¿Qué es el modelo de lugar de trabajo híbrido?

La pandemia de COVID-19 ha creado nuevas maneras de trabajar. Esto es lo que necesitas saber sobre el lugar de trabajo híbrido.


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El modelo de lugar de trabajo híbrido es un tipo de entorno de trabajo que combina aspectos del trabajo en remoto y del trabajo en la oficina. En un lugar de trabajo híbrido típico, algunos o todos los empleados pueden escoger libremente dónde y cuándo trabajan, dividiendo su tiempo entre el trabajo desde casa y desde una oficina central. 

Una empresa que sigue un modelo de trabajo híbrido puede tener una o más oficinas a las que una parte de su plantilla acude periódicamente, mientras que el resto de los empleados trabaja en remoto o desde casa. Esta opción contrasta con un modelo de trabajo totalmente remoto en el que no hay instalaciones físicas y todos los empleados trabajan remotamente.

El funcionamiento del entorno híbrido depende de la empresa, pero podría incluir a un puñado de empleados que están de manera permanente en las instalaciones o varios equipos que operan en horarios escalonados, intercambiándose cada par de semanas. Un lugar de trabajo híbrido podría ser casi prácticamente remoto, al que los empleados acuden para asistir a reuniones presenciales de manera periódica. O podría basarse casi por completo en la oficina, con solo un puñado de trabajadores o equipos trabajando remotamente. 

Independientemente de cómo esté organizado, el objetivo de un lugar de trabajo híbrido es equilibrar las necesidades de los trabajadores individuales con su capacidad para colaborar y ser productivos en un espacio físico compartido. En este artículo, analizaremos las ventajas de un lugar de trabajo híbrido, por qué un número cada vez mayor de empresas está recurriendo a esta manera de trabajar y hablaremos sobre algunos consejos básicos sobre cómo implementar un modelo híbrido para tu empresa.

¿Por qué un número cada vez mayor de empresas está optando por el modelo de lugar de trabajo híbrido?

Desde que la pandemia de COVID-19 cambió nuestra manera de trabajar, los negocios se han visto obligados a replantearse qué significa tener un lugar de trabajo físico. Las prioridades de los empleados han evolucionado a lo largo del último año. Algunos de nosotros somos reacios a regresar a la oficina, mientras que otras personas no ven el momento de regresar. La mayoría coincide con el hecho de que el modelo tradicional de fichar de 9 a 5 es una reliquia del pasado y que es necesario adoptar un enfoque más flexible.

El año pasado ha demostrado que contamos con las herramientas, el software y las habilidades necesarias para trabajar de manera eficaz donde quiera que estemos, pero también ha destacado las desventajas del trabajo en remoto. Los empleados pueden sentirse aislados o ignorados. Es posible que la tecnología de la que disponen en casa tenga carencias o que su espacio de trabajo sea reducido o esté lleno de distracciones.

El regreso gradual a la oficina vendrá determinado por las lecciones aprendidas de este periodo forzado de trabajo desde casa. Los empleados desean elegir dónde y cuándo trabajar. También desean evitar los desplazamientos concurridos y pasar más tiempo con sus familiares y amigos. También desean ver a sus colegas en persona y trabajar juntos para lograr objetivos compartidos en un espacio físico que no sea una mesa de comedor transformada en escritorio a toda prisa.

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Todos estos factores han generado un lugar de trabajo híbrido, una mezcla de trabajo en remoto y en la oficina que pretende desvincular a la empresa de su sede principal física, al tiempo que se ofrece a los empleados la libertad de trabajar allí si lo desean. 

Para los empleados, el lugar de trabajo híbrido brinda una oportunidad para cambiar las distribuciones de oficinas existentes, atraer talento nuevo y aumentar la diversidad en la plantilla. Las empresas también han observado el impacto positivo que el trabajo en remoto ha tenido en la satisfacción y en la productividad de los empleados. El entorno híbrido permite conservar ese impacto positivo a largo plazo.

¿Por qué prefieren los empleados un lugar de trabajo híbrido? 

Incluso antes de que la pandemia nos golpease, los empleados ya valoraban cada vez más la flexibilidad en el lugar de trabajo. Tener libertad para elegir dónde y cuándo trabajan es más importante que el sueldo para 9 de cada 10 millenials. Esto refleja una actitud en evolución sobre cómo pensamos sobre el trabajo y dónde se realiza, pero la tendencia cambia su curso cuando encuestamos a empleados más jóvenes.

