La guia essencial del treball basat en activitats

Actualment, els treballadors volen més flexibilitat, autonomia i la capacitat de triar quan i on treballen. Assabenta't de com el treball basat en activitats pot ajudar tant treballadors com empresaris

L’espai és una eina molt útil per fomentar el compromís, inspirar la innovació i augmentar la productivitat. Ara bé, exactament, com és un espai òptim? A Ciència de l’Espai explorem com la ciència d’un disseny concret pot convertir qualsevol entorn de treball en una experiència holística.

Gràcies a la tecnologia, el model de treball tradicional, en el qual tothom té una taula assignada, s’ha anat erosionant amb el pas dels anys. En lloc d’això, apostem per llocs de treball amb una gran varietat d’espais, des d’àrees comunes que semblen sales d’estar fins a zones de col·laboració amb pissarres per a pluges d’idees o cabines telefòniques per a trucades personals. Benvingut al treball basat en activitats.

El treball basat en activitats, explicat

El treball basat en activitats (TBA) és un estil de treball que permet als treballadors triar entre diversos espais de treball segons la naturalesa de la feina que estan fent, cosa que els proporciona una experiència de treball empoderadora en utilitzar tots aquests espais durant el dia. La idea és que els treballadors seran més productius si tenen espais que s’adeqüin a les tasques que han de dur a terme. Actualment, tot funciona sota demanda, des de les sèries de televisió fins al menjar, la música o els viatges. Per què els llocs de treball no? Per embarcar-nos en la feina del futur, hauríem d’entendre els llocs de treball com si fossin organismes vius que respiren i que s’adapten a les necessitats dels treballadors. 

Els quatre elements clau del treball basat en activitats

El TBA no es tracta només d’afegir sofàs i cabines telefòniques a un lloc de treball. Per implementar el TBA en una empresa, hi ha d’haver quatre elements imprescindibles: disseny, experiència sensorial, reforç de conducta i aprenentatge iteratiu.

  1. Disseny. Un lloc de treball de TBA ha d’oferir una gran varietat d’espais sota un mateix sostre.  Et cal un espai per fer una feina individual complicada? Utilitza una taula de l’estudi, on tothom es pot concentrar en silenci quan ho necessita. Tens una reunió amb un client en una gran sala de conferències? Reserva’n una per al teu grup al moment. Vols col·laborar amb un equip mentre dineu? Reuniu-vos en una sala-restaurant. Una trucada ràpida amb un company? Ves a la cabina telefònica. Sigui quina sigui l’activitat que hagis de fer, l’espai perfecte t’espera.

  2. Experiència sensorial. Els espais de TBA han de donar pistes clares perquè els treballadors els sàpiguen utilitzar com cal. Tant si necessiten un espai amb soroll i distraccions com un de tranquil i perfecte per concentrar-se, els treballadors haurien de poder de veure quin és el més adequat per a cada moment. Fem una ullada la cuina de WeWork com a exemple d’espai del primer grup. Tan bon punt hi entres, sents l’olor del cafè acabat de fer, escoltes la música pels altaveus i notes l’energia de la resta de persones de l’espai. Aquests elements ens atrauen a la sala i fan que tothom tingui ganes de fer un cafè i xerrar amb els companys. D’altra banda, l’estudi de la nostra seu de WeWork de Nova York és silenciós des de l’instant que hi entres: et dona tota la tranquil·litat del món per concentrar-te en la teva propera presentació o projecte de disseny. Per tant, els diversos elements ambientals ofereixen claus sensorials que actuen com un filtre que se suma al disseny físic dels espais i que transmet com s’ha d’utilitzar cada àrea.

  3. Reforç conductual. Amb un disseny òptim de TBA i claus sensorials, l’espai funciona millor quan tothom sap com va: estar en silenci a l’estudi, utilitzar les cabines telefòniques per a trucades, endur-se els objectes personals perquè la resta de persones puguin utilitzar un espai i sentir l’empoderament amb els companys i els responsables per fer servir l’espai com més convingui. Tant se val quant de cafè gratis s’ofereixi a un equip perquè es reuneixi a la cuina si els seus superiors arrufen el nas cada cop que s’aixequen de la cadira. 

