คู่มือที่จำเป็นสำหรับการทำงานที่สอดรับกับกิจกรรม

พนักงานในทุกวันนี้ต้องการความยืดหยุ่น ความเป็นอิสระ และความสามารถในการเลือกเวลาและสถานที่ทำงานได้ เรียนรู้ว่าวิธีการทำงานที่สอดรับกับกิจกรรมจะช่วยเหลือพนักงานและนายจ้างได้อย่างไร

พื้นที่เป็นเครื่องมืออันทรงพลังในการส่งเสริมการมีส่วนร่วม สร้างแรงบันดาลใจที่ขับเคลื่อนนวัตกรรม และกระตุ้นประสิทธิภาพในการทำงาน แต่พื้นที่ที่เหมาะสมที่สุดมีลักษณะอย่างไร ในศาสตร์แห่งพื้นที่ เราจะสำรวจว่าศาสตร์แห่งการออกแบบอย่างมีจุดมุ่งหมายจะเปลี่ยนสภาพแวดล้อมการทำงานให้เป็นประสบการณ์แบบองค์รวมได้อย่างไร

เทคโนโลยีได้ทำให้รูปแบบการทำงานแบบดั้งเดิมที่ทุกคนจะมีโต๊ะทำงานเป็นของตนเองค่อย ๆ เลือนหายไป และแทนที่ด้วยสถานที่ทำงานที่มาพร้อมกับพื้นที่ประเภทต่าง ๆ ตั้งแต่เลานจ์ที่มีลักษณะคล้ายกับห้องนั่งเล่น ไปจนถึงพื้นที่การทำงานร่วมกันที่มีพื้นผิวที่เขียนได้เพื่อใช้สำหรับการระดมสมอง ไปจนถึงตู้โทรศัพท์เพื่อการโทรส่วนตัว ยินดีต้อนรับสู่การทำงานที่สอดรับกับกิจกรรม

นิยามของการทำงานที่สอดรับกับกิจกรรม (ABW)

การทำงานที่สอดรับกับกิจกรรมเป็นสไตล์การทำงานที่จะช่วยให้พนักงานสามารถเลือกรูปแบบพื้นที่มากมายได้ตามลักษณะของงานที่พวกเขาทำ ผนวกกับประสบการณ์ในสถานที่ทำงานเพื่อส่งเสริมให้พวกเขาใช้งานพื้นที่เหล่านั้นได้ตลอดทั้งวัน โดยมีแนวคิดว่าพนักงานจะทำงานอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นได้ เมื่อพวกเขามีพื้นที่ที่เหมาะสมสำหรับงานที่พวกเขาต้องทำให้สำเร็จ ลองคิดดูสิว่า: ทุกสิ่งในทุกวันนี้ต่างก็เป็นแบบ "ตามความต้องการ" ทั้งนั้น ตั้งแต่รายการทีวีไปจนถึง อาหาร ดนตรี และการท่องเที่ยว สถานที่ทำงานร่วมกันก็ควรจะเป็นแบบนั้นด้วยเหมือนกัน และเพื่อเป็นการก้าวไปสู่อนาคตของการทำงาน สถานที่ทำงานร่วมกันจำเป็นจะต้องได้รับการปฏิบัติในรูปแบบเดียวกับสิ่งมีชีวิตที่มีลมหายใจ ซึ่งจะปรับตัวให้เข้ากับความต้องการของพนักงานได้ 

องค์ประกอบที่กำหนดทั้งสี่ของ ABW

ABW ไม่ได้เป็นเพียงแค่การเพิ่มโซฟา หรือตู้โทรศัพท์เข้าไปในสถานที่ทำงานเท่านั้น และบริษัทจะต้องมีองค์ประกอบสี่อย่างนี้: การออกแบบ ประสบการณ์ด้านประสาทสัมผัส การเสริมสร้างพฤติกรรม และการเรียนรู้ซ้ำ ๆ เพื่อคงไว้ซึ่ง ABW

