Không gian là một công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy tương tác, truyền cảm hứng sáng tạo và nâng cao năng suất. Nhưng thế nào là một không gian tối ưu? Trong Khoa học không gian, chúng tôi sẽ đi sâu về cách mà khoa học thiết kế có chủ định có thể biến bất kỳ môi trường làm việc nào thành một trải nghiệm toàn diện.
Chúng ta đều rõ cảm giác khi bước chân vào một không gian làm việc có bầu không khí đúng chuẩn. Bạn cảm thấy tích cực và vui vẻ. Mọi người xung quanh tương tác với nhau và trông rất thoải mái. Có thể bạn sẽ nghe tiếng nhạc hoặc ngửi được mùi cà phê mới rang thoang thoảng trong không khí. Có một bầu không khí chung mà bạn khó diễn tả được.
Hiểu được cách tạo ra một không gian làm việc khiến nhóm của bạn luôn cảm thấy hứng khởi, gắn kết và tràn đầy năng lượng chẳng phải rất thú vị hay sao? Đó không chỉ là lý thuyết suông. Tại WeWork, chúng tôi chọn cách tiếp cận dựa trên nghiên cứu để tạo ra những điều kiện đem lại nguồn năng lượng không gian làm việc tuyệt vời nhất, khiến nhân viên của bạn cảm thấy vui vẻ, thoải mái và làm việc năng suất. Hãy đọc tiếp để khám phá cách thức của chúng tôi.
Tác động bất ngờ của năng lượng ở không gian làm việc đến doanh nghiệp
Trước khi đi vào chi tiết, bạn nên hiểu tại sao mọi công ty đều cần đầu tư cho năng lượng ở không gian làm việc. Nói cách khác, tại sao công ty của bạn nên cân nhắc về bầu không khí của không gian làm việc? Có xứng đáng để bỏ thời gian và nguồn lực cho việc này không?
Câu trả lời là dứt khoát là "có", cùng với một vài lý do như sau.
Đầu tiên, hãy nghĩ đến những nhân viên và khách hàng tiềm năng có thể ghé qua công ty. Họ đang bước vào môi trường như thế nào? Bạn có đảm bảo được rằng môi trường này lúc nào cũng có năng lượng phù hợp không? Hay là có những ngày lên bổng rồi lại xuống trầm?
Nhiều công ty cung cấp cho nhân viên môi trường làm việc di động (hoặc ít nhất là lựa chọn thỉnh thoảng làm việc ở nhà), điều này rất có lợi cho nhân viên. Nhưng như vậy, phải chăng văn phòng sẽ trở thành một nơi vắng bóng người? Sự thật là, nếu nhân viên của bạn có thể làm việc ở bất kỳ đâu, họ sẽ cần một lý do để xuất hiện ở không gian làm việc của bạn.
Cuối cùng, hãy nghĩ về tác động của không gian đến sức khỏe nhân viên của bạn. Ở một doanh nghiệp cỡ trung bình, thông thường sẽ có một người ra quyết định về bất động sản thay mặt cho hàng nghìn người. Những chuyên gia bất động sản có khả năng nghe, nhìn và quan sát – giống như những nhà nhân chủng học – xem những quyết định về không gian của họ có ảnh hưởng thế nào đến cuộc sống của toàn bộ nhân viên. Khi bạn thấy mọi người không vui vẻ tại nơi làm việc, thường là do có người đã không chú tâm đến nhu cầu của nhân viên. Điều này sẽ gây hậu quả đến tinh thần và năng suất của nhân viên.
Tại WeWork, chúng tôi có khả năng khám phá nguồn năng lượng trong không gian làm việc theo những cách mà đa số những công ty thiết kế kiến trúc không biết đến. May mắn thay, chúng tôi có một số ý tưởng để chia sẻ với bạn.
Tạo ra những điều kiện để nuôi dưỡng năng lượng: khoảng cách, sự minh bạch và tập quán văn hóa
Mọi người thường bị thu hút về điểm cân bằng giữa sự yên tĩnh và năng lượng cao độ. Do đó, có vẻ như điểm cân bằng năng lượng cứ "tự nhiên xuất hiện" mà thôi. Nhưng thực ra điều này lại nghiêng về khoa học nhiều hơn bạn nghĩ đấy. Trên thực tế, nghiên cứu của chúng tôi cho thấy có ba yếu tố tạo ra năng lượng: khoảng cách, sự minh bạch và tập quán văn hóa.
