Tres estrategias para crear equipos virtuales exitosos

No dejes que las diferencias horarias te impidan crear y mantener un equipo sólido que colabore entre sí

A medida que un equipo crece y se expande a nuevas ubicaciones y mercados, los líderes empresariales deben hacer frente al reto de mantener a todo el mundo conectado y remando en la misma dirección. En esta situaciones, los responsables se dan cuenta con rapidez de la importancia de formular estrategias para construir equipos virtuales.

Es el tipo de rompecabezas al que se ha enfrentado Rashmi Melgiri, cofundador y director ejecutivo de CoverWallet: una plataforma de seguros en línea que ha crecido hasta contar con más de 300 empleados repartidos en 4 zonas horarias diferentes. En el episodio 3 del podcast con perfiles de miembros de WeWork «Up At Night», Melgiri nos habló sobre su experiencia en la gestión equipos que no comparten un espacio físico.

Los equipos virtuales han crecido de manera constante a lo largo de la última década. Se trata de una tendencia que se ha visto impulsada por la proliferación de herramientas de videoconferencia rápidas y fiables. De hecho, dos de cada tres trabajadores a tiempo completo en Estados Unidos trabajan en remoto en algún momento, según la encuesta State of Remote Work llevada a cabo por Owl Labs en 2019.

Sin embargo, en un entorno en el que los equipos están repartidos por todo el mundo, los líderes necesitan un nuevo conjunto de procesos efectivos para garantizar su éxito. De hecho, muchas empresas siguen teniendo dificultades con todo lo relacionado a la forma en la que el trabajo remoto afecta a sus empleados y a los resultados.

¿Qué es un equipo virtual?

Un equipo virtual está formado por un grupo de compañeros de trabajo en diferentes ubicaciones físicas. A medida que las empresas crecen y ocupan nuevas ubicaciones y mercados, no siempre deciden tener a todos sus empleados en una única oficina. De hecho, el trabajo virtual ofrece muchas ventajas: las empresas pueden seleccionar a personal en cualquier ubicación, conservar a empleados valiosos si se trasladan, y crecer en nuevos mercados mediante equipos locales.

Los equipos virtuales no solo resultan atractivos para los empleados. El 99 % de los trabajadores en remoto encuestados por la empresa de gestión de redes sociales Buffer indicaron que les gustaría seguir trabajando en remoto en algún momento de sus carreras profesionales, tal y como se recoge en el documento State of Remote Work de Buffer.

Para explorar esta tendencia, hemos contactado con Eric Kochanski, responsable de la gestión de la región occidental de Estados Unidos y Canadá en calidad de director de ventas y gestión de cuentas de WeWork. Su trabajo consiste en fomentar las relaciones con los miembros de WeWork a medida que establecen nuevas oficinas en todo el mundo. También gestiona un equipo virtual, cuyos miembros trabajan en el Oeste de Estados Unidos y Canadá, desde ciudades como Chicago, Dallas y Los Ángeles.

Tres estrategias para crear un equipo virtual efectivo

Kochanski cuenta con varios años de experiencia en la gestión y el apoyo a equipos virtuales. De hecho, ha desarrollado tres estrategias para mantener a los equipos alineados cuando trabajan en remoto.

1. Designa a una persona de contacto

En WeWork, y en puestos previos, Kochanski siempre designa a una persona de contacto en cada ubicación. Esta persona no es necesariamente el director de los empleados en esta oficina satélite, sino que actúa como individuo dinamizador en esta ubicación y es responsable de entender el ambiente del equipo.

«Es un sistema muy claro», indica Kochanski. «Sabes con quién tienes que hablar cuando tienes alguna pregunta sobre la organización de esa oficina».

Dado que esta persona de contacto suele tener un trabajo a tiempo completo, es importante equilibrar su papel en la promoción del trabajo de equipo virtual de forma efectiva con el resto de sus prioridades.

2. Asegúrate de que te vean

Como Melgiri mencionó en el episodio 3, cuando los equipos de liderazgo visitan las oficinas remotas se contribuye a reforzar los valores que comparte toda la empresa. De hecho, es un factor esencial para el éxito de los equipos virtuales que operan a escala global.

Según Melgiri, «incluso con todas las herramientas de tele conferencia que tenemos, no hay nada que sustituya a las visitas en persona».

Kochanski también valora las visitas a las instalaciones y recomienda organizar encuentros trimestrales fuera de ellas, de forma que todos los integrantes del equipo puedan verse en el mismo sitio durante uno o dos días para colaborar en todo lo relacionado con los desafíos de la empresa. Este ejercicio de vinculación suele contribuir a que los miembros del equipo se sientan repletos de energía al volver a sus ubicaciones de trabajo.

3. Asegúrate de que haya tiempo para establecer conexiones personales

Al reunirte por videoconferencia, resulta tentador pasar directamente al programa del día y empezar a hablar sobre trabajo. Sin embargo, deberías dedicar algo de tiempo a preguntar a los miembros de tu equipo cómo va todo fuera de su trabajo en la oficina.

«Habla sobre aquellas cosas que están pasando en tu vida», comenta Kochanski. «Suele ser lo habitual cuando vas a por un café o sales a dar una vuelta alrededor del edificio. Ese tipo de actividades no suelen producirse en una interacción mediante vídeo».

Kochanski añade que, cuando trabajaba en LinkedIn, cada miembro del equipo compartía una presentación sobre la historia de su vida mediante imágenes cada mes. De esta forma, se podía llegar a conocerla de verdad y era posible establecer vínculos más fuertes dentro del equipo. Esto lo convierte en una posible «práctica recomendada» para cualquier persona a cargo de la gestión de un equipo virtual.

Habla sobre las cosas que están pasando en tu vida. Suele ser lo habitual, cuando vas a por un café o sales a dar una vuelta alrededor del edificio. Ese tipo de interacciones se pierden en una conexión por vídeo.

Eric Kochanski

¿Te gustaría hacer crecer tu empresa?

Descubre cómo la red global de WeWork abre un mundo de nuevas conexiones para tu empresa y te permite hacer crecer tu empresa en nuevos mercados con facilidad. Y no te olvides de escuchar el podcast Up At Night de Rashmi Melgiri, donde este cliente de WeWork habla sobre cómo garantizar la alineación de los equipos que trabajan en diferentes oficinas, zonas horarias y continentes.

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