  1. การออกแบบ สถานที่ทำงานร่วมกันแบบ ABW ได้รับการออกแบบให้มีพื้นที่หลากหลายรูปแบบภายในอาคารเดียวกัน  ต้องการพื้นที่เพื่อจดจ่อกับการทำงานใช่ไหม เลือกใช้โต๊ะทำงานในส่วนศึกษาวิจัย ซึ่งเป็นพื้นที่ที่ทุกคนสามารถจดจ่อกับงานอย่างเงียบ ๆ ได้บ่อยเท่าที่พวกเขาต้องการ ต้องจัดประชุมร่วมกับลูกค้าในห้องประชุมขนาดใหญ่ใช่ไหม จองหนึ่งห้องให้กับกลุ่มของคุณได้ทันที ต้องการทำงานร่วมกับทีมในช่วงพักเที่ยงใช่ไหม รวมตัวกันที่บูธสไตล์ร้านอาหารเลยสิ แล้วจะโทรติดต่อเพื่อนร่วมงานอย่างรวดเร็วได้ยังไงล่ะ เข้าไปใช้ตู้โทรศัพท์ได้เลย ไม่ว่าจะทำกิจกรรมอะไร เราก็มีพื้นที่ประเภทต่าง ๆ ที่สอดคล้องกับกิจกรรม เตรียมพร้อมไว้และรอคุณอยู่

  2. ประสบการณ์ด้านประสาทสัมผัส พื้นที่แบบ ABW จำเป็นจะต้องส่งสัญญาณเกี่ยวกับวิธีการใช้พื้นที่ทั้งในรูปแบบที่เห็นชัดเจน และโดยนัยให้กับพนักงานได้ ไม่ว่าพวกเขาต้องการที่จะเข้าถึงพื้นที่ที่มีพลังงานสูงหรือต่ำสำหรับประเภทของงานที่พวกเขากำลังทำอยู่ พนักงานควรจะสามารถประเมินได้ว่าพื้นที่ใดเหมาะกับพวกเขาในขณะนั้น มาดูพื้นที่ครัวที่ WeWork เป็นตัวอย่างของพื้นที่พลังงานสูงกัน ขณะที่คุณเดินย่างเท้าเข้าไป คุณจะได้กลิ่นกาแฟสกัดสด ได้ยินเสียงดนตรีที่เล่นผ่านลำโพง และสัมผัสกับพลังงานของคนอื่น ๆ ในพื้นที่ องค์ประกอบเหล่านี้ดึงดูดผู้คนเข้ามา และทำให้พวกเขารู้สึกยินดีที่จะเข้ามาเทกาแฟสักแก้ว และสนทนากับเพื่อนร่วมงาน ในอีกฝั่งหนึ่งของสเปกตรัมพลังงาน คุณจะได้สัมผัสความเงียบตั้งแต่วินาทีแรกที่ก้าวเข้าไปในพื้นที่ศึกษาวิจัยในสำนักงานใหญ่ WeWork ในนิวยอร์ก ซึ่งจะมอบพื้นที่ทางความคิดให้คุณได้จดจ่อกับงานนำเสนอสั้น ๆ หรือโครงการออกแบบโครงการใหม่ของคุณ ด้วยวิธีนี้ องค์ประกอบสภาพแวดล้อมที่แตกต่างกันจะส่งมอบสัญญาณที่โดดเด่น และทำหน้าที่เป็นภาพทับซ้อนบนการออกแบบทางกายภาพ พร้อมกับแสดงออกถึงวิธีการใช้พื้นที่แต่ละแห่งอย่างเป็นธรรมชาติ