Thuyết cầu thang
Khi nói về khoảng cách, chúng tôi sẽ đặt ra những câu hỏi như: Có bao nhiêu người trong không gian này? Họ là những ai? Họ đang làm gì? Không gian được sắp xếp như thế nào?
Khi nghĩ về năng lượng, chúng tôi muốn đào sâu về một vài học thuyết bắt nguồn từ khoa học xã hội và nghiên cứu riêng của chúng tôi. Thomas Allen là giáo sư Trường Quản trị MIT Sloan và tác giả của nhiều nghiên cứu về không gian làm việc. Ông đi tiên phong với học thuyết mang tên "Đường cong Allen", tính toán khoảng cách giữa các nhân viên (cụ thể là giữa các kỹ sư trong nghiên cứu của mình).
Đường cong Allen hé lộ rằng có mối tương quan tỷ lệ nghịch mạnh mẽ giữa khoảng cách vật lý và tần suất giao tiếp của mọi người. Tần suất tương tác trung bình giảm đi một nửa khi khoảng cách tăng từ 5 mét lên 15 mét và giảm tiếp một nửa khi tăng từ 15 mét lên 50 mét. Trên 50 mét, bạn giống như đang ở một tòa nhà khác rồi.
Biểu đồ này cho thấy chỉ riêng việc ở gần nhau đã có thể đem lại năng lượng cho mọi người. Dựa trên khái niệm này, nhóm nghiên cứu WeWork bắt đầu khám phá xem khoảng cách trong các tòa nhà của chúng tôi ảnh hưởng đến năng lượng ở không gian làm việc như thế nào.
Đúng như Đường cong Allen, chúng tôi thấy rằng các thành viên WeWork cảm nhận được sự kết nối mạnh hơn với những người ở gần họ; trên thực tế, khoảng cách vật lý sẽ ảnh hưởng đến khả năng con người trở thành bạn thân với nhau.
Chúng tôi đã tìm hiểu tác động của cầu thang mở nội bộ và tiếp tục đầu tư sâu hơn vào thiết kế cầu thang riêng của mình. Tại sao vậy? Lý do là sự gần gũi của con người sẽ làm tăng khả năng nảy sinh tình bạn và cầu thang mở mang lại tác động tương tự.
Tạo nên sự minh bạch
Hãy mở rộng suy nghĩ đằng sau thuyết cầu thang thành khái niệm chung về tính minh bạch giúp cải thiện sự cân bằng năng lượng – nói cách khác đây là khả năng thấy được những thứ xung quanh từ vị trí của bạn.
Lấy ví dụ tại trụ sở WeWork ở New York, ở đây, khu vực lãnh đạo nằm cạnh bếp ăn trung tâm và sảnh của tòa nhà; những tấm vách bằng kính trong đã tạo ra sự minh bạch giữa các nhân viên WeWork và cấp điều hành. Sự sắp xếp này là có chủ đích – bằng chứng cho thấy rằng những lãnh đạo thường xuyên xuất hiện sẽ tương tác với cấp dưới nhiều hơn và làm giảm khoảng cách về tâm lý.
Ngoài ra, vách kính (như vách chúng tôi dùng tại WeWork) sẽ củng cố khái niệm "người lạ quen thuộc" của nhà tâm lý học xã hội Stanley Milgram, cũng như góp phần xây dựng cảm giác cộng đồng và niềm tin ở nơi làm việc. Milgram đã phát biểu: "Những cá nhân gặp nhau liên tục, mặc dù không có mối quan hệ trực tiếp với nhau, sẽ trở nên gắn bó mật thiết hơn theo thời gian".
