden. Wir haben nicht nur über Mund-Nasen-Bedeckungen und die Einhaltung des physischen Abstands gesprochen. Wir diskutierten über Wohlbefinden, mentale Gesundheit, Stress, interne Qualitätssicherung, Hygienemaßnahmen, Reisehinweise, Aufklärung über die Richtlinien, Beschilderungen an Aufzügen, Best Practices für Essen und Trinken und vieles mehr.

WeWork 1450 Broadway in New York.

McBride: Die größte Herausforderung für mich war das Verständnis der HLK-Systeme in weitaus mehr Gebäuden, als ich mir hätte vorstellen können. Die Beschäftigung mit dem Thema Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen zwang uns dazu, die richtigen Anpassungen vorzunehmen und mit unseren Vermietern an den Standorten zusammenzuarbeiten, an denen sie unsere HLK-Anlagen warten.  

Jimenez: Nachdem wir die Überprüfung abgeschlossen hatten, war der technische Berater von Bureau Veritas von fünf Aspekten besonders beeindruckt: 

  • Zu welchem Umfang die HLK-Anlagen als COVID-19-Kontrollmaßnahme berücksichtigt wurden
  • Die hervorragenden Informationen zum Thema Wohlbefinden auf der Intranetseite für Mitarbeiter
  • Die Klarheit des „COVID-19 Space Solutions: Implementation Guide“, insbesondere der Einsatz von Diagrammen
  • Die klar formulierten Leitlinien für unsere internen COVID-19-Audits
  • Die Offenheit, Transparenz, Freundlichkeit und Proaktivität, die unser Team während des Assessments gezeigt hat

Auch wenn mich das jetzt eher weniger überrascht hat, war ich natürlich trotzdem stolz darauf, was unsere Teams geleistet haben, noch bevor eine dritte Organisation unsere Lösungen überhaupt validiert hatte. 

Dafür zu sorgen, dass sich in einem globalen Netzwerk wie WeWork alle an die gleichen Richtlinien halten, war bestimmt schwierig. Welcher Aspekt der Unternehmenskultur hat dazu beigetragen, diesen Prozess zu erleichtern?

Kirkbride: Es basiert auf dem Konzept, das WeWork antreibt, nämlich Flexibilität. Und es geht darum, in der Lage zu sein, sich anzupassen, sich neuen Herausforderungen zu stellen, zu geben und zu nehmen. WeWork hat diese einzigartige Fähigkeit, flexibel zu sein. Wir waren so aufgestellt, dass wir diese Prozesse schneller durchlaufen und umsetzen konnten als viele andere Unternehmen, die einfach etwas rigider sind.

Chéret: Für unser Team gibt es nichts Schöneres, als positives Feedback von Mitgliedern aus dem gesamten Gebiet zu hören, was zweifelsohne auf die einheitlichen Richtlinien zurückzuführen ist. Die erfolgreiche Umsetzung wurde durch unsere „One Team Culture“ ermöglicht.

WeWork Coda in Atlanta, USA.

Lee: Gemeinsam noch besser werden! Es war toll zu sehen, wie dies während des gesamten Audit-Prozesses noch mehr in den Vordergrund trat. Die verschiedenen Teams (einschließlich Community und Betrieb) haben mit dem gemeinsamen Ziel zusammengearbeitet, sich noch weiter zu verbessern und zu wachsen, damit wir nicht nur den Mitgliedern, Mitarbeitern und Lieferanten, sondern buchstäblich jedem, der unsere Bereiche betreten hat oder noch betreten wird, ein besseres Erlebnis bieten können.

Was würdet ihr anderen Organisationen empfehlen, die diesen Prozess durchlaufen? Welche Erkenntnisse nehmt ihr aus all dem mit?

Weinke: Gemeinsam noch besser werden. Wir sind ein großes, gesamtes Team, nicht nur ein Teil der Organisation. Wir haben das alle zusammen geschafft. Und als Zweites würde ich raten – sei erfinderisch. Wer nicht gerade hundert Jahre alt ist, hat vorher noch nie mit einer globalen Pandemie zu tun gehabt. Wir mussten kreativ sein. Und ich glaube nicht, dass wir als Organisation Angst davor hatten. Wir haben alle unsere besten Ideen eingebracht und es hat uns zum Erfolg geführt.

McBride: Ich würde empfehlen, sich ein umfassendes Wissen über die jeweiligen lokalen Vorschriften anzueignen. Die staatlichen Vorschriften für Gewerbeflächen variierten von Markt zu Markt. Damit wir so schnell wie möglich agieren konnten, mussten wir immer über die lokalen Auflagen Bescheid wissen, um sicherzustellen, dass wir sie auf jeden Fall einhielten. 

Lee: Diese Pandemie wird uns noch eine Weile beschäftigen, ob wir es wollen oder nicht. Wir können diesen Virus nicht auslöschen, aber wir können zumindest unseren Teil dazu beitragen, die Verbreitung zu minimieren. Es mag ein langwieriger Prozess sein, aber wenn wir erst einmal die grundlegende Checkliste und die wichtigsten Richtlinien eingeführt haben, sollten diese Best Practices ein Teil des täglichen Betriebs sein und nicht etwas, auf das wir nur während eines Audits achten. Wir dürfen nicht nachlässig werden und sollten uns bemühen, in allen Gebäuden zu jeder Zeit einheitlich vorzugehen.

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