  3. การเสริมสร้างพฤติกรรม พื้นที่จะทำงานร่วมกับการออกแบบ ABW และสัญญาณด้านประสาทสัมผัสได้ดีที่สุดเมื่อผู้คนตระหนักถึงความคาดหวังสำหรับพื้นที่ดังกล่าว เช่น การงดส่งเสียงในพื้นที่ศึกษาวิจัย ใช้ตู้โทรศัพท์เพื่อโทรศัพท์ การนำสิ่งของส่วนตัวติดตัวไปด้วยเพื่อช่วยให้คนอื่น ๆ ใช้พื้นที่ได้ และรู้สึกได้รับพลังจากทีมของพวกเขาและผู้นำให้ใช้งานพื้นที่ที่เหมาะสมกับพวกเขาและงานที่ทำอยู่ กาแฟฟรีกี่แก้วก็ไม่สามารถกระตุ้นให้ทีมประชุมในห้องครัวได้ หากผู้นำของพวกเขาไม่พึงพอใจกับการที่พวกเขาไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน 

  4. การเรียนรู้ซ้ำ ๆ พนักงานจะได้รับการส่งเสริมให้ปรับใช้สไตล์การทำงานรูปแบบใหม่ เฉกเช่น ABW อย่างแท้จริงได้ ก็ต่อเมื่อบริษัทเปิดรับการเปลี่ยนแนวความคิดอย่างเต็มรูปแบบ รวมถึงการออกแบบ พฤติกรรม และการวางแผนงานสถานที่ทำงานที่มีการพัฒนาตลอดเวลา และเหล่าผู้นำจะช่วยตรวจสอบให้มั่นใจได้ว่าพื้นที่ ABW ของพวกเขาจะประสบความสำเร็จได้ เมื่อพวกเขามุ่งมั่นที่จะสร้างลูปความคิดเห็นผ่านข้อมูลเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ และใช้ข้อมูลเหล่านั้นที่เพื่อปรับปรุงสถานที่ทำงานร่วมกัน

ต้นกำเนิดของรูปแบบการทำงานที่สอดรับกับกิจกรรม 

ในขณะที่ ABW สามารถเข้ากับวัฒนธรรมออนดีมานด์ได้อย่างเป็นธรรมชาติ แต่นี่ก็ไม่ใช่แนวคิดใหม่ การทำงานรูปแบบนี้เริ่มต้นอย่างเป็นทางการเมื่อ Robert Luchetti สถาปนิกชาวอเมริกันได้ร่วมคิดค้นแนวคิดในการสร้าง "พื้นที่กิจกรรม" สำหรับงานต่าง ๆ ในสำนักงาน เช่น การพิมพ์หรือการจัดการประชุม ขึ้นในปี 1983 ซึ่งในขณะที่ ABW ไม่ค่อยได้รับความนิยมในประเทศอเมริกาในช่วงเวลานั้น ประเทศต่าง ๆ เช่น ออสเตรเลีย เดนมาร์ก เนเธอร์แลนด์ และสวีเดนได้นำแนวคิดดังกล่าวมาใช้งานอย่างรวดเร็ว

คำว่า "การทำงานที่สอดรับกับกิจกรรม" ได้รับคำประกาศเกียรติคุณในหนังสือ The Art of Working ที่เขียนขึ้นโดย Erik Veldhoen ที่ปรึกษาชาวดัตช์ (Veldhoen + Co) และเขายังเป็นผู้เขียนหนังสือ The Demise of the Office อีกด้วย ในปี 1990 Veldhoen + Co ได้ร่วมงานกับ Interpolis ซึ่งเป็นหนึ่งในบริษัทประกันภัยที่ใหญ่ที่สุดในเนเธอร์แลนด์ เพื่อปรับใช้งานการทำงานที่สอดรับกับกิจกรรมทั่วทั้งสำนักงานของพวกเขา ซึ่งหลังจากที่ได้ทำความเข้าใจเกี่ยวกับความยืดหยุ่นและอิสระที่แท้จริงที่แนวคิดดังกล่าวสามารถให้กับพนักงานของพวกเขาได้แล้ว Interpolis ได้ตัดสินใจที่จะนำแนวคิดนี้มาปรับใช้งานอย่างเต็มรูปแบบ: พวกเขาได้กำจัดโต๊ะทำงานที่ตายตัวออกไป และสนับสนุนให้ผู้จัดการมอบอิสระอย่างเต็มรูปแบบให้กับพนักงานที่จะเลือกว่าพวกเขาจะทำงานที่ไหน เมื่อใด และนานแค่ไหน

