10 間會議室,適合各式各樣的會議

建立最好的協作空間不只是準備幾張桌椅就夠了—而是為了支援團隊的工作方式

我們都經歷過成效不彰的會議。事實上,成功的會議並不只是在日曆上標註時間那麼簡單。我們的會議英雄系列文章邀請您學習如何在召開會議時節省 [工作] 時間。您永遠不會再聽到這句話:「其實只要一封電子郵件就能把會議內容搞定了。」

協作是在工作場所完成工作的基礎。與他人會面、分享想法、集思廣益、獲得支持以及協調執行策略對於推動業務發展至關重要。 

協作包括與其他人低聲交談以激發整個團隊的創意構想,或是與世界各地的同事進行視訊會議。在大多數辦公室中,這些活動都是在會議室中進行的。然而,最佳協作空間絕不只是在一個房間裡放一張桌子和幾把椅子就夠了。

因為合作很重要,而且有多種形式,所以會議室也需要多樣化,且能激勵員工在工作上力求表現。提供靈活的工作空間,讓員工根據自己的需求和舒適程度自由工作,這對保持高生產力水準至關重要,更遑論吸引及留住頂尖人才。 

這就是為什麼辦公室應該設有各種不同大小的會議空間和便利設施。設計師應該注意不要在一個空間內安排太多人,例如,小型三人會議室或大型十人會議室。最佳工作空間應該在這兩者之間取得合理的平衡。以下是 WeWork 打造能促進協作和生產效率的會議室的一些方法。 

不同大小的會議室可滿足各種需求

從團體腦力激盪到一對一會議,由於團隊在會議室中進行各種活動,某一場會議的理想空間不一定適用於其他會議。您可以提供各種大小的房間以及不同的設備來滿足所有這些可能性。

某些會議需要來自多個部門和級別的員工參加。這些會議需要一間大會議室。這間位於中國上海 WeWork EBA 中心的會議室可容納十幾個人,並配備視訊會議技術,讓團隊成員可以從他處撥入以參加會議。 

另一方面,有時您可能偏好較小的空間。這間位於墨西哥蒙特雷 WeWork Blvd. Antonio L. Rodriguez 1888 的會議室就很適合一小群人。色彩繽紛的凳子和高腳桌讓這個空間感覺不像典型的會議室。 

若為採用講座或簡報形式的會議,教室風格的會議室可能是完美的選擇。為了滿足這些需求,WeWork 提供數種這些類型的會議室,例如這一間位於墨西哥墨西哥城 WeWork Reforma 26 的會議室就配備了投影機。

配備協作工具的會議室

一間功能完備的會議室應配備盡可能便於協作的工具。這些工具可能是低科技工具,例如用於條列重點的白板筆和白板;也可能是高科技工具,例如視訊會議軟體,或讓預訂會議室更容易的技術。 

隨著分佈在許多地點的分散式團隊崛起,召開視訊會議的功能越來越重要。這就是為什麼許多 WeWork 會議室配備螢幕和視訊會議技術,例如這間位於舊金山 Salesforce Tower 的會議室。

若要進行腦力激盪,一個白板就足以讓您的團隊記下筆記及建立連結。許多 WeWork 會議室配有這些安裝在牆壁上的白板,白板筆伸手可得,例如這間位於秘魯首都利馬 WeWork Javier Prado 476的會議室。 

構思會議或簡報可以在小型的私密環境或大型環境中進行。為了容納更大的團體,一間面對白板且設有大桌子的會議室,或帶有多張桌子的教室風格會議室有利於較大團體的需求,例如這間位於墨西哥墨西哥城WeWork Cervantes的會議室。  

沒有桌子的會議室

並非所有協作活動都需要桌子。有時候,一個能進行輕鬆私人對話的寧靜空間就可以促進團隊合作。舒適空間的另一個額外好處是能反映企業文化,向員工展現您重視他們的程度,例如員工休息區。

這間位於日本東京 WeWork 乃木坂的會議室,在輕質膠合板覆蓋的空間內設有幾把彼此面對的低矮椅子。空間兩側是落地式書架,營造出圖書館或起居室的溫馨氣氛。

這間位於阿根廷布宜諾斯艾利斯 WeWork Ing. Enrique Butty 的會議室設有一張毛絨長沙發和幾把矮凳。色彩鮮豔的大幅藝術品和彩繪天花板為空間增添了光彩,而磨砂玻璃為會議室帶來一種放鬆的氣氛。  

這間位於中國北京三里屯路 11 號 WeWork 的會議室設有幾張沙發,讓您的團隊可以坐下來進行正式或非正式的討論。這間會議室不是使用玻璃牆和門與外界隔開,而是使用輕質的彩色材料,使空間感覺舒適溫馨,同時提供相當程度的隱私。 

正如並非所有會議室都需要一張桌子一樣,並非所有會議室都需要以玻璃牆隔開。這間位於日本東京 WeWork Iceberg 的會議室四面都是混凝土牆內,為會議室增添了現代主義氛圍,讓人想起以使用混凝土聞名的日本建築師和普立茲克建築獎得主安藤忠雄。 

由於人們能以多種形式進行協作,因此容納的空間也應該具有多樣性。提供多種空間選擇能讓您的員工自由靈活地決定合適的空間。這已經證實可以讓工作者更快樂而且更投入。隨著員工的舒適程度和生產力提高,您的業務也蒸蒸日上。 

WeWork 為各種規模的公司提供空間解決方案,協助克服他們最艱困的業務挑戰。