La Generación Z no tardará mucho en convertirse en el segmento dominante de la población activa. En una encuesta de Salesforce de 2020, este grupo expresó un deseo creciente de no trabajar exclusivamente desde casa y dividir el tiempo de trabajo entre su hogar y la oficina. Para un trabajador que se encuentra al principio de su carrera profesional, la oficina se valora más, no menos. Se ve como un lugar donde hacer vida social, establecer conexiones y colaborar. Poder elegir con qué frecuencia acudir a la oficina sigue siendo importante, pero los datos sugieren que la generación Z está menos interesada en trabajar desde casa que sus colegas millennials.

Este cambio en preferencias hacia el lugar de trabajo híbrido y alejado del trabajo completamente en remoto puede explicarse mediante varios factores. Por lo general, estamos mejor equipados para trabajar desde cualquier sitio donde haya una toma de corriente y una buena conexión Wi-Fi. El software basado en la nube ha hecho posible la colaboración fiable desde cualquier distancia. Y prestamos cada vez más atención al equilibrio laboral y personal, adaptando nuestros horarios profesionales a nuestras vidas personales y no al contrario.

Pero, para algunos trabajadores, la capacidad de trabajar exclusivamente desde casa puede verse limitada por sus circunstancias individuales. Es menos probable que los empleados más jóvenes tengan el espacio necesario en casa para montar una oficina cómoda o quizás sigan viviendo en casa de sus padres o con compañeros de piso. Valoran en especial el tiempo presencial con colegas que les ayuda a desarrollar relaciones, aprender nuevas habilidades y tener acceso a mentores.

En un entorno híbrido, los beneficios del trabajo flexible se unen a los beneficios de tener una sede física. La pandemia aceleró una tendencia existente, demostrando que es posible contar con una plantilla distribuida, pero también destacó algunas de las deficiencias de un modelo de trabajo cien por cien remoto. Los empleados, en especial aquellos que están empezando, ahora quieren lo mejor de ambos mundos.

¿Cómo puedes implementar con éxito un lugar de trabajo híbrido?

Realizar la transición a un lugar de trabajo híbrido supone revertir los procesos de tu empresa de dentro hacia fuera, asegurándote de que funcionan independientemente de dónde se utilicen. Se trata de uno de los desafíos más difíciles que puede emprender una empresa y la manera en que abordes ese desafío depende del tamaño y de la forma de esta.

Echa un vistazo a cómo empresas parecidas a la tuya han pasado a un modelo de trabajo híbrido o remoto y presta atención a las lecciones que han aprendido, así como a los errores que han cometido durante el proceso. Para ayudarte a planificar, te presentamos aquí algunas ideas generales que tendrás que tener en cuenta.

Pregunta a los empleados qué quieren 

No presupongas que todos los trabajadores quieren lo mismo. Las prioridades de cada persona son diferentes y la implementación con éxito de un lugar de trabajo híbrido debe incluir las opiniones de todos y cada uno de los empleados del negocio. Encuesta al equipo y ten en cuenta sus respuestas. Sé realista con ellos acerca de los tipos de cambios que puedes hacer en el lugar de trabajo y ponte a su disposición para escuchar sus preocupaciones y peticiones.  

Ofréceles opciones, pero no demasiadas

Propón a los empleados dos o tres maneras diferentes de trabajar en tu empresa: una centrada principalmente en la oficina, otra en la que trabajen principalmente desde casa y una tercera intermedia. Deja que la gente cambie sus preferencias, pero trata de animarles a que no lo hagan con demasiada frecuencia. De esta manera, podrás planificar con antelación y tener una idea clara de dónde estará cada persona en un momento dado. Esto te permitirá asignar los recursos de manera más eficaz.

Adopta la tecnología 

El mismo software que posibilita el trabajo en remoto también está presente en un lugar de trabajo híbrido que funciona sin problemas. Aprovecha el software de productividad basado en la nube y las herramientas de videoconferencia para mantener la igualdad de condiciones entre aquellos que trabajan remotamente y quienes están en la oficina. 

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Asegúrate de que todos tengan acceso a los equipos que necesitan para trabajar en remoto. Identifica cualquier tarea cotidiana que solo pueda realizarse en la oficina, plantéate por qué es así y busca soluciones alternativas. Un trabajador no debería ser menos capaz de realizar su trabajo cuando no se encuentra en la oficina. En el lugar de trabajo híbrido ideal, un trabajador debería poder hacer su trabajo incluso si la oficina desapareciera de la noche a la mañana.

También deberán tener acceso a cualquier recurso e información que necesiten para ser eficaces, así que asegúrate de que pueden acceder a ellos fácilmente. Documenta hasta el último detalle, desde la reunión con un cliente hasta una charla informal en el pasillo, para que todos los empleados estén informados y en sintonía.

