Les espaces de travail collaboratifs sont en plein essor depuis une dizaine d’années, et plus particulièrement depuis l’année dernière. En 2018, le nombre d’espaces de travail collaboratifs à Manhattan a augmenté de près de 70 %, passant de 9,4 millions de pieds carrés en 2017 à 13,5 millions de pieds carrés, selon une étude de CBRE. Et ce n’est pas seulement une tendance propre à New York. Les espaces flexibles sont de plus en plus nombreux dans les villes du monde entier.
Pourquoi cet engouement soudain ? Les entreprises de toutes tailles sont en train d’adopter les espaces de travail collaboratifs, et ce, pour de bonnes raisons. Que vous soyez un entrepreneur solo travaillant au lancement de votre entreprise ou un membre de longue date du classement Fortune 500, les espaces de travail collaboratifs offrent de nombreux avantages.
Qu’est-ce qu’un espace de travail collaboratif ?
Les espaces de travail collaboratifs sont des bureaux dans lesquels les employés de différentes entreprises travaillent sous un même toit. Les entreprises partageant un espace de travail collaboratif peuvent être de toutes tailles, qu’il s’agisse de startups en pleine croissance ou d’entreprises mondiales solidement établies. L’espace est généralement composé d’un mélange de bureaux privés et d’espaces communs partagés qui permettent aux employés de gagner en flexibilité tout au long de leur journée de travail.
Il est important de noter qu’un espace collaboratif ne signifie pas nécessairement que vos employés seront dans un espace de coworking parmi les employés de nombreuses autres entreprises. Dans la plupart des cas, votre entreprise disposera d’un bureau attribué, voire de plusieurs étages. Mais ils auront toujours la possibilité d’accéder à des espaces communs soigneusement conçus et à des services inclus haut de gamme, ce qui peut offrir une valeur supplémentaire à votre entreprise.
Les avantages des espaces de travail collaboratifs
Découvrez la valeur métier que les espaces de travail collaboratifs peuvent offrir à vos employés et à vos résultats financiers, quelle que soit la taille de votre entreprise.
1. Agilité permettant d’évoluer à la vitesse de l’activité
Dans le monde d’aujourd’hui en évolution constante, l’agilité est un must. Afin de pouvoir évoluer rapidement, votre domaine immobilier doit répondre aux besoins de votre activité, qu’il s’agisse d’ouvrir un laboratoire d’innovation pour un projet hors du commun, de mettre en place des bureaux satellites sur des marchés émergents ou de vous procurer un plus grand espace pour une équipe en pleine croissance. Les espaces de travail collaboratifs vous donnent cette agilité. Ils vous permettent de développer votre entreprise et le nombre d’employés que vous embauchez sans avoir à vous engager dans des baux immuables liés à des bâtiments plus traditionnels. Avec un espace collaboratif, vous avez la liberté de modifier la taille de votre équipe ou même votre adresse, sans effort intense ni coût supplémentaire.
2. Emménagement facile et installation rapide
Lorsque vous devenez membre d’un espace de travail collaboratif, vous n’avez pas besoin d’endurer un processus de déménagement stressant et coûteux. Vous n’avez pas besoin d’acheter ou d’apporter des bureaux ou des chaises. Le Wi-Fi est rapide, les imprimantes sont pleines d’encre et les téléphones sont branchés et prêts à être utilisés. S’engager à utiliser un espace collaboratif signifie que les tâches opérationnelles qui auraient nécessité des semaines d’efforts de la part de votre équipe ont déjà été résolues. Vous et vos employés pouvez tout simplement entrer dans l’espace et vous mettre au travail sans attendre.
3. Des espaces de travail dans des emplacements de choix
L’immobilier dans des endroits privilégiés est cher et difficile à trouver. Pourtant, pour attirer et retenir les talents, il est préférable que les entreprises aient leurs bureaux dans des quartiers centraux, à proximité d’autres entreprises, de transports, de magasins et de restaurants. En outre, les bâtiments eux-mêmes doivent être lumineux, propres et modernes.
Les espaces de travail collaboratifs offrent un moyen d’accéder à des bureaux dans des emplacements recherchés plus onéreux, qui pourraient être prohibitifs si vous les louiez vous-même. La plupart des espaces de travail collaboratifs sont situés dans les centres financiers ou les quartiers d’affaires animés de leurs villes respectives. Ils vous offrent la possibilité d’ouvrir rapidement un bureau, sans avoir à recourir à des approvisionnements ou à des aménagements coûteux.
4. Rentabilité
Dans de nombreux cas, les espaces de travail collaboratifs peuvent vous aider à réduire les coûts en vous permettant de n’acheter que ce dont vous avez besoin. Par exemple, si vous organisez un nouveau siège régional et que vous n’avez que 10 employés sur place, la location d’un bureau sur tout un étage entraînerait un gaspillage d’espace et d’argent. En installant ces employés dans un bureau privé au sein d’un espace de travail collaboratif, vous leur offrez toujours un lieu de travail dédié, mais vous ne payez que pour l’espace qu’ils utilisent. Mieux encore, vous pouvez facilement ajouter de l’espace à mesure que l’équipe s’agrandit.