ธรรมชาติที่ยืดหยุ่นของสถานที่ทำงานร่วมกันแห่งใหม่ของ Interpolis ได้แทรกซึมเข้าไปในวัฒนธรรมขององค์กร พนักงานไม่จำเป็นต้องตอกบัตรเข้าออก หรือรู้สึกถูกกดดันให้นั่งหรือยืนอยู่ที่ใดที่หนึ่งในตลอดทั้งวัน และคำขวัญของบริษัทก็คือ "ตราบใดที่ทำงานเสร็จ" 

"รูปแบบการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในทุกวันนี้ถูกสร้างขึ้นมาจากความไว้วางใจและความเป็นอิสระแทนการใช้คำสั่งและการควบคุม และพื้นที่ทำงานสามารถส่งเสริมหรือขัดขวางความพยายามเหล่านี้ได้” เพื่อนร่วมงานของฉัน Claire Rowell หัวหน้าอาวุโสด้านการวิจัยประยุกต์และวัฒนธรรม OS ที่ WeWork กล่าว “ตัวอย่างเช่น หากพนักงานของคุณรู้สึกถูกกดดันที่จะนั่งหรือยืนอยู่ในที่เดิม ๆ ทุกวัน พวกเขาก็อาจจะเริ่มสงสัยว่า "นายจ้างของฉันให้คุณค่าของฉันจากประสิทธิภาพการทำงานหรือการปรากฏตัวของฉันในสำนักงานกันแน่" 

แนวทางการทำงานรูปแบบนี้แตกต่างจากสถานที่ทำงานแบบดั้งเดิมอย่างมาก ซึ่งสำหรับใครบางคนแล้ว คำว่า “ดั้งเดิม" อาจหมายถึงสำนักงานที่กั้นห้องเป็นห้องเล็ก ๆ จำนวนมาก หรือสำหรับคนอื่น ๆ อาจหมายถึงโต๊ะทำงานแบบเปิดโล่ง แต่ไม่ว่ายังไงก็ตาม สิ่งนี้หมายถึง "ความไม่ยืดหยุ่น" “แผนผังสำนักงานแบบดั้งเดิมไม่ใช่แผนผังที่เข้าท่าอีกต่อไป” Rowell กล่าว “พนักงานจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อบริษัทมอบอำนาจให้พวกเขาสามารถทำงานที่ไหน เมื่อใด และอย่างไรก็ได้ตามที่พวกเขาต้องการ”

นี่คือเหตุผลว่าทำไมผู้บริหารด้านอสังหาริมทรัพย์กว่า 45 เปอร์เซ็นต์ คาดการณ์ว่าจะมีการเปลี่ยนไปใช้สถานที่ทำงานร่วมกันที่สอดรับกับกิจกรรมที่มีการดูแลจัดการเพื่อยกระดับประสิทธิภาพของพนักงานและความยืดหยุ่นในการออกแบบแห่งอนาคต ตามข้อมูลของแบบสำรวจ CBRE Americas Occupier ประจำปี 2018

การเปลี่ยนรูปแบบการทำงานแบบดั้งเดิมเป็น ABW จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแนวความคิด

ABW ได้ท้าทายให้ผู้นำบริษัทต่าง ๆ ถามคำถามว่า "หากไม่คำนึงถึงตำแหน่งงานและความเชี่ยวชาญแล้ว ผู้คนต้องการอะไรจริง ๆ กันแน่" หลังจากนั้น พวกเขาจำเป็นต้องวางใจและมอบอำนาจให้กับพนักงานเพื่อใช้พื้นที่ใด ๆ ก็ได้ตามที่พวกเขาเห็นว่าเหมาะสมเป็นเวลานานเท่าใดก็ได้ตราบที่พวกเขาต้องการ และการที่จะก้าวไปให้ถึงจุดนั้นได้ บริษัทหลายแห่งจำเป็นต้องมีการพลิกโฉมทางวัฒนธรรม

“อุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดที่เรากำลังเผชิญอยู่ก็คือการนำผู้คนออกจากแนวความคิดของวัฒนธรรมการทำงานแบบดั้งเดิมที่พวกเขาพบเจอมาในอดีต” กล่าวโดย Luigi Sciabarrasi รองประธานอาวุโสและหัวหน้าฝ่ายอสังหาริมทรัพย์ระดับโลกที่ AECOM ซึ่งเป็นองค์กรระดับนานาชาติที่รับออกแบบ สร้าง จัดหาเงินทุน และดำเนินงานด้านสินทรัพย์โครงสร้างพื้นฐานให้กับรัฐบาล ธุรกิจ และองค์กร 

การทำให้ทุกคนเปลี่ยนมาใช้สไตล์การทำงานรูปแบบใหม่ หรือสภาพแวดล้อมการทำงานที่ยืดหยุ่นจำเป็นต้องมีการผสมผสานกันระหว่างการศึกษา การลงทุนด้านไอที และการมีส่วนร่วมของพนักงาน AECOM ใช้แบบสำรวจก่อนเริ่มโครงการเพื่อสำรวจวิธีการทำงานของพนักงาน และค้นหาว่าพวกเขาจำเป็นต้องมีเครื่องมืออะไร และพวกเขาไม่มีเครื่องมืออะไรบ้างเพื่อที่จะรับฟังและปรับปรุงข้อเสนอสำหรับพวกเขาอย่างต่อเนื่อง

พลังของการปรับเปลี่ยนแนวความคิดไปพร้อมกับการออกแบบพื้นที่

การเปลี่ยนแปลงแนวความคิดเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดในการเปลี่ยนผ่านไปใช้ ABW ด้วยเหตุนี้เอง ความรับผิดชอบส่วนใหญ่ในการปรับตัวให้เข้ากับสถานที่ทำงานที่เปลี่ยนไปจึงตกไปเป็นของผู้คนที่อยู่ในพื้นที่ดังกล่าว แต่อย่างไรก็ตาม นี่เป็นเรื่องสำคัญที่ควรทราบว่าความสำเร็จในสถานที่ทำงานแห่งอนาคตขึ้นอยู่กับความสมดุลระหว่างผู้คนและการปรับตัวให้เข้ากับพื้นที่ และมีการพัฒนาไปพร้อมกัน เพราะมีโอกาสซ่อนอยู่ในการมองพื้นที่ว่าเป็นสิ่งที่ยืดหยุ่น คล่องแคล่ว และปรับเปลี่ยนได้ แทนที่จะมองว่าพื้นที่เป็นสิ่งที่อยู่กับที่หรือไม่มีการเปลี่ยนแปลง

แนวคิดนี้ยังเป็นแนวคิดที่ไปในทิศทางเดียวกับอนาคตของอสังหาริมทรัพย์อีกด้วย "ทำไมถึงต้องเช่าแบบดั้งเดิมถึง 15 ปี ในขณะที่เรามักจะไม่ค่อยวางแผนจำนวนพนักงานเกิน 3 ปี" John Lewis หัวหน้าฝ่ายที่ปรึกษาด้านอสังหาริมทรัพย์ระดับโลกของ WeWork ถาม “WeWork ได้ใช้ความคล่องตัวเพื่อกำจัดรูปแบบการเช่าสถานที่แบบดั้งเดิม เรามองอสังหาริมทรัพย์เป็นสินทรัพย์ที่มีสภาพคล่อง ไม่ใช่สินทรัพย์แบบคงที่"