Mantén la cultura de tu empresa 

La cultura es una idea difícil de precisar. Una empresa puede tener una filosofía corporativa o una serie de valores rectores, pero la cultura de un lugar de trabajo surge orgánicamente a partir de las interacciones entre los trabajadores. Mantén a los empleados remotos conectados a la parte social de la oficina con reuniones informales en línea y reuniones virtuales en las que participe toda la empresa, de manera que esos momentos legendarios de la pausa para el café sigan no dejen de producirse.

Asegúrate de que los colegas remotos sientan que no se están perdido la experiencia completa de la que disfrutan los empleados. Revisa los beneficios para asegurarte de que no incluyen solo a aquellos trabajadores que acuden a la oficina. Por ejemplo, si los empleados pueden disfrutar de café ilimitado y aperitivos en la cafetería, podrías ofrecer a los trabajadores en remoto una suscripción gratuita a café o quizás kits de comidas gratis.

Trasladar la cultura presencial a una remota o híbrida es un reto enorme y no se produce de la noche a la mañana. Empieza por decidir cuáles son los valores de tu empresa, ponlos por escrito y refuérzalos a través de todos los canales posibles.

Haz que tus ofertas de empleo sean remotas 

La verdadera prueba de un lugar de trabajo híbrido está en la forma de reclutar a los nuevos empleados. Siempre que puedas, omite la ubicación en la oferta de empleo. Desarrolla un nuevo proceso de entrevistas y contratación que respalde a los solicitantes, independientemente de lo lejos que puedan estar la oficina, y proporciónales los recursos y las oportunidades que necesitan para acudir a las reuniones y eventos sociales que se celebren en la oficina.

Distribuye la oficina de manera que pueda mantenerse el distanciamiento social

Con menos personas en la oficina, puedes implementar con mayor facilidad una distribución optimizada para la seguridad de los empleados. No está claro aun cuánto durarán las directrices de distanciamiento social, así que utiliza esta oportunidad para des-densificar el lugar de trabajo y crear espacios de coworking compartidos en la oficina. Introduce abundante espacio personal entre las estaciones de trabajo y diseña sistemas unidireccionales para conducir a los empleados de manera segura por el edificio.

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No pases por alto a aquellos que no puedes ver

Los trabajadores en remoto son menos visibles que sus homólogos que acuden a la oficina, lo que quiere decir que corren un mayor riesgo de ser pasados por alto en ascensos y otras oportunidades. Sé consciente de este sesgo natural y toma las medidas necesarias para garantizar que la equidad y la igualdad están presentes cuando tomes una decisión. 

Forma a los gerentes para que respalden e incluyan a los trabajadores en remoto, y adapta tu proceso de reclutamiento para garantizar la igualdad de condiciones en la medida de lo posible para que los empleados en remoto no se encuentren en una situación de desventaja profesional solo porque no están presentes en la sala.

¿Cómo puede ayudarte WeWork a hacer la transición a un lugar de trabajo híbrido?

Los principios básicos del lugar de trabajo híbrido capacitan a los empleados para que hagan su mejor trabajo, independientemente de dónde se encuentren. Las oficinas de WeWork se han diseñado en torno a la flexibilidad y pueden ayudarte a adoptar una manera más dinámica de trabajar. Tanto si estás planeando el lanzamiento de una oficina satélite para un equipo en remoto como trasladándote a un espacio de trabajo que pueda adaptarse rápidamente para dar respuesta a las necesidades cambiantes de tu empresa, WeWork ofrece lugares de trabajo que inspiran y pueden adaptarse que respaldan tus objetivos empresariales.

Escritorios personales y oficinas privadas ayudan a los trabajadores en remoto a sentirse más conectados a sus colegas de la oficina. Un entorno sin distracciones, salas de reuniones modernas, Wi-Fi de alta velocidad e instalaciones profesionales ofrecen a los miembros de tu equipo la herramientas que necesitan para mantener la productividad, el compromiso y la colaboración, sea cual sea la distancia existente. 

Productos como WeWork All Access y WeWork On Demand ofrecen aún más flexibilidad, permitiéndote acceder a espacios de trabajo y salas de reuniones en las principales ciudades del mundo. 

Para que un modelo híbrido tenga éxito, nadie puede quedar atrás. Un espacio de trabajo que responde a nuevas estrategias es una parte importante de la transición y ofrece a los líderes de la empresa la tranquilidad que necesitan para tomar las decisiones correctas para sus empleados. Cambiar el funcionamiento de tu empresa entraña desafíos, pero el potencial para lograr una mejor cultura de trabajo que sea sostenible, productiva e inclusiva es enorme.

Steve Hogarty es escritor y periodista, y reside en Londres. Es editor de viajes para el periódico City AM y subdirector de la revista City AM Magazine, donde su trabajo se centra en tecnología, viajes y entretenimiento.

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