  4. Aprenentatge iteratiu.Els treballadors tenen la possibilitat d’adoptar un nou estil de treball com el TBA quan els líders de l’empresa fan un canvi de mentalitat, combinant el disseny, el comportament i la programació d’un lloc de treball en constant evolució. Un espai de treball basat en activitats només serà un èxit si els responsables es comprometen a donar i rebre feedback mitjançant dades qualitatives i quantitatives i a implementar aquestes idees per millorar el lloc de treball.

L’origen del treball basat en activitats 

Encara que el TBA s’adapta perfectament a la nostra cultura actual, el concepte no és precisament nou. Oficialment, tot va començar amb Robert Luchetti, un arquitecte dels Estats Units que, l’any 1983, va coinventar la idea de crear espais d’activitats per a diverses tasques d’oficina, com escriure o fer reunions. Tot i que el TBA no va acabar de tenir èxit als Estats Units en aquella època, països com Austràlia, Dinamarca, els Països Baixos o Suïssa van agafar-lo amb més ganes.

Va encunyar el terme treball basat en activitats el consultor holandès Erik Veldhoen a The Art of Working [‘L’art de treballar’], (Veldhoen + Co.), que també va escriure The Demise of the Office [‘La mort de l’oficina’]. Als anys noranta, Veldhoen + Co. va associar-se amb Interpolis, una de les companyies d’assegurances més grans dels Països Baixos, per implementar el treball basat en activitats a les seves oficines. Després d’entendre la veritable flexibilitat i llibertat que aportava als treballadors, Interpolis va abocar-s’hi de ple: es van desfer dels llocs fixos i van donar als seus treballadors autonomia total per decidir quan i on treballaven i durant quant de temps.

La flexibilitat del nou lloc de treball d’Interpolis va impregnar la cultura de l’empresa. Els treballadors no havien de fitxar ni sentien cap mena de pressió per haver d’estar asseguts o drets en un sol lloc durant tot el dia. El lema de l’empresa: "Mentre surti la feina". 

«Els estils de direcció més efectius actualment es basen en la confiança i en l’autonomia, més que en el control. Així, doncs, l’espai físic pot reforçar o contradir aquests esforços», explica la meva companya Claire Rowell, responsable principal de recerca aplicada i cultureOS a WeWork. «Per exemple, si els teus treballadors se senten obligats a estar asseguts o a no moure’s del seu lloc en tot el dia, dia rere dia, pot ser que es comencin a plantejar si realment els valores pel seu rendiment o simplement per la seva presència a l’oficina.» 

Aquesta manera de treballar és molt diferent de la d’una oficina tradicional. Amb tradicional, alguns potser pensaran en oficines plenes de cubicles i, d’altres, en escriptoris oberts, però, en qualsevol cas, tradicional vol dir inflexible. «El disseny tradicional d’oficina ja no té sentit», afirma Rowell. «Els treballadors ofereixen el màxim rendiment quan les empreses els empoderen per treballar quan, on i com volen.»

És per això que el 45% dels executius immobiliaris preveuen migrar cap a un lloc de treball basat en activitats per incrementar l’efectivitat dels treballadors i una futura flexibilitat en el disseny, segons l’enquesta CBRE Americas Occupier Survey 2018.

Passar del treball de tota la vida al TBA demana un canvi de mentalitat

El TBA insta els responsables a preguntar-se què necessiten les persones, independentment del seu càrrec i l’experiència que tinguin. Llavors, han de confiar i empoderar els seus treballadors perquè utilitzin els espais que considerin adequats durant el temps que necessitin. Per arribar a aquest punt, moltes empreses han de dur a terme un canvi cultural.