ในอดีต ด้วยตัวเลือกอสังหาริมทรัพย์แบบดั้งเดิมที่มากขึ้น ความสำคัญมักอยู่ที่การออกแบบ อาคาร และโลจิสติกส์ของสถานที่ทำงานร่วมกันแห่งใหม่ในแบบฟรอนท์-เอนด์ ซึ่งหลังจากที่บริษัทลงนามในสัญญาและย้ายเข้าแล้ว บริษัทก็ยากที่จะทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ (ไม่ว่าจะเป็นสัญญาเช่าหรือการออกแบบพื้นที่) ได้ในขณะที่ใช้รูปแบบการเช่าแบบดั้งเดิม น่าเศร้าที่กว่าบริษัทจะเข้าใจได้ว่าการออกแบบ และการใช้งานพื้นที่ดังกล่าวมีผลกระทบต่อพนักงานอย่างไรบ้างก็ หลังจากที่พวกเขาได้ทำความคุ้นเคยกับสถานที่แล้ว ซึ่งในรูปแบบการเช่าแบบดั้งเดิม บริษัทอาจต้องใช้เวลา 10 ถึง 20 ปี ก่อนที่จะสามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบได้อย่างสมบูรณ์แบบได้โดยไม่รบกวนการดำเนินงานทางธุรกิจ

ความสามารถในการเปิดรับและใช้ประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงทั้งในระดับของอสังหาริมทรัพย์ และการออกแบบประสบการณ์เป็นสิ่งที่มีศักยภาพมากพอที่จะปรับโครงสร้างหลักของวิธีการที่บริษัทปฎิบัติต่อสถานที่ทำงานร่วมกันของพวกเขา กล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ เรากำลังเข้าใกล้การเป็นสถานที่ทำงานสำหรับพนักงานที่มีมนุษย์เป็นศูนย์กลางมากขึ้น พร้อมกับช่วยเพิ่มกำไรสุทธิของบริษัทไปพร้อม ๆ กัน ซึ่งมีแต่ได้กับได้ทั้งสองฝ่าย

อนาคตของการทำงานที่เต็มไปด้วยความยืดหยุ่นและคำนึงถึงผู้คนเป็นหลัก

การนำ ABW ไปใช้อย่างถูกต้องจะช่วยให้พนักงานและนายจ้างสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในสถานที่ทำงานได้ อีกทั้งยังแสดงให้เห็นว่าสถานที่ทำงานมีความยืดหยุ่นและปรับเปลี่ยนได้มากน้อยเพียงใด ผู้มีความสามารถมีความเป็นสากลและเดินทางมากขึ้นกว่าที่เคยมีมาก่อน และนี่เป็นเรื่องสำคัญที่สถานที่ทำงานจะต้องปรับตัวและเติบโตไปตามเทรนด์

ABW เป็นโอกาสที่น่าตื่นเต้นสำหรับทีมงานของเราที่ WeWork แนวทางดังกล่าวช่วยให้เราสามารถผสมผสานพลังของพื้นที่ การออกแบบ และการวิจัยเพื่อค้นพบความจริงที่ลึกซึ้งมากยิ่งขึ้นว่าอะไรเป็นสิ่งที่มีความสำคัญกับผู้คนในสถานที่ทำงานต่าง ๆ ทั่วโลก และเราถือว่าการพัฒนาคุณภาพชีวิตการทำงานให้กับทุกคนเป็นความรับผิดชอบของเรา

Corinne Murray เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการทำงานที่สอดรับกับกิจกรรมและด้านการเปลี่ยนแปลงที่ WeWork ซึ่งเป็นสถานที่ที่เธอได้พัฒนาและทดสอบแนวคิดใหม่ ๆ ที่ช่วยปลดล็อกศักยภาพที่ยิ่งใหญ่และมอบประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมกว่าเดิมให้กับเพื่อนร่วมงานและลูกค้าของเธอ ด้วยภูมิหลังด้านปรัชญาศาสนา Corinne มุ่งมั่นที่จะทำความเข้าใจและสนับสนุนวิวัฒนาการของความสัมพันธ์ระหว่างพื้นที่ การออกแบบ ผู้คน และวัฒนธรรม ก่อนที่ Corinne จะมาทำงานให้กับ WeWork เธอได้ให้การสนับสนุนด้านผู้คนและระบบให้กับ Gensler, American Express และ CBRE

Interested in workspace? Get in touch.