Khoảng cách thay đổi theo văn hóa
Hoạt động kinh doanh của WeWork mang tính toàn cầu. Nhưng bất kể văn phòng nằm ở đâu, mục tiêu của chúng tôi vẫn là tạo ra những điều kiện để phát huy nguồn năng lượng tối ưu. Đó là lý do đội ngũ chúng tôi cũng cân nhắc đến sự đa dạng văn hóa và những cách thức khác nhau mà khoảng cách phát huy vai trò, hay còn gọi là không gian giao tiếp văn hóa. Trong thiết kế, chúng tôi tính đến khoảng cách giữa các đồng nghiệp ở nơi làm việc và sự thay đổi của khoảng cách đó theo từng nền văn hóa và quốc gia.
Ví dụ, chúng tôi để ý rằng những cuộc họp ở Trung Quốc thường lớn hơn, trang trọng hơn và thường tổ chức ở những phòng lớn, trong khi các cuộc họp ở Brazil có quy mô lớn bất ngờ và mang tính ứng biến nhiều hơn, đồng thời thường được tổ chức ở những phòng nhỏ hoặc trong bối cảnh không trang trọng. Còn khi nói đến giờ nghỉ ăn trưa, chúng tôi để ý các thành viên ở Mexico và Brazil hay ăn cùng nhau theo những nhóm lớn, còn ở Argentina và Hà Lan, các thành viên hay ăn theo nhóm nhỏ hoặc một mình.
Chúng tôi đang tiếp tục tìm hiểu xem thiết kế không gian làm việc của chúng tôi có thể bổ sung cho bối cảnh văn hóa của chúng như thế nào, nhằm hỗ trợ sự cân bằng năng lượng chung của không gian.
Năng lượng và không gian làm việc: Hãy kết hợp chúng với nhau
Khi bạn thấy có sự thiếu cân bằng trong năng lượng, sẽ có những đòn bẩy hay điều kiện mà bạn có thể vận dụng để cân chỉnh lại nguồn năng lượng. Như chúng ta đã thấy, có thể đó không chỉ là sự thay đổi không gian mà còn là sự kết hợp của những điều kiện xã hội mà bạn có thể kiểm tra, chẳng hạn như ngôn ngữ được dùng khi truyền đạt chủ ý thiết kế, tập quán văn hóa hoặc sự minh bạch. Khi tính đến không gian làm việc, bạn hãy tự hỏi rằng:
- Bạn đã tạo ra sự linh hoạt giữa không gian làm việc và con người chưa?
Môi trường làm việc nên phát triển cùng chúng ta. Những thành phần dễ thay đổi nhất của tòa nhà là con người; tòa nhà nên có khả năng thay đổi để đáp ứng nhu cầu của con người.
Hãy hỏi chính bạn: Nhân viên của bạn có thể sắp xếp không gian (di chuyển bàn ghế, v.v.) để đáp ứng nhu cầu của họ không? - Không gian làm việc của bạn có đưa ra nhiều lựa chọn khác nhau không?
Không gian cần phải cung cấp lựa chọn đa dạng để đáp ứng nhu cầu của nhân viên. Nơi làm việc nên dự đoán được các lựa chọn, điều chỉnh cho phù hợp với mọi hoàn cảnh.
Hãy hỏi chính bạn: Bạn tối đa hóa tương tác và thiết kế để cho phép mọi người rút khỏi nơi có nhiều năng lượng (nhằm hồi phục và nạp lại năng lượng) hay chủ động tham gia vào nơi có nhiều năng lượng (nhằm hợp tác và thảo luận)?
Khi bạn coi năng lượng là kết quả đầu ra của một số điều kiện cụ thể, bạn sẽ thấy mình cũng có thể kiểm soát đầu vào. Đã đến lúc bạn biến bầu không khí thật khó diễn tả thành một kế hoạch hữu hình, có thể thực thi – một kế hoạch mang đến những thay đổi tích cực cho mọi người trong không gian làm việc của bạn.
Xin gửi lời cảm ơn đặc biệt đến Daniel Davis, Annie Cosgrove, Gillian Lau, Rachel Montana và Carlo Bailey, những người đã dẫn dắt nhiều nghiên cứu WeWork được thảo luận trong bài viết này.
WeWork cung cấp giải pháp không gian cho các công ty thuộc mọi quy mô, giúp họ giải quyết những thách thức kinh doanh khó nhằn nhất. Xem các lựa chọn không gian làm việc hoặc liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.