5. Capacité à évoluer facilement
Quelle que soit la taille de votre entreprise, la croissance est un objectif essentiel, et les espaces de travail collaboratifs peuvent vous aider à évoluer. Vous créez une équipe sur un marché test ? Vous êtes en train d’embaucher pour une division qui est essentielle à la réussite de votre entreprise ? Vous ouvrez plusieurs nouveaux sites à travers le monde en l’espace d’un an ? Installer des équipes dans un espace de travail collaboratif vous permet de leur fournir un lieu qui les encourage à travailler ensemble immédiatement.
6. Services inclus
Si vous louez votre propre bureau, vous devez payer les services publics, les fournitures de bureau et d’autres charges, ainsi qu’un directeur de bureau et du personnel de d’assistance pour tout superviser. Dans un espace de travail collaboratif, les charges comme l’eau, le gaz, l’électricité et le Wi-Fi sont inclus. La plupart d’entre eux offrent également d’autres services inclus comme du café et du thé, des fournitures de cuisine, des imprimantes et un service de courrier.
7. Un concierge de la communauté
Dans un espace de travail collaboratif, une équipe est à votre disposition pour répondre à tous vos besoins. Si vous avez des questions sur l’espace, la technologie, les services inclus ou le quartier (par exemple, quel est le meilleur endroit pour un déjeuner d’affaires), vous pouvez contacter l’équipe de la communauté, qui fait office de concierge dédié.
8. Espace de travail équipé de technologie
Configurer l’infrastructure informatique dans un bureau est une tâche fastidieuse et coûteuse, nécessitant le travail de plusieurs équipes et fournisseurs. Par contre, dans un espace de travail collaboratif, toute la technologie est incluse : Wi-Fi haut débit et sécurisé, vidéoconférence dans les salles de réunion, badges de sécurité pour entrer dans l’espace, prises électriques auprès desquelles les gens peuvent recharger leurs appareils.
9. Espace conçu pour motiver les employés
Au cours des dernières années, le lieu de travail est devenu plus centré sur l’humain. Plutôt que d’attendre que les gens arrivent au travail pour y passer huit heures par jour dans un bureau à cloison, les entreprises fournissent désormais des espaces qui correspondent aux styles de travail de leurs employés. C’est pourquoi de nombreux espaces collaboratifs ont été conçus pour le travail basé sur l’activité : les gens peuvent se rendre dans des cabines téléphoniques pour passer des appels privés ou s’attaquer à un projet nécessitant une attention particulière. Ils peuvent organiser des réunions informelles à des tables de style café. Pour ceux qui préfèrent travailler dans une atmosphère plus décontractée, des canapés et d’autres types de sièges confortables les attendent. Donner aux employés la possibilité de choisir où et quand ils travaillent peut se traduire par une productivité accrue et un travail de meilleure qualité.
10. Opportunités de réseautage
Même si votre entreprise dispose d’un bureau privé ou d’un étage dans un espace de travail collaboratif, les employés peuvent toujours accéder aux espaces communs du bâtiment. Cela leur donne l’occasion de tisser des liens avec des employés d’autres entreprises, y compris des entrepreneurs, des travailleurs freelance et des télétravailleurs. Ce flux de connaissances et de créativité peut constituer un avantage de taille. De fait, de nombreuses entreprises mondiales placent leurs équipes dans des espaces collaboratifs afin qu’elles puissent absorber les idées nouvelles et innovantes suggérées par d’autres personnes qui ne font généralement pas partie de leur réseau.
11. Un espace qui reflète la culture de votre entreprise
Bien qu’un espace de travail collaboratif ait été spécialement conçu pour que les employés puissent donner le meilleur d’eux-mêmes, vous avez toujours la possibilité de le personnaliser. En fonction de la taille de votre bureau, il existe plusieurs façons de configurer l’espace pour qu’il reflète votre entreprise. Vous pouvez y mettre vos propres œuvres d’art et y apporter vos propres touches personnelles, comme des tapis et des lampes. Si vous disposez d’un étage privé, il vous est possible d’intégrer la marque, le logo et les couleurs de votre entreprise pour en personnaliser l’espace.
12. Des liens plus forts entre vos employés et votre entreprise
Vous êtes-vous déjà demandé si la culture de votre entreprise se diluerait dans un espace de travail collaboratif ? Des stratèges du lieu de travail se sont également posé la question, et y ont réfléchi. Une équipe de chercheurs de la Stephen M. Ross School of Business de la University of Michigan a constaté que les employés s’identifiaient beaucoup plus à la culture de leur entreprise qu’à celle d’un espace de travail collaboratif. L’étude a également révélé que travailler dans un espace collaboratif améliorait la perception de l’entreprise de la part des employés.
Ce ne sont là que quelques-uns des avantages que les espaces de travail collaboratifs offrent aux entreprises. Par conséquent, de plus en plus d’entreprises intègrent des espaces de travail flexibles dans leurs portefeuilles et les exploitent pour améliorer leur activité.
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