«El principal entrebanc amb què ens trobem és aconseguir que la gent s’allunyi de la mentalitat de la cultura laboral tradicional que ha viscut fins ara», comenta Luigi Sciabarrasi, vicepresident sènior i cap global immobiliari a AECOM, una empresa multinacional que dissenya, construeix, finança i gestiona infraestructures per a governs, empreses i organitzacions. 

Per aconseguir que tothom s’uneixi a un nou estil de treball o a un entorn de treball flexible cal una combinació de formació, inversió informàtica i feedback dels treballadors. AECOM fa enquestes abans de començar els projectes per saber la metodologia dels treballadors i quines eines els fan falta per tal de no haver d’estar escoltant-los i millorant contínuament.

Una combinació poderosa: canvi de mentalitat i disseny espacial

Amb el TBA, canviar de mentalitat és una part crucial del canvi. Com a tal, la responsabilitat d’adaptar-se a un lloc de treball canviant la té la mateixa gent que utilitza aquest espai. De totes maneres, és important tenir en compte que l’èxit a l’oficina del futur depèn d’un equilibri entre les persones i l’espai, que s’han d’adaptar i evolucionar plegats. En lloc de veure l’espai com un element estàtic o inalterable, cal concebre’l com una cosa flexible, adaptable i àgil.

Aquesta mentalitat també projecta com serà el futur del sector immobiliari. «Per què signar un contracte de lloguer tradicional de 15 anys quan la planificació de personal ben poques vegades es preveu amb més de tres anys d’antelació?», planteja John Lewis, cap d’assessoria immobiliària global a WeWork. «Amb la gran agilitat que aporta, WeWork està alterant el model tradicional. Concebem la propietat immobiliària com un bé líquid, no pas estàtic.»

En el passat, amb opcions immobiliàries més tradicionals, l’èmfasi sovint es posava en els acabats del disseny, la construcció i la logística d’un nou lloc de treball. Quan una empresa signa el contracte i es trasllada, fer qualsevol canvi (sigui el termini d’arrendament o el disseny de l’espai en si mateix) no resulta gaire fàcil en un model més tradicional. Irònicament, només es podia saber com el disseny i la funcionalitat de l’espai afectarien els treballadors després que s’hi haguessin instal·lat del tot. Amb un model tradicional, podrien passar fins a deu anys (o, fins i tot, vint), fins que els canvis en el disseny es poguessin implementar del tot sense obstaculitzar els negocis de l’empresa.

La capacitat d’acceptar els canvis i treure’n profit, tant al sector immobiliari com a nivell de l’experiència de disseny de l’espai, té el potencial de reestructurar la manera en què les empreses conceben les seves oficines. En altres paraules, ens apropem cada cop més a llocs de treball més humans i més centrats en les persones, cosa de la qual també es beneficien les empreses econòmicament. Tothom hi surt guanyant.

El futur laboral és flexible i se centra en les persones

Si s’aplica correctament, el TBA ofereix una oportunitat perquè els treballadors i els empresaris siguin més eficients i productius al lloc de treball i demostrin com de flexibles poden arribar a ser. Cada cop hi ha més talent a tot arreu i és important que el lloc de treball s’adapti i creixi juntament amb aquesta tendència.

El TBA és una oportunitat molt emocionant per als nostres equips aquí a WeWork. Ens permet combinar el poder de l’espai, el disseny i la recerca per continuar avançant per descobrir el que realment és bàsic per a les persones en llocs de treball d’arreu del món. Ara mateix, la nostra responsabilitat és treballar perquè tothom pugui treballar millor.

Corinne Murray és l’experta en canvi i en TBA a WeWork, on desenvolupa i posa a prova conceptes nous que desbloquegen tot el potencial dels seus companys i clients per proporcionar-los una millor experiència de treball. Amb formació en filosofia religiosa, la Corinne aposta per facilitar que la relació entre espai, disseny, persones i cultura continuï evolucionant. Abans de formar part de WeWork, la Corinne es dedicava a defensar els treballadors de Gensler, American Express i CBRE.

Interested in workspace? Get in touch.